ADMINISTRASI UMUM

BIDANG KEAHLIAN PARIWISATA

PROGRAM KEAHLIAN PERHOTELAN DAN JASA PARIWISATA
DAFTAR ISI
BAB I DOKUMEN KANTOR
A. Pengertian Dokumen Kantor.
B. Jenis Dokumen Kantor
C. Ruang Lingkup Dokumen Kantor di dunia Pariwisata
D. Memproses Dokumen Kantor
E. Peralatan Kantor
BAB II SURAT MENYURAT
A. Pengertian dan Fungsi Surat
B. Jenis-Jenis Surat
C. Perlengkapan Surat
D. Bagian-Bagian Surat
E. Bentuk Surat
F. Surat di lingkup Pariwisata
BAB III SISTEM KEARSIPAN
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
B. Tujuan Penataan Arsip
C. Jenis-Jenis Arsip
D. Sistem Penataan
E. Azas Kearsipan
F. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
G. Indeks
H. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip
I. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
BAB IV PENERIMAAN, PENGELUARAN UANG, DAN
BUKTI PEMBAYARAN
A. Kegiatan Penerimaan Uang
B. Kegiatan Pengeluaran Uang
C. Metode dan Jenis Pembayaran
D. Pembuatan Bukti Pembayaran
BAB V LAPORAN KAS KECIL
A. Pengertian Kas Kecil
B. Tujuan Kas Kecil
C. Jenis Bukti Transaksi Kas Kecil
D. Prosedur Penerimaan dan Penggunaan Kas Kecil
E. Sistem/ Metode Pembukuan Kas Kecil
F. Selisih Dana Kas Kecil
G. Pemeriksaan Fisik Kas Kecil (Cash Opname)
BAB VI MENCARI DAN MEMBUAT DOKUMEN DALAM KOMPUTER
A. Macam-macam Aplikasi Pengelolaan Data
B. Mencari Dokumen dalam Komputer
C. Membuat Dokumen dalam Komputer
BAB VII DOKUMEN BISNIS
A. Pengertian Dokumen Bisnis
B. Jenis Dokumen Bisnis dalam Lingkup Pariwisata
C. Membuat Dokumen Bisnis Pariwisata
 BAB I
DOKUMEN KANTOR

A.PENGERTIAN DOKUMEN KANTOR

Dokumen adalah surat-surat atau benda- benda yang berharga, termasuk rekaman
yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih
meyakinkan

B.JENIS DOKUMEN KANTOR

Secara umum, jenis dokumen dapat diklasifikasikan menjadi 7, yaitu:
1. Dokumen berdasarkan kepentingannya
a. Dokumen Pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.
Contoh: KTP, Ijasah, Akta Kelahiran, SIM.
b. Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contoh:
Saham, Cek, Faktur, Invoice, Kuitansi, Obligasi.
c. Dokumen Sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contoh:
fosil, tugu, prasasti, naskah proklamasi, autobiografi.
2. Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
a. Dokumen Literer, yakni dokumen yang ada, karena dicetak, ditulis, digambar
at au dir ekam ( dikum pulkan di
3. Dokumen dari segi kegunaannya
a. Nilai penerangan/informasi
b. Yuridis
c. Perdagangan
d. Historis
4. Dokumen dari segi penelitiannya
a. Primer, dokumen asli.
b. Sekunder, dokumen salinan.
c. Tersier, lampiran dokumen.
5. Dokumen dari segi sumbernya
a. Pemerintah, dokumen berasal dari instansi atau lembaga pemerintah.
b. Swasta, dokumen berasal dari instansi atau lembaga swasta.
c. Kontrak dagang, dokumen yang berasal dari kegiatan perdagangan atau
ekonomi.
d. Persurat kabaran, dokumen yang berasal dari kegiatan persurat kabaran.
e. Perseorangan, dokumen yang berasal dari individu seseorang.
6. Dari segi fungsinya
a. Dokumen aktif, dokumen yang sering digunakan.
b. Dokumen semi aktif, dokumen yang jarang digunakan.
c. Dokumen in aktif, dokumen yang sudah tidak digunakan lagi.
d. Dokumen statis, dokumen yang tidak digunakan secara langsung dalam
kegiatan organisasi.
7. Dokumen ari segi pemakaiannya
a. Dokumen pribadi, digunakan untuk kepentingan pribadi.
b. Dokumen niaga, digunakan untuk alat pembuktian dalam transaksi jual beli
atau perdagangan.
c. Dokumen pemerintah, digunakan untuk pembuktian dalam kegiatan
ketatanegaraan.
d. Dokumen sejarah, digunakan untuk pembuktian peristiwa sejarah .
C.RUANG LINGKUP DOKUMEN KANTOR DI DUNIA PARIWISATA
Kegiatan administrasi kantor, khususnya di dunia Pariwisata, kita mengenal
banyak dokumen kantor, yang meliputi:
1. Surat Tamu (Guest mail), surat ini meliputi surat untuk tamu yang sedang stay
di hotel(mail for residence guests), yang sudah check out (mail for departure
guests), dan surat untuk tamu yang akan check in(mail for future guests).
D.MEMPROSES DOKUMEN KANTOR
Kegiatan yang berhubungan dengan memproses dokumen kantor antara lain,
menerima dan mengirimkan dokumen, menggandakan (memfotokopi), menerima
 dan mengirimkan e-mail.
1. Menerima dokumen
a. Untuk tamu yang sedang stay di hotel:
1) Cek di daftar tamu stay.
2) Tulis nomor kamar pada dokumen.
3) Telepon ke nomor kamar tamu. Jika tamu ada di kamar sampaikan
dokumen dengan segera, tetapi apabila tidak ada tamu di kamar, maka t
inggalkan pesan dan informasikan ke tamu jika ada dokumen
untuknya.
b.Untuk tamu yang sudah meninggalkan hotel:
1) Lihat di file mail forwarding untuk mengecek alamat jika sebelum tamu
check out meninggalkan alamat.

