Penanganan Surat Keluar

No.Dokumen : PKM-B/SOP/ADM/02
No.Revisi :
SOP TanggalTerbit : 02 Februari 2017
Halaman: 1/3
PUSKESMAS H.Rahmat, S.Kep
BENTENG Nip.19711231 199203 1 026
1. Pengertian Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan oleh instansi,
organisasi, perusahaan atau perseorangan untuk dikirim kepada pihak
lain, baik kepada perseorangan atau kelompok

2. Tujuan 1. Untuk menyampaikan informasi, yang berupa pemberitahuan, pernyataan,

permintaan, penawaran, laporan usul dan sejenisnya keinstansi yang
dituju
2. Sebagai alat komunikasi yang resmi kepada instansi/organisasi yang
dituju
3. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja seperti surat keputusan, surat edaran,
dan sebagainya
4. Sebagai alat untuk menjalin kerjasama yang baik dengan instansi/
organisasi lainnya.

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : 16/1.1/SK/PKM-B/PLP/I/2017 Tentang

Penanggung Jawab Tata Usaha Puskesmas Benteng Tahun 2017

4. Referensi 1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009

Tentang Pelayanan Publik;
2. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat;

5. Prosedur/ 1. Persiapan Alat & Bahan:

Langkah- a. Buku Agenda Surat Keluar
langkah b. Buku Ekspedisi Surat Keluar
c. Alat Tulis
d. Laptop/Print
e. File Arsip
2. Petugas yang melaksanakan:
a. Kepala Puskesmas
b. Kepala Tata Usaha
c. Administrasi Umum
d. Bagian Penomoran Surat/Pengarsipan Surat
3. Langkah – Langkah :
a. Membuat konsep surat, yang berupa penetapan tujuan, menyediakan
informasi perlengkapan yang diperlukan, mengetahui calon penerima
surat.
b. Persetujuan Konsep, dalam hal ini surat yang telah dikonsep
diserahkan kepada Kepala Tata Usaha untuk diverifikasi
c. Pemberian nomor surat yang telah di konsep.
d. Pengetikan surat yang telah di konsep, disetujui oleh Kepala Tata
Usaha dan telah diberikan nomor surat.
e. Menyerahkan surat yang telah diketik kepada Kepala Tata Usaha
untuk diparaf.
f. Menyerahkan surat yang telah diparaf oleh Kepala Tata usaha kepada
 Kepala Puskesmas untuk di tanda tangani
g. Pencatatan surat keluar kedalam agenda surat keluar dan diberi
stempel
h. Mengarsipkan surat keluar kemudian menyerahkan yang asli serta
tembusan kepada caraka
i. Menerima surat keluar, menyiapkan Buku Ekspedisi/TandaTerima,
untuk selanjutnya dikirim sesuai tujuan surat yang dapat dilakukan
melalui kurir atau kantor pos.

6. Bagan Alir
Membuat Konsep Surat
Keluar

Persetujuan
Konsep
Surat

Penomoran Surat Keluar

Pengetikan surat yg telah

dikonsep

Menyerahkan surat ke Ka.TU

utk di paraf

Menyerahkan surat ke
Kepala Puskesmas utk di
tanda tangani

Pencatatan Surat keluar

kedalam agenda dan diberi
stempel

Mengarsipkan surat dan

menyerahkan yg asli serta
tembusan kpd Caraka

Menerima surat keluar,

menyiapkan buku ekspedisi
selanjutnya dikirim sesuai
dengan alamat tujuan

Selesai

7. Hal – hal yang 1. Prosedur pembuatan surat keluar

perlu
 diperhatikan 2. Instansi / organisasi yang dituju harus jelas
3. Pengarsipan surat keluar agar mudah diketemukan kembali bila
dibutuhkan sewaktu – waktu.
4. Terjalinnya kerjasama dengan baik dengan seluruh instansi atau
organisasi

8. Unit Terkait 1. Instansi

2. Kepala Puskesmas
3. KTU

9. Dokumen 1. Buku Agenda Surat Keluar

Terkait 2. Buku ekspedisi
3. Arsip / File Surat Keluar
4. SOP Penomoran Surat
5. SOP Pengarsipan Dokumen

10. Rekaman
Historis No. Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai diberikan
Perubahan