KELOMPOK 6

DASAR DASAR
KORESPONDENSI BISNIS

DOSEN : DR.,RR.RACHMAWATI,S.E., M.SI

 DISUSUN OLEH :

FADLAN SIDIK (A10190094)

ERIALDI ARKAN (A10190150)
RIFKY MARYANA (A10190248)
1. PENGERTIAN SURAT DAN SURAT BISNIS
• istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai
sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, hak pribadi, kedinasan
maupun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu
pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi
juga melalui surat elektronik (electronic maile-moil)
• Secara umum, yang dimaksud dengan surat bisnis adalah serat yang digunakan oleh seseorang, lembaga
orgamisasi, atau institiusi sante menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak laim dengan
menggunakan mea tertentu. Seseorang dalam menyampaikan surat bisnis dapat menggunakan media tertentu.
seperti pengiriman lewat pos, faksimile, telepon seluler (HP), atau lewat jalur dunia nilya (Internet).
 2. BEBERAPA FUNGSI SURAT BISNIS

a. Surat bisnis
b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan,  
c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
d. Alat untuk mengingat
f. Pedoman kerja
g. Media promosi bagi pengirim surat
 3. PENGELOMPOKAN SURAT
• Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu pengelompokan
surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya
sifainya, dan menurut urgensi penyelesaiannyn. Pengelompokan surat secara lebih rinci
dapat dijelaskan berikut ini.
 MENURUT WUJUDNYA :
a. Surat Bersampul
Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada yng terdiri atas kertas surat
dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat Surat Bersampul dumalstidkan untuk menjaga kerahasiaan
isi pesan dalam sunt tersebut, sehingga ikerahui oleh orang yang tidak berhnk menerimanya
b. Kartu Pos
Kartu Pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan Hingkar/pendek dan
praktis, yang betbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 m yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia
c. Warkat Pos 
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat
sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan hembentuk amplop. 
d. Telegram dan Teleks 
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang Jauh,
sedangkan gram (graf) berarti tanda yang tercetak.
e. Menorandum (Memo) dan Nota 
Memorandum, atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk
mennyampaikan pesan-pesian singkat herupa pemberitabuan, permintaan, atau hal-lal dalam
suatu organisasi (internal organiasi). 
f. Surat Tanda Bukti 
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas
pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.
 MENURUT PEMAKAIANNYA :

a. Surat Pribadi 
Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat
ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal
b. Surat Dinas 
Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan
tugas dan kegiatan dinas instanst pemerintah. Karena berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan
bersifat formal, surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan
korespondensi suntu instansi tertentu. 
c. Surat Bisnis 
Surat bisnis (business letters), yang juga disebut sebagai surat niaga, adalah surat yang digunakan orang
atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan
percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan mebel, penusahaan tekstil), perdagangan (perusahaan
material bangunan, persahaan ritel/bisnis eceran), dan usaha jasa (perusalaan jasa konsultan,
perusahaan angkutan, perusahaan asuransi, perusahaan perhotelan, perusahaan restoran, perusahaan
rental audio video disc, dan perbankan). 

d. Surat Sosial 
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga- iembaga sosial
kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Hal yang termasuk
dalam lembaga-lembaga sesial, antara lain: lembaga yayasan anak yatim-piatu, yayasan anak cacat,
yayasan panti jompo (lansia), yayasan peduli AIDS.
MASING-MASING JENIS SURAT TERSEBUT AKAN
DIJELASKAN SECARA RINCI

a. Surat Biasa 
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan Kepada seseorang
atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.
b. Surat Edaran 
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang/suatu lembaga
yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c. Surat Pengumuman 
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh
pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bila disebarluaskan melalui media massa).
 MENURUT SIFATNYA :

a. Surat Biasa 
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop. Apabila surat
biasa tidak disertai amplop, orang lain dengan mudah dapat mengetahui apa isi surat itu
b. Surat Konfidensial (Terbatas) 
Surat konfidensial adulah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu. 
c. Surat Rahasia 
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu dalam sustu organisasi.
Ini berarti bahwa hanya orang/pejabat yang dituju saja yang mempunyai hak untuk membuka dan membacanya.
4. MENJELASKAN BAGIAN BAGIAN SURAT

Kepala Surat (Kop Surat) 

Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan, instansi yang
mencakup antara lain: nama instansi (organisasi), alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile, nomor
kotak pos, alamat kawat, alamat situs Web dan e-mail. 
Tanggal Surat 
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana
diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. 
Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal 
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis
secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan
dalam surat tersebut.
Nama dan Alamat Surat
Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju, hendaklah diperhatikan betul-betul kebiasaan, memanggil nama
yang bersangkutan, termasuk penggunaan kata sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara maupun gelar akademik atau
gelar kehormatan, maupun nonakademik secara benar ejaannya.
Salam Pembuka 
Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum
menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat. Penggunaan salam pembuka dalam penulisan sebuah surat
sangatlah bervariasi sesuai dengan suasana surat yang ingin disampaikan, apakah untuk hal-hal yang sifatnya
formal atau informal.
Isi Surat 
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Bagaimana menulis isi
surat? Secara umum, dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah
dipahami, tidak bertele-tele. Secara garis besar isi surat mencakup 3 hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf
isi, paragraf penutup.
Contoh Paragraf Pembuka  
a) Lembaga pelatihan D’MART sangat peduli pada peningkatan sumber daya manusia bidang
pemasaran, sehingga..
b) Apakah perusahaan saudara ingin mengembangkan sistem layanan online ? Oleh karena itu,...
c) Mengingat harga berbagai kebutuhan bahan baku kertas mengalami kenaikan yang cukup
signifikan, maka...
Contoh paragraf penutup
a) Atas kehadiran saudara kami mengucapkan terimakasih.
b) Atas segala bentuk partisipasi saudara dalam mensukseskan acara ini kami mengucapkan
terimakasih.
c) Semoga surat ini semakin memperkuat hubungan kemitraan yang telah terjalin selama ini.
 5. MENJELASKAN BERBAGAI BENTUK ATAU
FORMAT SURAT

• Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi syarat
yang baik atau baku, lazim (umum atau biasa) dan cermat. Perlu dihindari penggunakaan
kata0kata yang beum dakui kebakuannya, seperti : gimana, ngapain, kenapa dan bikin.
Padanan kata-kata tersebut yang sudah baku adalah bagaimana, mengapam dan membuat.
• Sebagai contoh, penggunaan sapaan Bapak/Ibu, Saudara, dan Anda harus tepat atau sesuai
dengan pangkat dan kedudukan penerima surat. Jangan sampai surat yang dimaksudkan untuk
saling memperat tali persaudaraan atau persahabatan, kistru menimbulkan kesan yang
kkurang baik kepada penerima surat.
6. MENGETAHUI BERBAGAI FORMAT LIPATAN
SURAT DAN AMPLOP
• Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi
dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asa-asakan akan memberikan kesan
atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya. Apabila hal itu dilakukan oleh suatu lembaga
bisnis/perusahaan, nama perusahaan secara tidak langsung ikut menjadi taruhannya.
Format lipatan surat
Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespodensi bisnis, antara lain :
a. Lipatan baku (standard fold)
b. Lipatan setengah baku (semi standard fold)
c. Lipatan akordeon (acordion fold)
d. Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
e. Lipatan tunggal (single fold)
f. Lipatan ganda/paralel (parallel/double fold)
g. Lipatan model Prancis (french fold)
h. Lipatan model baron (baronial fold)
Masing-masing bentuk lipatan surat memiliki perbedaam antara model yang satu dengan model lainnya.
 7. MENGETAHUI BERBAGAI CONTOH SURAT-
SURAT BISNIS
• Berikut ini adalah beberapa contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam
kehidupan bisnis sehari-hari, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat pengaduan
(claim), surat permintaa informasu, surat  ucapan selamat, surat pemberitahuan
pindahalamat, surat penagihan, surat perintah kerjam dan surat perjanjian
Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat isnis yang lazim dijumpai dalam
dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak dalam proses pengolhan (manufacturing),
perdagangan (trade), maupun jasa (service). Surat pemesanan adalah surat yang diuat oeh
seseorang, sekelompok orang, atau organisasi untuk melakukan pemesanan barang atau jasa
kepada pihak lain guna mamenuhi berbahai kebutuhan mereka. 
Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang penkelasan tertentu
yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan serta penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.
Misalnya, surat konfirmasi yang berkaitan dengan pemesanan batang, pengiriman barang,
penawaran harga khusus, atau pengubahan prosedur dan kebijakan.
Surat Pengaduan
Apa yang dimaksud dengan surat pengaduan (claim letters)? Surat pengaduan adaah surat yang
berisi oengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara-cara yang
baik (sopan, ramg, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan,
agar segera memperoleh solusi (jawaban) terbaik b
Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok atau lembaga
untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perorangan maupun lembaga.
Surat Ucapan Selamat 
Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga
(institusi) yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok, maupun
lembaga dalam melakukan suatu kegiatan tau pekerjaan.
Ucapan selamat atas penghargaan memperoleh standarisasi internasional dalam pelayanan
serta ucapan selamat atas pemecahan rekor nasional dalam uji ketahanan umum.
Pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok, maupun lembaga dapat
memberikan dorongan atau motivasi yang sangat positive bagi yang lain dalam meningkatkan
kinerja atau prestasi kerja mereka.
Surat Pemberitahuan
Dalam dunia bisnis surat pemberitahuan bukanlah hal yang baru. Surat pemberitahuan adalah
surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu
kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
Salah satu contoh surat pemberitahuan kepada para pelanggan adalah surat pindah lamat
kantor yang baru. Sebagaimana kita ketahui bahwa pemberitahuan pindah lamat kantor yang
baru kepada para pelanggan sangatlah diperlukan perusahaan sebagai upaya untuk tetap
menjaga hubungan atau relasi yang baik dengan mereka. 
Surat Penagihan 
Penagihan dalam dunia bisnis dapat terjadi ketika seseorang atau organisasi tidak dapat
memenuhi kewajiban atau utangnya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Oleh karena
itu, surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih utang pihak lain yang telah
melampaui waktu yang telah ditentukan.
Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atau sesuatu hal.
Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada
pihak lain (seseorang atau organisasi) yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan
dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah disepakati
Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk
mengumumkan sesuati kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang dilakukan
dengan cara-cara tertentu, seperti pengumuman dipasang di papan pengumuman atau media
masa
 Surat Undangan RUPS
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu
organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis, seperti keputusan
yang berkaitan dengan bagaimana pengembangan bisnis ke depan
Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak
pertama sebagai oramg yang memberikan kuasa kepada pihak lain  sebagai orang yang
menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa
Surat kuasa berisi antara lain nama, tempat, dan tanggal lahir (usia), alamat tempat tinggal,
pekerjaan/jabatan, tanda tangan, masalah yang dikuasakan, tanggal pembuatan dan masa
berlaku surat kuasa tersebut. 
Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak satu
dengan pihak yang lain tentang suatu hal. Jenis surat yang digunakan untuk membuat surat
perjanjian adalah surat bersegel ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai (misalnya,
bermaterai Rp6.000,00). Melalui surat perjanjian tersebut kedua belah pihak yang terkait harus
menyepakati apa saja yang ada di dalamnya. 
 KESIMPULAN
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan antara seseorang dan pihak lain dalam dunia bisnis, baik
dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan bisnis

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.
Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis
maupun gaya Bahasa yang digunakannya

Melalui surat, seseorang dapat menyampaikan informasi penting kepada orang lain, sebagai alat bukti tertulis alat untuk mengingat-ingat, alat
bukti historis dan untuk pedoman kerja.

Surat dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, pemakaiannya, sifatnya, jumlah sasaran yang dituju, urgensinya, dan tujuannnya. Bagian-
bagian penting dalam surat biasanya mencakup kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph
pembuka, paragraph isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan dan inisial

Bentuk surat dapat dibedakan menjadi (a) bentuk lurus penuh, (b) bentuk setengah lurus, (c) bentuk lurus, (d) bentuk bertekuk, (e) bentuk
paragraph menggantung, (f) bentuk amerika, dan (g) bentuk inggris

Dalam pengiriman surat, maka cara melakukan lipatan surat juga perlu mendapatkan perhatian, ada berbagai format/bentuk lipatan surat
mulai dari format standar/baku hingga ke lipatan model baron, disamping itu, penggunaan amplop juga perlu diperhatikan yaitu sesuaikan
dengan ukuran suratnya

Bagaiamana dengan Bahasa surat? Secara umum, Bahasa yang digunakan dalam dunia korespondensi mencakup tiga hal, yaitu (a) pemilihan
kata-kata yang sudah dikenal, (b) pemilihan kata-kata yang cermat, dan (c) pemilihan kata-kata bermakna jelas dan hindari yang bermakna
lebih dari satu
Terimakasih