KORESPONDENSI

A. PENGERIAN SURAT

Surat merupakan sebuah kata yang tidak asing lagi dalam kehidupan nsehari –
hari, baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis. Bahan yang di gunakan dalam
menulis surat biasanya adalah kertas tulis. Namun, kini seseorang dapat menulis dan
mengirim surat melalui Komputer, yang lebih di kenal dengan istilah electronic mail
atau e-mail. Untuk dapat menulis dan mengirim surat dengan e-mail, seseorang harus
memiliki seperangkat computer yang sudah di lengkapai dengan modem, telepon, dan
berlangganan dengan salah satu internal provide.melalui surat elektronik ini seseorang
dapat mengirim surat berbagai wilayah di dunia dengan cepat, mungkin hanya
memakan waktu beberapa detik.

Melalui surat, seseorang dapat menyampaikan berbagai informasi penting

kepada orang lain, baik kepada orang tua, saudara, teman,pacar, tetangga, atasan ( bos
), atau instansi pemerintah. Pendek kata, seseorang dapat menulis surat kepada pihak
lain, baik masalah yang berkaitan dengan masalah pribadi maupun yang berkaitan
dengan masalah tugas / pekerjaan, baik di lembaga pemerintah maupun di lembaga /
organisasi bisnis.

Apa yang anda ketahui tentang surat ? secara umum, surat dapat didefinisikan
sebagai suatu sarana komunikasi yang di gunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Seperti yang telah di sebut diatas,
informasi yang di sampaikan, dapat berupa pemerintah, pernyataan, perintah,
permintaan, atau laporan. Informasi dapat di tulis dalam secarik kertas, namun dapat
pula secara elektronik seperti e-mail.

Hubungan yang terjadi antara pihak – pihak yang terkait sering di sebut
dengan istilah Korenspondensi ( correspondence ). Pendek kata, korespondensi atau
surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang di lakuan dalam
komunikasi tertulis.

B. FUNGSI SURAT
1
 Meskipun teknologi komunikasi berkembang begitu cepat seperti telepon,
telepon genggam ( handphone ), televise, radio, telegram, facsimile ( fax ), dan
komputer, surat nampaknya masih merupakan sarana penghubung / komunikasi yang
penting bagi seseorang, sekelompok orang, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga memiliki berbagai fungsi sebagai
berikut :
a. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan
buah pikiran atau gagasan.
b. Alat bukti tertulis ( dokumen tertulis ), misalnya surat perjanjian jual beli,
surat nikah, surat akte kelahiran, kartu penduduk, surat ijin mengemudi, dan
surat ijin usaha.
c. Alat untuk mengingat, misalnya susat – surat yang di arsipkan.
d. Bukti histories, misalnya surat – surat bersejarah ( Surat perintah sebelah
maret ).
e. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah ( Instruksi ).

C. PENGELOMPOKAN SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan
kedalam tiga jenis surat, yaitu :
1. Surat Pribadi ( personal letters ), adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya menyangkut kepentingan pribadi. Karena bersifat pribadi, jenis surat ini
tidak menggunakan format penulis yang baku. Penulis surat pribadi tentu saja
sangat tergantung pada kemampuan seseorang dalam mengekspresikan buah
pikiran, ide, atau gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain.
2. Surat Dinas ( formal letters ), adalah surat yang isinya berkaitan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Karena berkaitan dengan
kegiatan kedinasan dan bersifat formal, surat dinas memiliki suatu
formatpenulis baku yang dapat di gunakan dalam kegiatan korespondensi
suatu instansi tertentu.

3. Surat Bisnis ( business letters ), adalah surat yang digunakan oleh orang atau
2
badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti perdagangan,
 perindustrian, dan usaha jasa ( misalnya perusahaan anggkutan, perusahaan
rental video cassette, koperasi, BUMN, dan perbangkan ).

D. BAGIAN DAN BENTUK SURAT

Secara umum, bagian surat mencakup sepuluh, yaitu :

1. Kepala Surat.

Kepala surat atau kop surat, yang merupakan cirri khas suatu organisasi,
badan, atau instansi, berisi nama instansi ( organisasi ), alamat lengkap,
nomor telepon, nomor facsimile, nomor kotak pos, alamat kawat, dan logo
atau lembaga instansi tersebut. Karena kepala surat mempunyai tempat
strategis, dan berfungsi untuk menarik pembaca, penulisannya perlu
diperhatikan denga sebaik – baiknya.
Contoh :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
JALAN IR. SUTAMI NO. 36A KENTINGAN SURAKARTA
TELEPON ( 0271 ) 46624, 46761, 46781

