adMINISTRASI &

KESEKRETARIATAN
I. PENDAHULUAN

 Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan tujuan yang

ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan
mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi iti akan dibawa. Perumusan
tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam menentukan
kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat
gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan landasan
bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah
menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi,
simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski menjadi syarat
mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat.
Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah
pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya
seperti kesektariatan dan administrasi
II. ADMINISTRASI

 administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara
teratur untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh
organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan
yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana program,
pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan
pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lain lain.
 Lanjutan II......

 secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work
(kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan
sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan
suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit
tersebut disebut juga kesektariatan

 Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian

administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut.
1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan;
2. Adanya kelompok orang;
3. Adanya kerjasama;
4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;
III. KESEKRETARIATAN

 Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung

diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan
merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi.
 Lanjutan III....

 Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu
bagian dari kegiatan administrasi.
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis
 LANJUTAN III.....

 beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku) tertentu

yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda
kegiatan.

 A. Surat Menyurat
 Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi
antara pihak pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau
korespondensi.
 LANJUTAN III.....

 dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga)
jenis, yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.

 Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain,
misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian,
dan surat keputusan.
BAGIAN BAGIAN SURAT

 1) Kop/Kepala Surat;
 (2) tanggal surat;
 (3) nomor. Lampiran, perihal
 (4) alamt,tujuan;
 (5) salam pembuka;
 (6) Isi surat
 (7) Salam penutup;
 (8) pengirim surat; da,
 (9) tembusan;
B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedisi

1). Arsip
 Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis,
seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis
yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang
dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk
referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat disebut arsiper
 Lanjutan B.1....

Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :

1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan
keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hUkum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan
lain lain.
 LANJUTAN B.1....

 System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :

1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip

berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip
didasarkan pada jenis dan isi surat..
3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip
didasarkan pada asal daerah surat..
4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip
didasarkan angka nomor pada surat.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut
2) Agenda
 Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu
tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat,
baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas
mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut
agendaris.
 LANJUTAN B.2....
 Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran
sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda Ganda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus
untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk
mencatat surat keluar.
3. Ekspedisi
 Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau
barangbarang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau
barang-barang disebut ekspeditur.

 Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn buku ekspedisi.

Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim
dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.
C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan

1. Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus

/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data - data atau identitas
baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk
menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi
lengkap dengan identitasnya.
 LANJUTAN C....

B. Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan
organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi,
jawatan, instansi, dan badan badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi
dan laporan-laporan.
IV. P E N U T U P

 Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta.

Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami
perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan
perkembangan kebutuhan organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak
terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh
karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting,
termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti
penting dalam menjalankan roda organisasi.
SELAMAT BERKERJA !

PEMUDA CERDAS DAN PROGRESIF 

MERDEKA BELAJAR
Menulis Surat
Menulis surat adalah keterampilan penting yang dapat meningkatkan keterampilan
komunikasi kita. Dalam presentasi ini, kita akan membahas cara menulis surat yang
efektif dan mempunyai dampak.

by IMAM BAIDOWI
Mengapa Menulis Surat Sangat Penting?

1 Kesopanan 2 Pentingnya Konteks

Surat dapat menunjukkan rasa hormat dan sopan Setiap surat mempunyai tujuan dan konteksnya.
santun kita terhadap penerima surat. Mengetahui konteks tersebut dapat membantu
kita menyusun surat yang tepat dan dapat
dimengerti oleh penerima surat.

3 Keterampilan Komunikasi 4 Jejak Digital

Menulis surat dapat membantu kita Surat elektronik (email) dapat menyimpa jejak
meningkatkan keterampilan komunikasi kita dan digital yang dapat menjadi referensi di kemudian
dapat diaplikasikan dalam berbagai aspek hari.
kehidupan kita.
Struktur Surat yang Baik

1 Heading
Sertakan alamat pengirim, tanggal, alamat
penerima, dan perihal surat.
Pembukaan 2
Gunakan salam pembuka yang tepat seperti
"Kepada Yth." dan gunakan bentuk
panggilan yang tepat. 3 Tubuh Isi Surat
Susun isi surat secara sistematis dengan
menggunakan kalimat dan paragraf yang
jelas serta mudah dimengerti.
Penutup 4
Sertakan salam penutup seperti "Hormat
Saya," dan tanda tangan.
Salam Pembuka dan Penutup yang Tepat
Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat formal
seharusnya menggunakan bentuk panggilan
yang sesuai seperti Pak, Bapak, Ibu, dan
lainnya.
Selain Salam
Anda juga dapat menggunakan kalimat lain sebagai pengganti salam pembuka atau penutup seperti
"Terima kasih banyak atas perhatian Anda."
Salam Penutup
Salam penutup seperti "Hormat Saya,"
umumnya digunakan pada surat formal.
Pada surat informal, Anda dapat
menggunakan salam penutup yang lebih
santai seperti "Salam Hangat"
Isi Surat yang Efektif
Sedikit dan Padat
Usahakan isi surat singkat dan
padat agar mudah dibaca dan
dimengerti. Gunakan kalimat yang
tidak membosankan dan
menggunakan kata-kata yang tepat.
Artikel Berita
Berikan informasi penting terlebih
dahulu pada awal surat seperti
bentuk artikel berita. Hal ini
menunjukkan nilai penting
informasi yang Anda sampaikan.
Tata Bahasa yang Tepat
Perhatikan tata bahasa dan ejaan
dengan baik agar tidak
menyebabkan ketidakpahaman oleh
penerima surat.
Tips Menulis Surat yang Baik dan Benar
Jangan Menyalin Surat Lain
Surat yang Anda tulis seharusnya menggambarkan kepribadian Anda. Usahakan untuk tidak menyalin surat dari
internet atau buku panduan lainnya.

