No Dokumen  

Mulai Beraku  
Revisi  
STANDARD OPERARTING PROCEDURE Tanggal revisi  
PEMBERIAN NIK Halaman  

I. TUJUAN.
1. Setiap Karyawan Master Group harus mempunyai NIK
2. NIK sebagai dasar pengelolaan administrasi karyawan / Master Data

II. SASARAN

Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawana di Personalia.

III. PENANGGUNG JAWAB

Departement Sumber Daya Manusia (HR) bertanggung jawab mencatat karyawan baru
dan memberikan NIK.

IV. URUTAN KERJA

1. Department HR akan memberikan NIK segera setelah calon karyawan diterima
sebagai karyawan.
2. NIK dan data-data karyawan diInformasikan kepada bagian penggajian untuk
diproses dan merupakan dasar pengelolaan administrasi keryawan tersebut pada
bagian penggajian.

V. SISTEM PENOMORAN
Untuk memudahkan dan kelancaran administrasi, NIK diatur sebagai berikut :
 NIK terdiri atas 10 digit yang terdiri atas angka-angka.
( contoh; 2004121001 )
 Pengaturan digit tersebut sebagai berikut:
 Empat angka pada digit pertama – untuk tahun masuk.
 Dua angka pada digit kelima dan keenam – untuk bulan lolos training / Masa
Percobaan .
 Satu angka pada digit ketujuh – untuk posisi / jabatan (Contoh). 1 –
Posisi GM 2 – Posisi Manager
3 – Posisi Supervisor 4 – Posisi Pelaksana

Tiga angka pada digit kedelapan, kesembilan dan kesepuluh – untuk nomor urut
masuk pada tahun itu.
 PEMBUATAN BADGE KARYAWAN

I. TUJUAN.
1. Bukti Pengakuan perusahaan atas keberadaan karyawan.
2. Memudahkan mengenal identitas dan status karyawan.

SASARAN

Badge sebagai identitas diri karyawan wajib dipakai saat jam kerja/ berada dalam
lingkungan perusahaan.

PENANGGUNG JAWAB
1. Department HR bertanggung jawab atas pembuatan badge karyawan, baik bagi
karyawan baru maupun lama atas permintaan dari setiap bagian melalui kepala
Departemennya.
2. Karyawan yang bersangkutan bertanggung-jawab atas keamanan badge dan
memakainya pada saat jam kerja dan atau berada dalam lingkungan perusahaan.

II. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

Surat permohonan pembuatan badge dari kepala Departemen karyawan yang

bersangkutan.

III. KELUARAN YANG DIHASILKAN

Badge karyawan dibedakan berdasarkan:

1. Departemen.
2. Karyawan Trainee (Masa Percobaan)

IV. URUTAN KERJA (PROSES)

1. Pembuatan Badge Karyawan Baru.

 Department HR membuat badge untuk diberikan dan dipakai oleh karyawan baru.
Pembuatan ini atas permintaan dari setiap bagian dan ditandatangani oleh Kepala
Departemennya.

2. Penggantian Badge.

- Penggantian badge hanya boleh dilakukan karena hal-hal sebagai berikut:

a. Hilang.
b. Rusak (dengan menunjukkan bukti)
c. Mutasi antar depatemen
d. Lulus Masa Percobaan.

- Dalam hal penggantian badge tersebut, yang bersangkutan harus mengisi

formulir yang telah disediakan oleh Sub Department HR, dan harus
ditandatangani oleh kepala Depatemen yang bersangkutan.

- Khusus untuk penggantian Badge karena hilang, yang bersangkutan

dikenakan denda Rp.5000,- (Lima Ribu Rupiah), Potong Gaji.

- Selama dalam proses pembuatan badge, yang bersangkutan akan diberikan

Badge sementara.

FORMULIR YANG DIGUNAKAN

3. Formulir Permintaan Badge (Terlampir)
4. Contoh Bentuk dan Ukuran Badge.
 FORMULIR PERMINTAAN BADGE

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :

Nomor Induk Karyawan :

Jabatan :

Tanggall Masuk :

Status Karyawan : Tetap / Kontrak /

Departemen / Divisi :
Dengan ini mohon dapat dibuatkan Badge, karena Badge yang lama :

- Hilang : Bayar sebesar Rp. 5.000,- (potong gaji)

- Lulus Masa Percobaan : Ada Bukti
- Mutasi / Promosi : Ada Bukti (Surat Mutasi / Promosi)
- Rusak : Seluruhnya / Gantungan / Plastik (ada bukti)

Demikian untuk menjadikan periksa. Atas kerja-samanya yang baik diucapkan teima
kasih.

