BAB I

PENDAHULUAN

1.1 . Latar Belakang Penelitian

       Dalam sebuah organisasi khususnya dunia perkantoran, surat

merupakan hal pokok yang menjadi alat yang menghubungkan suatu
perusahaan untuk menjalin komunikasi antar dua pihak secara tidak
langsung. Fungsinya sebagai sarana pemberitahuan, alat bukti tertulis, alat
pengingat, dan pedoman kerja. Kegiatan persuratan pada suatu organisasi
atau instansi adalah hal yang penting karena dapat menunjang
berkembangnya organisasi atau instansi dari sisi administrasi. Kantor tanpa
adanya surat, baik surat masuk maupun surat keluar artinya tidak ada
aktivitas yang dapat dilakukan. Surat yang diterima oleh perusahaan baik
yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima melalui kurir
(pengiriman surat) disebut surat masuk, sedangkan surat yang dikeluarkan
perusahaan dan dikirim kepada pihak lain disebut surat keluar. Dengan
adanya surat kini memudahkan proses transaksi pembelian dan penjualan
dari berbagai pihak, dengan demikian keberadaan surat akan menjadi alat
komunikasi tertulis yang akan tetap dipergunakan pada perusahaan baik
pemerintahan maupun swasta.
       Pada hakekatnya penanganan surat khususnya surat masuk harus
ditangani oleh orang yang professional dibidangnya demi kelancaran aliran
surat-surat baik surat masuk maupun surat keluar dalam suatu instansi. Surat
menyurat merupakan media komunikasi yang penting dalam pengambilan
keputusan terhadap pencapaian tujuan organisasi. Disamping itu, prosedur
penanganannya harus berdasarkan SOP (standar operational prosedur) yang
ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada umumnya Perusahaan
dalam penanganan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan
prosedur–prosedur kerja manual yang cukup memakan waktu dan tenaga.
Sehingga masih sering timbul permasalahan yang menyebabkan data sulit
untuk dikelola dengan baik.

1
        Oleh karena itu, untuk memudahkan penanganan surat masuk dan surat
keluar diperlukan adanya sistem yang terarah untuk mendukung pekerjaan
yang efektif. Disamping itu, sebaiknya semua penerimaan surat
masuk  ditangani oleh satu unit yaitu unit kearsipan. Hal tersebut biasa
disebut sebagai kebijakan satu pintu, kebijakan semacam ini bukan hanya
sekedar memudahkan pengelolaan tetapi juga memudahkan dalam hal
penanganan surat masuk, yang suatu waktu dibutuhkan oleh bidang lain.
Prosedur penanganan surat masuk yang meliputi: pengelompokan surat,
membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan, dan pendistribusian surat.
Sedangkan untuk surat keluar meliputi: pembuatan konsep, persetujuan
konsep, pengertian surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman
surat.
       
1.2 . Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas maka ditetapkan
rumusan masalah sebagai berikut :
1.  Bagaimana prosedur penanganan surat masuk pada bagian administrasi di
Suatu Perusahaan?
2.  Apa kendala-kendala yang dihadapi Perusahaan dalam penanganan surat
masuk dan surat keluar ?

1.3. Tujuan
Penelitian ini bertujuan untuk :
1.  Untuk mengetahui dan memberikan gambaran tentang prosedur penanganan
surat masuk dan surat keluar
2.  Untuk mengindetifikasi kendala-kendala yang dihadapi dalam penanganan
surat masuk dan surat keluar

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Beberapa Pengertian
2.1.1.  Pengertian Prosedur
       Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu
dapat dilakukan secara seragam. Pada akhirnya prosedur akan menjadi
pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang
harus dilakukan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Menurut Lilis
Puspita dan Sri Dewi Anggadini (2011: 23) mengatakan sebagai berikut:
       “Serangkaian langkah atau kegiatan klerikal yang tersusun secara
sistematis berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikuti untuk
dapat menyelesaikan suatu permasalahan”.
       Menurut Mulyadi (2010: 5) mengemukakan bahwa:
       “Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang”.
       Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli mengenai prosedur, maka
penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah urutan dari
serangkain kegiatan yang akan dilaksanakan yang melibatkan beberapa
orang dalam departemen dalam transaksi perusahaan yang terjadi   secara
berulang.
  
2.  Pengertian Penanganan Surat
       Penanganan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai
dengan penerimaan surat masuk, kemudian penyelesaiannya sampai surat
tersebut disimpan.
3.  Pengertian Surat
       Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang
bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu

3
 langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya
komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.
       Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi
dari individu ke individu, dari instansi ke instansi, ataupun dari lembaga ke
lembaga.

4.  Surat Masuk
Menurut  Wursanto (2006: 108) mengatakan bahwa:
       “Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir
dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi)”.

5.    Surat Keluar
Menurut Wursanto (2006:144) mengemukakan bahwa:
       “surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,
berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang
dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim
kepada instansi, kantor atau lembaga lain”.

2.2  Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

2.2.1 Penanganan Surat Masuk
Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak
penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut
tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali
1.      Penanganan surat masuk sistem buku agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-
surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan
surat disebut agendaris.

