SURAT NIAGA

Dibuat oleh Wahyu Sanjaya, S.A.B

A. Surat dan
Kelengkapannya
Surat adalah salah satu sarana komunikasi
yang digunakan untuk menyampaikan
informasi secara tertulis dari satu pihak ke
pihak lain.

Informasi yang disampaikan dapat berupa

pemberitahuan resmi, permohonan kerja sama,
leporan pertanggungjawaban, pernyataan
konfirmasi, dan lain-lain.
Fungsi Surat

1. Alat Bukti Tertulis

2. Alat Pengingat

3. Bukti Historis

4. Pedoman

5. Sarana Promosi
Kelebihan Surat Kekurangan Surat
Murah Rapuh dan mudah rusak

Praktis dan mudah dibuat Waktu kirim dan tiba yang lama

Bersifat formal Kurang praktis untuk

Dapat menjangkau banyak
orang
Dapat dijadikan bukti tertulis
berkomunikasi jarak jauh
Penggunaan tanda baca yang
tidak pada tempatnya dapat
menimbulkan kesalahpahaman.
 Unsur-unsur
Surat
a. Kertas
1. Kertas HVS (Hoist Vrij Schrif)
Yaitu jenis kertas yang digunakan untuk menulis surat biasa
dan surat edaran formal, baik untuk lembar asli maupun fotocopi.

2. Kertas Doorslag
Yaitu jenis kertas yang sering digunakan untuk menggandakan
bukti-bukti transaksi.

3. Kertas Segel
Yaitu jenis kertas yang agak tebal yang digunakan untuk
membuat surat perjanjian dan akta.
 Unsur-unsur
Surat
4. Kertas Stensil
Yaitu jenis kertas tipis yang digunakan untuk membuat surat
massal dalam jumlah banyak.

5. Kertas Union Skin

Yaitu jenis kertas premium dengan standar dunia kerja yang
digunakan untuk membuat kontrak- kontrak perjanjian.
 Unsur-unsur Surat

b. Warna Kertas dan Tinta

Kertas untuk surat resmi pada umumnya menggunakan
warna putih, sedangkan kertas berwarna umumnya
digunakan untuk membuat undangan, piagam dan sertipikat.

Untuk tinta surat resmi biasanya menggunakan tinta

hitam, selain itu disesuaikan dengan lembaga yang
mengeluarkannya.
 Unsur-unsur Surat
c. Amplop
Amplop adalah kemasan yang digunakan untuk
membungkus kertas surat dan berfungsi sebagai tempat
menuliskan alamat tujuan. Terdapat dua jenis amplop yaitu
amplop persegi panjang dan amplop persegi empat.

Beberapa ukuran sebagai berikut :

1. Amplop persegi panjang (22,9 x 10,2 cm)
2. Amplop segi empat (12,5 x 15,5 cm)
3. Amplop umum (12 x 15,5 cm, 9 x 15,5 cm, dan 8,5 x 15 cm)
4. Amplop dinas (10,5 x 23 cm, 9 x 15,5 cm, dan 8,5 x 15 cm)
5. Amplop cetakan (15,5 x 23 cm, 19 x 30 cm dan 25 x 26 cm)
6. Amplop karton ( 7 x 10 cm)
7. Amplop kilat (15 x 10,5 cm)
 Unsur-unsur Surat

d. Perangko
Perangko sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman surat.
Perangko ditempelkan di kanan atas amplop
Semakin jauh pengiriman surat maka semakin besar pula
nilai yang tercantum di perangko.
 1) Berdasarkan Wujudnya
a) Kartu Pos
Adalah surat yang terbuat dari kertas
karton berukuran 15 x 10 cm untuk
Jenis - jenis mengirimkan berita yang isinya singkat

Surat dan tidak bersifat rahasia.

b) Warkat Pos
Jenis-jenis surat dapat
Adalah sehelai kertas yang telah
dikelompokan berdasarkan dicetak sedemikian rupa sehingga
wujudnya, berdasarkan apabila dilipat akan membentuk sampul
sifatnya dan berdasarkan surat. (Warkat Pos hanya dikeluarkan oleh
PT Pos Indonesia).
urgensi atau kepentingannya.
c) Surat Bersampul
Adalah surat yang ditulis pada kertas
tersendiri, kemudian saat dikirimkan
menggunakan sampul/amplop.
Kartu Pos Warkat Pos

