Penangganan Surat Masuk

No. Dokumen : ....../ADM/PKM-BT/I/2022

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 03 Januari 2022
Halaman : 1/2
UPT Puskesmas Babat dr. Nora Aminayanti
Toman NIP.198311092010012005
1. Pengertian Surat masuk adalah setiap kertas atau tercetak yang dibuat oleh instansi /pihak luar
Organisasi Puskesmas yang ditujukan kepada Puskesmas dengan maksud
menyampaikan informasi yang dapat berupa : pemberitahuan, pernyataan,
permintaan perintah ataupun laporan
2. Tujuan Sebagai Acuan dalam penanganan semua surat yang masuk dari instansi /pihak luar
organisasi Puskesmas
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Babat Toman Nomor
:...../ADM/PKM-BT/I/2022, Tentang Tertib Administrasi.
4. Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan RI. No. 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional
Kementrian Kesehatan
2. Peraturan Menteri Keseharan, RI. No. 75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
3. Peraturan Menteri Kesehatan, RI. No. 46 Tahun 2015 Tentang Akreditasi FKTP
4. Peraturan Menteri Kesehatan, RI. No. 44 tahun 2016 tentang Manajemen Puskesmas
5. Alat dan Bahan 1. Laptop/Komputer
2. Buku Register surat keluar
3. Pena
4. Kertas HVS/A4
6. Langkah – langkah a. Petugas menerima surat , meneliti,menyortir surat(penting,biasa, rahasia atau
Pribadi)
b. Petugas membaca dengan teliti dan menentukan arah secara tepat kepada unit
mana yang berwenang mengenai surat tersebut.
c. Petugas mencatat identitas surat dalam lembar disposisi
d. Petugas rnencatat identitas surat dalam buku agenda surat
e. Petugas menyampaikan surat kepada Kepala Puskesmas
f. Kepala Puskesmas mempelajari surat dan mengisi /mendisposisi untuk
penyelesaiannya kepada staf /pelaksana.
g. Petugas mengambil kembali surat yang telahdi isi disposisi oleh Kepala
Puskesmas.
h. Petugas menyampaikan surat yang telah di disposisi kepada Staf/ pelaksana
yang dituju.
i. Staf /pelaksana memaraf lembar disposisi sebagai tanda bahwa surat telah
Disampaikan dan mempelajari surat untuk diselesaikan sesuai kehendak
pimpinan
j. Staf/pelaksana mengembalikan surat setelah ditindak lanjuti kepada Petugas TU
k. Petugas TU menerima dan menyimpan surat yang telah ditindak lanjuti untuk
diarsipkan kedalam dokumen yang telah ditentukan

7. Bagan Alir
 Petugas menerima surat
dan meneliti
Kepala Puskesmas
mempelajari surat dan
mengisi/ mendisposisi
untuk penyelesaiannya
kepad astaf/pelaksana
Petugas mengambil kembali
surat yang telah diisi/
disposisi oleh
kepalaPuskesmas
ditindaklanjuti untuk diarsipkan kedalam dokumen yang telah
8. Hal – hal yang Pengarsipan, konsep surat
perlu diperhatikan
9. Unit Kerja Semua Unit
10. Dokumen Terkait Disposisi
11. Rekam historis
perubahan No Yang diubah
Petugas membaca dengan
teliti dan menentukan arah
surat kepada yang
berwenang
Petugas menyampaikan
surat kepada kepala
Puskesmas
Petugas menyampaikan
surat yang telah di
disposisi kepada staf/
pelaksana yang dituju
Petugas TU menerima dan menyimpan surat yang telah
ditentukan
Isi Perubahan
Petugas mencatat
identitas surat dalam
lembar
Petugas mencatat
identitas surat dalam
buku agenda surat
Staf/pelaksana memaraf
lembar disposisi sebagai
tanda bahwa surat telah
disampaikan dan
mempelajari surat untuk
diselesaikan sesuai
kehendak Pimpinan
Tanggal mulai
diberlakukan
 PENANGANAN SURAT MASUK
No. Kode :
Terbitan :
No. Revisi :
DAFTAR
TILIK Tgl. mulaiberlaku:
UPTD PUSKESMAS Halaman :
ALANG-ALANG
LEBAR

TIDAK
NO KEGIATAN YA TIDAK
BERLAKU
1. Apakah petugas menerima surat ,meneliti, menyortir
surat(penting,biasa,rahasia atau pribadi)?

2. Apakah petugas membaca dengan teliti dan menentukan arah secara

tepat kepada unit mana yang berwenang mengenai surat tersebut?

3. Apakah petugas mencatat identitas surat dalam lembar disposisi?

4. Apakah petugas mencatat identitas surat dalam buku agenda surat?

5. Apakah petugas menyampaikan surat kepada Kepala Puskesmas?

6. Apakah kepala Puskesmas mempelajar surat dan mengisi

/mendisposisi untuk pényélesaiannya kepada staf /pelaksana?
 7. Apakah petugas mengambil kembali surat yang telah diisi disposisi
olehKepala Puskesmas?

8. Apakah petugas menyampaikan surat yang telah di disposisi kepada

Staf/ pelaksana yang dituju?

9. Apakah Staf /pelaksana memaraf lembar Disposisi sebagai tanda

bahwa surat telah disampaikan dan mempelajari surat untuk
diselesaikan sesuai kehendak pimpinan ?

10. Apakah staf/pelaksana mengembalikan surat setelah ditindak lanjuti

kepada Petugas TU?

11. Apakah petugas TU menerima dan menyimpan surat yang telah

Ditindak lanjuti untuk diarsipkan kedalam dokumen yang telah
ditentukan?

CR = ………………….