SMK NEGERI 1 KEPANJEN

Diterbitkan
No. Dokumen :
SOP Revisi 00
Halaman 0 dari 6
ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

JUDUL : STANDAR OPERASIONAL ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN

KELUAR

JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL

DISUSUN OLEH

DISETUJUI OLEH

DISAHKAN OLEH

STATUS :

NO. COPY. :

1. Tujuan
 SMK NEGERI 1 KEPANJEN
Diterbitkan
No. Dokumen :
SOP Revisi 00
Halaman 1 dari 6
ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

1.1. Sebagai pedoman dalam pembuatan surat masuk

1.2. Sebagai sarana penelusuran pembuatan surat terutama yang terkait dengan standar
pembuatan surat keluar.
1.3. Mempermudah dalam administrasi surat masuk dan krluar.
1.4. Agar tertib dalam pengarsipan

2. Ruang Lingkup
2.1. Prosedur ini mengatur pembuatan surat keluar mulai dari penomoran, tujuan, dan
pengarsipan.
2.2. Prosedur ini mengatur identifikasi dan standar-standar yang diberlakukan dalam
pembuatan surat keluar.
2.3. Prosedur ini berlaku untuk proses identifikasi dan status inspeksi surat masuk dan
surat keluar.

3. Definisi dan Singkatan-singkatan

3.1. Definisi
3.1.1. Surat masuk adalah surat yang diperoleh dari sekolah/lembaga tertentu.
Surat masuk disusun sesuai dengan format yang ada menurut tujuan masing-
masing surat.
3.1.2. Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh sekolah/lembaga kepada
pihak luar. Surat keluar disusun sesuai dengan format yang ada menurut
tujuan masing-masing surat.
3.1.3. Singkatan-singkatan
 SMK NEGERI 1 KEPANJEN
Diterbitkan
No. Dokumen :
SOP Revisi 00
Halaman 2 dari 6
ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

4. Tanggung Jawab
a. Surat Masuk
No Penanggung jawab Uraian Tugas
4.1 Kepala Tata Usaha 4.1.1 Menyiapkan buku agenda
4.1.2 Menerima surat dari Kantor Pos maupun yang diantar oleh
Kurir
4.1.3 Mengecek status surat, apakah surat tersebut surat
dinas/surat pribadi, surat rahasia/tidak rahasia dan
mendisposisikan kepada Kepala Sekolah.
4.2 Staf Tata Usaha 4.2.1 Mencatat surat yang masuk kedalam buku agenda masuk dan
diberi tanggal penerimaan
4.2.2 Surat masuk didistribusikan/disampaikan kepada unit kerja
yang ditunjuk untuk mengelola surat tersebut dan
ditindaklanjuti sesuai disposisi Kepala Sekolah.
4.2.3 Mengarsipkan surat asli (foto copy diberikan sesuai perintah
disposisi Kepala Sekolah)

b. Surat keluar
No Penanggung jawab Uraian Tugas
4.1 Kepala Tata Usaha 4.1.4 Mengonsep surat berdasarkan kebutuhan unit kerja
4.1.5 Mengecek kembali kebenaran surat, sesuai dengan konsep
kemudian diberi nomor dan tanggal surat
4.1.6 Mengajukan penandatanganan kepada Kepala Sekolah dan
dibubuhi stempel Sekolah
4.1.7 Mendistribusikan surat sesuai dengan alamat dan tujuannya
4.2 Staf Tata Usaha 4.2.1 Melakukan Pengetikan surat dengan baik dan benar
4.2.2 Mencatat surat yang keluar kedalam buku agenda keluar dan
diberi tanggal pengiriman.
4.2.3 Mendistribusikan surat keluar sesuai dengan alamat dan
tujuan

