BAB X

Prosedur Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar

10.1 Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Kegiatan korespodensi atau surat-menyurat merupakan suatu hal yang tak dapat lepas
dalam kegiatan perkantoran. Besar kecilnya perusahaan dapat dilihat dari banyak sedikitnya
surat-surat yang terdapat di perusahaan tersebut, baik surat-surat yang masuk maupun surat-
surat yang keluar. Jika surat-surat yang ditangani jumlahnya sangat banyak, bahkan mencapai
ratusan surat setiap harinya, hal tersebut menandakan bahwa kantor tersebut adalah
perusahaan besar, sementara jika yang ditangani hanya sedikit surat, berarti perusahaan
tersebut relatif kecil.

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
bersal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Sementara itu, surat keluar adalah surat-surat
yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain,
baik perseorangan maupun kelompok

Sebagian besar surat berbentuk lembaran kertas. Ada yang lembarannya tipis,sedang,
ataupun tebal. Dalam surat, terkandung berbagai macam informasi sesuai dengan kepetingan
masing-masing. Misalnya, surat dinas dan surat niaga yang terbagi lagi menjadi beberapa
jenis surat berdasarkan tujuan penulisnya. Semuanya dapat digolongkan sebagai dokumen
penting. Ada pula dokumen yang sifatnya vital atau sangat penting dan tidak boleh hilang
untuk seumur hidup. Apabila dokumen tersebut sampai hilang, pemiliknya akan kesulitan.
Contoh dokemen vital tersebut adalah ijazah, akta, surat tanah, dab lain sebagainya. Oleh
karena itu, supaya surat-surat tersebut tidak hilang/rusak maka sangat diperlukan adanya tata
cara yang baik dan sistematis yang mengatur tentang surat-surat tersebut sehingga baik fisik
maupun informasi suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya.

Setiap hari disetiap kantor akan tercipta surat, mungkin satu hari ada satu surat, dua
surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Setiap perusahaan tentu saja berbeda jumlah
suratnya. Semakin besar perusahaan tersebut, semakin banyak surat yang harus ditangani
disetiap harinya. Dapat bayangkan apabila suatu perusahaan setiap harinya menangani surat
dalam jumlah ratusan, misalnya satu hari 500 surat, berarti dalam satu minggu kurang lebih
2.500 surat yang ditangani, dalam sebulan kurang lebih 10.000 surat, dan satu tahun bisa
mencapai sekitar 120.000 surat. Jumlah yang sangat banyak tersebut jika tidak ditangani
dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi perusahaan yang
bersangkutan.

Kerugian-kerugian jika tidak adanya penanganan surat yang baik adalah sebagai berikut.

1. Surat dan informasinya bisa hilang.

2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata.
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
 Sementara itu, manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang
baik, diantaranya :

1. Surat akan dicatat dengan baik,

2. Prosedur penanganan surat jelas,
3. Surat akan tersimpan baiksegingga mudah ditemukan, dan
4. Rahasia akan terjaga.

10.2 Perlengkapan Dalam Penanganan Surat

Penanganan surat dilingkungan perkantoran tentu memerlukan beberapa peralatan dan

perlengkapan untuk membungan penanganan tersebut berlangsung optimal. Berikut adalah
beberapa contoh perlengkapan yang harus tersedia dalam kegiatan penanganan surat.

1. Baki surat (tray), yakni alat yang berguna sebagai tempat dari berkas yang ada. Baki
surat dapat berguna untuk berbagai jenis surat menurut keperluannya, seperti baki
surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan dimeja
sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.
2. Buku agenda surat masuk dan keluar (jika menggunakan sistem buku agenda), yakni
peralatan untuk mencatat data surat yang masuk ataupun keluar.
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, dan lembar pengantar surat rahasia (jika
menggunakan sistem kartu kendali), Yakni peralatan untuk mencatat data surat yang
masuk ataupun keluar.
4. Secretaries desk file, yakni kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan
sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani. Kelompok berkas tersebut
diantaranya ti be sign (untuk ditandatangani), to be send (untuk dikirimkan), urgent
( mendesak), important (penting), dan just info (untuk informasi).
5. Alat tulis. Alat tulis yang banyak digunakan dalam kegiatan surat-menyurat diantara
bolpoin, pensil, penggaris, kertas atau buku catatan, penjepit kertas, dan stapler.
6. Kertas dan amplop. Jenis kertas yg digunakan dalam kegiatan surat-menyurat dapat
berupa kertas polos/HVS ataupun kertas yang sudah memiliki kop surat
perusahaan/instansi. Jenis amplop yang digunakan bervariasi, mulai dari amplop
standar hingga amplop cokelat ukuran besar/amplop dokumen.
7. Alat pembuka surat. Sering kali, membuka surat masuk yang tersegel rapi
memerlukan usaha tersendiri. Untuk itu, siperlukan keberadaan alat pembuka surat.
Alat pembuka surat dapat berupa manual, misalnya gunting, atau pisau cutter, ataupun
alat otomatis, misalnya mesin pembuka surat elektrik.
8. Stempel. Dalam kegiatan surat-menyurat dikantor, pada umumnya digunakan dua
jenis stempel, yakni stempel agenda dan stempel perusahaan. Stempel agenda
merupakan stempel yang menujukkan tanggal terima, sedangkan stempel perusahaan
menunjukkan nama perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat.
9. Buku ekspedisi dan formulir tanda terima. Buku ekspedisi digunakan dalam
penanganan surat pola sentralisasi sistem buku agenda dan pola gabungan sentralisasi
dan desentralisasi. Jika penanganan surat menggunakan pola sentralisasi sistem kartu
 kendali, kartu kendali dapat difungsikan sebagai buku ekspedisi/formulir tanda
terima. Buku ekspedisi adalah bukti penerimaan surat yang berbentuk setengah falio
dan biasa digunakan oleh instansi pemerintah. Terdapat dua jenis buku ekspedisi,
yakni buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern. Pada penanganan pola surat
desentralisasi, buku ekspedisi tidak digunakan, melainkan formulir tanda terima
sebagai bukti penerimaan surat. Formulir tanda terima berbentuk lembaran dan
biasanya digunakan oleh perusahaan swasta dengan cara ditempel didepan amplop
surat yang dikirimkan. Setelah surat diterima oleh pihak yang dituju, formulir tanda
terima kemudian diisi dan dikirimkan kembali ke perusahaan yang mengirim surat
10. Lembar disposisi, yakni lembar isian yang mencatat instruksi dari pimpinan dengan
proses tindak lanjut dari surat yang diterima. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan
harus menindaklanjuti surat yang dimaksud dan menangani surat berdasarkan
instruksi pimpinan tersebut. Lembar disposisi digunakan pada pola sentralisasi.
Sementara itu, disposisi pada surat dengan pola desentralisasi ditulis langsung pada
suratnya.

10.3 Prosedur Pencatatan Surat Masuk Sistem Buku Agenda