ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian

Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-
mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa
Inggris disebut : Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).
Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses
kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973).

Administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Kegiatan administrasi bisa meliputi

1. Penetapan rencana program
2. Pengorganisasian
3. Penajaman dan penyelenggaraan program
4. Kegiatan pengawasan
5. Kegiatan evaluasi
6. Kegiatan pembuatan laporan dll
Administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegiatan catat-
mencatat, tulis-menulis), atau sectretial work (pekerjaan sekteraris) yaitu keseluruhan
kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan
rumusan pengertian administrasi secara sempit disebut juga kesektariatan.
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Tata usaha merupakan bagian
pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang
tercapainya tujuan administrasi.

Kegiatan tata usaha atau kesekretariatan meliputi :

1. Tulis-menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program sampai evaluasi)
2. Surat-menyurat
3. Kegiatan kearsipan dan agenda
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi
5. Pengiriman dan penerimaan surat
Kegiatan tata usaha yang memiliki aturan-aturan baku yaitu : surat-menyurat,
kearsipan, agenda, buku induk dan buku agenda kegiatan.

A. Surat-menyurat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
tersebut disebut surat-menyurat atau korespondensi.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis : surat
pribadi, surat dinas (resmi) dan surat niaga.

Ada juga jenis surat yang lain : surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian dan
keputusan.

Bagian-bagian surat :
(1) Kop/ kepala surat
(2) Tanggal surat
(3) Nomor, lampiran, perihal
(4) Alamat tujuan
(5) Salam pembuka
(6) Isi surat
(7) Penutup
(8) Pengirim surat
(9) Tembusan

B. Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis seperti
surat-surat dan dokumen-dokumen.

Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (surat, akta
dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi yang disimpan dan dipelihara di
tempat khusus untuk referensi.

Orang ahli yang biasanya mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat
disebut arsiper.

Kegunaan arsip :
1) Sebagai pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila
diperlukan.
2) Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum.
3) Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa masa
lampau.
4) Arsip memberikan jasa dalam perkembangan dunia keilmuwan.

C. Agenda
Buku agenda adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun periode yang
berfungsi untuk mencatat surat-surat baik surat masuk maupun surat keluar.

Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan) surat disebut
agendaris.

Buku agenda terdiri dari 2 macam :

1) Agenda tunggal yakni agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah
kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
2) Agenda ganda yaitu agenda yang terdiri dari dua buku. Satu buku khusus untuk
mencatat surat masuk dan satunya lagi untuk mencatat surat keluar.

D. Buku Induk dan Agenda Kegiatan

• Buku induk merupakan buku yang memuat data identitas pengurus/ anggota
organisasi yang bersangkutan. Fungsi dari buku ini untuk menginventaris data seluruh
personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.

• Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan
organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, instansi,
badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan. (Syaiful
Mustaqim)

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian Administrasi
dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan,
dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX. Soedjadi, 1989).

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara
dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah
ditentukan (S.P. Siagian, 1973).

Administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapai
suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Kegiatan administrasi bisa meliputi

-Penetapan rencana program

-Pengorganisasian

-Penajaman dan penyelenggaraan program

-Kegiatan pengawasan
-Kegiatan evaluasi

-Kegiatan pembuatan laporan dll

Administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegiatan catat-mencatat, tulis-
menulis), atau sectretial work (pekerjaan sekteraris) yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala
kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit
disebut juga kesektariatan.

Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Tata usaha merupakan bagian pengertian sempit
administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi.

Kegiatan tata usaha atau kesekretariatan meliputi :

1. Tulis-menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program sampai evaluasi)

2. Surat-menyurat

3. Kegiatan kearsipan dan agenda

4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi

5. Pengiriman dan penerimaan surat

Kegiatan tata usaha yang memiliki aturan-aturan baku yaitu : surat-menyurat, kearsipan, agenda, buku
induk dan buku agenda kegiatan.

A. Surat-menyurat

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut surat-
menyurat atau korespondensi.

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis : surat pribadi, surat dinas
(resmi) dan surat niaga.

Ada juga jenis surat yang lain : surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian dan keputusan.
Kontra Sulut United, Mampukah Persipura Bangkit?

Kompasiana.com

Recommended by

Bagian-bagian surat :

(1) Kop/ kepala surat

(2) Tanggal surat

(3) Nomor, lampiran, perihal

(4) Alamat tujuan

(5) Salam pembuka

(6) Isi surat

(7) Penutup

(8) Pengirim surat

(9) Tembusan

B. Arsip

Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis seperti surat-surat dan
dokumen-dokumen.

Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (surat, akta dan sebagainya)
yang dikeluarkan instansi resmi yang disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Orang ahli yang biasanya mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.

Kegunaan arsip :
1) Sebagai pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.

2) Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum.

3) Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa masa lampau.

4) Arsip memberikan jasa dalam perkembangan dunia keilmuwan.

C. Agenda

Buku agenda adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun periode yang berfungsi untuk
mencatat surat-surat baik surat masuk maupun surat keluar.

Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan) surat disebut agendaris.

Buku agenda terdiri dari 2 macam :

1) Agenda tunggal yakni agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat
masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.

2) Agenda ganda yaitu agenda yang terdiri dari dua buku. Satu buku khusus untuk mencatat surat
masuk dan satunya lagi untuk mencatat surat keluar.

D. Buku Induk dan Agenda Kegiatan

* Buku induk merupakan buku yang memuat data identitas pengurus/ anggota organisasi yang
bersangkutan. Fungsi dari buku ini untuk menginventaris data seluruh personal pengurus dan anggota
organisasi lengkap dengan identitasnya.

* Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama
periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, instansi, badan yang berguna bagi kelengkapan
administrasi dan laporan-laporan.

Dirangkum dari berbagai sumber.

Konten ini telah tayang di Kompasiana.com dengan judul "Pentingnya Memahami Administrasi dan
Kesekretariatan Organisasi (Bagian 2)", Klik untuk baca:

https://www.kompasiana.com/andhche8824/6346467b4addee592810dab2/memahami-sekilas-
tentang-administrasi-dan-kesekretariatan-bagian-2?page=all#sectionall

Kreator: M Fattah Al Faridzi

Administrasi Dan Kesekretariatan

IMIKB Gorontalo | 03-09-2022. Administrasi dan kesekretariatan

A. Administrasi

Secara umum, pengertian administrasi adalah suatu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan
dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/tujuan organisasi. Secara khusus, administrasi
adalah bentuk kegiatan tata usaha. Ketatausahaan adalah kegiatan yang sangat penting dalam suatu
pekerjaan organisasi, terutama pada suatu hal yang menyangkut peranan informasi sebagai darahnya
organisasi. Dalam pengertiannya yang demikian administrasi biasa hanya dikaitkan dengan kegiatan-
kegiatan ketatausahaan yang mencangkup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan, dan
kearsipan.

Sejarah Perkembangan Administrasi di Indonesia

Dalam perjalanan waktu ilmu administrasi juga terus berkembang di Indonesia. Administrasi
diperkenalkan ke Indonesia pada saat zaman penjajahan Belanda. Selama tiga setengah abad Indonesia
dijajah oleh Belanda, selama itu pula administrasi dikenal sebagai ilmu pengetahuan.

Pada masa ini, administrasi diartikan secara sempit yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan
ketatausahaan yang dalam bahasa Belanda dikenal sebagai "Administratie".

Oleh karena itu, administrasi secara nyata berupa pengarsipan, ekspedisi, pengetikkan, surat menyurat,
registrasi dan herregasi yang kesemuanya bersifat tulis menulis dan dikenal dalam bahasa Inggris
dengan istilah "Clerical Work". Namun pada saat itu, bangsa indonesia tidak diberi kesempatan untuk
ikut terlibat dalam praktek negara sehingga kurangnya pengalaman untuk mempraktekkan ilmu
administrasi negara.

Sifat administrasi ketika itu sama dengan sifat - sifat yang mempengaruhi ilmu administrasi di daratan
Eropa. Pengaruh konsep kontinental yang menganggap pendidikan hukum sebagai persiapan utama
malah kadang-kadang sebagai satu-satunya syarat untuk membentuk seorang administrator menonjol
pada masa itu.

Fungsi Administrasi

Selain itu, administrasi tentu memiliki fungsi penting dalam kehidupan sebuah organisasi bahkan negara.
Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut:

- Planning

Planning adalah administrasi sebagai penyusun perencanaan yang memerlukan kegiatan administrasi
seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan

- Organizing
Merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang
sehingga terwujud suatu usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

- Staffing

Misalnya dalam sebuah perusahaan membutuhkan tenaga kerja maka administrasi adalah salah satu
prosedur manajemen yang menyusun personalia dalam perusahaan tersebut.

- Coordinating

Merupakan bagian dari fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah kegiatan agar berjalan baik
dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan
menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga ada kerja sama yang
terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

- Reporting

Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari kegiatan
dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat tinggi baik lisan maupun tulisan
sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang
memberi laporan.

