Assalamualaikum

Warahmatullahi Wabarakatuh 

KELOMPOK 7 :

1. Alfina Luqi Andriani (08)

2. Antik Dwi Mukti (17)

3. Bibit Anggi Lestari (26)

4. Devita Eka Putri (35)
SISTEM PENCATATAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
1. Pengertian surat yang diambil dari buku yang ditulis Moekijat (1995 : 42)
 Menurut J. Wajong
Surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang
yang tidak hadir.
 Menurut S. Hidajat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau
berita atau sesuatu yang hendak orang tanyakan, beritakan, atau tanyakan pada
orang lain.
2 .Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
a.Surat masuk
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/ perusahaan /
bagian dalam suatu instansi / perusahaan yang berasal dari instansi/ perusahaan
lain.
b. Surat keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/ perusahaan kepada
perusahaan / instansi lain.
 Sistem Pencatatan

Buku Agenda
Prosedur pengurusan surat Prosedur pengurusan surat
masuk keluar

Buku Kendali
Prosedur pengurusan surat Prosedur pengurusan surat
masuk keluar
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR

Prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah

pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan
berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur,
dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi
intansi tersebut.
 Prosedur Pengurusan Surat Masuk
1. Prosedur pengurusan surat masuk pada buku agenda yang baik
hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
 Penerimaan
 Penyortiran
 Pencatatan
 Pengarahan Surat
 Penyampaian surat
 Penyimpanan Surat
2. Sedangkan prosedur pengurusan surat masuk pada buku kendali dibagi
menjadi 3, yaitu :
A. Prosedur pengurusan surat masuk Penting
 Penerimaan
 Pencatatan
 Pengarahan dan Pengendalian Surat
 Penyampaian surat ke unit pengolah
 Penyimpanan atau penataan arsip
B. Prosedur pengurusan surat masuk Biasa
1. Dalam penanganan surat masuk biasa, tidak perlu dicatat dalam
kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa.
2. Tidak perlu disampaikan dalam waktu cepat, bisa 1 sampai 2 hari.
3. Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit
pengolah saja.
C. Prosedur pengurusan surat masuk Rahasia
 Dalam penanganan surat masuk rahasia, hanya pimpinan yang dapat
membaca surat, kalau ada yang membaca itu hanya orang orang
pilihan yang ditunjuk oleh pimpinannya.
 Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau
masih bersampul
 Prosedur Pengurusan Surat Keluar
A. Prosedur pengurusan surat
keluar sistem buku agenda
Pembuatan Konsep
Persetujuan Konsep
Pencatatan Surat
PengetiKonsep Surat
Pemeriksaan Pengetikan
Penandatanganan Surat
Pemberian Cap Dinas
Melipat Surat
Penyampulan Surat
Pengiriman Surat
Penyimpanan Surat
B. Prosedur Pengurusan surat
keluar sistem buku kendali
Unit pengolah
Pencatatan surat
Pengarahan surat
Penataan arsip
Pengiriman surat
Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti
menangani surat masuk biasa, yaitu menggunakan lembar
pengantar surat biasa
1. Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2)
diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan
kepada ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1 diserahkan
kepada penata arsip dan lembar pengantar 2 kepada unit
pengolah.Penanganan surat keluar rahasia yaitu menggunakan
lembar pengantar surat rahasia
2. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh
seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut
tembusannya.
 TERIMA KASIH
Wassalamualaikum
Warahmatullahi
Wabarakatuh 