Purwokerto,
Mengetahui

Pemohon Atasan Langsung

NB: Badge hilang / rusak seluruhnya harus melampirkan pas photo berwarna (untuk
karyawan tetap) ukuran 3 x 4cm sebanyak 1 lembar dan dibelakang photo harus
ditulis Nama dan NIK.
Mohon diisi sesuai dengan data yang sebenarnya.
 TAHAPAN PERMINTAAN BADGE

SELEKSI

Pelamar Menerima

Surat Perjanjian Kerja

NIK
Penempatan

Badge
 DOKUMENTASI

I. Dokumen Pribadi
1. Surat Lamaran Kerja
2. Curriculum Vitae
3. Foto copy Akte Kelahiran
4. Foto copy Kartu Keluarga
5. Foto copy Surat Pengalaman Kerja
6. Foto Copy KTP
7. Foto copy SIM (untuk driver)
8. Foto copy Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian.
9. Pas Photo Terakhir
10. Foto copy Ijazah Terakhir
11. Ijazah Asli terakhir
- Untuk Driver, Salesman, Sales Supervisor, Kasir, baru dapat diambil/
dikembalikan jika terjadi pemutusan hubungan kerja dan hak/
kewajiban masing-masing pihak telah dipenuhi.
- Untuk pelaksana, baru dapat diambil/ dikembalikan jika yang
bersangkutan telah lolos training dan atau terjadi pemutusan hubungan
kerja.
12. Surat ijin bekerja dari suami bagi karyawati yang sudah nikah.
13. Surat ijin bekerja dari orang tua bagi tenaga kerja yang belum mencapai
usia 17 (tujuh belas) tahun.

II. Dokumen Kesehatan

Dokumen yang dibuat oleh Dokter Perusahaan atau yang ditunjuk untuk itu pada
saat test fisik / kesehatan.

III. Surat Perjanjian

Calon karyawan yang dinyatakan dapat diterima akan diproses dengan diterbitkan
Surat Perjanjian Kerja yang intinya berisi hal-hal sebagai berikut:
  Posisi / Jabatan
 Upah
 Tanggal penerimaan
 Hak dan Kewajiban

Surat Perjanjian Kerja disiapkan oleh Sub Depatment Human Resources dan
ditandatangani oleh :
Karyawan Kontrak Karyawan Tetap
Di bawah Supervisor Recr.& Adm. Supervisor Human Resources Manager
Supervisor Human Resource Manager Director
Manager Director Director
Senior Manager Director President Director
Director - Chairman

Dokumen tersebut diatas harus disimpan sebagai arsip sejak karyawan baru
bergabung dengan ketentuan:
1. Dokumen untuk manager Kebawah disimpan oleh Human Resources Manager
2. Dokumen untuk Manager dan Keatas disimpan oleh Director
FORM TANDA TERIMA IJAZAH

TANDA TERIMA

Telah terima dari Saudara/ i:

Nama : …………………………………………………

Jabatan : …………………………………………………

Berupa 1 (Satu) lembar STTB / Ijazah asli atas nama …………………………………..

dikeluarkan oleh …………………………… Nomor STTB / Ijazah …………………………

Dokumen tersebut diserahkan kepada Bogor Raya sebagai jaminan, dan akan diserahkan
kembali kepada yang bersangkutan apabila telah berhenti atau diberhentikan oleh Bogor
Raya dan yang bersangkutan tidak mempunyai tanggungan atau kewajiban-kewajiban
lain.
Bogor Raya akan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan/ penyimpanan dokumen
yang diberikan dan menanggung jika terjadi kerusakan/ kehilangan terkecuali yang
disebabkan oleh adanya Force Majeur.

Purwokerto,………………………………

Penerima, Yang Menyerahkan

 LAPORAN DATA KARYAWAN

I. TUJUAN

Akurasi data sesuai dengan perkembangan/ perubahan.

II. SASARAN

Mendukung kegiatan operasional dalam memenuhi kebutuhan data karyawan

secara Akurat, Komplit dan Tepat Waktu.

