BAB I

PENDAHALUAN

A. Latar belakang
Surat merupakan media komunikasi tulis untuk menyampaikan pesan dari
satu pihak kepada pihak lain. Fungsi surat sebagai alat komunikasi sudah tergeser
oleh media lain yang lebih efektif dan efesian, misalnya telepon genggam dan
internet. Saat ini, kehadiran surat diutamakan dari segi kedudukannya sebagai
bentuk komunikasi resmi yang mempunyai nilai dokumentatif dan mempunyai
kekuatan hokum.msurat sangat bermanfaat sebagai bukti di pengadilan apabila
terjadi perselisihan antar pihak.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting
diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan suatu tugas
yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

B. Rumusan masalah
1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas ?
2. Apa saja syarat-syarat surat dinas ?
3. Apa saja bagian-bagian surat dinas ?
4. Apa saja jenis-jenis surat dinas ?
5. Bagaimana penulisan surat dinas yang benar ?

C. Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah agar mahasiswa mengetahui pengertian surat
dinas, syarat-syarat surat dinas, bagian-bagian surat dinas, jenis-jenis surat dinas,
serta tata cara penulisan surat dinas yang benar.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

1.1 Pengertian surat dinas

Menurut Pratama, surat merupakan alat atau sarana untuk mengambil
pernyataan atau mengambil informasi secara tertulis dari pihak yang satu
kepihak yang lainnya, baik atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu
instansi perusahaanatau organisasi. (1997:1).
Surat sebagai suatu sarana komnikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan
lebih jelasnya, Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan
kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian
bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Agus Sugiarto, 2005:2).
Ys. Marjo, surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk
menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke
pada pihak yang lain. (2000:15)
Menurut Yose Rizal, surat sebagai alat untuk menyampaikan suatu
maksud secara tertlis atau sebagai jenis komunikasi tulisan. (2003:2).
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas bahwa surat merupakan
media komunikasi tulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak
lain.
Peran surat sangatlah pentig, sehingga dalam penulisan maupun
pengolahannya harus dikerjakan sebaik mungkin agar dapat membantu
memperlancar tercapainya suatu tujuan perusahaan. Karena surat merupakan alat
komunikasi tertulis sebagai bukti otentik “hitam diatas putih”.

1.1.1 Fungsi surat

Fungsi surat memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga
artinya surat yang bagus isi dan penampilannya akan memancarkan citra
yang baik bagi lembaga yang mengeluarkan surat tersebut.

4
 Menurut Agus Sugiarto (2005:5) ada 6 fungsi surat sebagai berikut :
1. Alat bukti tertulis
2. Alat untuk mengingat
3. Pedoman untuk bertindak
4. Duta atau wakil organisasi
5. Dokumen historis dari suatu kegiatan
6. Keterangan keamanan

Adapun fungsi surat menurut Yose Rizal (2003:2) yaitu sebagai berikut :
1. Surat sebagai alat komunikasi (tulis)
2. Surat sebagai tanda bukti, hitam diatas putih
3. Surat sebagai alat dokumentasi
4. Surat sebagai bukti historis
5. Surat sebagai alat pengingat
6. Surat sebagai pedoman untuk bertindak mengambil keputusan
7. Surat sebagai keterangan keamanan
8. Surat sebagai duta atau wakil organisasi
9. Surat sebagai alat mempermudah bagian tata usaha atau kersipan

Sedangkan menurut Pratama dan Manurung (1997:10) menjelaskan:

“Fungsi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat berfungsi mencerminkan
citra atau wibawa pihak pengirim”.

