Tahapan Pengelolaan Surat Dalam Sistem Kartu Kendali

proses proses proses

penerima surat pencatat surat
pengarahan pengolahan penyimpanan

Penerimaan surat

Surat diterima oleh satpam atau front office dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, lalu
dikirimkan kebagian pencatatan surat

Pencatatan surat

menerima surat lalu mensortirnya lalu mencatat ke buku agenda surat masuk, lalu menyiapkan tiga lembar
kartu kendali dan mengisi bagian nama kolom penggirim dan tanggal terima, lalu mengirimkan ke bagian
pemrosesan.

Pemrosesan surat

Menerima surat dan lembar kartu kendali dan mengisi semua kecuali bagian paraf pengolah dan
menuliskan lembar disposisi dan menuliskan siapa yang mengolah tugas tersebut

Proses pegolahan

menerima surat disposisi dari bagian pemrosesan dan menandatangani bagian paraf pengolahan dan
melaksanakan tugas yang diperintahkan.

Proses penyimpanan

Jika surat sudah diproses maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan
dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.
 Tahapan Pengelolaan Surat Dalam Sistem Buku Agenda

proses
pencatat proses proses proses
penerima surat penyampaian
penyortiran pencatatan pengarahan penyimpanan
surat

Penjelasan :

1. Penerima surat
Menerima surat masuk dari instansi lain dalam hal ini bisa diterima oleh satpam ataupun bagian
front office tergantung kebijakan perusahaan dan menanda tangani bukti pengiriman lalu
menyerahkan kebagian pencatatan.

2. Penyortiran surat
surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju,
tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

3. Proses pencatatan
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca
surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia.
Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh
pimpinan.
Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat
sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan.

4. Proses pengarahan
Pimpinan menerima surat tersebut lalu dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

5. Proses penyampaian surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka lembar disposisinya
diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi.

6. Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha
untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.