ANAK LAMPIRAN 1 PERATURAN KEPALA BADAN

KEPEWGAWAIAN NEGARA
NOMOR : 12 TAHUN 2011
TANGGAL : 28 JUNI 2011

FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadminitrasian Umum

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi :
Eselon III : Sekretaris
Eselon IV :
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

SEKRETARIS

SUBBAGIAN UMUM,
KEPEGAWAIAN,
KEUANGAN, DAN
KERJASAMA

PENGADMINISTRASIAN
UMUM

5. IKHTISAR JABATAN:

Melaksanakan tugas, menerima, mencatat, menyimpan surat serta

dokumen sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar
pelaksanaan tugas di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Keuangan dan
Kerjasama berjalan lancar.

6. URAIAN TUGAS

a. Menerima, mencatat, menyortir surat masuk dan surat keluar sesuai

dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan
pencarian

Tahapan :

1. Menerima dan mempelajari surat

2. Menyortir surat menurut jenis dan sifanya
3. Mencatat, mengagendakan surat

b. Memberi lembaran pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur

dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pengendalian

Tahapan :

1. Mempelajari surat masuk

2. Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar
sesuai isi surat
3. Menyampaikan surat kepada Sekretaris

c. Mengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya

sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar
memudahkan pendistribusian

Tahapan :

1. Mempelajari surat masuk/disposisi pimpinan

2. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya
3. Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi Sekretaris kepada
bidang/bagian yang dituju dan membuat tanda terima surat

d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan

yang berlaku agar tertib administrasi

Tahapan:

1. Mengumpulkan arsip-arsip/ dokumen/surat yang berhubungan

dengan pelaksanaan tugas
2. Menyiapkan map folder, otner, boks arsip dan rak arsip
3. Menyimpan arsip

e. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada

atasan sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi
dan pertanggungjawaban

Tahapan:

1. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas

2. Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan
3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh

pimpinan baik tertulis maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar
 Tahapan :
1. Mempelajari tugas
2. Menjalan tugas
3. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. BAHAN KERJA
N BAHAN KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS
O
1 Surat masuk Pelaksanaan tugas, penerimaan,
pencatatan, dan penyortiran surat
masuk dan surat keluar
2 Surat masuk dan disposisi Pengelompokan surat atau dokumen
pimpinan menurut jenis dan sifatnya
3 Surat Pendokumentasikan surat
4 Rencana dan realisasi Kegiatan Pelaporan pelaksanaan kegiatan
5 Perintah pimpinan/surat Pelaksanaan tugas lain-lain
perintah/surat tugas

8. PERANGKAT/ALAT KERJA

N PERANGKAT KERJA DIGUNAKAN UNTUK TUGAS

O
1 ATK
2 Komputer dan Printer
3 Lemari Arsip
4 Lembar Disposisi
5 Meja dan Kursi
Sarana Tulis Menulis
Mengetik dan menyimpan data
Penyimpanan dan Pengarsipan Surat-
surat
Memberikan Instruksi Kebawahan
Sarana Pendukung

9. HASIL KERJA

No Hasil Kerja Jumlah Waktu Yang

Satuan diperlukan
1 Realisasi Pelaksanaan tugas, 3 3000 menit
Penerimaan, pencatatan, dan
penyortiran surat masuk dan keluar
2 Realisasi Pemberian lembar pengantar 5 500 menit
pada surat
3 Realisasi pengelompokan surat atau 3 400 menit
dokumen menurut jenis dan sifatnya
4 Dokumen surat 300 300 menit

5 Laporan Pelaksanaan tugas 5 1000 menit

6 Tugas kedinasan lain 20 500 menit
10. TANGGUNG JAWAB :

a. Kebenaran dan keakuratan pelaksanaan tugas, penerimaan,

pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar
b. Kebenaran dan keakuratan pemberian lembar pengantar pada surat
c. Kebenaran dan keakuratan pengelompokan surat atau dokumen
menurut jenis dan sifatnya
d. Kebenaran dan keakuratan pendokumentasian surat
e. Kebenaran dan keakuratan pelaporan pelaksanaan kegiatan
f. Kebenaran dan keakuratan pelaksanaan tugas lain-lain