- Budgeting

Merupakan suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan berkelanjutan mengenai keuangan atau
anggaran

Unsur Dalam Administrasi

Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada dalam administrasi ketika akan dijalankan pada
sebuah sistem yaitu:

1. Organisasi, tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis orang-orang yang bekerja di
dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.

2. Manajemen, alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga
operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi 3 kelompok yaitu top management, middle
management dan lower management (mandor)

3. Komunikasi, administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat
atau warta

4. Kepegawaian, berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling
berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja

5. Keuangan, berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh hingga
pertanggungjawaban

Tujuan dan Manfaat Administrasi

Tujuan :

1. Agar seorang lembaga/usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya

2. Agar seorang pelaksana lembaga/usaha dapat menilai kegiatan-kegiatan perorganisasian perusahaan

3. Agar seorang pelaksana lembaga/usaha dapat menyusun program peningkatan kegiatan
pengorganisasian

4. Agar seorang pelaksana lembaga/usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi
perusahaan

Manfaat :

Administrasi memiliki manfaat bagi organisasi, perusahaan bahkan negara yang menjalankannya dengan
baik. Ada pendapat yang mengatakan administrasi adalah ujung tombak kemajuan sebuah organisasi

B. Kesekretariatan

Istilah sekretaris berasal dari kata "Secretum" (Latin) yang artinya rahasia, "Secretarius" (Prancis),
"Secretary" (Inggris), "Secretaries" (Belanda) dan masuk ke Indonesia dengan istilah "Sekretaris".
Sekretaris adalah orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis menulis, surat
menyurat dan sebagainya yang berkaitan dengan penulis dan sejenisnya.

Menurut Saiman (2002), sekretariat merupakan suatu tempat terjadinya aktivitas kerja yang sifatnya
tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan
bersama.

Menurut Sedarmayanti (1997), kesekretariatan adalah segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktivitas di sebuah lembaga yang dilakukan oleh
sekretariat atau sekretaris terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi, surat menyurat
dan penyimpanan dokumen.
Pengertian & Tugas Pokok Sekretaris, Sekretariat, dan Kesekretariatan

Tulisan ini mengulas pengertian sekretaris, sekretariat, dan kesekretariatan serta tugas pokok dan
fungsinya (Tupoksi).

Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, surat-
menyurat, dan sebagainya; penulis; panitera.

Sekretaris bertugas melaksanakan perkerjaan administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya,
seperti mengetik surat atau berkas administrasi lainnya dan pengaturan agenda.

Profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (personal assistant).

Istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” (Latin) yang artinya rahasia, “secretarius” (Prancis),
“secretary” (Inggris), “secretaries” (Belanda) dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah
“sekretaris”.

Jenis-Jenis Sekretaris

1. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary,
excecutive secretary.

Sekretaris organisasi menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai
manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan.

Sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan
pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas
berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.

2. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi (Sekpri) adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu
seseorang, dan bersifat pribadi.

Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi
seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

3. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas
perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu.

Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat
dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Pengertian Sekretariat

Sekretariat adalah satuan organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan.

Secara bahasa, sekretariat (secretaryship) adalah kantor seorang sekretaris dan kelompok pekerja
sekretaris.

Dalam KBBI disebutkan, sèkrêtariat adalah bagian organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan
yang menjadi tugas sekretaris; kepaniteraan.

Menurut Websteris Third New International Dictionary (1982) sekretariat adalah

1. Kantor seorang sekretaris

2. Suatu kelompok pekerja sekretaris.

Menurut Saiman (2002:31), sekretariat merupakan suatu tempat terjadinya aktivitas kerja yang sifatnya
tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan
bersama.

Pengertian Kesekretariatan

Menurut Sedarmayanti (1997:3), kesekretariatan adalah segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat.

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktivitas di sebuah lembaga yang dilakukan oleh
sekretariat atau sekretaris, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi, surat menyurat
dan penyimpanan dokumen.

Pada mulanya, sekretariat sekadar tempat seorang sekretaris bertugas. Kini mengalami perkembangan.
Sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris melakukan tugas tata usaha.

Tugas Pokok & Fungsi Kesekretariatan

Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam
administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran.

Fungsi kesekretriatan meliputi :

1. Penerimaan dan pengiriman surat,

2. Penerimaan dan pengiriman telepon,
3. Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
4. Pencatatan semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.
5. Pusat dokumentasi.

