Makalah Tata Persuratan

TATA PERSURATAN

Nama : Devita Alfiani

Kelas : X- OTKP
No. Absen : 11
Pelajaran Korespondensi
KATA PENGANTAR
Puji sukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpuhan
rahmat,hidayah dan inayah-Nya saya dapat menyelesaikan makalah tentang
“TATA PERSURATAN’ dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu
apapun. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas saya bidang studi
KORESPONDENSI, SEKOLAH SMK PERGURUAN RAKYAT JAKARTA SELATAN.
Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Saya sebagai penulis sadar, karya ini
masih jauh dari sempirna. Untuk itu saya sangat mengharapkan kritik maupun
saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

DAFTAR ISI
1.Kata Pengantar……………………………………………………..
2.Daftar Isi……………………………………………………………
3.BAB I PENDAHULUAN…………………………………………..
A. Latar Belakang……………………………………………………
B. Rumusan Masalah………………………………………………...
C. Tujuan Penulisan…………………………………………………..
4. BAB II PEMBAHASAN……………………………………………
1. Pengelolaan Surat………………………………………………....
2. Pengurusan Surat Masuk……………………………………
3. Pengurusan Surat Keluar……………………………………
4. Tata Persuratan……………………………………………..
5. BAB III PENUTUP………………………………………………
A. Kesimpulan……………………………………………………
B. Saran...............................................................................................
6. DAFTAR PUSTAKA…………………………………………….
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat
dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari arsip. Surat
digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis
untuk berbagai kepentingan , baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan.
Dalam menulis surat, ada beberapa hal yangharus diperhatikan,
diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah
dipahami,menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas-tegas-
dan tidak bertele tele.Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk
diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih
bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman
surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu
sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka
dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak
menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima.

Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak
ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat
dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut.Pengelolaan
surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting
dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-
tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan
pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang
keluar.

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting

dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda
dari instansi keinstansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat
masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap
tugas-tugas lain.

Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat

dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di
suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya
urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan,yaitu
yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah
dianggap lebih baik.

Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah
dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya
surat masuk maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh
suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik.
Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana
surat yang perlu diarsipkan dan mana yang tidak.

B. Rumusan Masalah
Masalah yang akan kita teliti dalam penelitian ini adalah:
“Menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan
kearsipan”.
Dari apa yang telah di uraikan di atas maka dapat di tarik kesimpulan
rumusan permaslahan masalah sebagai berikut:
 Bagaimana pelaksanaan penguasaan substansi dan teknis administrasi
tata persuratan dankearsipan ?

C.Tujuan Penulisan
Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan
kearsipan.
BAB II
 PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Surat

1. Pengurusan surat masuk

Surat Masuk adalah surat yang diterima olehorganisasi/instansi yang dibuat
oleh organisasi/ instansilain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam
setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1
surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak
tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan
banyak pihak,khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua
penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit
kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu
pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Prosedur Pengelolaan surat masuk itu
sendiri terdiridari aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1) Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkansurat-surat yang
diterima dari kantor/ instansi lainkedalam kelompok atau golongan-golongan
yang telahditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan:
a. Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu
kepada pimpinan dankepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b.Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas,
wesel, giro, surat pribadi, suratdinas dsb.
c. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas
dikelompokkan menurut surat kilat/sangatsegera (harus diterima dalam waktu
1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa(maksimal 5
hari harus diterima).

d. Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut:

 Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat
rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial
(kode K =hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode B ).
e. Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile,telegram, radiogram,
surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk

memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya , yaitu selain dapat
diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-
surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
1. Pembukaan sampul (amplop) surat.
2. Pengeluaran surat dari dalam sampul
3. Pembacaan isi surat
4. Pencatatan di Buku Agenda Masuk

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas,selanjutnya dicatat dalam

buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-
surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor
1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu
nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

2) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu
dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk
pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk
pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada
petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman,
dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku
ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus
membubuhkan
2. Pengurusan surat keluar
Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat
oleh oranisasi/ instansilain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan
Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas
sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan
konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat
dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus
diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk
membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui
isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.
Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat,dapat dipersiapkan
informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat
dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah
dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.
Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu
dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat
yang akan dibuat.Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan
agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya.
Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang
telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahuludisetujui oleh pihak yang
bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah
orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut
lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep
tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-
pihak/departemen-departemen tadi.Sebagai tanda persetujuan terhadap
konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan
membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pemberian nomor surat

4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diaprove atau disetujui olehatasan, kemudian diketik.
Dalam proses pengetikan ini,biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari
segi waktu pengirimannya dan isinya.Setelah kegiatan hal tersebut di atas
diteliti, barulahmulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan suratini
perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam,sesuai dengan aturan
yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu
harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu
diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang
banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat
tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah
antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.Yang berhak
menandatangani adalah orang yang akan bertanggung jawab terhadap isi surat
tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan
parafnya pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap Stempel

7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar.
Yang dicatat adalah nomor urut,tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat,
lampiran,asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada
Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telahkeluar

8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam,yaitu;
a. dikirim oleh petugas pengiriman surat
b. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perludipisah-pisahkan terlebih

dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim
melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu
dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan
kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti
misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis
kiriman biasa, kilat, kilat khusus,tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat
menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat
yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan
adalah ada 3 kemungkinan,yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta

3. Tata Persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan,apapun medianya.
Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip.
Kegiatan tatapersuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensialdalam
komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat
yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan
surat,serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam
tata persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten
maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang
berdayaguna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan ‘dari tata
persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya gunadan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan
menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut.
Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera masing-
masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat,laporan, produk hukum
maupun formulir. Masing-masingditentukan juga formatnya. Contoh surat
korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala
Surat(logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat suratlampiran, hal dan
alamat yang dituju; 2) batang tubuh(pembuka, isi pokok dan penutup); dan
kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini
penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi
pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat.
Sebagai contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat
harus ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang
pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih
memudahkan serta lebih efisien.
BAB III
 PENUTUP

A. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat dalam segala
bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan erat
dengan kantor.Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat
dilakukan.Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu
segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu
dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang
baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu
juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai,sarana
dan prasarana yang standar, serta system yangbaku, aplikatif dan efisien.
Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masukdan surat keluar dimana
surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang
dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dansurat keluar
adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh
oranisasi/ instansilain yang bersifat kedinasan.
Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itusendiri terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat

Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri dari :

1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat

B. SARAN
Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan
tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan
surat, suatu instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila
dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam
rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna
dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal
menangani surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi
intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja
tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya
dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya.
Dengan demikian dapat tercipta suatu lembaga/instansi yang berkualitas
dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan dalam hal
mengambil sebuah keputusan.

DAFTAR PUSTAKA
ANRI. 2007.
Modul manajemen persuratan dan formulir
– Edisi revisi
. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia
Burhanuddin. 2009.
Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-
tugas pimpinan
. Gunung Kidul : Makalah Diklat PenciptaanArsiparis Tingkat Keahlian Brata, W
Thomas. 1990.
Surat Bisnis Modern
. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin. 1995.
Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula
. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita Laksmi. 2005.
Tata Persuratan di Perguruan Tinggi
. Depok: Universitas Indonesia Sulistyo,Basuki. 2003.
Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis
. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Widjaja,A.W. 1993.
Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar
.Jakarta: Rajawali Press