BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatanyang terpenting dalam kantor. Organisasi
pengurusansurat-surat kantor sangat berbeda dari instansi keinstansi. Dalam suatu organisasi yang kecil,
surat-suratmasuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas denganmerangkap tugas-tugas lain.

Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian
masing-masing, ataudapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitubagian atau seksi ekspedisi. Pada
umumnya urusanpenerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan,yaitu yang mengerjakan surat-
surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik.
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat
dalamsegala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan
olehseseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan
, baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal
yangharus diperhatikan, diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah
dipahami,menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas-tegas-dan tidak
bertele tele.Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan
lupauntuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan
maksuddan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang
dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si
pengirim. Maka dariitu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak
menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima.

Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpasurat berarti tidak ada aktivitas yang dapat
dilakukan.Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyaksedikitnya surat yang terdapat di kantor
tersebut.Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salahsatu komponen penting dalam arsip,
karena tata persuratanyang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Padadasarnya suatu
lembaga/instansi akan melakukan pengawasanyang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat
yangkeluar.

Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslahdilakukan
dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masukmaupun surat keluar
yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansiharuslah ditata dan diarsipkan dengan
 baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu
diarsipkan dan mana yang tidak

B. Rumusan Masalah

Masalah yang akan kita teliti dalam penelitian ini adalah: “Menguasai substansi dan teknis
administrasi tata persuratan dan kearsipan”.
Dari apa yang telah di uraikan di atas maka dapat di tarik kesimpulan rumusan permaslahan masalah
sebagai berikut:
Bagaimana pelaksanaan penguasaan substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan ?
C. Tujuan Penulisan
Mampu menguasai substansi dan teknis administrasi tata persuratan dan kearsipan.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Surat
1. Pengurusan surat masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi
yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.
Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat.
Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan
ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani
dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya
bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat
masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan.
Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu
atau kebijaksanaan satu pintu.

Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari

aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1) Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat
yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah
berdasarkan:

a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat
dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
c. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas
dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima
dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24
jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
d. Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara),
Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat
terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu),
Surat biasa (kode B ).
e. Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram,
radiogram, surat kawat.
 Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk
memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat
diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat
diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
1. Pembukaan sampul (amplop) surat.
2. Pengeluaran surat dari dalam sampul
3. Pembacaan isi surat
4. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya
dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi
masing-masing surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk
mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat
masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan
berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada
tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan
padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

2) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang
dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan
surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas
atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan
menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat
harus membubuhkan

2. Pengurusan surat keluar

Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh

organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang
bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam
menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas
sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah
pembuatan konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat
konsep surat dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.

Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai,

harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut.
Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini
akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.

Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat
dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang
akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang
tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
 c. Mengetahui calon penerima surat.

Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat
membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk
digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan
konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat
mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat
mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan
sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui
oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal
ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk
surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam
suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan
terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang
berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada
konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan,

kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan
dilakukan hal-hal sebagai berikut;
a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu,
dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan
hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses pengetikan.
Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa
bentuknya harus seragam, sesuai
dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain
itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan
pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat
tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu
dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua
kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud
kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran,
dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan
bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan
kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep
surat tersebut.
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
 Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat
Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat,
perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua
surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya
adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
a. dikirim oleh petugas pengiriman surat
b. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-

pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan
mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim
melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis
jasa pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya
dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan
menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa,
kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat
menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan
surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang
dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta

3. Tata Persuratan

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun

medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur
hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang
lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi
penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk
redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta
kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata
persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten
maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata
persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan.
Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil
guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya.
 d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan
dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun

publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam
organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat
tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan
jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir.
Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi
yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo,nama
dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan
alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan
penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan
cap).Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan
efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi
dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai contoh penendatanganan
surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus ditandatangani
pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang
pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan
lebih memudahkan serta lebih efisien.

B. Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.Arsip harus dikelola dengan cara:
1. Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a) Sistem masalah,
b) Sistem abjad
c) Sistem tanggal
d) Sistem wilayah
2. Arsip pasif penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agarterjaminkeamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip
yang menyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte statussekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun
1971 tentangketentuan pokok kearsipan).
3. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna,dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang tidak
bergunadengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34Tahun 1979 tentang Penyusustan
Arsip.
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat

dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip.
Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti
tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan sarana
komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat
merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan
pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang
baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi.
Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang
memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku,
aplikatif dan efisien.
Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat
keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh
organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang
bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan
oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain
yang bersifat kedinasan.

Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri

terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri
dari :
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat

B. SARAN
 Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan
tentu akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat.
Selain pengelolaan surat, suatu instansi/lembaga juga perlu
melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar dan
konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan
tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat
diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil
guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan
dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani surat-
menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu
ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya
dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian dapat
tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta
memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan.
 DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir – Edisi revisi.

Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik
Indonesia
Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-
tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Brata, W
Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin.
1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar
Gempita Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia
Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press