E.Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor dibutuhkan dalam proses membuat, menggandakan
dan mengirimkan dokumen. Dalam kegiatan administrasi di kantor kita akan
menjumpai berbagai macam jenis perlengkapan dan peralatan kantor dengan
berbagai fungsi. Jenis peralatan kantor yang sering digunakan antara lain:
komputer,printer, mesin ketik manual/electric, mesin fotokop, faxcimile, sistem
pager (paging system), kalkulator, mesin yang bisa menransfer ke bahasa
lain(audio-transcribing machine), mesin penjawab telepon, mesin penghitung
jumlah biaya pengiriman(franking machine), pemotong kertas(paper shredder),
dan alat penjilid (binding machine).
 BAB II
SURAT MENYURAT

A.PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain menggunakan media berupa kertas. Surat memiliki
fungsi yang beragam, sebuah surat terkadang tidak hanya memiliki satu fungsi, tetapi
dapat memiliki berbagai fungsi. Fungsi surat meliputi:
1. Sebagai sarana komunikasi.
Surat merupakan media untukmenyampaikan pemberit
a h u a n , permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-
lain.
Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hokum.
A.JENIS-JENIS SURAT
Surat dapat diklasifikasikan dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat,
wujud, jumlah penerima, keamanan isi surat dan urgensi penyelesaiannya.
1. Jenis surat berdasarkan tujuannya
a. Surat pemberitahuan, biasanya berisi pemberitahuan kepada banyak pihak
yang merupakan bagian dari suatu instansi.
b. Surat perintah, surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar melakukan
2. Jenis surat berdasarkan wujudnya
A. Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos.
Biasanya berukuran 10×15 cm.
B. Warkat pos, surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat
dilipat seperti amplop.
3. Jenis surat menurut sifat isi dan asalnya
a. surat yang isinya berupa informasi kedinasan dan dibuat oleh suatu instansi
atau kantor.
b. Surat Niaga/ Bisnis, surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-
lembaga usaha.
4. Jenis surat menurut jumlah penerima
a. Surat Biasa, umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah
lembaga.
b. Surat edaran, ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan
kepada seluruh masyarakat.
5. Jenis surat menurut kerahasiaan dan keamanan isinya
a. Surat biasa, surat yang isinya tidak t e r d a p a t h a l - h a l y a n g p e r
l u dirahasiakan sehingga jika dibaca oleh orang lain tidak
menimbulkan kerugian bagi yang bersangkutan atau organisasi.
6. Jenis surat berdasarkan jangkauannya
a. Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan
ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
b. Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk
melalui pengiriman pos surat.
7. Jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya
a. Surat sangat segera, surat yang perlu s e c e p a t n y a d i k e t a h u i o l e
hp e n e r i m a ny a a t a u dijawab/diselesaikan. Oleh karena itu,
“surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang
sesingkat-singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat- surat
lainnya.
C. PERLENGKAPAN SURAT
Dalam kegiatan surat menyurat diperlukan adanya beberapa perlengkapan,
yang meliputi:
1. Kertas surat
a. Jenis kertas surat berdasarkan wujudnya terdapat 5 macam, yakni:
1) Bond paper (kertas HVS)
Kertas HVS adalah kertas yang digunakan untuk menulis surat asli atau
laporan-laporan yang bersifat resmi.
2) Bank paper (kertas doorslag)
Jenis kertas bank paper ini adalah kertas yang digunakan untuk lembar
 tembusan.
3) Stensil duplikator (duplicating paper)
Jenis kertas ini adalah kertas yang digunakan untuk stensil atau
menggandakan tulisan.
4) Airmail paper
Jenis kertas ini digunakan untuk menulis surat atau untuk pos udara.
5) Kertas tulis bergaris
Jenis kertas ini digunakan untuk menulis surat yang menggunakan tulisan
tangan.
D.BAGIAN-BAGIAN SURAT
