Tata Usaha dan

Sistem Informasi
Manajemen
Kelompok 6 (Enam)
Anggota Kelompok

01 02 03
Christian Alexander Andries Muhammad Dzaki Ronnaan Kartika Kurnia Putri
230903101058 Pratama 230903101092
230903101057

04 05 06
Sattarul Uyub Syainul Rahman Wirahady Nur Alyansyah
230903101056 230903101046 Mahmud
230903101059
Sumber Kami:
● Tata Usaha: BAB II KAJIAN TEORI A. Konsep
Teoretis 1. Administrasi Tata ...
http://repository.uin-suska.ac.id/4730/3/BAB%20II.pd
● Sistem Informasi Manajemen: Sistem Informasi
Manajemen Ais Zakiyudin Edisi 2 Mitra Wacana
Media
https://www.mitrawacanamedia.com/sistem-informasi
-manajemen-ais-zakiyudin-edisi-2
01
Tata Usaha
Tata Usaha?
Apa itu?
Administrasi yang mengandung
pengertian sempit disebut dengan
ketatausahaan yang diartikan sebagai
kegiatan penyusunan. Keterangan-
keterangan dan pencatatan secara
sistematis dan tertulis semua keterangan.
Tujuannya?
Untuk memperoleh suatu ikhtisar
megenai keterangan-keterangan tersebut
dalam keseluruhannya dan dalam
hubungannya satu dengan yang lainnya.
 Surat Menyurat dan Lingkupnya
Menurut Y.S Marjo Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan
pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak
yang lain.
Menurut Surono Surat ialah suatu alat untuk menyatakan suatu kemauan secara tertulis
(dalam Abdul Rajak kepada satu atau beberapa orang. Kegiatan surat-menyurat memiliki
Husain)
kelebihan-kelebihan tersendiri, dibandingkan dengan menyampaikan
infromasi melalui alat-alat modern, karena mempunyai perekam
informasi yang jelas, sistematis serta ekonomis juga bersifat praktis,
karena dapat menyimpan rahasia. Untuk dijadikan pedoman dapat
diambil salah satu batasan pengertian dari surat. Surat adalah setiap
tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan
penyampaian informasi kepada pihak lain.
Hal Pokok dalam Surat
(1)sebagai alat komunikasi yang disampaikan secara
tertulis,
(2)Berisi bahan informasi berupa berita, laporan,
pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan
dan permohonan,
(3)Menurut lazimnya surat harus dikiriman dan
disampaikan kepada pihak lain.
Dalil Umum Pembuatan Surat
1. Surat yang tidka terlalu panjang, surat yang pendek (Shortness)
2. Sederhana (Simplicity), tidak berlebihan dan mudah dimengerti.
3. Ketegasan (Strenght), tidak bertele-tele.
4. Kepolosan (Sincerity), bagaimanapun kalimat yang dibuat-buat
tidak ditulis dengan polos tetap akan terbaca dan diketahui orang.
Kepolosan kalimat dan isi surat lebih mengugugah dan membuat
orang segan.
Fungsi Surat
1)Duta atau wakil penulis
2)Alat pengingat atau berpikir
3)Pedoman untuk bertindak
4)Bukti tertulis yang otentik
5)Dokumen historis atau sejarah
6)Alat untuk menjamin keamanan
7)Referensi
8)Alat untuk memperpendek jarak
Hal yang dibutukan dalam Surat (Y.S.Marjo)
1)Ilmu atau pengetahuan tentang surat menyurat dan administrasi
2)Bahasa yang baik dan menguasai bahasa tulisan
3)Menguasai permasalahan yang hendak dituliskan
4)Sopan santun
5)Isi yang lengkap
6)Objektif
7)Praktis dan tidak bertele-tele
8)Sistematis dan mempergunakan kaidah-kaidah korespondensi yang berlaku
Jenis Surat
1. Menurut Urgensi Pengiriman 3. Menurut Jangkauan
a) Surat sangat segera a) Surat intern
b) Surat segera. b) Surat ekstern
c) Surat biasa. 4. Menurut Keamanan
2. Menurut Prosedur Pengurusan c) Surat sangat rahasia
d) Surat masuk d) Surat rahasia
e) Surat keluar e) Surat terbatas
f) Surat biasa
Jenis Surat
5. Menurut Jumlah Penerima
a) Surat edaran
b) Surat pengumumuan
c) Surat biasa
Bagian-Bagian Surat
1. Kepala 3. Ekor
a) Kop a) Salam penutup
b) Nomor b) Identitas pengirim
c) Lampiran c) Tanda tangan
d) Hal d) Tembusan
e) Alamat
2. Tubuh
f) Kalimat pembuka
g) Inti permasalahan
h) Kalimat penutup
Fungsi Bagian Kepala
1. Kop 3. Nomor surat
a) Menunjukan identitas instansi, a) Menunjukan urutan surat dengan kode angka
organisasi ,atau perusahaan tertentu. Mempermudah pencarian dan
pengirim, Berfungsi sebagai alat pengukuran aktivitas suatu organisasi.
pengenal, informasi, dan iklan.
4. Lampiran surat
2. Tempat tanggal surat
a) Menyertakan dokumen lain dalam surat.
b) Menunjukan tempat dan tanggal
Memberikan petunjuk kepada penerima tentang
pembuatan surat. Memudahkan
dokumen yang disertakan.
penyusunan jadwal dan pencarian
surat.
Fungsi Bagian Kepala
5. Hal atau Perihal surat 6. Alamat
a) Berisi pokok isi surat atau intisari a) Menunjukan kepada siapa surat ditujukan.
masalah. Digunakan sebagai Mencegah kesalahan pengiriman.
referensi dan petunjuk
administratif.
Fungsi Bagian Tubuh
1. Salam Pembuka 3. Paragraf Isi
a) Kalimat pembuka yang a) Memuat inti permasalah atau informasi yang
menunjukan penghormatan. ingin disampaikan. Berisi argumen atau
Menandakan awal pembicaraan penjelasan.
dalam surat.
4. Paragraf Penutup
2. Paragraf Pembuka
a) Menyampaikan ucapan terimakasi, selamat.
b) Pendahuluan yang mengarah pada
Memberikan kesimpulan, penegasan,
isi surat. Memberikan gambaran
pengharapan, pengarahan, dan sebagainya.
alasan penulis dan pengirim surat.
Fungsi Bagian Tubuh
5. Salam Penutup
a) Tanda penghormatan sebagai
penutup surat. Menandakan akhir
pembicaraan dalam surat
Fungsi Bagian Ekor
1. Pengirim Surat 3. Tembusan
a) Identitas atau keterangan pihak a) Memberikan informasi bagi pihak yang dituju
