Dokumen :
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tgl Berlaku :
AirNav Indonesia
Status Revisi : PENERIMAAN SURAT MASUK
Halaman : 1/2 DEPARTEMEN : HRGA
1. TUJUAN
a. Memudahkan dalam proses penerimaan surat masuk.
b. Memudahkan dalam pendistribusian surat masuk.
c. Memudahkan dalam proses pengarsipan dan penyimpanan surat yang masuk ke
perusahaan.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Sekretaris yang
bertanggung jawab dalam proses penerimaan surat masuk.
4. URUTAN KERJA
pendisposisian surat
pendistribusian surat
pengarsipan surat
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan dalam proses pembuatan surat keluar.
b. Memudahkan dalam pendistribusian surat keluar.
c. Memudahkan dalam proses pengarsipan dan penyimpanan surat yang keluar dari
perusahaan.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Sekretaris yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan surat keluar sampai proses pengiriman
surat.
4. URUTAN KERJA
perintah
pembuatan surat
pembuatan konsep
surat
penomoran &
pencatatan surat
pengetikan surat
penandatanganan
surat oleh Pimpinan
pengarsipan surat
pengiriman surat
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan dalam proses pembuatan nota dinas.
b. Memudahkan dalam pendistribusian nota dinas.
c. Memudahkan dalam proses pengarsipan dan penyimpanan nota dinas perusahaan.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Sekretaris yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan nota dinas sampai pendistribusiannya.
4. URUTAN KERJA
perintah pembuatan
nota dinas
penomoran &
pencatatan nota dinas
penandatanganan nota
dinas oleh Pimpinan
1. TUJUAN
a. Memudahkan dalam proses pembuatan edaran.
b. Memudahkan dalam pendistribusian edaran.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Sekretaris yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan edaran dilingkungan perusahaan.
4. URUTAN KERJA
perintah pembuatan
edaran
pembuatan edaran
penomoran &
pencatatan edaran
penandatanganan
edaran oleh Pimpinan
pengarsipan edaran
pendistribusian
edaran
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan dalam proses pembuatan surat pengantar.
b. Memudahkan dalam pengiriman surat pengantar.
c. Memudahkan dalam proses penyimpanan surat pengantar perusahaan.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Sekretaris yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan surat pengantar sampai dengan
pengirimannya beserta berkas/file yang akan dikirim.
4. URUTAN KERJA
perintah
pembuatan surat
pembuatan konsep
surat
penomoran &
pencatatan surat
pengetikan surat
penandatanganan
surat oleh Pimpinan
pengarsipan surat
pengiriman surat
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan dalam proses pembuatan surat keterangan pegawai.
b. Memudahkan dalam penyimpanan data pegawai.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan surat keterangan pegawai.
4. URUTAN KERJA
penandatanganan surat
keterangan pegawai oleh Pimpinan
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui besarnya penghasilan setiap bulan.
b. Memudahkan dalam proses pembuatan surat keterangan penghasilan.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan surat keterangan penghasilan.
4. URUTAN KERJA
permintaan pembuatan
surat keterangan
penghasilan oleh karyawan
pembuatan surat
keterangan penghasilan
penandatanganan surat
keterangan penghasilan
oleh Pimpinan
pencetakan surat
keterangan penghasilan
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui besarnya gaji yang diterima setiap
bulan.
b. Memudahkan dalam proses pencetakan slip gaji.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pencetakan slip gaji pegawai.
4. URUTAN KERJA
permintaan pembuatan
slip gaji oleh karyawan
penandatanganan slip
gaji oleh Pimpinan
1. TUJUAN
a. Memudahkan dalam karyawan mengetahui proses pembuatan voucher.
b. Memudahkan pencetakan voucher.
c. Memudahkan dalam proses penyimpanan voucher.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan voucher sampai dengan pengirimannya
beserta berkas/file yang akan dikirim.
4. URUTAN KERJA
perintah pembuatan
voucher
pembuatan dokumen
rincian voucher
pembuatan voucher
penandatanganan surat
oleh Pimpinan
voucher kembali ke
pimpinan untuk disetujui
Diserahkan ke unit
finance untuk pencairan
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui alur pengambilan cuti.
b. Memudahkan dalam proses pendataan cuti karyawan.
c. Memudahkan karyawan mengetahui informasi sisa cuti.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pendataan cuti karyawan.
4. URUTAN KERJA
Permintaan cuti
dari karyawan
Mengecek data
cuti
Pembuatan form
cuti
Persetujuan
pimpinan
Mendata cuti di
kartu cuti pegawai
Persetujuan
pimpinan HRGA
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui alur SPPD.
b. Memudahkan dalam proses pendataan SPPD.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pendataan surat perintah perjalanan dinas (SPPD).
4. URUTAN KERJA
Persetujuan oleh
pimpinan cabang MATSC
Pembuatan rincian
perjalanan dinas
Pimpinan administration
dan finance menyetujui
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui alur pencairan uang saku.
b. Memudahkan dalam proses pendataan uang saku.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pendataan uang saku diklat.
4. URUTAN KERJA
Surat perintah
pencairan uang saku
Disposisi pimpinan
HRGA
Pembuatan rincian
biaya uang saku
Pembuatan Voucher
Persetujuan
Pimpinan
Disposisi ke Finance
pencairan sesuai
alur voucher
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui alur restitusi.
b. Memudahkan dalam proses pendataan restitusi karyawan.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pendataan restitusi dan staff poliklinik yang
memverifikasi besarnya nilai restitusi yang ditanggung oleh perusahaan.
4. URUTAN KERJA
klaim restitusi
dari karyawan
verifikasi oleh
poliklinik
pendataan
restitusi
Persetujuan
pimpinan
Pembuatan
Voucher
Diposisi ke
Finance
Pencairan sesuai
alur voucher
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui alur pembuatan surat perintah tugas.
b. Memudahkan dalam proses pendataan surat perintah tugas yang dikeluarkan.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam proses pembuatan surat perintah tugas.
4. URUTAN KERJA
SPRINT
paraf pemimpin
persetujuan pimpinan
cabang
penomeran SPRINT
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui alur pencairan kelebihan jam kerja.
b. Memudahkan dalam proses pendataan pencairan kelebihan jam kerja.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam perhitungan dan pendataan kelebihan jam kerja.
4. URUTAN KERJA
Verifikasi data
Perhitungan KJK
Rekap perhitungan
penomeran
Persetujuan pimpinan
Voucher
5. SISTEM PEMBUATAN
1. TUJUAN
a. Memudahkan karyawan dalam mengetahui alur pencairan ILR.
b. Memudahkan dalam proses pendataan pencairan ILR.
2. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawan di Personalia.
3. PENANGGUNG JAWAB
Departemen Sumber Daya Manusia (HR) dalam hal ini adalah Staff HRGA yang
bertanggung jawab dalam perhitungan dan pendataan ILR.
4. URUTAN KERJA
Verifikasi data
Perhitungan ILR
penomeran
Persetujuan pimpinan
Voucher
5. SISTEM PEMBUATAN