Mengetahui tentang bagian-bagian surat merupakan salah satu syarat dan
ketentuan penulisan surat yang baik dan benar. Bagian- bagian surat resmi tersebut
sebagai berikut:
1. Kepala surat/ kop surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak
terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari
lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Kepala/ Kop surat berisi:
a. Logo atau lambang dari sebuah instansi atau lembaga
b. Nama instansi atau lembaga
c. Alamat instansi atau lembaga.
d. Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis
horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-
bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
Contoh Kop Surat:
2. Tempat dan tanggal surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan
informasi mengenai tempat dan tanggal
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau
organisasi biasanya menggunakan p e n o m o r a n t e r h a d a p s u r a t y
a n g dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut
penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa
ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut misalnya
brosur, daftar harga, dan lain-lain.
5. Hal/ Perihal
Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat
tersebut. Fungsi perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat sehingga
penulisannya mengikuti tata cara penulisan judul dalam sebuah
6. Alamat dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar(yang ditulis di
sampul surat) dan alamat dalam(yang ditulis di dalam surat). Alamat yang
dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka diulis
dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi surat
a.Alinea Pembuka, merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai
pengantar atau pendahuluan terhadap informasi yang disampaikan di alenia isi.
9. Salam penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata:
"Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama penanggung jawab Surat dan tanda tangan
Dalam kegiatan surat menyurat di Indonesia, orang yang berwenang
 BAB III
SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium, yang
artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu menunjukkan
suatu tempat untuk menyimpan arsip, tetapi perkembangan akhir- akhir ini orang
cenderung menyebut arsip sebagai warkat.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dalam pelaksanaan
administrasi yang disimpan secara sistematis dan teratur dengan menggunakan
sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.
B. TUJUAN PENATAAN ARSIP
Tujuan dilakukannya kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan memperoleh kembali data dan dokumen yang dibutuhkan.
2. Menjaga agar dokumen lebih awet dan tahan lama.
3. Efisiensi waktu, tenaga, dan tempat penyimpanan.
C.JENIS-JENIS ARSIP
1. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
a. Arsip tidak penting yaitu arsip hanya memiliki kegunaan informasi saja.
Contoh arsip tidak penting adalah surat undangan atau brosur.
2. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis terdiri dari 3 jenis, yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital.
3. Jenis-Jenis Arsip Menurut Masalahnya
a. Financial record yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah keuangan.
Contoh arsip financial adalah kuitansi, giro, dan cek.
4. J e n i s - J e n i s A r s i p B e r d a s a r k a n Pemiliknya
a. Arsip Lembaga Pemerintahan, antara lain meliputi Arsip Nasional di
Indonesia(Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di tiap ibu k
o t a D a e r a h T i n g k a t I a t a u provinsi(Arsip Nasional Daerah).
D. SISTEM PENATAAN
1. Sistem Huruf (Alphabetical System)
2. Sistem Nomor (Numerical System)
3. Sistem Geografi(Geographical System)
4. Sistem Subjek (Subjectical System)
5. SistemTanggal (Cronologi System)
6. Sistem Campuran
7. Sistem Suara
 BAB IV
PENERIMAAN, PENGELUARAN UANG, DAN BUKTI PEMBAYARAN

