STANDAR OPERATION

PROCEDURE
PT. SUMBER MITRA JAYA
Document No : SMJ (C)-H-HR-O-01
Revision : 1
Page No : 1 of 2
Issue date : 02/01/2013
HRD-GA Our Values

RECRUITMENT
I. Ruang Lingkup :

Proses recruitment untuk seluruh level tenaga kerja local untuk semua bisnis unit baik
untuk status PKWT maupun PKWTT sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk tenaga
kerja

II. Maksud dan Tujuan :

Sebagai pedoman dan ketentuan dalam pelaksanaan proses penerimaan tenaga kerja PT.
Sumber Mitra Jaya, serta dalam rangka mewujudkan tertib administrasi penerimaan
tenaga kerja dan untuk mendapatkan tenaga kerja yang mempunyai ketrampilan dan
keahlian sesuai persyaratan Perusahaan seusai dengan kebutuhan organisasi

III. Ketentuan-ketentuan :

1. Calon karyawan harus melalui tahap-tahapan yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.
2. Seorang calon karyawan dapat dinyatakan lulus, jika hasil testnya baik dan hasil
interview yang dilakukan oleh pejabat terkait dinyatakan dapat diterima memenuhi
minimum persyaratan perusahaan.
3. Bagi calon direkomendasikan dapat diterima secara sepakat, langsung dibuat
perjanjian/ agreement letter antara karyawan baru dengan perusahaan, yang
diantaranya memuat periode masa percobaan.
4. Calon karyawan pada hari pertama sebaiknya diperkenalkan kepada semua
anggota department yang bersangkutan, dilengkapi dengan ID card.
5. Pihak HRD-GA akan segera memproses ketentuan administrasi dengan pihak-pihak
terkait, setelah karyawan tersebut telah menyelesaikan masa percobaannya
6. Selama Masa percobaan dapat juga digunakan sebagai masa orientasi yang
 bertujuan untuk proses familiarisasi pada perusahaan

IV. KetentuanPemberlakuan
1. Setiap akhir tahun anggaran masing-masing divisi/departemen diminta melakukan
identifikasi, analisa dan perencanaan kebutuhan tenaga kerja baru untuk tahun
berikutnya sesuai anggaran dan kebutuhan yang telah ditetapkan Perusahaan ( Form
Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja ) – RKTK no ...... yang ditandatangani dan disetujui
oleh Head Dept dan BOD

2. Dalam pelaksanaan rekrutment setiap Dept Head harus mengajukan dengan

melengkapi Formulir Permintaan Tenaga Kerja Baru (PTKB) No ........ yang
ditandatangani oleh Dept Head dan GM HRD

3. HRD-GA Dept melalui bagian recruitment akan melakukan proses pencarian calon
tenaga kerja yang diminta melalui :

 Sumber Internal: seperti mutasi, rotasi dan promosi internal.

 Data Bank Pelamar dan informasi internal tenaga kerja.
 Penerimaan langsung dari Perguruan Tinggi/Sekolah.
 PameranKerja/Job Fair.
 Media iklan dari berbagai mass media, koran, internet dll.
 Agen penyalur/outsourcing atau konsultan tenaga kerja.

Proses rekrutment ini dibuat oleh Recruitment Manager dicek oleh GM HRD-GA dan
disetujui oleh BOD

4. Hasil dari pencarian calon tenaga kerja dicatat dan disimpan dalam database
rekrutment oleh admin rekrutment dan dikontrol oleh Manager Recruitment dalam
bentuk ”softcopy” atau ”hardcopy”

5. Pengecekan keabsahan dan kelengkapan dokumen dilakukan oleh team recruitment

HRD-GA sebelum dipanggil dan pada saat wawancara. Dokumen yang diperiksa
adalah : lamaran kerja, CV, KTP, KK, SKCK dan SIMPER (khusus operator), ijazah,
pengalaman kerja, pas photo, sertifikat-sertifikat.

6. Pemanggilan calon karyawan dilakukan oleh admin rekrutment melalui telephone atau
email

7. Proses wawancara calon tenaga kerja dilakukan oleh:

 UntukLevel operator dan non-staff ( Supervisor Dept terkait dan Supervisor

 Rekrutment )
 UntukLevel staff-Foreman ( Superitendent/Manager Dept terkait dan
Supervisor/Superitendent/Manager Rekrutment )
 UntukLevel Supervisor-Superitendent ( Manager DeptTerkaitdan Manager
HRD )
 Untuk Level Manager ( GM Dept terkait dan GM HRD )
 Untuk Level GM ( BOD dan GM HRD )

8. Khusus untuk calon tenaga kerja level non staff-keatas, hasil wawancara dituangkan
dalam form Interview Assesment ( form no .................. )

9. Khusus untuk calon tenaga kerja operator akan dilakukan “Ground Test” menggunakan
surat pengantar ( surat no ............... )

