ADMINISTRASI SERIKAT PEKERJA

1.

Pengertian Administrasi
Tata usaha yang menyangkut berbagai kegiatan / pengelolaan organisasi yang meliputi
pencatatan data, penyimpanan data, pembuatan dan pengiriman surat.

B. Sekretariat
Tempat atau kantor yang berfungsi sebagai pusat kegiatan administrasi dan pusat komunikasi
organisasi.
C. Perlengkapan Sekretariat
1. Petugas Sekretariat
2. Sarana dan Prasarana antara lain :
a. Mesin tik ( komputer ), papan tulis
b. Meja, kursi
c. Almari dan filling cabinet ( rak file )
d. Kop surat organisasi dan kertas
e. Alat-alat tulis
f. Buku-buku seperti : agenda surat masuk keluar, ekspedisi, anggota
g. Dan lain-lain yang dianggap perlu.
D. Ruang Lingkup Kegiatan Kesekretariatan
1. Kegiatan Komunikasi
Proses penyampaian gagasa, ide atau berita kepada pihak lain dalam rangka kerjasama
untuk mencapai suatu tujuan.
Komunikasi merupakan urat nadi yang memungkinkan adanya saling mengetahui keadaan,
fikiran dan gagasan.
Komunikasi dapat dibedakan menurut ruang lingkup :
a. Intern : Hubungan antar bidang, antar anggota, antar pengurus dalam organisasi.
b. Extern :
Hubungan dengan pihak diluar organisasi.
2. Kegiatan Korespodensi
Pada dasarnya adalah kegiatan surat menyurat untuk suatu tujuan organisasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam korespodensi :
a. Surat harus dibuat secara jelas dan mudah dipahami
b. Jelas dan tegas inti permasalahan yang disampaikan
c. Menggunakan etika bahasa yang baik dan benar
d. Minimal dibuat rangkap dua :
Satu untuk dikirim dan
Satu untuk arsip
3. Kegiatan Pencatatan
Setiap akitivitas organisasi termasuk didalamnya kegiatan surat menyurat hendaknya
dilakukan pencatatan sebagai data organisasi untuk memudahkan dalam melakukan evaluasi
organisasi. Kegiatan ini sangat penting sekali sebagai bukti pertanggung jawaban
organisasi.
Untuk itu dibutuhkan minimal 5 buku antara lain :

a. Buku agenda surat masuk

Buku ini digunakan untuk mencatat surat-surat masuk
yang diterima organisasi )

b. Buku agenda surat keluar

Buku ini digunakan untuk mencatat surat-surat keluar (yang dikirim organisasi)
c.

Buku Induk / Anggota

Buku ini berisikan catatan data-data keanggotaan meliputi nama anggota, alamat,
status, usia, upah, masa kerja dan lainnya yang menyangkut identitas dari anggota.
Sebaiknya dalam buku ini dilengkapi dengan photo anggota yang bersangkutan.

d. Buku Ekspedisi
Buku ini dipergunakan sebagai bukti tanda terima bahwa surat yang dikirim telah
sampai dan diterima oleh yang berhak menerima ( alamat yang dituju).
e. Buku Catatan Kegiatan
Buku ini dipergunakan untuk mencatat semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan
oleh pengurus organisasi. Buku ini juga merupakan dokumentasi kegiatan organisasi.
Berdasarkan kebutuhan / banyaknya kegiatan yang harus dicatat buku catatan
kegiatan dapat dikelompokkan perbidang organisasi.
4. Kegiatan Reproduksi
Adalah kegiatan penggandaan / memperbanyak surat atau dokumen yang dianggap penting
untuk diketahui oleh orang banyak. Ini penting dilakukan terutama agar data otentik /
aslinya masih kita miliki sebagai arsip, sementara copi / stensil yang diedarkan.
Reproduksi dapat dilakukan dengan menggunakan mesin fotocopi, printer dan lain-lain.
5. Kegiatan Dokumentasi
Kegiatan dokumentasi / pengarsipan umumnya dilakukan mengikuti system tertentu.
Apapun system yang diterapkan bukanlah menjadi persoalan, yang penting sasaran dari
kegiatan dokumentasi ini tercapai.
Tolok ukur untuk keberhasilan system yang dipakai adalah berapa banyak waktu yang
diperlukan untuk menemukan kembali data / dokumen yang diperlukan. Semakin cepat dan
mudah ditemukan maka semakin baik system yang dipakai.
1. Lalu Lintas Surat
Lalu lintas surat dapat dikelompokkan menjadi dua :
1. Lalu Lintas Surat Masuk
1.
2.
3.
4.
5.