A.KEGIATAN PENERIMAAN UANG

Dalam kegiatan administrasi setiap kegiatan penerimaan uang yang
bersumber dari manapun harus dicatat dalam pembukuan, hal ini agar mudah dalam
proses pembuatan laporan nantinya.
Dalam kegiatan penerimaan uang maka seorang petugas administrasi harus
mampu mengidentifikasi dan memproses penerimaan uang sesuai prosedur

B.KEGIATAN PENGELUARAN UANG

Mengeluarkan uang dilakukan pada proses pembayaran atau pembelian atau
memberikan uang kembali. Dalam kegiatan administrasi setiap kegiatan
pengeluaran uang harus ada bukti berupa tanda terima kemudian dilakukan
pencatatan pada buku pengeluaran uang.
C.METODE & JENIS-JENIS PEMBAYARAN
Dalam dunia pariwisata kita dapat mengklasifikasikan metode pembayaran
menjadi 3 kategori yaitu:
1. Personal Account (P/A)
Personil Account yaitu jika transaksi dibayar sendiri oleh tamu/ client yang
menggunakan fasilitas/ produk. Pembayaran dapat menggunakan 2 cara yaitu
Cash dan Kredit
2. Company Account (C/A)
Company Account yaitu apabila transaksi dibayar oleh pihak company/
perusahaan yang mengirimkan tamu/client tersebut. Pembayaran ini berlaku jika
sudah ada kerjasama antara kedua belah pihak. Untuk Company Account ini
perusahaan
D.PEMBUATAN BUKTI PEMBAYARAN
Setiap petugas menerima pembayaran maka akan membuatkan tanda terima
pembayaran. Tanda terima pembayaran adalah tanda bukti yang diterima
setelah s e s e o r a n g m e l a k u k a n p r o s e s pembayaran suatu
transaksi. Bukti tersebut kemudian diarsipkan menjadi sebuah dokumen yang
kemudian menjadi alat untuk merekam seluruh transaksi yang terjadi pada
perusahaan tersebut.
Beberapa bukti pembayaran yang biasanya digunakan oleh perusahaan
antara lain adalah kuitansi, cek, faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit,
bukti setoran pada bank, bilyet giro, rekening koran, bukti kas masuk , bukti kas
keluar serta bukti memo.
 BAB V
LAPORAN KAS KECIL

A. PENGERTIAN KAS KECIL

Istilah kas pada dasarnya berasal dari Bahasa Inggris yaitu kata cash yang artinya
uang tunai. Lawan kata dari kas atau cash ini adalah kredit yang memiliki arti dibayar
kemudian baik itu dengan cara dibayar sekaligus ataupun dibayar dengan cara
diangsur atau dicicil. Oleh karena itu, jika diartikan menurut sumber bahasa atau pun
kata pembentuknya, kas merupakan kekayaan milik perusahaan yang berbentuk
uang tunai. Kas merupakan aktiva perusahaan yang paling lancar, karena kas paling
sering digunakan untuk transaksi-transaksi dalam perusahaan.
B.TUJUAN KAS KECIL
Tujuan dibentuknya kas kecil antara lain:
1. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak.
2. Untuk membayar keperluan jumlah nilai nominalnya kecil yang tidak efektif jika
harus menggunakan cek.
3. Membantu staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan juga kepada relasi bisnis pimpinan.
4. Membantu memperlancar aktivitas atasan yang menggunakan dana secara
mendadak dan t idak t er en ca na sebelumnya.
5. Mempercepat pembayaran yang butuh dilunasi segera, sehingga tidak butuh
menunggu dalam waktu lama.
6. Menghindari kekurangan stok kebutuhan
C. JENIS BUKTI TRANSAKSI KAS KECIL
Mengelola dana kas kecil tidak terlepas dari adanya transaksi keuangan. Dari
hasil transaksi akan muncul adanya bukti-bukti transaksi keuangan. Transaksi adalah
persetujuan jual beli di dalam perdagangan antara dua belah pihak. Bukti transaksi
tersebut antara lain kuitansi, cek, faktur, nota kontan, nota kredit, nota debet, bukti
kas masuk, bukti kas keluar, bukti pengajuan kas kecil.
Bukti-bukti transaksi tesebut diatas sudah dibahas pada bab sebelumnya yaitu
pada bab IV, topik pembuatan bukti pembayaran. Pada pembahasan ini akan dibahas
yang belum dibahas yaitu bukti pengajuan kas kecil.
Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk
mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir dana kas kecil ini hanya
digunakan jika kas kecil menggunakan sistem/ metode pembukuan sistem
imprest yaitu sistem dana tetap
D. P R O S E D U R P E N E R I M A A N D A N PENGGUNAAN KAS KECIL
Selain itu pemegang kas kecil perlu memiliki ketelitian, kerapihan dan kejujuran.
Prosedur penerimaan dan penggunaan kas kecil dapat diuraikan sebagai
berikut:
1. Prosedur Penerimaan
Permohonan Pengisian Dana Kecil