Menurut YS, Marjo (2000:15) menjelaskan juga kelebihan-kelebihan surat

dalam bukunya “Surat-surat Lengkap” yaitu sebagai berikut :
1. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara
panjang lebar, terperinci namun tetap ekonomis.
2. Surat bersifat praktis karena dapat menyimpan rahasia.
3. Efektif karena informasi yang disampaikan asli sesuai sumbernya.
4. Ekonomis, biaya pembuatan dan pengirimannya sangat

5
1.2 Syarat-syarat surat dinas
Syarat surat yang baik menurut Ramelan dalam bukunya “Pedoman
Lengkap Menulis Surat Bisnis Moderen” (2005:12) sebagai berikut:
1. Bentuk surat harus sesuai dengan isi
2. Bahasa yang digunakan tidak boleh kasar atau tidak menyinggung
perasaan dan tetap menjaga sopan santun
3. Kalimat dalam surat harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia
yang benar
4. Isi sirat tidak bertele-tele bahasa yang efisien, efeltif, dan lugas tetapi
sopan, jauh lebih mudah dipahami dan lebih mengesankan
5. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan
peraturan, untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang
digunakan
6. Penggunaan singkatan kata yang umum dipakai dalam surat menyurat
7. Penggunaan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya
8. Menarik wujud dan fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan, dsb.

Menurut Agus Sugiato (2005:7) menjelaskan syarat surat umum yang baik
dalam penggunaan media kertas harus yang tepat dari segi ukuran, jenis dan
warna sesuai dengan surat yang akan ditulis, bentuk surat pun yang standar
menggunakan gaya bahsa sopan dan hormat yang jelas tidak menimbulkan
penafsiran makna yang berbeda dan lugas yaitu bahasa yang sederhana tidak
bertele-tele sehingga mudah dipahami. Informasiyang disajikan fakta yang benar
sesuai kenyataan yang lengkap, tidak adanya informasi yang tertinggal.

1.3 Format surat dinas

Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tatletak atau posisi bagian-
bagian surat dinas. Yang yang termasuk didalamnya adalah penepatan tanggal,
nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan, dan lain-lan.
Format surat yang lain masih banyak, tetapi berdasarkan pengamatan, surat-
surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus versi a,

6
sedangkang surat-surat resmi Indonesia baru banyak menggunakan format
setengah lurus versi b.
Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa dalam kegiatan surut-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah
lurus versi b, karena format dianggap lebih efisien dan menarik.

1.4 Bagian-bagian surat dinas

Penyusunan surat dinas harus memerharikan penulisan setiap bagian surat,
meliputi hal-halberikut :
1. Kepala surat (kop surat0
Berisi identitas organisasi atau instansi pembuatan surat, berupa
lambing, nama, alamat, nomor telepon, nomor kontak pos, dan nama
alamat kawat. Penulisan kepala surat dilengkapi penyebutan terhadap
instansi di atasnya sebelum nama instansi yang bersangkutan. Nama
instansi ditulis lebih tebal dengan ukuran huruf lebih besar
dibandingkan nama instansi di atasnya.
2. Nomor surat
Berisi nomor unit terbitnya surat, kode surat, dan angka tahun. Nomor
surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut lebih kecil. Angka tahun
ditulis lengkap tidak hanyadua angka dari belakang untuk menghindari
kesalahan penafsiran angka tahun dalam arsip surat.
3. Tanggal surat
Berisi nama kota dan tanggal surat. Nama kota tidak perlu ditulis
sudah ada kepala surat, karena dalam kepala surat sudah tercantum
alamat instansi. Namun, ketika surat tersebut ditulis ditempat berbeda,
nama kota tempat penulisan surat tetap harus dicantumkan. Tanggal
dan tahun ditulis dengan angka, sedangkan nama bulan ditulis lengkap
(tidak dalam bentuk angka), misalnya Jakarta, 25 februari 2016.
4. Lampiran
Lampiran adalah lembaran tambahan yang akan disampaikan dapat
lembaran kertas atau dokumen lain. Apabila tidak ada biasanya diisi
tanda strip.