The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern menyebutkan, yang dimaksud dengan
aktivitas kesekretariatan terdiri dari menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan, surat, atau dokumen yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Demikian & Pengertian Tugas Pokok Sekretaris, Sekretaiat, dan Kesekretariatan yang dihimpun dari
berbagai sumber. (www.komunikasipraktis.com).
 Cara Menulis Tembusan Surat yang Baik dan Contohnya, Jangan Salah!


By M. Alfathan Rahman|26 Juli 2023

Diperbarui 21 November 2023


 





Apa sih yang maksudnya tembusan surat? Bukan hanya pengertian, bagaimana cara
membuatnya juga akan Finansialku jabarkan.

Jadi simak terus sampai selesai.

Daftar Isi

Pengertian Tembusan Surat

Pengertian tembusan surat, ini merupakan salah satu bagian penting dalam surat
dinas yang tidak boleh terlewat.

Dalam kaidah penyusunannya, tembusan surat kita letakkan pada posisi paling
akhir atau di bagian bawah dari surat dinas.

Tembusan surat sendiri biasanya kita berikan kepada pihak-pihak yang mendapat
salinan surat selain yang kita tuju.

Tentu penulisannya juga harus mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku dan tetap
menggunakan bahasa yang resmi.

Cara Menulis Tembusan Surat

Tembusan surat pada dasarnya terletak di bagian bawah. Jika Anda
menggunakan Microsoft Office, maka Anda bisa menggunakan tools Footer yang
berada di dalam menu ‘insert’, atau Anda bisa klik sebanyak dua kali di bagian
yang akan Anda sematkan.

Terdiri dari 3 jenis yakni tembusan yang obyeknya hanya satu, tembusan yang
obyeknya lebih dari satu, dan tembusan buta.

Berikut ini adalah cara penulisan tembusan berdasarkan jenis-jenisnya.

#1 Tembusan Dengan Obyeknya yang Hanya Satu

Untuk tembusan dengan objek yang hanya satu, yakni surat hanya diperuntukkan
kepada satu orang, satu kelompok organisasi, dan satu perusahaan tertentu saja.

Berikut ini adalah cara untuk menulis tembusan dengan satu objek.

Tembusan: Pimpinan PT. Angkasa Raya Cabang Bandung, Wisma PU

#2 Tembusan yang Obyeknya Lebih Dari Satu

Tembusan yang obyeknya lebih dari satu ini kita tujukan kepada beberapa orang
atau kelompok organisasi atau beberapa perusahaan sekaligus.

Untuk contoh penulisan tersebut sebagai berikut:

Contoh 1

Tembusan:

1. Kepala Bagian Personalia;

2. Kepala Koperasi;

Contoh 2

CC:

1. Kepada Yth;
2. Kepada Yth;
3. Kepada Yth.

#3 Tembusan Buta

Jenis tembusan yang ketiga yakni tembusan buta. Maksud dari tembusan buta
sendiri ialah salinan surat bersifat rahasia dan penerima tidak tahu siapa yang akan
menerima salinan surat tersebut.
Biasanya yang termasuk tembusan buta terdapat pada surat tagihan dari pihak
kreditor kepada debitur.

Tembusan surat tersebut akan terkirim kepada pihak Bank atau pun pihak terkait
lainnya.

[Baca Juga: Panduan Mudah Membuat Surat Perjanjian Sewa Ruko, Ini Contohnya!]

Cara membuat surat tembusan buta adalah Anda menulis terlebih dahulu tanpa
mencantumkan tembusannya.

Setelah selesai, laman surat Anda perbanyak sesuai dengan jumlah yang Anda
butuhkan. Pada salinan atau duplikat surat tersebut, Anda bisa menambahkan
tembusan pada bagian bawah surat, sesuai dengan menulis tembusan pada
umumnya.

Hanya saja, Anda bisa menambahkan notasi tembusan buta atau kita singkat
BCC (Blind Carbon Copy). Berikut ini adalah beberapa contoh penulisan tembusan
buta.

BCC:
  Pimpinan Bank Mandiri Sentosa Cabang Pekalongan
 Direktur PT Jaya Abadi Sentosa

Surat
Surat merupakan salah satu media untuk menyampaikan informasi atau sarana
untuk berkomunikasi melalui tulisan.

Dokumen ini berisikan informasi yang menyesuaikan dengan kepentingan tertentu.

Secara umum, surat dapat terbagi menjadi 2.

Yaitu surat yang bersifat tidak resmi dan juga surat yang bersifat resmi atau
formal, atau sering kali kita sebut sebagai surat dinas.

Tentu kedua jenis surat tersebut memiliki karakteristik yang sangat berbeda.