Menerima Dana KAs Kecil

Pencatatan di BKM dan Buku KAs

Penyimpanan
Uang SIMPAN di Pe†y CASH
Box BKM SIMPAN di Ordner
Bagan 5.3 Alur Penerimaan dan Pengeluaran dana Kas Kecil Sumber: Doc
Penulis
2. Prosedur Penggunaan
a. Uang dikeluarkan
b. Catat dalam Buku Kas Keluar(BKK)
 c. Lampiri Bukti transaksi
d. Catat dalam Buku Kas
e. Buat laporan pembukuan kas kecil
Untuk dapat memperlancar kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas kecil ini
maka diperlukan peralatan sebagai berikut:
1. Formulir : Bukti Kas Masuk (BKM), Bukti Kas Keluar(BKK), Formulir
Pengajuan Dana Kas Kecil
2. Berbagai macam bukti transaksi
3. Petty cash box/ brankas
4. Buku Kas
5. Komputer dan printer
6. ATK: polpen, perforator, stapler, tabs guide
E. SISTEM PEMBUKUAN KAS KECIL
Ada dua macam sistem dalam pengelolaan kas kecil:
1. Imprest Fund Sytem (Sistem Dana Tetap)
Sistem dana tetap adalah metode pembukuan dana kas kecil di mana jumlah
dana kas kecil selalu sama pada setiap pembukuan buku kas baru. Pada
sistem imprest ini, tanggal berapapun dana habis, pembukuan dana kas kecil
ditutup.
Keuntungan sistem dana tetap antara lain:
a. Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci
D a l a m m e t o d e d a n a t e t a p , pengeluaran uang kas kecil dapat
diketahui lebih rinci. Hal ini karena pencatatan dilakukn berdasarkan pada
pos-pos pengeluaran yang ada di pembukuan. Juga dengan adanya bukti
pengeluaran yang dilampirkan.
F. SELISIH DANA KAS KECIL
Selisih dana kas kecil adalah perbedaan atau terjadinya selisih antara uang
kas(secara fisik) yang ada di cash box dengan catatan di pembukuan. Selisih dana
kas kecil dapat dibedakan atas:
1. Selisih kas lebih, yaitu jika saldo uang tunai lebih besar daripada catatan yang
ada di buku.
Selisih kas kurang, yiatu jika saldo uang tunai lebih kecil daripada catatan yang
ada di buku kas
G. PEMERIKSAAN FISIK KAS KECIL (CASH OPNAME)
Untuk mencegh terjadinya penyelewengan dana kas kecil oleh karyawan atau
pemegang kas itu sendiri, perlu diadakan perhitungan pemeriksaan jumlah fisik
dana kas kecil secara berkala. Besarnya saldo dana kas kecil yang diperiksa harus
sama dengan saldo yang ada di catatan pembukuan. Kegiatan pemeriksaan untuk
mencocokkan saldo pada catatan pembukuan dengan saldo fisik dana kas kecil di
brankas ini disebut dengan cash opname.

