NAMA PERUSAHAAN Nomor 11

STANDARD OPERATING PROCEDURE Date

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK Approved

MAKSUD TUJUAN
Pencatatan Administrasi Surat Menyurat sesuai peruntukan dan tujuannya.

SASARAN
Tertib Administrasi Pengeloaan Surat masuk

PENANGGUNG JAWAB
HRD Department

DOKUMEN
1. Buku Register Surat Masuk
2. Lembar Disposisi

URUTAN KERJA
1. Menerima surat surat yang masuk (via Pos, Kurir, e-mail, Faximile) dan meneliti
kebenaran surat, apakah tujuan surat tersebut sesuai dengan alamat kantor.
Apabila alamat surat tidak sesuai dengan alamat kantor, maka surat segera
dikembalikan kepada pengirim surat;
2. Membubuhkan paraf disertai nama, tanggal dan jam saat surat diterima pada Lembar
Pengantar atau Buku Ekspedisi atau bentuk tanda terima lainnya sebagai bukti
penerimaan surat;
3. Melakukan sortir dan mengklasifikasikan surat ke dalam kelompok Surat Dinas; atau
surat pribadi.
a. Surat Pribadi, serahkan surat kepada yang bersangkutan.
b. Surat Dinas, lanjut pada kegiatan pengelolaan surat ke dalam setiap kelompok
berdasarkan penanganan masing-masing.
4. Membuka, membaca dan meneliti kelengkapan surat serta sekaligus menentukan
kualifikasinya (Biasa/Penting/RHS/Pengaduan).
5. Mencatat dalam buku register Surat Masuk dengan :
1. Memberikan Nomor Urut Surat masuk (Penting dan biasa) dengan menggunakan
Numerator.
2. Mencatat ringkasan surat yang meliputi Nomor Urut, Nomor Surat, Tanggal Surat,
tanggal terima, Pengirim dan Isi Ringkas Surat.
6. Kemudian mendistribusikannya dengan dilampirkan lembar Disposisi kepada pembuat
kebijakan atau personil atau bidang/departemen yang dituju/yang dimaksud dalam
surat tersebut.
7. Penerima surat mempelajari isi surat sesuai dengan disposisiyang diberikan dan
menindak lanjuti sesuai isi disposisi.
8. Surat yang diterima disimpankedalam lemari arsip sesuai dengan klasifikasinya.

1. FLOWCHART
HRD PENGIRIM YANG DITUJU

START

Menerima surat Surat

masuk & Meneliti

Membubuhkan paraf

Mensortir &
Klasifikasi

meneliti kelengkapan
surat

Mencatat dalam
buku register

Surat

mendistribusikan Menerima Surat

Surat
END