7
5. Perihal atau hal
Bagian ini berisi tentang isi pokok surat dinas, seperti ditujukan untuk
siapa dan untuk apa surat tersebut.
6. Alamat
Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk
perorangan dan ada yang untuk lembaga atau instansi lain. Apabila
surat rahasia kata kepada tidak perlu dipakai karena telah ditulis di
amplop. Apabila surat dinas terbuka maka menggunakan kepada lalu
lansung menggunakan nama instansi atau lembaganya. Namun apabila
ditujukan untuk banyak orang harus menggunakan kata bapak, ibu atau
yang lainnya dan kata Yth digunakan apabila ditujukan kepada orang
atau suatu jabatan.

7. Salam pembuka
Salam pembuka dignakan untuk menunjukkan rasa hormat atau sopan
santun.
8. Isi urat
Pada bagian ini haruslah sesuai dengan perihal yang ingin
disampaikan.
9. Salam penutup
Salam penutup digunakan untuk menunjukkan akhir isi surat.
10. Nama
Bagian ini berisi tentang nama lengkap pengirim surat.
11. Tembusan
Tembusan yaitu pihak yang mendapatkan tebusan atau salinan surat
selain yang dialamatkan. Tebusan ini boleh digunakan atau tidak
bergantung pada surat tersebut membutuhkan atau tidak.
12. Inisial
Biasanya inisial ditempatkan pada bagian kiri bawah tebusan surat
(jika ada).

8
1.5 Jenis-jenis surat dinas
Terdapat 10 macam jenis surat dinas diantaranya :
1. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenus surat dinas yang isinya mengenai
pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja
mereka mengetahui suatu hal atau infomasi tertentu apa yang perlu
diketahui.
2. Surat kuasa
Surat kuasa adalah surat dinas yang berisi tentang pelimpahan dari
pejabat kepada pejabat lain yang dapat dipercaya untuk bertindak
mewakili orang yang memberikan kuasa tersebut karena orang yang
memberikan kuasa tidak dapat melakukan sendiri.
3. Surat undangan
Surat undangan adalah surat dinas yang berisi tentang pemberitahuan
yang bersifat mengharap kehadiran seseorang atau kelompok agar
berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.
4. Surat memo atau nota dinas
Surat memo atau nota dinas adalah jeis surat khusus yang digunakan
secara intem dalam suatu lembaga atau instansi yang dihasilkan oleh
pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.
5. Surat keterangan
Surat keterangan adalah surat dinas yang digunakan untuk
menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.
6. Surat pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat yang digunakan untuk mengantarkan
sesuatu dengan tujuan agar orang yag menerima mengetahui tujuan
yang diterimanya.
7. Surat ederan
Surat edaran adalah jenis surat yang isinya ditunjukkan sebagai bentuk
pemberitahuan tentang suatu yang ditunjukkan pada beberapa orang
atau banyak pihak.
8. Surat instruksi

9
 Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk yang
dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijakan pemimpin.
9. Surat tugas
Surat tugas adalah jenis surat yang data dari pihak yang memiliki
posisi lebih tertinggi kepada seseorang atau kelompok bawahannya
untuk melaksanakan tugas tertentu.
10. Surat perintah
Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi
yang berada pada posisi yang lebih tinggi ke instansi yang lebih rendah
agar instansi tersebut dapat melakukan dan tidak melakukan sesuatu
sebagaimana yang telah dijelaskan dalam surat tersebut.

1.6 Bahasa surat dinas

Bahasa surat dinas adalah sebagai berikut:
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat
hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas,
dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai
dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan
mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau
eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-
bunga atau berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu
menimbulkan pemahaman yag sama pada pikiran pembacanya.

1.6.1 Ejaan
Menurut kamus besar bahasa Indonesia (2008:353) ejaan yaitu kaidah atau
cara menggambarkan bunyi-bunyi (kata, kalimat, dsb) dalam bentuk tulisan
(huruf-huruf) serta penggunaan tanda baca.