BAB VI MENCARI DAN MEMBUAT DOKUMEN DALAM KOMPUTER

A.MACAM-MACAM APLIKASI PENGOLAH KATA
Sofware pengolah kata adalah software yang digunakan untuk mengetik suatu
laporan, dokumen atau mungkin cerita. Ada banyak macam software pengolah kata
yang sering digunakan orang untuk menunjang pekerjaan kantor antara lain :
1. Microsoft Word (MS. Word)
Ms. Word merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa
digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel,dan
sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk
bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar dan
lain- lain. Secara default tampilan area kerja program MS. Word 2007 terdiri
atas Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler,
Status Bar, dan View Toolbar
2. Microsoft Excel
Ms. Exel adalah salah satu perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah
angka yang merupakan bagian dari aplikasi microsoft Office. Aplikasi ini
digunakan untuk mengerjakan perhitungan, menyimpan, mengatur dan
menganalisis data yang berbentuk angka
3. Star Office Writer
Star Office Writer merupakan pemroses kata yang merupakan bagian dari
StarOffice. StarOffice Writer memiliki fitur-fitur yang hampir sama dengan Open
Office karena memang dikembangkan dari kode sumber yang hampir sama
4. Open Office Writer
Program Open Office Writer merupakan sebuah program aplikasi seperti
Microsoft Office hanya bedanya Open Office Writer dikembangkan dengan
lisensi GPL(Generl Public Lisence), sehingga program ini bebas didistribusikan
secara gratis, serta memiliki beberapa paket program antara lain Open- Office
Draw, Writer, Impres, Math dan Base Calc.
5. AbiWord
Pada prinsipnya sama seperti Open Office. Abiword merupakan software
pengolah kata yang menggunakan lisensi GPL(General Public License) yang
dikembangkan oleh komunikatas Open Source. Dengan lisensi ini kita bebas
menginstal dan menggunakan s o f t w a r e A b i w o r d d e n g a n
mengunduh(download) secara gtaris di www.abiword.org
6. Google Docs

dalam sebuah komputer sebelum digunakan. Selama ini Google dikenal

sebagai mesin pencari data. Google Docs sangat mudah digunakan seperti
pengolah kata yang lain, cepat dan bisa digunakan dari mana saja.
B.MENCARI DOKUMEN DALAM KOMPUTER
Aktivitas mencari dokumen dalam komputer merupakan kegiatan yang hampir
setiap hari kita lakukan pada saat bekerja dikantor yang berhubungan dengan
pengel olaan dokumen. Untuk memudahkan cara kerja mencari dokumen
dalam komputer dibutuhkan manajemen file yang baik, sehingga data apa yang
perlukan bisa kita cari dengan cepat.
Dalam pencarian dokumen dalam komputer biasanya aplikasi yang sering pakai
adalah menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel
 BAB VII
DOKUMEN BISNIS

