STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PUSKESMAS BUSUNGBIU I

NOMOR SOP : 039/SOP/BSB I/2022

TANGGAL PEMBUATAN : 30 April 2022

TANGGAL REVISI :-

TANGGAL PENGESAHAN : 9 Mei 2022

DISAHKAN OLEH Kepala Puskemas Busungbiu I

dr. I Putu Bhayu Wiratma

NIP. 19910225 201902 1 003

PUSKESMAS BUSUNGBIU I
NAMA SOP SOP PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT
DINAS KESEHATAN
KELUAR
PEMERINTAH KABUPATEN BULELENG
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 1. SMA

2. UU Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan 2. Memahami kemampuan tentang tata cara persuratan

3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan 3. Memiliki kemampuan tetang tata kearsipan

Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

4. Memiliki pengetahuan dan kemampuan bidang administasi

5. Mampu mengoperasikan komputer

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Pengarsipan surat ATK, Komputer, Printer, Lemari Arsip

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Surat dengan identitas tidak lengkap tidak dapat diproses. 1. Buku agenda surat masuk

2. Jika menerima surat yang sangat penting namun Kepala tidak berada di tempat 2. Lembar disposisi

maka Kepala akan dihubungi untuk menentukan instruksi atau rekomendasi.

3. Surat yang dibuat manual, sebagai arsip tanda tangan asli tidak dicap, untuk 3. Disimpan dalam bentuk softcopy dan hardcopy

penerima dan tembusan fotocopy dengan cap basah.

4. Seluruh surat yang dikirim melalui e-surat baik penerima, tembusan maupun
 arsip menggunakan tanda tangan elektronik.

PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT MASUK

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket

. Staf TU Ka.Sub.Bag Kepala Penerima Persyaratan/Kelengkapan Waktu Output

Surat

1 Menerima surat Surat 1 menit Surat terima

masuk dari pengirim

surat T

2 Memeriksa Surat 2 menit Surat Bila surat

Y
kebenaran dan tersebut

keabsahan identitas salah alamat

penerima surat maka akan

dikembalikan

3 Menandatangani Tanda terima 1 menit Tanda

tanda terima surat terima

 untuk surat

pengiriman manual

Surat 3 menit Kelompok surat

Pribadi
5 Membuka dan Surat, mesin copy 2 menit Surat ganda

menggandakan surat

6 Mengagendakan Surat, ATK, buku agenda 2 menit Surat

surat masuk teragenda

7 Menyampaian surat Surat 1 menit

masuk kepada kepala

8 Memberikan Surat, lembar disposisi, 1 menit Lembar

disposisi dan catatan ATK disposisi

tindak lanjut surat

9 Menerima dan Surat 2 menit Surat

memilih surat

berdasarkan hasil

disposisi

10 Mendistribusikan Surat, tanda terima 4 menit Tanda

surat sesuai disposisi terima

11 Mengarsipkan surat Surat 1 menit Arsip

ke dalam file surat

sesui dengan subyek

suratnya
 PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT KELUAR

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket

. Kepala Ka.Sub.Bag Staf TU Operator e- Persyaratan/Kelengkapan Waktu Output

surat

1 Membuat konsep ATK, komputer, printer 10 menit Konsep surat

surat

2 Menyampaikan Konsep surat 1 menit Konsep surat

konsep surat kepada

staf TU untuk
 dilakukan pengetikan

3 Mengetik surat Konsep surat. Computer, 1 menit surat

sesuai dengan konsep printer

surat

4 Memeriksa surat Konsep surat 2 menit Jilka surat

sudah sesuai

maka diparaf

jika belum

sesuai maka

dikembalikan

5 Menanda tangani Surat yang telah di paraf 2 menit Surat

surat untuk jenis

surat manual

6 Menerima surat dan Surat telah ditanda 2 menit Surat

menyusun anggaran tangani Kepala Estimasi

biaya pengiriman biaya

surat untuk jenis pengiriman

 surat manual dan untuk surat

diajukan kepada manual

kepala

7 Melakukan kegiatan Surat 2 menit Buku agenda

pencatatan surat ke surat keluar

dalam daftar surat

keluar

8 Menggandakan dan Surat 2 menit Surat

mengirimkan surat Buku ekspedisi

sesuai dengan alamat

 yang dituju untuk

surat manual

9 Menerima surat dan Surat elektronik 3 menit Arsip surat

menyerahkan surat elektronik

elektronik ke

operator e-surat

untuk diupload

10 Mengarsipkan surat Surat 1 menit Arsip surat

ke agenda surat

(Bok File)