10
 Ejaan adalah penggambaran bunyi bahasa dengan kaidah tulis-menulis
yang distandarisasikan, yang lazimnya mempunyai tiga aspek, yakni aspek
fonologis yang menyangkut penggambaran fonem dengan huruf dan penyusunan
abjad, aspe morfologi yang menyangkut penggambaran satuan-satuan morfemis,
aspek sintaksis yang menyangkut penanda ujaran tanda baca (kridalaksama,1982),
atau dengan kata lain, ejaan adalah cara menuliskan bahasa (kata atau kalimat)
dengan menggunakan huruf dan tanda baca.

1.6.2 Diksi
Menurut enre (1988:101) diksi atau pilihan kata adalah penggunaan kata-
kata secara tepat untuk mewakili pikiran dan perasaan yang ingin ditanyakan
dalam pola suatu kalimat.
Pendapat lain dikemukakan oleh Keraf ( 1997:24) yang menurunkan tiga
kesimpulan utama mengenai diksi, antara lain sebagai berikut:
a. Pemilihan kata atau diksi mencakuo pengertian kata-kata mana yang
akan dipakai untuk menyampaikan suatu gagasan, bagaimana
membentuk pengelompokan kata-kata yang tepat atau menggunakan
ungkapan-ungkapan yang tepat, dan gaya mana yang paling baik
digunakan ungkapan-ungkapan yang tepat, dan gaya mana yang paling
baik digunakan dalam situasi.
b. Pilihan kata atau diksi adalah kemampuan membedakan secara tepat
nuansa-nuansa makna dari gagasan yang ingin disampaikan, dan
kemampuan untuk menemukan bentuk yang sesuai (cocok) dengan
situasi dan nilai rasa yang dimiliki kelompok masyarakat pendengar.
c. Pilihan kata yang tepat dan sesuai hanya dimungkinkan oleh penguasaan
sejumlah besar kosa kata atau perbendaharaan bahasa itu. Sedangkan
yang dimaksud perbendaharaan kata atau kosa kata suatu bahasa adalah
keseluruhan kata yang dimiliki oleh sebuah bahasa.

Kata yang tepat akan membantu seseorang mengungkapkan dengan tepat

apa yang ingin disampaikannya, baik lisan maupun tulisan. Di samping itu,
pemilihan mkata harus sesuai dengan situasi dan tempatpenggunaan kata-kata
lain.

11
 Dengan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kita
memerlukan penguasaan kosa kata yang beragam agar bisa menyampaikan
maksud dari tiap gagasan kita.

1.6.3 Kalimat
Kalimat adalah satuan bahasa terkecil dalam wujud lisan atau tulisan yang
mengungkapkan pikiran yang utuh. Dalam bahasa lisan, kalimat diawali dan
diakhiri dengan kesenyapan, sedangkan dalam tanda titik (.), tanda seru (!), atau
tanda tanya (?).
Kalimat merupakan satuan dasar wacana, artinya wacana hanya akan
terbentuk jika da dua kalimat atau lebih yang letaknya berurutan dan berdasarkan
kaidah kewacanaan.
Kalimat adalah satuan bahasa terkecil yang mengungkapkan pikiran yang
utuh.satuan bahasa itu ada yang berwujud lisan ada pula yang berwujud tulisan.
Dalam wujud lisan, kalimat diucapkan dengan suara naik turun dank eras lembut,
disela jeda, dan diakhiri dengan intonasi akhir. Dalam wujud tulisan, misalnya
dengan huruf latin, kalimat dimulai dengan huruf capital dan diakhiri engan tanda
titik, tanda tanya, atau tanda seru. Sementara itu, di dalamnya disertakan juga
berbagai tanda baca seperti koma, titik dua, tanda pisan dan spasi.

12
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas bahwa surat merupakan
media komunikasi tulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada
pihak lain.
Menurut Pratama dan Manurung (1997:10) menjelaskan: “Fungsi
surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat berfungsi
mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim”.

B. Saran
Setelah mengetahui betapa pentingnya surat, sebaiknya kita sebagai
mahasiswa dapat menerapkannya sesuai dengan teori tentang penulisan surat.
Sehingga tata penulisan surat tertulis dengan baik dan benar.

13