pengirim. Bukti agar dapat diketahui pihak-pihak lain yang
pertanggungjawaban dan dikirimi surat
menyatakan keabsahan surat
(tanda tangan)
.2. Inisial
b) Kode nama pembuat konsep dan
pengetik surat. Digunakan untuk
identifikasi penanggung jawab
surat.
Prosedur Pengurusan Surat
1. Penerima Surat
2. Pencatat Surat
3. Pengarah atau Pengendali
4. Unit pengelola
Penanganan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor,
berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang
dibuat oleh suatu instansi kantor atau lembaga untuk ditunjukkan/dikirim
kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Faktor-Faktor Pelaksanaan Tugas Kepala Tata Usaha
a) Usaha sekolah dalam penanganan surat
Kepala tata usaha sekolah bertanggungjawab kepada sekolah dan mempunyai tugas
melaksanakan ketatausahaan sekolah.
b) Penelitian relevan
Penelitian relevan digunakan sebagai perbandingan untuk menghindari manipulasi terhadap
sebuah karya ilmiah dan menguatkan bahwa penelitian yang penulis lakukan benar-benar belum
pernah diteliti oleh orang lain.
c) Konsep Operasional
Konsep operasional merupakan konsep yang digunakan untuk memberikan batasan-batasan
terhadap kerangka teoretis, hal ini bertujuan agar tidak terjadi salah pengertian dalam
memahami tulisan ini. Penelitian ini berkenaan dengan pelaksanaan tugas kepala tata usaha
sekolah yang maksudnya adalah kepala tata usaha melaksanakan tugas penanganan surat-
menyurat sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya sebagai tenaga administrasi sekolah
02
Sistem Informasi
Manajemen
Sistem Informasi Manajemen?
Pengertian
Memahami konsep dasar sistem informasi adalah sangat penting.
Sistem informasi yang dihasilkan harus seimbang antara infrastruktur
teknolongi yang tersedia dengan kemampuan sumber daya manusianya sehingga
tidak terjadi ketimpangan yang sangat jauh dan sistem Informasi dapat terwujud
secara signifikan dalam menunjang kuantititas dan kualitas perusahaan secara
mendasar.
Definisi Sistem
SISTEM:
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua
atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai
tujuan.
Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling
mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu (Ludwig, 2007)
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai
suatu tujuan (A. Rapoport, 2004)
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian yang saling mempengaruhi (L. Ackof, 1997).
Sistem yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan
(Raymond Mc Leod, 2001).
Dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah suatu kesatuan yang saling berhubungan
secara konseptual untuk mencapai tujuan.
Klasisfikasi Sistem
a. Sebagai sistem abstrak (abstract system), sistem yang berupa pemikiran
atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh, sistem teologi
berupa pemikiran manusia dengan Tuhan. Sebagai sistem fisik (phsycal
system), sistem yang ada secara fisik. Contoh, sistem komputer,
akuntansi, dan lain sebagainya.
b. Sebagai sistem alamiah (natural system), sistem yang terjadi melalui
proses alam. Contoh, sistem perputaran bumi. Sebagai sistem buatan
manusia (human-made system), sistem yang melibatkan manusia dengan
mesin (human-machine system) atau man-machine. Contoh, sistem
informasi akuntansi karena menyangkut penggunaan komputer.
Klasisfikasi Sistem
c. Sebagai sistem tertentu (deterministic system), beroperasi dengan
tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Contoh, sistem komputer yang
sudah pasti diprediksi berdasarkan program yang dijalankannya. Sebagai
sistem tidak tertentus (probabilistic system), sistem yang tidak dapat diprediksi
karena mengandung unsur propabilitas.
d. Sebagai sistem tertutup (closed-loop system), sistem yang tidak
berhubungan dengan lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi
kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah
relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sebagai sistem terbuka (open-loop system), sistem yang dipengaruhi
lingkungan luarnya, sehingga sistem ini harus memiliki pengendalian yang
baik.
Sistem Terbuka
Sistem terbuka adalah sistem yang tidak memiliki sasaran, pengendalian
mekanis, dan umpan balik. (Raymond MC Leod, 2009).
Sistem Tertutup
Sistem tertutup adalah sistem yang memiliki sasaran, pengendalian
mekanis, dan umpan balik. (Raymond MC Leod, 2009).
Definisi Informasi
Informasi:
- Informasi menurut Budi Sutejo (2002:168) merupakan hasil
pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen system tersebut menjadi
bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan
dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada.
- Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah baik bersifat kualitatif
maupun kuantitatif dan memiliki arti yang lebih luas.
- Sesuatu yang nyata dan dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang
keadaaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan
naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan di
- Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya dan Sebagian besar informasi tidak dpat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya
akukan.
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus
akurat, tepat pada waktunya dan relevan;