Atau

PT SENTRA PERSADA JAYA

KONTRAKTOR BANGUNAN
Jalan Ir. Sutami No. 56 Ketingian, Surakarta
Telepon ( 0271 ) 45974, 46659

2. Tanggal Surat.

Tanggal surat berfunsi untuk memberitahu penerima surat, kapan surat itu
ditulis. Sebagaimana diketahui, proses pengiriman surat kadang – kadang
lambat. Dengan tercamtumnya tanggal surat, si penerima akan mengetahu
berapa lama surat itu dalam perjanjian.
3. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal, ditulis dengan diawali huruf capital dan
3
diikuti dengan titik dua, dan ditulis secara berurutan kebawah. Penulis
 katalampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam
surat tersebut.
Contoh ;
Nomor : 101 / YP / VI / 2008
Lampiran : Satu berkas
Hal : Pesanan buku

4. Nama dan Alamat surat

Penulis nama seseorang yang akan di tuju hendaklah memperhatikan

kebiasaan orang memanggil nama yang bersangkutan. Termasuk
didalamnya penggunaan kata sapaan seperti bapak, ibu, dan saudara.
Contoh :
a. Yth. Bapak Hendra
Direktur CV Anugrah Perkasa
Jalan Ir. Sutami 45 C Kentingan
Surakarta
b. Yth. Drs. Rifai Hidayat, M.A.
Jalan Urip Sumoharjo 110
Surakarta

5. Salam Pembuka.

Salam pembuka ,erupakan sapaan penghormatan yang perlu dicantumkan

oleh penulis sebelum menyampaikan maksud atau tujuan. Dengan hormat,
salam sejahtra, saudara ridho yang ter hormat, ibu Utami yang terhormat,
Assalamu’alaikum Wr. Wb dll.

6. Isi Surat.

Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh penulis, kepada
sipenerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal, yaitu
paragraph pembuka, paragraph isi, dan paragraph penutup.
7. Salam Penutup.
4
Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat menyurat antara lain :
a. Hormat kami,
b. Hormat saya,
 c. Salam takzim,
d. Wassalam,

8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan.

Surat dinas maupun surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga, atau
organisasi.
Penulisan nama pengirim surat, perlu memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
a. Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf capital
seluruhnya, tetapi menggunakan huruf capital pada setiap unsure.
b. Nama tidak perlu ditulis didalam kurung, tidak perlu digaris bawahi
dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh :
a. Hormat kami,

DR. Muhammad Ridho

Direktur

b. Hormat kami,
Direktur,

DR. Muhammad Ridho

NIP 131472193

9. Tembusan

Kata tembusan ditulis dan huruf awal capital, dan diletakkan di sebelah
kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta
sejajar dengan nama pengirim surat.
10. Inisial.

5
Inisial disebut juga sandi, yang merupakan tanda pengenal bagi petugas
yang membuat konsep dan yang mengetik surat. Inisial berguna untuk
mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat, sehingga jika terjadi
kesalahan dalam pengetikan suratnya,pengonsep mudah, inisial umumnya
ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri.
Contoh :
MR / NH
MR adalah nama singkat Muhammad Ridho si pembuat konsep,
NH adalah nama singkatan Nur Hayati si pengetik surak.

Bentuk surat adalah suatu pola surat menurut susunan letak bagian –
bagian surat. Setiap bagian surat mempunyai peranan yang sangat penting
sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan suatu surat.

6
KEPALA SURAT

7
KEPALA SURAT

8
F. CONTOH SURAT BISNIS.

Berikut ini adalah beberapa contoh surat – surat bisni yang lazim kita jumpai

dalam kehidupan bisni sehari-hari, seperti surat pesanan, surat konfirmasi, surat aduan

( claim ), surat permintaan informasi, surat ucapan selamat, surat pemberitahuan

pindah alamat, surat penagihan, dan surat peringatan.

9
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………
i
DAFTAR ISI ………………………………………………………………………….ii
BAB I KORESPONDEN………………………………….………………………..1
A. PENGERTIAN SURAT……..………………………………….…………….1
B. FUNGSI SURAT…………………………………………………………...…2
C. PENGKELOMPOKAN SURAT………………..……………………………2
D. BAGIAN DAN BENTUK SURAT…………………………………….…….3
1. Kepala Surat………………….………………………………………..3
2. Tanggal Surat………………..………………………………………...3
3. Nomor Lampiran dan Hal atau Perihal………………………………...4
4. Nama dan Alamat………..……………………………………………4
5. Salam Pembuka……………….………………………………………4
6. Isi Surat…………………………………..……………………………4
7. Salam Penutup…………………………………………………………5
8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan……………………………..5
9. Tembusan……………………………………………………………...5
10. Inisial…………………………………………………………………..6
E. CONTOH SURAT BISNIS…………………………………………………...9
ii