11. WEWENANG

a. Memberikan informasi kepada pegawai yang berkaitan dengan ini

surat yang telah diagendakan
b. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia
c. Membantu kelacaran pelaksanaan kegiatan di sub bagian umum

12. KORELASI JABATAN

N
JABATAN UNIT KERJA DALAM HAL
O
1 Sekretaris Sekretariat Konsultasi
KORPRI
2 Sub bagian Umum Sekretariat Menyampaikan
Umum, Kepegawaian, KORPRI laporan
Keuangan dan Kerjasama pelaksanaan tugas
3 Sub Bagian Olahraga, Sekretariat Koordinasi
Seni Budaya, Mental dan KORPRI
Rohani
4 Sub bagian Usaha dan Sekretariat Koordinasi
Bantuan Hukum dan KORPRI
Sosial
13.KONDISI LINGKUNGAN KERJA:

N
Aspek Faktor
o
1. Tempat kerja Di dalam ruangan, teratur, rapi
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar,aman dan nyaman
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak bergetar

14.RESIKO BAHAYA:

N
Fisik / Mental Penyebab
o
1. Mata Lelah Membaca surat dan dokumen

2. Kejenuhan Pekerjaan yang sama

15.SYARAT JABATAN:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda (II/a)

b. Pendidikan : SLTA

c. Kursus/Diklat :

1. Penjenjangan :

2. Teknis :

d. Pengalaman kerja :

e. Pengetahuan kerja : Mengetahui Pengadministrasian Dukumen

f. Keterampilan kerja :

- Menyusun dan perencanaan konsep surat

- Mengoperasikan MS Office.

g. Bakat Kerja :

1) Inteligensi : Kemampuan belajar secara umum.

2) Bakat verbal ( Verbal Aptitude ) : Kemampuan untuk
memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat dan
efektif.
3) Ketelitian (Clerical Perception) : Kemampuan menyerap
perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel.

h. Temperamen Kerja:

1. D: Kemampuan memimpin, mengambil keputusan

2. P : Kemampuan untuk berkomunikasi secara intens

3. R: Pekerjaan rutin

i. Minat Kerja :

1. 1b : Berkomunikasi dengan data

2. 5b : Kegiatan yang menghasilkan kepuasan nyata

j. Upaya Fisik :

i. Duduk
ii. Bekerja dengan jari
iii. Berbicara
iv. Mendengar

k. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : Laki-Laki/Perempuan

 2. Umur : Relatif

3. Tinggi badan : Ideal

4. Berat badan : Ideal

5. Postur badan : Ideal

6. Penampilan : Rapi dan Sopan

l. Fungsi Pekerjaan :

i. O8 : Menerima Intruksi
ii. D2 : Menganalisis Data
iii. D3 : Menyusun Data
iv. O8 : Menasehati

16.PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

No Hasil Kerja Jumlah Waktu Yang

Satuan diperlukan
1 Realisasi Pelaksanaan tugas, 3 3000 menit
Penerimaan, pencatatan, dan
penyortiran surat masuk dan keluar
2 Realisasi Pemberian lembar pengantar 5 500 menit
pada surat
3 Realisasi pengelompokan surat atau 3 400 menit
dokumen menurut jenis dan sifatnya
4 Dokumen surat 300 300 menit

5 Laporan Pelaksanaan tugas 5 1000 menit

6 Tugas kedinasan lain 20 500 menit

17. BUTIR INFORMASI LAIN :

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

Lubuk Pakam, 26 Juli 2017

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(Drs.H.IDRIS, M.Pd) (.................................)

NIP. 19610621 198012 1 004 NIP.