Surat yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk

Dilakukan reproduksi sebanyak yang diperlukan
Asli dari surat masuk tersebut disimpan sebagai arsip
Sebelum diedarkan ke pengurus diberikan lembar disposisi
Setelah pengurus memberikan disposisi dan surat ditindak lanjuti, surat tersebut
disimpan ( arsip )

2. Lalu Lintas Surat Keluar

a. Surat yang dicatat dalam buku agenda surat keluar
b. Surat dicatat dalam buku ekspedisi
c. Surat diantar, bila dikirimkan via pos, sebaiknya dengan jasa surat tercatat dan bukti
pengiriman dicatat dalam kolom tanda tangan penerima dalam buku ekspedisi
( sebagai bukti pengiriman )

E. Nomor / Kode Surat dan Format Surat

Nomor surat adalah nomor yang harus ada dalam setiap surat, baik yang diterima atau yang
dikirim. Dimaksudkan untuk mempermudah / mengenali surat-surat tertentu ( identitas dari
surat ). Sudah menjadi kaidah umum dalam surat menyurat, bahwa dalam membalas surat yang
diterima, harus menyebutkan nomor suratnya. Agar sipenerima langsung dapat mengidentifikasi
surat mana yang ditanggapi / dibalas. Kode surat merupakan bagian dari nomor surat, disamping
sebagai suatu system dari dokumentasi. Dimaksudkan untuk mempermudah dalam menemukan
kembali surat tersebut bila sewaktu-waktu diperlukan.
Sistem kode pada nomor surat umumnya yang dipakai adalah kode abjad atau kode nomor, atau
kombinasi dari abjad dan nomor.
Nomor surat umumnya memuat kode-kode
antara lain :
1.
2.
3.
4.

Nomor urut surat yang dibuat

Kode surat ( biasa kode bidang, kode
masalah )
Identitas organisasi yang membuat
surat
Bulan surat yang dibuat

5.

Tahun surat yang dibuat.

Contoh : 001 / B / SPZ / XI / 2000

1. 001 : No. Urut Surat
2. B
: Surat dari Bidang Organisasi
3. SPZ : Identitas Organisasi
4. XI : Bulan Nopember
5. 2000 : Tahun 2000

Disposisi Surat :
Surat-surat masuk setelah diagendakan harus diberi lembar disposisi, lembar disposisi ini
diperlukan untuk memberikan kesempatan secara tertulis kepada seluruh anggota pengurus agar
memberikan tanggapan atau pendapat atas permasalahan yang ada pada surat masuk tersebut.
Dengan menggunakan lembar disposisi ini arus pendapat menjadi lebih efektif karena tidak
semua masalah perlu segera diadakan rapat pengurus, terutama yang menyangkut masalahmasalah teknis yang sifatnya tidak prinsipil.
Format sebuah surat menyurat pada umumnya :
1. Nomor surat dan tanggal surat
2. Perihal / pokok surat
3. Alamat yang dituju
4. Pembukaan, pendahuluan / prakata
5. Isi surat
6. Penutup
7. Pengirim dan tembusan.
F. Administrasi Keuangan
Kegiatan ini merupakan tugas rutin dari jajaran bendahara dengan berpedoman kepada
mekanisme / tata cara yang telah dituangkan dalam keputusan unit kerja, antara lain
menyangkut :
1.
2.
3.

Pencatatan / pembukuan, pengelolaan keluar masuknya dana organisasi

Setiap keluar masuknya uang / dana harus ada tanda bukti pemasukan dan pengeluaran
yang kesemuanya harus disimpan / diarsipkan secara baik
Secara periodic dan pada akhir masa bakti kepengurusan dibuat laporan keuangan dalam
bentuk Neraca Keuangan sebagai pertanggung jawaban organisasi terhadap anggota.