Mengerti Konteks Surat

Mengetahui konteks surat dapat membantu Anda menyusun surat yang tepat sesuai kebutuhan.

Periksa Kembali Surat

Periksa kembali surat yang Anda tulis dan pastikan ejaan dan tata bahasa telah sesuai.
Contoh Surat Formal dan Informal
Contoh Surat Formal Contoh Surat Informal
Kepada Yth. Ibu Ani, Dalam surat ini, saya ingin Halo, Bagaimana kabar Anda? Saya ingin memberitahu
mengajukan permohonan izin sakit selama 1 minggu. bahwa saya akan mengambil cuti selama 1 minggu.
 FUNGSI SURAT
Fungsi surat pribadi : - Untuk
mengekspresikan perasaan - Menjadi wakil
penulis - Sarana penyampaian ide -
Mengembangkan kemampuan berbahasa

Fungsi surat dinas : - Pedoman pekerjaan -

Alat pengingat - Bukti perkembangan
isntansi/lembaga - Alat bukti
 UNSUR SURAT
Unsur Surat Pribadi dan Dinas
Surat pribadi
1.Salam pembuka
2.Pendahuluan

3.Isi surat
4. Penutup surat
5. Salam penutup 6. Nama dan tanda tangan pengirim
)
 SURAT DINAS
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. PerihaL
5. Lampiran
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Pembuka paragraf
9. Isi surat
10. Peragraf penutup
11. Salam penutup
12. Pengirim surat 1
13. Tembusan (opsional
Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam
Menulis Surat
1 Tidak Mengenal Penerima Surat
Mengetahui nama dan identitas penerima surat penting untuk memastikan surat dapat sampai ke tujuan
dengan tepat dan dapat diterima dengan baik.

2 Kurang Rapi
Surat yang terkesan kurang rapi dan kacau dapat menyebabkan sulitnya pemirsa memahami isi surat
yang tersampaikan.

3 Mengirim Surat Kosong

Hal ini terjadi karena kurangnya periksa ulang sebelum menekan tombol kirim email. Pastikan Anda
meyakinkan bahwa konten surat sudah sesuai sebelum mengirimnya.
Cara Menulis Proposal
Kegiatan
Proposal kegiatan merupakan dokumen penting yang digunakan untuk
merencanakan dan menjelaskan suatu kegiatan. Learn how to write a compelling
proposal with this step-by-step guide.

by IMAM BAIDOWI
Tujuan dan Manfaat Menulis
Proposal Kegiatan

Menulis proposal kegiatan memiliki tujuan untuk mendapatkan persetujuan dan

dukungan, serta memastikan kegiatan dapat terlaksana dengan baik. Keuntungan
lainnya termasuk meningkatkan pemahaman tentang kegiatan dan menciptakan
kolaborasi yang kuat.
Struktur dan Format Proposal Kegiatan

Proposal kegiatan umumnya terdiri dari bagian pendahuluan, latar belakang, tujuan dan sasaran kegiatan, rencana dan
jadwal, serta anggaran biaya kegiatan. Pastikan untuk menyusun proposal dengan susunan yang jelas dan mengikuti
format yang telah ditentukan.
Langkah-langkah dalam Menulis Proposal
Kegiatan
1. Tentukan tujuan dan sasaran kegiatan

2. Riset dan kumpulkan data pendukung

3. Susun struktur proposal

4. Tuliskan latar belakang kegiatan

5. Rencanakan kegiatan dan jadwal pelaksanaan

6. Estimasikan anggaran biaya kegiatan

7. Periksa dan revisi proposal

8. Siapkan presentasi proposal

Penjelasan tentang Latar Belakang Kegiatan

Penjelasan latar belakang kegiatan penting untuk memberikan konteks dan memperjelas alasan di balik pelaksanaan
kegiatan tersebut. Jelaskan masalah atau peluang yang ingin diatasi dan mengapa kegiatan ini diperlukan.
Tujuan dan Sasaran Kegiatan
Tujuan kegiatan menentukan hasil yang ingin dicapai, sementara sasaran kegiatan adalah langkah-langkah konkret
yang akan diambil untuk mencapai tujuan tersebut. Pastikan tujuan dan sasaran kegiatan relevan dan dapat diukur.
Rencana Kegiatan dan Jadwal Pelaksanaan

1 Penyusunan Proposal
Menentukan tujuan, sasaran, dan struktur proposal

2 Riset dan Pengumpulan Data

Mengumpulkan informasi pendukung dan melakukan analisis

3 Pelaksanaan Kegiatan
Melakukan kegiatan sesuai jadwal yang telah ditentukan
Anggaran Biaya Kegiatan
Anggaran biaya kegiatan mencakup semua estimasi dan rincian biaya yang akan dikeluarkan untuk melaksanakan
kegiatan. Pastikan anggaran biaya realistis dan sesuai dengan sumber daya yang tersedia.
Pengumpulan dan Presentasi
Proposal Kegiatan

Setelah proposal kegiatan selesai, pastikan untuk mengumpulkannya sesuai dengan

prosedur yang ditetapkan. Selanjutnya, persiapkan presentasi proposal yang
menarik dan jelas untuk memperoleh dukungan yang dibutuhkan.