III. PENANGGUNG JAWAB

1. HRD Department (melalui sub. Dept. Employment/ Payroll ) bertanggung-jawab

atas pemeliharaan akurasi pencatatan/ pelaporan data karyawan.
2. Sub. Dept. Employment/ Payroll bertanggung-jawab melaporkan posisi
perubahan/ keadaan tenaga kerja setiap bulan.
3. Relator HRD Department bertanggung-jawab memberikan masukan dan koreksi
bila terdapat kekeliruan dalam Laporan bulanan yang difeedbackkan oleh HRD
Department.

IV. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

Laporan data karyawan dan perubahan-perubahannya.

V. KELUARAN YANG DIHASILKAN

1. Laporan data karyawan dikelompokkan sesuai dengan Departemen.
2. Rekapitulasi profile data karyawan.
3. Daftar penambahan dan pengurangan karyawan.

VI. KRITERIA KARYAWAN YANG DILAPORKAN

1. Karyawan Tetap dengan status Bulanan.
2. Karyawan Tetap dengan status Mingguan.
3. Karyawan untuk jangka Waktu Tertentu (Karyawan training/ percobaan)
VII. Jenis Form Pelaporan Data
1. Form Daftar Karyawan dikelompokkan menurut Departemen.
2. Form Daftar Karyawan Tambahan.
3. Form Daftar Pengurangan Karyawan.

VIII. URUTAN KERJA (PROSES)

a. Pelaporan Data dilakukan tiap bulan dan diserahkan selambat-lambatnya

tanggal 5 bulan berikutnya.
b. Data tersebut disiapkan oleh Sub. Dept. Employment / Payroll.
c. HRD Department c.q Personnel Manager akan mengirimkan data per
Department ke masing-masing manajernya sebagai bahan informasi.
 IJIN PADA JAM KERJA

I. TUJUAN.

Untuk menjaga disiplin kerja, tata tertib dan keselamatan karyawan.

II. SASARAN

1. Tertib Hukum

2. Tertib Administrasi.

III. KEBIJAKAN UMUM

1. Karyawan yang karena alasan-alasan tertentu (mendasar) sehingga harus

meninggalkan pekerjaan sebelum waktu yang telah ditetapkan baik akan
kembali bekerja atau tidak pada hari kerja tersebut, wajib memberitahukan
kepada Atasannya / Kepala Departemennya.

2. Atas pertimbangan Atasa / Kepala Departemennya yang bersangkutan ijin pada

jam kerja dapat diberikan.

IV. PENANGGUNG JAWAB

1. Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan bertanggung jawab

memberikan pertimbangan dan mengeluarkan Surat Ijin.

2. Security bertanggung jawab memeriksa Surat Ijin yang diberikan sebelum

karyawan yang bersangkutan meninggalkan lokasi kerja.

V. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN

Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan.

VI. KELUARAN YANG DIHASILKAN

Form Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan yang telah ditandatangani oleh Atasan/
Kepala Departemen yang bersangkutan.
VII. URUTAN KERJA (PROSES)

1. Karyawan yang pada hari kerja dan atau jam kerja yang akan keluar lokasi kerja karena
keperluan tertentu, mengajukan permohonan ijin kepada Atasan / Kepala Departemen yang
bersangkutan.

2. Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan mempertimbangkan dan memutuskan

pemberian ijin.

3. Karyawan yang telah mendapat ijin dapat meninggalkan lokasi kerja dengan melapor pada
HRD dengan menyerahkan Surat Ijin yang sudah ditandatangani oleh Atasan / Kepala
Departemen yang bersangkutan.

4. Menyerahkan Form Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan yang telah ditandatangani oleh
Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan dan HRD ke Security.

5. Security mencatat dan membuat rekap setiap bulan dan melaporkan ke HRD.

Karyawan Atasan/Kepala Bogor Raya HRD Security

Departemen

Isi Form Surat Persetujuandisetujui Tanda Catat

Ijin tangan buat
Meninggalkan dikolom laporan
Pekerjaan mengetahui

Kembali ke ditola
tempat kerja k Hasil Rekapan
Ijin

Prepared By : Approved By:

BAYU ARISTIANTO WISNU FRISKIAN ADHI

Operational Manager/HRD Direktur