INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : Pengadministrasi Umum

2. KODE JABATAN :-
3. UNIT KERJA :
JPT Pratama : Badan Kepegawaian dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia
Administrator : Sekretaris
Pengawas : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
Pelaksana :-
Jabatan Fungsional : -
4. IKHTISAR JABATAN :
Melakukan pencatatan dan pendokumentasian surat masuk dan keluar sesuai
ketentuan yang berlaku agar terlaksananya tertib administrasi surat menyurat
Badan
5. KUALIFIKASI JABATAN
a. Pendidikan Formal :
SLTA/DI/ D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga) bidang Manajemen
Perkantoran/ Administrasi perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain
yang relevan dengan tugas jabatan
b. Pendidikan dan Pelatihan :
Diklat kearsipan
c. Pengalaman Kerja :

6. TUGAS POKOK
Hasil Jumlah Waktu Waktu Keb.
No Uraian Tugas Kerja Hasil Penyel. Efektif Pegawai

1 Mengadministrasi surat masuk dari OPD

luar
    Menerima surat masuk dari luar Surat 3.500 1 75.000 0,047
    Mencatat dalam buku agenda surat 3.500 2 75.000 0,093
    Menulis isi surat pada lembar disposisi lembar 3.500 2 75.000 0,093
dan menempelkannya pada surat tersebut disposisi
    Menulis isi surat pada kartu kendali, Surat 3.500 2 75.000 0,093
memberikan nomor dan menempelkannya
pada surat tersebut
Menaikkan surat tersebut kepada kegiatan 300 2 75.000 0,008
pimpinan untuk didiposisi
Mendistribusikan surat tersebut kepada kegiatan 3.500 2 75.000 0,093
sesuai isi disposisi pimpinan
2 Mengadministrasi surat keluar
    Menerima konsep surat keluar dari Surat 4.500 1 75.000 0,060
masing-masing bidang
    Menaikkan konsep surat keluar ke kegiatan 300 2 75.000 0,008
sekretaris
    Menerima konsep surat yang telah kegiatan 300 2 75.000 0,008
 ditandatangani pimpinan
    Memberi penomoran surat keluar Surat 4.500 3 75.000 0,180
    Menyiapkan dan mengirim surat keluar kegiatan 180 20 75.000 0,048
yang telah ditandatangani untuk
dikirimken TU SETDA
3 Mendokumentasikan atau mengarsip surat
masuk dan keluar sesuai klasifikasi surat
    Membagi surat masuk dan keluar; kegiatan 48 15 75.000 0,010
    Melakukan scan surat sebagai bentuk Surat 3.500 5 75.000 0,233
pengarsipan secara digital,
    Memilah-milah surat sesuai kode kegiatan 48 30 75.000 0,019
klasifikasi surat;
Memasukkan surat keluar dan masuk kegiatan 48 15 75.000 0,010
yang telah dipilah-pilah ke dalam almari
penyimpanan
4 Melaksanakan tugas lain yang diberikan
atasan sesuai bidang tugasnya
    Menerima dan melayani tamu kegiatan 12 10 75.000 0,002
Menyiapkan konsumsi rapat kegiatan 6 15 75.000 0,001
    Mencatat agenda rapat pimpinan dalam Agenda 120 2 75.000 0,003
papan agenda rapat
    Menerima telepon dan fax kegiatan 400 2 75.000 0,011
  JUMLAH = 76.530 1.020
  JUMLAH PEGAWAI 1

7. HASIL KERJA
a. Tanda terima surat keluar
b. Penomoran Surat Keluar
c. Pencatatan surat masuk pada buku agenda
d. surat masuk yang tercatat pada kartu kendali
e. Surat yang terdisposisi
f. Pendistribusian surat sesuai disposisi
g. Dokumentasi dan arsip surat
h. Laporan pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang
tugas

8. BAHAN KERJA
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Konsep Surat Keluar Pencatatan, penomoran dan
pendokumentasian
2. Surat masuk Pencatatan dan pendokumentasian
3. Disposisi atasan Dasar pelaksanaan tugas

9. PERANGKAT KERJA

No Perangkat Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Buku Agenda Mengagendakan surat

