MAKALAH PERSURATAN DAN KEARSIPAN

Makalah Persuratan Dan Kearsipan

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan
rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang
“PERSURATAN DAN KEARSIPAN” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan
suatu apapun. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi
ADMINISTRASI PENDIDIKAN, SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM BUNGA
BANGSA CIREBON.
            Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh
dari sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami
sampaikan kepada seluruh pihak yang telah membantu menyusun makalah ini.
 
DAFTAR ISI
1.     Kata Pengantar ……………………………………………………..
2.     Daftar Isi……………………………………………………………
3.     BAB I  PENDAHULUAN…………………………………………..
A. Latar Belakang……………………………………………………
B. Rumusan Masalah………………………………………………...
C. Tujuan Penulisan…………………………………………………..
4.     BAB II PEMBAHASAN……………………………………………
A. Pengelolaan Surat………………………………………………....
          1. Pengurusan Surat Masuk……………………………………
          2. Pengurusan Surat Keluar……………………………………
          3. Tata Persuratan……………………………………………..
B. Pengelolaan Arsip………………………………………………
5.     BAB III PENUTUP………………………………………………
A. Kesimpulan……………………………………………………
B. Saran...............................................................................................
6.     DAFTAR PUSTAKA…………………………………………….

PERSURATAN DAN KEARSIPAN

BAB I
 PENDAHULUAN
A.   Latar Belakang
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam segala
bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang sebagai
sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan , baik pribadi, bisnis, maupun
kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah:
bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya
jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan
adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan
maksud dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis
itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau maksud
dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak
penerima.

 Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat

berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya
kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat
di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan
merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata
persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada
dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang
ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang
terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor
sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi
yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh
seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.
Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan
di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada
umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat yang
dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga
surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.
Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah dilakukan dengan
tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk maupun surat keluar yang
diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik.
Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu
diarsipkan dan mana yang tidak.
B.   Rumusan Masalah

        Masalah yang akan kita teliti dalam penelitian ini adalah: “Menguasai substansi dan teknis
administrasi tata persuratan dan kearsipan”.
                Dari apa yang telah di uraikan di atas maka dapat di tarik kesimpulan rumusan permaslahan
masalah sebagai berikut:
·        Bagaimana pelaksanaan penguasaan substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan ?
C.   Tujuan Penulisan 
·         Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan.
                                                                             BAB
II
PEMBAHASAN
A.   Pengelolaan Surat
1. Pengurusan surat masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi
yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat
kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani
surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan
surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika
tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak
pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua
penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri,
yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita
namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari

aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1) Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat
yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah
berdasarkan:

  a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi di mana surat itu ditujukan.
  b. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat
dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
  c. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat
dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus
diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal
2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
  d. Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan
negara), Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara),
Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat
tertentu), Surat biasa (kode B ).
  e. Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile,
telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk

memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat
diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat
diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
1. Pembukaan sampul (amplop) surat.
2. Pengeluaran surat dari dalam sampul
3. Pembacaan isi surat
4. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
 Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya
dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi
masing-masing surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk
mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat
masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari
dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor
terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

2) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak
yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris
pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan
kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi
pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan
yang menerima surat harus membubuhkan

2. Pengurusan surat keluar

Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh

organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain
yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam
menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas
sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah
pembuatan konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat
konsep surat dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.

Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai,

harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut.
Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan
ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.

Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat
dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang
akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah
barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep
surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.

Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat
membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk
digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan
konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat
mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat
mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan
sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
 Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui
oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam
hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu
pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut
akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada
pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan
terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap
surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan,

kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan
dilakukan hal-hal sebagai berikut;
a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu,
dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah
kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses
pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan
bahwa bentuknya harus seragam, sesuai
dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada
kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila
surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu
dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua
kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang
dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-
lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang
yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi
diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya
pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda
Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan
surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan
keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda
Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
a. dikirim oleh petugas pengiriman surat
b. dikirim melalui jasa pengiriman surat
 Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-
pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan
mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang
dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi
menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat
kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya
apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis
kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi
harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai
dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa
pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3
kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta

3. Tata Persuratan

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun

medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur
hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang
lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi
penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk
redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta
kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata
persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan
konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan
tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat
diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan
berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan
dalam pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan
dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun

publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam
organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat
tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan
jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir.
Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat
korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala
Surat (logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat
lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka,
isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan,
nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini penting dalam menciptakan
efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi
sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai
contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat
 harus ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada
pedoman tentang pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal
tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien.

B.   Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.Arsip harus dikelola dengan cara:
1.    Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a) Sistem masalah,
b) Sistem abjad
c) Sistem tanggal
d) Sistem wilayah
2.    Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agarterjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip
yang menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte statussekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7
Tahun 1971 tentangketentuan pokok kearsipan).
3.    Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna,dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang
tidak bergunadengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34Tahun 1979 tentang
Penyusustan Arsip.

BAB III
PENUTUP
A.     KESIMPULAN

Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa

surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari
Arsip. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat
berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan
sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk
surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu
dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya
pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam
suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang
professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang
standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien.
Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat
keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh
organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain
yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang
dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/
instansi lain yang bersifat kedinasan.

Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri

terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
 3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri
dari :
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat

B.  SARAN
Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur
pelaksaanaan tentu akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang
bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu instansi/lembaga juga
perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar
dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka
menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna
dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan
berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan
dalam pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan
dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani surat-
menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu
ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta
daya dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian
dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat
serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan.

https://books.google.co.id/books/about/Manajemen_Kearsipan.html?
id=zIGYDwAAQBAJ&redir_esc=y

DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir – Edisi

revisi. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional
Republik Indonesia
Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-
tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Brata, W
Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin.
1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta:
Mawar Gempita Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas
Indonesia Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali
Press
https://rohanditomandy.blogspot.com/2015/01/makalah-persuratan-dan-kearsipan_18.html

https://jet.co.id/order/pickup