Pengurusan surat masuk dan keluar

dosen pengampu : pak waluyo

Disusun Oleh :
Meliyana Suprapti
Nurkhofifah
Razuman Imam Rizaldi
Lubay Ubaidillah Sebastian
 Pengurusan surat

Pengurusan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang
meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemprosesan
lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan :
1. Buku agenda dan buku ekspedisi
2. Kartu kendali dan lembar pengantar
DALAM KEARSIPAN, BERDASARKAN SIFAT, SURAT
DINAS DIBEDAKAN :

SURAT
PENTING
SURAT
TERBUKA
SURAT DINAS
SURAT BIASA

SURAT
TERTUTUP
 langkah-langkah pengurusan surat

SURAT MASUK SURAT KELUAR

1. Penerimaan 1. Konsep Surat
2. Penyortiran 2. Pengetikan
3. Pembukaan 3. Penandatanganan
4. Pencatatan 4. Pencatatan
5. Pengarahan 5. pengiriman
 Sistem pencatatan surat
POLA LAMA

BUKU AGENDA
BUKU EKPEDISI

Pencatatan surat
POLA BARU

BUKU KENDALI
BUKU AGENDA

Buku agenda surat masuk dan keluar adalah catatan yang digunakan
untuk mencatat informasi tentang surat yang masuk dan keluar dari
suatu tempat atau organisasi. Biasanya, buku agenda ini mencatat tanggal
surat diterima atau dikirim, nomor surat, pengirim/penerima, judul atau
ringkasan isi surat, serta informasi penting lainnya terkait surat tersebut.

KELEMAHANNYA:
1. Surat dari pengirim yang sama letaknya terpisah-pisah
2. Pencatatan surat secara kronologis
3. Menemukan surat relatif lama
4. Sukar mengetahui hubungan surat-surat satu sama lain
5. Berfungsi sebagai buku statistik
SURAT MASUK

.................................................................................................

.................................................................................................

NO Tanggal Tanggal Nomor pengirim Isi ringkas/hal Indeks/ keterangan

diterima surat surat kode
# Buku ekpedisi

Buku ekspedisi adalah catatan yang berisi detail tentang perjalanan atau
pengiriman barang. Ini mencakup informasi seperti tanggal pengiriman, jenis
barang, jumlah, asal tujuan, biaya, dan tanda terima. Buku ini membantu dalam
melacak dan mencatat aktivitas pengiriman untuk tujuan administratif dan
akuntansi.

# Kartu kendali
Berguna untuk mencatat surat penting masuk dan keluar
Keuntungannya :
1. Dapat menelusuri lokasi surat
2. Sebagai alat pengendali
3. Sebagai alat pengantar/ekspedisi
4. Sebagai pengganti arsip selama arsip masih aktif di unit pengolah
 THANK YOU !!!!!!!!!!

SEKIAN PRESENTASI DARI KAMI

JIKA ADA KESALAHAN MOHON DIBICARAKAN BAIK-BAIK,
BUKAN MALAH PERGI MENCARI YANG LEBIH BAIK