STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGURUSAN SURAT MASUK

KANTOR ARSIP DAERAH KOTA TANGERANG SELATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

NO KEGIATAN ARSIPARIS / KASUBAG PELAKSANA/ KETERANGAN
KEPALA KELENG
PENERIMA PENGELOLA TATA CARAKA TUJUAN WAKTU OUTPUT
KANTOR KAPAN
ARSIP USAHA SURAT

Menerima surat dinas Menerima

surat, melakukan pemeriksaan alamat
Tanda terima
1. tujuan surat, menandatangani dan 2 menit Surat masuk tercatat
surat
menandatangani lembar pengantar
surat/bukti penerimaan surat

Menyortir surat untuk memisahkan

antara surat pribadi, surat dinas
2. Surat masuk 2 menit Surat masuk terpilah
rahasia, surat dinas dan barang
cetakan

Menyampaikan surat pribadi kepada

alamat tujuan surat, menyerahkan
3. Surat masuk 2 menit Tepat sasaran
surat masuk kepada
Arsiparis/pengelola arsip

Membuka surat dinas yang tidak

Terpilah, aman, dan
rahasia, mengelompokan surat yang
4. Surat masuk 2 menit terjaga kerahasiannya
memerlukan tindak lanjut dan
memeriksa kelengkapan surat
 ATK, buku
Melakukan pencatatan pada buku
agenda, Tercatat, teratur, dan
5. agenda surat masuk dan lembar 5 menit
lembar terkendali
disposisi surat
disposisi

ATK, buku Terverifikasi dan

Melaporkan surat dinas disertai
agenda, memudahkan
6. lembar disposisi kepada Kepala 2 menit
lembar pengendalian
Subbagian Tata Usaha
disposisi
a. Meneliti kebenaran pencatatan Membantu
dan kelengkapan surat ATK, buku pengendalian,
b. Menetapkan suratterbuka penting agenda, memudahkan
7. 10 menit
dan biasa beserta kelengkapannya lembar pengambilan keputusan
c. Menyerahkan surat beserta disposisi dan mempercepat
lembar disposisi kepada pimpinan pengambilan keputusan
a. Menerima surat masuk beserta
lembar disposisi dari Kepala
Subbag Tata Usaha
b. Menetapkan tujuan surat dan ATK, buku
mencatat disposisi pada kolom agenda, 30-40 Instruksi/
8.
instruksi/informasi lembar lembar menit informasi
disposisi disposisi
c. Mengembalikan surat yang sudah
diberi disposisi kepada Kasubbag
Tata Usaha
Menerima surat beserta lembar
disposisi yang telah diberi disposisi Mempercepat proses
9. Surat 5 menit
dari pimpinan kemudian diserahkan pelaksanaan
kepada caraka untuk didistribusikan
Mendistribusikan surat kepada
pelaksana sesuai dengan arahan Instruksi/
10. Surat 5 menit
pimpinan yang telah dicatat di lembar informasi ditindaklanjuti
disposisi
Normal waktu: 60 menit (tahap pelaporan setiap 1 bulan sekali)

Kepala Kantor Arsip Daerah

 Hj. Rochijah, M.Pd
NIP.19580929 198103 2 003

Keterangan Gambar:

Simbol Kapsul/Terminator untuk mendeskripsikan mulai dan berakhir

Simbol Kotak/Process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi

Simbol Belah Ketupat untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

Simbol Segilima/Off Page Connector untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman

Simbol Anak Panah untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)