a) Akurat,
berarti informasi harus
bebas dari kesalahan-kesalhan dan tidak bisa menyesatkan. Akurat juga
berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b) Tepat padawaktunya,
berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c) Relevan,
berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakaiannya
Definisi Manajemen
Manajemen:
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan sumber
daya manusia dan sumber daya lainnya. Ini melibatkan berbagai tingkatan
manajemen, dengan manajer tingkat atas fokus pada kebijakan strategis dan
manajer tingkat bawah lebih fokus pada operasional
Sumber Informasi
Sumber informasi yang di butuhkan oleh manajer bervariasi berdasarkan hierarki
mereka, dengan manajer tingkat atas lebih mengandalkan sumber eksternal
untuk mengembangkan strategi, sementara manajer tingkat bawah
membutuhkan informasi internal yang lebih teknis
Bentuk Informasi
Bentuk informasi yang diterima juga bervariasi berdasarkan tingkatan
manajemen, dengan manajer tingkat atas menerima informasi yang lebih singkat
dan abstrak, sedangkan manajer tingkat bawah membutuhkan informasi yang
lebih terperinci dan jelas
Definisi tentang Sistem Informasi Manajemen

Menurut Gordon B. Davis, sistem informasi manajemen merupakan sebuah

sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen dan proses pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi.

Menurut Robert G. Murdick, sistem informasi manajemen adalah proses

komunikasi dimana input direkam, disimpan, dan diambil kembali untuk
menyajikan keputusan yang berbentuk output mengenai perencanaan,
pengoprasian dan pengendalian.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu

2. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif
3. Menjamin ketersediaan kualitas
4. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan
pemeliharaan sistem
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen

SIM berdasarkan aktivitas atau kegiatan manajemen adalah kegiatan dan proses informasi
untuk tiga tingkat saling berhubungan. Contoh:
- pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat
dari transaksi
- pada tingkat pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan
persediaan dan frekuensi memesan bergantung pada pembentukan ringkasan dari hasil
operasi-operasi
- tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen dihubungkan
pada tujuan-tujuan strategi untuk mencapai strategi inventaris
Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Pengendalian Operasional:
Sistem informasi untuk pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. pendukung pemrosesan untuk
pengendalian operasi terdiri dari:
a) proses transaksi
b) proses laporan
c) proses pemeriksaan
Pengendalian Manajemen:
sistem informasi untuk pengendalian manajemen proses pengendalian manajemen
memerlukan jenis informasi berikut:
d) pekerjaan yang telah direncanakan
e) penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
f) sebab penyimpangan
Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Proses Dukungan:
proses dukungan keputusan kegiatan pengendalian manajemen:
1) model perencanaan dan anggaran.
2) program-program laporan penyimpangan.
3) model-model analisis masalah.
4) model-model keputusan.
5) model-model pemeriksaan atau pertanyaan
Perencanaan Strategis:
Sistem informasi untuk perencanaan strategis bertujuan untuk mengembangkan strategi di
mana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. beberapa jenis data yang berguna
untuk perencanaan strategis menunjukkan ciri data:
a) prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini
b) lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c) kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran negara dan sebagainya
d) proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran
Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Fungsi Organisasi:
SIM berdasarkan fungsi organisasi dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang
didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. masingmasing subsistem
membutuhkan aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan
fungsinya, seperti aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian
manajemen, dan perencanaan strategis.
Thanks!
Apakah ada Pertanyaan?

CREDITS: This presentation template was created by

Slidesgo, and includes icons by Flaticon, and
infographics & images by Freepik