MAKALAH

PENGELOLAAN PERSURATAN

DISUSUN OLEH
Mulyani

PEMERINTAH KABUPATEN KETAPANG

KANTOR CAMAT SUNGAI LAUR
TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt. yang sudah melimpahkan
rahmat, taufik, dan hidayah- Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah
tentang “Pengelolaan Persuratan” ini, guna memenuhi persyaratan Ujian Kenaikan
Pangkat Penyesuaian Ijazah. Makalah ini memberikan penjelasanan tentang
substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan.
Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh
dari sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.Terima kasih kami
sampaikan kepada seluruh pihak yang telah membantu menyusun makalah ini.

Ketapang, Januari 2022

Penulis,

MULYANI
NIP. 19841116 201001 2 005

-i-
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar . ............................................................................................ i
Daftar Isi ............ ............................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
A. Latar Belakang ...................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah................................................................................. 1
C. Tujuan Penulisan................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................... 1
A. Pengelolaan Surat ................................................................................ 1
1. Pengurusan Surat Masuk ................................................................ 1
2. Pengurusan Surat Keluar ................................................................ 1
3. Tata Persuratan .............................................................................. 1
B. Pengelolaan Arsip ................................................................................ 1
BAB III PENUTUP ........................................................................................... 1
A. Kesimpulan .......................................................................................... 1
B. Saran....... ............................................................................................ 1
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 1

-ii-
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat
dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat
digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk
berbagai kepentingan, baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis
surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah bahasa
yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi
pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah
pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas
yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan
pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu
sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari itu isi
atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah
pengertian pada pihak penerima.
Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak
ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari
banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan
tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena
tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada
dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat
terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting
dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari
instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan
keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.
Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu
bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan
penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan
surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.

-1-
 Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah
dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat
masuk maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu
lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis
yang memiliki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu
diarsipkan dan mana yang tidak.

B. Rumusan Masalah
Masalah yang akan kita teliti dalam penelitian ini adalah:
“Menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan”.
Dari apa yang telah di uraikan di atas maka dapat di tarik kesimpulan rumusan
permasalahan sebagai berikut:
Bagaimana pelaksanaan penguasaan substansi dan teknis administrasi tata
persuratan?

C. Tujuan Penulisan
Bersumber pada rumusan permasalahan yang disusun di atas, tujuan
dalam penyusunan makalah ini adalah agar mampu menguasai substansi dan teknis
administrasi tata persuratan.

-2-
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan
dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam
pelaksanaan dan pencapaian tujuan.
B. Surat Menyurat
a. Pengertian Surat
Pada dasarnya surat adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai
alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan surat menyurat.
Secara umum surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak
yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa surat adalah menyampaikan informasi
secara tertulis dari satu pihak ke pahak lain, berupa pemberitahuan,
pernyataan, pemikiran, dan sebagainya.
b. Fungsi Surat
Adapun fungsi surat yaitu sebagai berikut :
1) Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik.
2) Sebagai pedoman.
3) Sebagai alat mengingat atau berfikir.
4) Sebagai duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim
surat.
5) Sebagai barometer (kemajuan) perusahaan.
6) Sebagai dokumentasi (berketalian dengan sejarah) perusahaan.
c. Tujuan menulis surat
Adapun tujuan dari menulis surat yaitu sebagai berikut :
1) Untuk memberi tahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada
pihak lain.
2) Untuk menerima atau mendapatkan informasi penjelasan, tanggapan,
balasan yang disampaikan.