4
 Buku agenda ada 3 macam;
1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan
pada tiap halaman
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di
sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya
disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar
surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut
ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor
urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan
dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus
untuk membuat konsep surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang
telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang
bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum
ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk
setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari
buku agenda tersebut

5
6
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai
berikut:
a)        Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis
(receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya
dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai
penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk
suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh
petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali
menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima.
Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat,
maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir.
Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di
bagian tata usaha atau bagian administrasi.
b)        Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada
alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus
diproses lebih lanjut.
c)       Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia,
petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh
pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui

7
volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga
memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah
ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel
agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas
memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar
disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan
atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
d)        Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat
dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus
memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari
pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat
yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan
tersebut.
e)       Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka
surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang
ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang
yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan
suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk,
maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku
ekspedisi intern.

8
 Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.
Contoh:
f)       Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah,
sistem tanggal, atau sistem nomor

2.2.2 Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor
kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang
diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin
mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat
pemberitahuan, surat edaran.
1.      Penanganan surat keluar sistem buku agenda
1. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum
menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin
tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara
tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini
karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik
sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh

9
 komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah
mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer.
Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama
dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan
menggunakan komputer.
Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat
dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat,
dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya,
sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani
kegiatan administrasi persuratan;
2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian
tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1)      Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk
surat rahasia.
 Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
 Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris.
 Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2)      Orang yang ditunjuk (Konseptor)
 Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk
membuat konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep
ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan
dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta
jelas dalam pertanggungjawabannya.

10
1. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut
harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah
memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki
atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan,
maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.
1. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi
atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari
agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di
kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada
materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.
1. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk
diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang
akan digunakan.
1. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau
dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun
hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti,
karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus
memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan
konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil
pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.
1. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang
berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
1. Pemberian Cap Dinas

11
 Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi
cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap
dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas
dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari
tanda tangan tersebut.
1. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan
dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan
dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat
surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
1. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang
telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut.
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap
dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.
4. Perangko secukupnya.
1. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan
dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar.
Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:
1. jenis surat;
2. informasi yang tercantum dalam surat;
3. tujuan/alamat surat;
4. volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.
1)      Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar

12
 langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang
yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat
sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.
2)      Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke
petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta
cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya
dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja
dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.
3)      Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan
sebagainya).
4)      Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4
“Mengelola dan Mengirim E-Mail”).
1. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan
atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek,
sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
Catatan:
1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat
yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.
2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat
edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani
kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi
atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

13
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan masalah yang

dikemukakan penulis dalam BAB II, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut:
 Penanganan surat dalah semua kegiatan yang dilakukan sejak
penerimaan surat masuk maupun keluar, pengelolahan/penyelesaian
hingga surat tersebut tersimpan.
 Prosedur penanganan surat masuk dan keluar penting dilakukan
untuk menangani surat masuk dan surat masuk yang ada pada
perusahaan
 Pengurusan surat tidak hanya melibatkan proses surat masuk tetapi
juga menangani surat keluar
 Dalam membuat surat keluar yang ditujukan kepada pihak lain harus
menggunakan konsep surat dalam pembuatannya
 Konsep surat memudahkan dalam pembuatan surat dan menjadikan
proses persuratan lebih mudah dan efektif
 Surat keluar memerlukan persetujuan pimpinan untuk diberikan
kepada pihak lain
 Proses pembuatan surat keluar yang rumit dan panjang menjadikan
proses persuratan harus berubah menjadi proses yang lebih efektif
 Dengan perubahan tersebut menjadikan perubahan pada prosesnya
dan memberikan teknologi untuk berperan
 Dalam penerapan teknologi masalah persuratan menggunakan
aplikasi dalam penerapannya
 Aplikasi persuratan yang dipakai adalah aplikasi SIPAS yang
menjadikan kemudahan dalam pem

B. Saran

14
 Dalam kesempatan ini, penulis akan menyampaikan saran-saran
yang mungkin dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam melaksanakan
pengelolaan surat di disuatu perusahaan sehingga dapat menjadi lebih baik
lagi adalah sebagai berikut :

1. Seharusnya terdapat SOP (Standard Operating Procedure) surat masuk

maupun surat keluar. Keberadaan SOP sangat penting bagi
operasional suatu perusahaan. SOP akan memberikan arah bagi staff
perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan adanya SOP
maka karyawan mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan
ruang lingkup ini, maka job description akan jelas sehingga tidak
tumpang tindih. Dengan demikian maka kinerja staff perusahaan akan
terjaga dengan baik.

2. Sistem pencatatan surat dengan menggunakan sistem komputer

Microsoft Excel mulai dilaksanakan di bagian SDM dan Umum PT
PELNI (Persero) Cabang Semarang pada akhir bulan Oktober 2015.
Agar pencatatan arsip dapat lebih efektif lagi, maka sistem
pencatatannya dapat terus di update, misalnya dari sistem komputer
Microsoft Excel dapat beralih menggunakan sistem yang lebih
canggih lagi yaitu misalnya menggunakan Sistem Informasi
Manajemen Arsip Dinamis atau yang biasa disingkat SIMARDI.

15
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.sipas.id/penanganan-surat-masuk-sistem-buku-agenda/

https://karinaainblog.wordpress.com/2016/10/06/cara-menangani-surat-
masuk-dan-surat-keluar/

https://www.sipas.id/pengelolaan-surat-masuk/

https://www.sipas.id/prosedur-penanganan-surat-perusahaan/

http://eprints.uny.ac.id/43383/1/16.%20skripsi%20hesti%20andriani
%20%2811402244012%29.pdf

16