Jika surat tidak resmi memiliki sistematika yang relatif sederhana, bebas dan
sifatnya cenderung pribadi, sementara surat dinas justru sebaliknya.

Surat dinas sendiri dapat kita artikan sebagai surat resmi yang keluar dari instansi
atau lembaga tertentu dengan kepentingan kedinasan.

Oleh karena sifatnya yang formal alias resmi, maka dari itu penulisannya harus
sesuai dengan kaidah-kaidah tertentu.

Surat resmi dapat dibedakan lagi menjadi beberapa jenis yakni surat permohonan,
surat kuasa, surat keputusan, surat perintah, surat pengantar, surat edaran, hingga
surat undangan, serta tidak ketinggalan tembusan surat.

Fungsi Surat Resmi

Ada pun beberapa fungsi dari surat resmi atau dinas yakni sebagai berikut:

 Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal yang bersifat

khusus yang disampaikan oleh pihak satu ke pihak lainnya.
  Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen yang isinya harus bisa kita
pertanggungjawabkan.
 Sebagai salah satu pedoman kerja yang kita gunakan dalam melaksanakan
suatu kegiatan. Nah surat dinas tersebut berisi mengenai langkah-langkah
kerja untuk keperluan tertentu.
 Sebagai alat pengingat bagi pihak penerima surat baik itu perorangan,
organisasi, maupun lembaga.
 Sebagai bukti historis dan bukti kronologis apabila sewaktu-waktu kita
perlukan. Sehingga surat dinas pun juga perlu kita arsipkan.

[Baca Juga: Contoh Surat Rekomendasi Beasiswa dan Cara Membuatnya]

Setelah penjelasan mengenai kegunaannya, berikut ini adalah struktur penyusunan

dari surat dinas atau surat resmi yang perlu Anda ketahui.

Karena penyusunannya pun harus benar-benar sesuai dengan kaidah penulisan

yang telah menjadi ketentuannya.

Berikut ini adalah struktur penyusunan dari surat dinas.

#1 Kepala Surat (kop surat)

Bagian yang pertama adalah kepala surat atau bisa kita sebut juga sebagai kop
surat. Dalam bagian ini terdiri dari beberapa aspek yakni logo
agensi/institusi/lembaga; nama institusi/lembaga; serta alamat, nomor telepon/fax.

#2 Nomor Surat

Bagian kedua adalah nomor surat. Nomor ini berfungsi untuk mengetahui berapa
banyak surat yang telah kita buat selama satu tahun.

Download Sekarang! Ebook PERENCANAAN KEUANGAN Untuk USIA 30-an, GRATIS!

#3 Tanggal Surat

Kemudian adalah tanggal surat, sebagai informasi bahwasanya kapan surat dinas
tersebut dibuat.

#4 Lampiran atau Hal

Yang bertujuan untuk ditambahkan ke surat resmi atau dokumen pendukung yang
lain.

#5 Alamat Tujuan

Tak lupa alamat juga harus ada dalam surat dinas, bertujuan untuk memudahkan
proses pengiriman surat.

#6 Salam Pembuka

Menggunakan bahasa yang formal, sopan, dan jelas.

#7 Isi Surat

Berupa informasi utama yang ada dalam surat. Pastikan isi surat harus terkandung
konten yang tepat dan penulisannya tidak bertele-tele.

#8 Salam Penutup

Salam penutup menjadi salah satu bagian yang penting untuk menunjukkan etika
dan perilaku yang baik sekaligus merepresentasikan suatu instansi atau lembaga.

#9 Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini bertujuan untuk memasukkan nama sebagai pihak yang
bertanggung jawab atas surat tersebut.

#10 Tembusan

Dan yang terakhir adalah tembusan, sebagai bagian yang penting dalam surat
dinas.

Perihal tembusan surat, kami akan menjabarkan secara lengkap mengenai bagian
surat yang satu ini. Berikut ini adalah penjelasannya.

Itulah penjelasan mengenai tembusan surat sebagai bagian yang sangat penting
dalam surat resmi. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda.

Materi tentang administrasi dan kesekretariatan itu juga sudah banyak, dan bisa dipelajari secara
online.Yang terpentung saat ini harus mengerti ujuan, fungsi, konsep dasar administrasi.

Sekretariat, dalam arti urusan administrasi ini penting. Meskipun Sekretariatnya masih belum ada, atau
numpang, urusan kesekretariatan harus tetap ada dan jalan.

Di Era Digital, persoalan administrasi dan kesekretariatan lebih dipermudah lagi dengan kemajuan
teknologi dan era digital.