-3-
 3) Untuk memperlancar arus informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.
d. Sifat dan derajat surat
Adapun sifat dan derajat surat yaitu sebagai berikut :
1) Surat sangat rahasia, adalah surat yang informasinya membutuhkan
tingkat pengamanan yang tertinggi serta hanya dapat diketahui oleh orang
yang berhak menerimanya.
2) Surat rahasia, adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan
yang khusus serta hanya dapat diketahui oleh orang yang berwenang.
3) Surat terbatas, adalah surat yang informasinya membutuhkan
pengamanan biasa serta hanya dapat diketahui oleh orang yang
berwenang saja.
4) Surat biasa, adalah merupakan surat yang tidak memerlukan pengaman
khusus.
e. Jenis-jenis surat
Adapun jenis-jenis surat yaitu sebagai berikut :
1) Surat dinas, adalah surat yang berasal dari perorangan atau perusahaan
yang ditujukan kepada perusahaan.
2) Surat niaga, adalah surat yang membuat persoalan niaga dan dibuat oleh
suatu badan perusahaan atau perdagangan.
3) Surat pribadi, adalah surat yang sifatnya tidak boleh atau tidak baik dibaca
oleh orang yang bukan berkepentingan.
4) Surat rahasia, adalah surat yang tidak boleh dibaca langsung oleh unit
kearsipan tetapi harus disampaikan kepada yang berhak.
C. Pengurusan Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang
dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam
setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2
surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika
tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak,
khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat
masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem
penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau
kebijaksanaan satu pintu.
-4-
 Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari aktivitas-aktivitas
sebagai berikut :
1) Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang
diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan
yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan:
a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan
dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro,
surat pribadi, surat dinas dsb.
c. Klasifikasi
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut
surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat
segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus
diterima).
d. Kualifikasi
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut Surat sangat rahasia (kode SR
= membahayakan keselamatan negara), Surat rahasia (kode R =
menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial (kode K =
hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode B ).
e. Urgensi
Surat-surat dikelompokkan menurut urgensi yaitu teleks, faksimile,
telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk
memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat
diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui
surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
Langkah pengolahan surat masuk, yaitu:
2) Pembukaan sampul (amplop) surat.
3) Pengeluaran surat dari dalam sampul
4) Pembacaan isi surat
5) Pencatatan di Buku Agenda Masuk
-5-
 Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam
buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-
surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor
1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu
nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
6) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu
dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk
pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk
pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada
petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman,
dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku
ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus
membubuhkan paraf.

-6-
D. Pengurusan Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang
dibuat oleh oranisasi/instansi lain yang bersifat kedinasan. Dalam menangani
surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1) Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan
konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat
dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai,
harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti
untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat
diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan
Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat
dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan
dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan
mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.
Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu
dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam
surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus
diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang
sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang
baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2) Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah
orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut
lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep
tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-
pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap
konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan
membubuhkan parafnya pada konsep surat.
-7-
3) Pemberian nomor surat
4) Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik.
Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari
segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas
diteliti, barulah mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini
perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan
yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang
tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian
perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah
yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
5) Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat
tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah
antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak
menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi
surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan
parafnya pada konsep surat tersebut.
6) Pemberian cap Stempel
7) Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar.
Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat,
lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada
Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
8) Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
a. dikirim oleh petugas pengiriman surat
b. dikirim melalui jasa pengiriman surat
-8-
 Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih
dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim
melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu
dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan
kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti
misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis
kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat
menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat
yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat
dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu:
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta
E. Tata Persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun
medianya.Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip.
Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam
komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat
yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan
surat, serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam
tata persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka
efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya
guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan
adalah :
1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
2. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya.
4. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik
akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi
tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera
-9-
masing-masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk
hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat
korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat
(logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat
yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat
(jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini penting
dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman
tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai contoh
penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus
ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang
pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih
memudahkan serta lebih efisien.

-10-
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut di atas bahwa surat dalam
segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan
erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat
dilakukan. Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu
segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu
dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang
baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu
juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana
dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien.
Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar
dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang
dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar
adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/
instansi lain yang bersifat kedinasan.

B. Saran
Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu
akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan
surat, suatu instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila
dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam
rangka menciptakan tata persuratan yang efektif dan efisien dapat diwujudkan.
Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam
hal menangani surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi
instansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja
tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya dukung
pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan
demikian dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal
penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil
sebuah keputusan.

-11-
 DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir – Edisi revisi. Jakarta: Pusat
Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam
mendukung Tugas-tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat
Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian .
Brata, W Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman
Pressindo.
Finoza, Lamuddin. 1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri
Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita.
Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia
Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali
Press.

-12-