Surat Bersampul
 Jenis-jenis Surat
2) Berdasarkan Sifat Isinya
a) Surat Niaga/Bisnis
Berisi informasi niaga (jual-beli barang dan/atau jasa)
yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.
Surat ini terdiri dari :
- Surat Perkenalan
- Surat Permintaan Penawaran
- Surat Penawaran
- Surat Pesanan
- Surat Pengiriman Pesanan
- Surat pengiriman Pembayaran
- Surat Pengaduan/klaim
- Surat Penagihan dan Surat Perjanjian Jual-Beli.
Jenis-jenis Surat
2) Berdasarkan Sifat Isinya
b) Surat Pribadi
Adalah surat yang dikirimkan atas nama pribadi, baik
yang bersifat kekeluargaan maupun bersifat setengah resmi.
Surat ini terdiri dari :
- Surat pribadi kekeluargaan
Contoh Surat untuk orang tua.
- Surat yang bersifat kedinasan/setengah resmi
Contoh Surat izin tidak masuk kerja/sekolah.
Jenis-jenis Surat
2) Berdasarkan Sifat Isinya
c) Surat Resmi
Adalah surat yang isinya mempunyai kekuatan
hukum/legalitas. Seperti MoU atau Surat Perjanjian.

c) Surat Internal Bisnis

Adalah surat yang beredar pada lingkungan organisasi
atau perusahaan, antara lain surat pemberitahuan, undangan
rapat dan lain-lain.
d) Surat Dinas
Adalah surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/jawatan
pemerintahan.
3) Berdasarkan Urgensinya
a) Kartu Surat Penting
Adalah surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan
tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan jika terlambat
atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan
kebijakan kelembagaan, kepegawaian, keuangan dan kebendaan.

b) Surat Biasa/Rutin
Adalah surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan
tindak lanjut, dan jika surat tersebut hilang, informasinya dapat
memperoleh dari sumber lain.

c) Surat Rahasia
Adalah surat yang isinya bersifat rahasia dan hanya boleh
diketahui oleh orang yang dituju atau orang namanya tercantum
pada sampul surat.
Bagian-bagian Surat
1. Kepala/Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Tempat dan Tanggal Surat
4. Lampiran
5. Hal atau Perihal
6. Alamat Surat
7. Pembuka/Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama Jelas dan Tanda Tangan
11. Cap atau Stempel Surat
12. Inisial Pengonsep dan Pengetik.
Bentuk-bentuk
Surat
 1. Bentuk Lurus Penuh
(Full Block Style)
Surat model ini memiliki bentuk atau
susunan yang lurus dari atas sampai
bawah.
Surat tersebut terlihat seperti balok, tidak
terdapat paragraf yang masuk ataupun
keluar, semua rata.
 2. Bentuk Lurus
(Block Style)
Surat model ini sama dengan surat
bentuk lurus penuh.
Perbedaannya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup,
nama instansi/perusahaan, nama
penanda tangan, dan jabatan yang
ditulis disebelah kanan surat.
 3. Bentuk Setengah Lurus
(Semi Block Style)
Surat model ini memiliki bentuk lurus
dari atas sampai bawah, pada surat ini
penempatan tanggal, salam penutup
dan jabatan penanda tangan adalah
sebelah kanan kertas, serta setiap alinea
baru masuk lima entakan.
4. Bentuk surat dinas/resmi
(Official Style)
Alamat dalam ditulis disebelah
kanan/kiri atas surat.
Penulisan nomor surat, lampiran, dan
perihal bagian kiri atas surat.
Tanggal ditulis dikanan surat sejajar
dengan nomor surat.
Setiap pergantian alinea dari surat,
pengetikannya masuk lima entakan.
Terima Kasih
Semoga kamu bisa mendapatkan ilmu
yang bermanfaat dari presentasi ini.
Semoga beruntung !