PENANGANAN SURAT

MASUK
No. Dokumen :
SOP SOP/Admen.078/2016
No. Revisi :-
Tanggal Terbit : 2 Mei 2016
Halaman :1
UPTD Puskesmas drg. Silas Asih S.
Pengadegan 197101222003122003
1. Pengertian Surat masuk adalah setiap kertas atau tercetak yang dibuat oleh
instansi / pihak luar organisasi Puskesmas yang ditujukan kepada
Puskesmas dengan maksud menyampaikan informasi yang dapat
berupa : pemberitahuan , pernyataan, permintaan perintah ataupun
laporan.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk menangani surat
masuk dari instansi /pihak diluar organisasi Puskesmas sehingga
dapat segera terkelola dengan baik sesuai yang dimaksud dari isi
surat.
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas No. 445/001/2015 tentang
Perencanaan, Akses dan Evaluasi
4. Referensi 1. Petunjuk Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Pemerintah
Kabupaten Purbalingga.
2. http://tutorialkuliah.blogspot.co.id/2013/07/pengertian-surat-
pengolahan-surat-masuk.html
5. Prosedur/ 1. Kasubag TU menerima surat , meneliti, menyortir surat
Langkah – (penting,biasa, rahasia atau pribadi).
langkah 2. Kasubag TU membaca dengan teliti dan menentukan kepada
unit mana yang berwenang mengenai surat tersebut.
3. Kasubag TU mencatat identitas surat dan mengisi /
mendisposisikan kepada staf / pelaksanan kedalam lembar
disposisi.
4. Kasubag TU rnencatat identitas surat dalam buku agenda surat.
5. Kasubag TU menyampaikan surat kepada Kepala Puskesmas.
6. Kepala Puskesmas mempelajari surat dan isi lembar disposisi.
7. Kasubag TU mengambil kembali surat dari Kepala Puskesmas.
8. Kasubag TU menyampaikan surat yang telah di disposisi kepada
staf / pelaksana yang dituju.
9. Staf /pelaksana mempelajari surat untuk diselesaikan sesuai
kehendak Kepala Puskesmas.
10. Staf / pelaksana mengembalikan surat setelah ditindaklanjuti
kepada Kasubag TU.
11. Kasubag TU menerima dan menyimpan surat yang telah
ditindaklanjuti untuk diarsipkan kedalam dokumen yang telah
ditentukan.
6. Unit terkait 1. Lintas program
2. Kasubag TU
7. Bagan alir -
8. Dokumen 1. Buku agenda surat
terkait 2. Surat masuk
3. Lembar disposisi