Pengarsipan Dokumen

No.Dokumen : PKM-B/SOP/ADM/07
No.Revisi :0
SOP TanggalTerbit : 02 Februari 2017
Halaman: 1/2
PUSKESMAS H.Rahmat, S.Kep
BENTENG Nip.19711231 199203 1 026
1. Pengertian Pengarsipan Dokumen adalah kumpulan berkas, surat, berkas, foto,
rekaman suara, file video, dokumen dan lain – lain. yang disimpan
secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat diketemukan

2. Tujuan Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu – waktu membutuhkan

informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah
menemukannya. Agar tujuan kearsipan juga dapat tercapai dengan baik
maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif dan efisien.

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : 16/1.1/SK/PKM-B/PLP/I/2017 Tentang

Penanggung Jawab Tata Usaha Puskesmas Benteng Tahun 2017

4. Referensi 1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009

Tentang Pelayanan Publik;
2. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat;

5. Prosedur/ 1. Persiapan Alat & Bahan :

Langkah- a. Lembar Disposisi berserta Dokumen
Langkah b. Bundel / File Arsip
2. Petugas yang melaksanakan :
a. Kepala Puskesmas
b. Kepala Tata Usaha
c. Pemegang Program
d. Bagian Administrasi
3. Langkah – langkah :
1. Kepala Puskesmas melalui disposisi memerintahkan untuk
mengarsipkan dokumen
2. Menerima disposisi dan menelaah dokumen yang mau diarsipkan
3. Memerintahkan kepada bagian administrasi untuk proses
pengarsipan
4. Menerima instruksi dari Kepala Tata Usaha dan meneliti dokumen
apakah termasuk arsip penting atau arsip biasa, apakah akan
diarsipkan secara manual atau elektronik; Bila sifat dokumen telah
ditentukan maka diputuskan media penyimpanan arsip, apakah
manual atau elektronik. Bila elektronik maka staf pelaksana
melakukan alih media baik melalui scaner, CD, DVD maupun
penyimpanan media lainnya yang dapat menjamin keamananan arsip;
Bila dokumen bila diputuskan tidak dilakukan alih media maka
dokumen dipilah, apakah bersipat penting atau biasa; Bila bersifat
biasa maka dokumen langsung dicatat dan diarsipkan. Namun bila
dokumen bersifat penting maka dokumen digandakan dan
 selanjutnya dicatat kedalam buku daftar arsip; Pelayanan kebutuhan
dokumen

6. Bagan Alir
Kapus melalui disposisi Menerima disposisi dan
memerintahkan untuk menelaah dokumen yang mau
mengarsipkan dokumen diarsipkan

Menerima instruksi dari

Kepala Tata Usaha dan Memerintahkan kepada bagian
meneliti dokumen tersebut administrasi untuk proses
termasuk dokumen penting pengarsipan
atau biasa

Selesai

7. Hal – hal yang 1. Prosedur pengarsipan surat

perlu 2. Bundel arsip / File
diperhatikan
8. Unit Terkait 1. Kepala Tata Usaha
2. Kepegawaian
3. Bagian Administrasi

9. Dokumen 1. Agenda Surat

Terkait 2. SOP Penomoran Surat

10. Rekaman
Historis No. Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
Perubahan diberikan