A.PENGERTIAN DOKUMEN BISNIS

Apa yang anda pikirkan jika kita membahas dokumen bisnis? Apa itu dokumen
bisnis? Akan kita bahas satu persatu mulai dari etimologi katanya. Masalah dokumen
pernah kita bahas di Bab I tentang Dokumen Kantor, baik itu pengetian dokumen
maupun jenis- jenis dokumen.
Dokumen merupakan surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk
rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan
supaya lebih meyakinkan. Bentuk dokumen tertulis yang paling banyak kita temui
dalam urusan bisnis adalah berbentuk surat.
Bisnis adalah suatu urusan atau kegiatan dagang, industri atau keuangan
yang dihubungkan dengan produksi atau pertukaran barang atau jasa, dengan
menempatkan uang dari pada entrepreneur dalam risiko tertentu dengan motif untuk
mendapatkan keuntungan (Friedman, & Jack P. dalam Fuady 2008).
B.JENIS DOKUMEN BISNIS DALAM LINGKUP PARIWISATA
Surat bisnis merupakan salah satu bentuk surat resmi yang seringkali
digunakan digunakan oleh perusahaan untuk urusan bisnis. Seperti kita ketahui
kalau sampai saat ini perusahaan masih tetap menggunakan surat sebagai media
komunikasi resmi mereka. Walapun penggunaan sura resmi untuk komunikasi
pribadi sudah semakin menipis, namun tidak demikian halnya dengan
perusahaan yang masih menggunakan surat. Mereka menggunakan media ini
untuk menjalin komunikasi, kerjasama dan melakukan transaksi bisnis
mereka.
Terdapat banyak jenis contoh surat yang dapat dikategorikan sebagai dokumen
bisnis. Jenis surat bisnis antara lain surat informasi/ penawaran produk, surat
pesanan, surat pengiriman, dan lain-lain. Dalam lingkup pariwisata dokumen bisnis
tidak akan berbeda jauh dengan dokumen tersebut karena bisnis pariwisata juga
menghasilkan produk barang dan jasa. Pada pembahasan ini akan lebih
memfokuskan pada dokumen-dokumen bisnis yang sering kita jumpai dalam dunia
bisnis pariwisata, meliputi surat penawaran, surat reservasi, surat penolakan, surat
confirmation, banquet event order, ucapan selamat datang, dan lainnya.
C.Membuat Dokumen Bisnis Pariwisata
Menulis surat bisnis tampaknya mudah, apakah demikian? Setelah dipraktikkan
ternyata tak semudah yang diduga. Butuh pengetahuan dan keterampilan untuk
dapat membuat dokumen bisnis yang baik, apalagi bagi seorang pemula.
1. Pengetahuan dan keterampilan untuk menulis surat bisnis.
Pengetahuan yang dibutuhkan untuk menulis surat bisnis yang baik meliputi:
a. Pengetahuan mengenai cara membuat bermacam-macam jenis surat seperti
penawarn, pemesanan, dan lainnya.
b. Pengetahuan mengenai bentuk dan bagian surat serta bagaimana
mengkomunikasikan ide-ide atau pesan dengan cara yang berbeda-beda.
c. P e n ge t a h u a n m e n ge n a i e t ik a k o m u n i k a s i k h u s u s n y a e
t i k a komunikasi dalam pembuatan surat.
Adapun keterampilan yang dibutukan dalam membuat surat bisnis yang baik
meliputi:
a. Keterampilan menggunakan media computer dalam pengetikan surat.
b. Ketrampilan dalam menyusun kalimat secara singkat, efektif, padat dan jelas
sesuai dengan kaidah EYD.
c. Keterampilan untuk mengembangkan gagasan yang diperlukan dalam
penulisan surat bisnis.
Disamping pengetahuan dan ketrampilan dalam penulisan surat bisnis diperlukan
pula cita rasa seni. Setiap bagian administrasi atau sekretaris yang menulis surat
bisnis memiliki cita rasa seni yang unik dan mempunyai kemenarikan atau daya
tarik yang tidak akan sama.
a. Ciri-ciri surat bisnis yang baik
Suatu surat bisnis dapat dikatakan baik atau tidak dapat dilihat dari hal-hal
sebagai berikut:
1) Ditulis dengan format yang menarik.
2) Menggunakan kalimat yang singkat, padat dan jelas serta memiliki isi surat
yang mudah dipahami.
3) Ditulis menggunakan kaidah bahasa Indonesia yang baik.
singkatan tertentu yang sudah lazim diguanakan dalam korespondensi.
4) Bahasa memperhatikan etika komunikasi dalam surat menyurat
5) Ditulis dengan rapi, bersih, cermat dan teliti.
b. Langkah-langkah penulisan surat bisnis
Dalam penulisan surat bisnis perlu memperhatikan langkah-langkah sebagai
berikut:
1) Buat perencanaan dan persiapan penulisan surat (well-planned and well
prepared). Jenis surat apa yang akan kita buat, untuk siapa, kapan waktunya,
lampiran apa yang menyertai.
2) Tentukan dan kuasai pokok materi yang akan disampaikan.
3) Siapkan informasi dan data untuk penulisan isi surat.
4) Susun isi surat secara sistematis.
5) Ketahui secara pasti siapa yang akan dikirimi surat.
6) Sadari posisi kita sebagai penulis surat.
7) Gunakan faslitas yang memadai untuk m e n u l i s s u r a t b i s n i s , m i s a l
menggunakan kertas yang sesuai, printer dengan kualitas tinta yang aik dan
amplop yang yang sesuai.
8) Teliti kembali (proff reading) apakah surat yang telah ditulis itu memenuhi
standard mutu untuk dapat dikirimkan kepada pihak lain
9) Kirimkan surat bisnis dengan perangko yang cukup.