5. Referensi
5.1 Buku Pedoman Surat Menyurat
5.2 Daftar Agenda surat menyurat

6. Uraian Prosedur Kegiatan Surat Menyurat

 SMK NEGERI 1 KEPANJEN
Diterbitkan
No. Dokumen :
SOP Revisi 00
Halaman 3 dari 6
ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

a. Surat Masuk
BUKTI
ALUR DESKRIPSI PENJAB
FISIK

Menyiapkan buku agenda Kepala Tata Buku agenda

Mulai Usaha
Menerima surat dari Kantor Pos Kepala Tata Menanda
Penerimaan maupun yang diantar oleh Kurir Usaha tangani
Surat Dan mengidentifikasi jenis surat ekspedisi si
pembawa
surat (tanda
Pencatatan terima)
Surat Mencatat surat yang masuk Kepala Tata Buku
kedalam buku agenda masuk dan Usaha Agenda
Pengecekan Surat diberi tanggal penerimaan sesuai
dengan kode agenda buku surat
beserta lembar disposisi.
Disposisi Surat
Mengecek status surat, apakah Kepala Blanko
surat tersebut surat dinas/surat Sekolah disposisi,
Pendistribusian Surat pribadi, surat rahasia/tidak disetujui
rahasia dan diserahkan kepada
Kepala Sekolah dengan MAP
permohonan KS (distribusi
Pengarsipan surat)
Surat dan Foto copy Surat asli disimpan dan foto Staff Tata Surat asli
copy diberikan kepada Ybs. Usaha
Surat Kepala Tata Blanko
didistribusikan/disampaikan Usaha disposisi,
Selesai kepada unit kerja yang ditunjuk ditindaklan-
untuk mengelola surat tersebut juti dan di
dan ditindaklanjuti arsip

b. Surat Keluar Resmi

 SMK NEGERI 1 KEPANJEN
Diterbitkan
No. Dokumen :
SOP Revisi 00
Halaman 4 dari 6
ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

ALUR DESKRIPSI PENJAB BUKTI FISIK

Mulai Surat dikonsep oleh Kepala Tata Konsep surat

petugas dan menyiapkan Usaha
Konsep amplop dengan kop
Surat sekolah

Pengetikan surat dengan Staf Tata Surat

Pengetikan baik dan benar Usaha
surat

Mengecek kembali Kepala Tata Buku Agenda

kebenaran surat, sesuai Usaha
dengan konsep kemudian
Check diberi nomor dan tanggal
? surat

Pengesahan Penandatanganan oleh Kepala Tanda tangan dan

Surat Kepala Sekolah dan Sekolah stempel
dibubuhi stempel Sekolah

Arsip surat Rekap surat untuk arsip Staff tata Arsip surat
(copy atau print 2x) sekolah usaha

Pendistribusian
Surat
Surat di distribusikan Kepala Tata Arsip surat
sesuai dengan alamat dan Usaha
Selesai tujuannya.

c. Surat Keluar tidak Resmi

1. Digunakan dalam undangan yang bersifat mendadak untuk guru dan karyawan
dengan pengarsipan tanda tangan penerima menggunakan buku ekspedisi
2. Menggunakan pengumuman pengeras suara dalam kondisi yang bersifat
menyeluruh dan mendadak.
3. Menggunakan buku penghubung surat untuk surat undangan internal yang
mendadak.
4. Setiap unit (minimal waka) dapat membuat surat dengan cara koordinasi dengan
ka. TU secara lisan dan atau kepalan sekolah melalui lisan, telepon, atau sms.
7. Lampiran
7.1 Format surat keluar
7.2 Daftar buku agenda surat sesuai tipe surat
7.3 Arsip sesuai buku agenda (Box)
8. Sejarah Revisi
 SMK NEGERI 1 KEPANJEN
Diterbitkan
No. Dokumen :
SOP Revisi 00
Halaman 5 dari 6
ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

Rev Keterangan Halaman Tanggal Diperiksa Disetujui

Perubahan

Disahkan Oleh: Ditinjau Oleh: Tanggal Revisi:

Kepala Sekolah, PMSI,

Revisi Nomor:

Drs. Imam, MMT. Sugiandi, S. Pd.

NIP. 196404011990031018 NIP. 1960071419810311013