 2. Almari arsip Menyimpan arsip
3. Kartu Kendali surat masuk Mencatat surat masuk
4. ATK Pemprosesan surat masuk dan keluar
5. Mesin Scan dan Komputer Mendokumentasikan surat dan
penomoran surat online
6. SOP Prosedur pelaksanaan tugas

10. TANGGUNG JAWAB

a. Kebenaran dalam pemberian nomor surat;
b. Kebenaran mengarsipkan data sesuai kode surat
c. Keamanan surat-surat
d. Ketepatan dalam menditribusikan surat yang telah didisposisi pimpinan
e. Ketepatan pencatatan agenda rapat pimpinan
f. Keberhasilan menyelesaikan tugas seperti yang diberikan atasan

11. WEWENANG
a. Mengembalikan surat jika ada kesalahan dan kekurangan;
b. Meminta tanda bukti surat sudah di terima dari masing-masing bidang

12. KORELASI JABATAN

No Nama Jabatan Instansi Dalam Hal

1. Kasubbag Umum BKPSDM Konsultasi dan koordinasi

dan Kepegawaian
2. Kepala OPD BKPSDM Terkait pencatatan agenda rapat dan
Surat Masuk yang sudah didisposisi
3. Sekretaris BKPSDM Pengajuan asmanan surat masuk

4. Kasubbag dan BKPSDM Koordinasi terkait Pendistribusian

Kasubbid surat

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Tertutup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -
14. RESIKO BAHAYA

No Nama Resiko Penyebab

1. - -

15. SYARAT JABATAN

a. Ketrampilan Kerja : Dapat mengoperasikan komputer
b. Bakat Kerja :
(1) G (Intelegensia) : Kemampuan belajar secara umum
(2) N (Bakat : Kemampuan untuk melakukan operasi
Numerik) aritmatik secara tepat dan akurat
(3) Q (Bakat : Ketelitian, mampu menyerap perincian
Ketelitian) berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel
(4) V (Bakat Verbal) : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata
dan penggunaannya secara tepat dan efektif
c. Temperamen Kerja :
(1) D : DEPL : Kemampuan menyesuaikan diri dalam
(Dealing with berhubungan dengan orang lain lebih dari
People) hanya penerimaan dan pembuatan instruksi
(2) V : VARCH : Kemampuan menyesuaikan diri untuk
(Variety and melaksanakan berbagai tugas, sering berganti
Changing dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya
Conditions) yang "berbeda" sifatnya, tanpa kehilangan
efisiensi atau ketenangan diri
(3) R : Repcon : Kemampuan menyesuaikan diri dalam
(Repetitive and kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara
Continuous) terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan
atau kecepatan tertentu
d. Minat Kerja :
(1). Konvensional : Aktivitas yang memerlukan manipulasi data
yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan
klerikal
(2) Sosial : Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan
keterampilan berkomunikasi dengan orang lain
(3) Investigatif : Aktivitas yang memerlukan penyelidikan
observasional, simbolik dan sistematik
terhadap fenomena dan kegiatan Ilmiah
e. Upaya Fisik :
(1) Berdiri : Berada di suatu tempat dalam posisi tegak
ditempat tanpa pindah ke tempat lain
(2) Berjalan : Bergerak dengan jalan kaki
(3) Duduk : Berada dalam suatu tempat dalam posisi
 duduk biasa

(4) Berbicara : Menyatakan atau bertukar pikiran secara lisan

agar dapat dipahami
(5) Mendengar : Menggunakan telinga untuk mengetahui
adanya suara
(6) Melihat : Usaha mengetahui dengan adanya suara
f. Kondisi Fisik :
(1). Jenis Kelamin : Laki-Laki
(2). Umur : Tidak ada persyaratan khusus
(3). Tinggi Badan : Tidak ada persyaratan khusus
(4). Berat Badan : Tidak ada persyaratan khusus
(5). Postur Badan : Tidak ada persyaratan khusus
(6). Penampilan : Bersih, Rapi
g. Fungsi Pekerjaan :
(1) O1 : Berunding
(2) O6 : Berbicara memberi tanda
(3) O8 : Menerima Instruksi

16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN : Baik/Sangat Baik

17. KELAS JABATAN : 5