9.1 Peserta Ground Test tersebut akan menjalani rangkaian test seperti penilaian
atas penggunaan APD, Safety Belt, APAR; penilaian atas pelaksanaan P2H,
pengetahuan dan pemahaman tentang mesin; penilaian atas fungsi kendali,
kopling, gigi transmisi, pengendalian unit pada saat jalan licin, kemampuan
manuver disposal, teknik penguasaan rem diturunan, kepatuhan terhadap
kecepatan yang diijinkan, fokus pada saat melintas dipersimpangan,
mematikan mesin setelah operasi dan laporan akhir operasi
9.2 Selama menjalani Ground Test, semua calon tenaga kerja baru tersebut
akan dinilai oleh Team Penilai Ground Test yang terdiri dari unsur-unsur
departemen: Trainer, Produksi, Safety, R/M A2B dan DT, dan HRGA. Hasil
penilaian Team Penilai Ground Test merupakan syarat pokok apakah calon
tenaga kerja baru tersebut dapat diterima/tidak dapat diterima bekerja di PT.
Sumber Mitra Jaya Site menggunakan form ”Ground Test Assesment” ( form
no ............ )

10. Proses medical check up dan psikotest ( khusus untuk level staff – keatas ) dilakukan
setelah dinyatakan lulus wawancara dan “Ground Test” menggunakan surat pengantar
MCU ( no surat ........... ) dan surat pengantar Psikotest ( no surat ............ )

11. Setelah menerima semua persyaratan calon tenaga kerja baru tersebut terpenuhi maka
HRD Kantor Pusat segera memproses administrasi dan mengusulkannya kepada
Direksi/Pimpinan Perusahaan untuk disetujui dan diterima menjadi tenaga kerja PT.
Sumber Mitra Jaya, dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan
Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).

12. Sebelum diberikan atau ditandatanganinya Perjanjian Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
(PKWT) maka kepada calon tenaga kerja baru tersebut diminta menyerahkan
dokumen-dokumen di bawah ini kepada bagian HRD Site dan atau HRD Pusat,
meliputi:

 Asli IjasahPendidikanTerakhir.
 Copy KTP
  Copy Kartu Keluarga (jika sudah berkeluarga)
 Copy Akte Kelahiran Anak (jika ada anak)
 Copy Kartu Astek (jika ada)
 Copy SuratNikah/SuratCerai (jikaada)
 Copy Sertifikat Training yang pernahdiikuti (jikaada)
 Copy SuratReferensilainnya
 Surat Pengalaman Kerja (bila ada).
 Surat Pernyataan Tenaga kerja.

13. Seluruh tenaga kerja baru untuk “Site” akan diikutkan program Pembinaan mental dan
fisik( BINTALSIK ). Program ini merupakan program kondisional sesuai dengan
keputusan Direksi

14. Laporan personal data :

13.1 Khusus untuk level operator akan langsung dibuatkan form personal data yang
diberikan kepada Dept Finance/Payroll sebagai dasar absensi dan gaji oleh admin
HRD
13.2 Khusus untuk level staff-keatas dibuatkan summary personal data setiap bulan
tanggal 25 paling lambat dan diserahkan kepada Dept Finance/Payroll

15. Proses penerimaan tenaga kerja baru yang menyimpang dari ketentuan dan prosedur
tersebut di atas, harus mendapatkan persetujuan Direksi

GolonganTenagakerja Lokasi DiusulkanOleh Diperiksa/ PersetujuanAkhir

Kantor Diketahui
Non Staff - Staff Site User Site HRGA Site/ PM HRD Pusat/ Direktur
(Checker, Driver,
Operator, Fuelman,
Dumpman, Helper
Mekanik, Mekanik)
Foreman Site User Site HRGA Site/ PM HRD Pusat/ Direktur

Non Staff – Staff Pusat User Pusat HRD Pusat/ Direktur/ WakilDirut
GM Pusat
Supervisor – Site/ User Pusat HRD Pusat/ Direktur/ WakilDirut
Superintendent Pusat GM Pusat

Manager – Keatas Site/ User Site/ HRD Pusat/ WakilDirut/ Dirut

Pusat Pusat GM Pusat
V. Flowchart :

Departemen mengajukan permintaan

tenaga kerja menggunakan Form yang
telah disediakan HRD-GA

Dibuat surat pengantar MCU

HRD-GA Melakukan pencarian
tenaga kerja (External Souces dan
Internal Sources)

Calon tenaga kerja menandatangani

HRD-GA melakukanseleksi candidate surat pernyataan hasil MCU dan
dan Pemanggilan Disiplin

Calon tenaga kerja menandatangani

HRD-GA melakukanVerifikasi PKWT dan Induksi
dokumen Asli dan Copyan

HRD-GA melakukan Interview dan Pelak.Bintalsik

jika sudah ok dibuat surat pengantar
Ground Test.

Dilakukan pelaksanann Ground Test

olehTrainner yang sudah di tunjuk MasaOrientasi
oleh Pimpinan Dept.

Penempatan

SELESAI
VI. Dokumen :

1. Form Permintaan Tenaga Kerja

2. Form Interview
3. Surat Pengantar Ground Test
4. Surat Pengantar MCU
5. Surat PernyataanDisiplin
6. Surat Pernyataan MCU dan Psikotest

Dibuat oleh; Diketahui Oleh; Disetujui Oleh;

Hermawan Achmad Fauzan Sumitra

HR-OPRS Manager GM HR Corp HR DIrector