DASAR ADMINISTRASI

Definisi Adminstrasi
ADMINISTRASI  AD + MINISTRARE TO +
SERVE  PEKERJAAN MEMBANTU
TEKNIS KETATAUSAHAAN (ADMINISTRASI
DLM ARTI SEMPIT)

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses

kerja sama antara dua orang atau lebih dalam
mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna, yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan.
Fungsi Administrasi

Planning (Perencanaan) merupakan bagian awal yang tersusun

secara sistematik dan terorganisir

Organizing (Pengorganisasian) merupakan aktivitas menyusun

dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-
orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan

Directing (Bimbingan atau Pengarahan) adalah fungsi

manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju yang telah
ditetapkan semula.
Fungsi Administrasi

Coordinating (Koordinasi) yaitu bagaimana seluruh

kepentingan dan tujuan organisasi disatukan dan
diharmoniskan dengan sinkronisasi waktu serta tempat

Reporting (Pelaporan) merupakan manajemen berupa

penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau
pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian
dengan tugas dan fungsi-fungsi

Budgeting (Penganggaran) meliputi perencanaan keuangan,

pembiayaan, perhitungan uang keluar masuk serta
pengawasan yang dilaksanakan.
 Ciri-ciri administrasi

 Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2

orang atau lebih

 Adanya kerja sama

 Adanya proses/usaha

 Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan

pengawasan

 Adanya tujuan
 KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai

keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
 Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:

-Merencanakan (Planning)
-Menyusun (Arranging)
-Menghimpun (Collecting)
-Mencatat (Recording)
-Mengolah (Processing)
-Mengendalikan (Controlling)
-Mengirim (Transfering)
-Menyimpan (Filing)
 TUJUAN

 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik

internal maupun eksternal.

 Mengamankan rahasia organisasi.

 Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang

berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
 FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
 URGENSI

Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat

penting dalam menyokong organisasi. Bagaimana sistem
pengelolaan administrasi, sistem manajemen pengarsipan
data dan informasi, sampai bagaimana kerapian
sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus menjadi salah
satu faktor yang mempengaruhi nafas kehidupan sebuah
organisasi.
 Elemen Kesekretariatan

Sumber daya manusia / pengurus

Sekretariat

Perlengkapan dan peralatan

Identitas organisasi
1. Sumber daya manusia / pengurus

Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa ada manusia yang menjalankannya, termasuk
kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang
SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini biasanya bersifat internal karena
bertugas mendukung kinerja intern organisasi.
2. Sekretariat
Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki tempat tersendiri sebagai basecamp, yang berfungsi
sebagai pusat administrasi serta tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi antar
pengurus
3. Peralatan dan perlengkapan kesekretariatan
Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya, maka
begitu pun dengan kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan dan perlengkapan standar
minimum untuk bisa menjalankan fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar, seperti : Lemari,
komputer, peralatan kantor /alat tulis, sarana komunikasi antar pengurus (papan pengumuman),
alat-alat kebersihan dll.

4. Identitas organisasi
Identitas organisasi menjadi elemen penyokong eksistensi organisasi. Identitas organisasi
merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi yang
membedakannya dari organisasi lain. Biasanya, identitas organisasi direalisasikan dan
divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang ORGANISASI, papan nama, bendera, stempel,
dll.
 Fungsi umum
kesekretariatan

A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi

B. Pengelolaan fisik sekretariat

 A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).

2. Surat menyurat (baik surat masuk dan keluar,)
3. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi
4. pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi (seperti papan
informasi/ pengumuman)
5. manajemen pengarsipan data dan informasi.
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis (Pembukuan)
 B. Pengelolaan fisik sekretariat

 Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang mencakup fungsi

koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian
dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi
berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan
mempengaruhi kinerja organisasi.
 Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga kinerja fungsi yang
pertama (Pengelolaan sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana
fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di dalam struktur sebuah organisasi, pada
umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan fungsi
yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga.
Surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis,
yaitu:

1. surat pribadi,

2. surat dinas (resmi), dan

3. surat niaga.
 BAGIAN BAGIAN SURAT

(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran, perihal
(4) alamat,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; dan
(9) tembusan;
 Kerasipan, Agenda dan Ekspedisi
1). Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis,
seperti surat-surat dan dokumen-dokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis
yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang
dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk
referensi. Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam
memulihkan keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-
peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia
keilmuan, dan lain lain.
2. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang
berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang
yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut
agendaris.
3. Ekspedisi
Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau
barangbarang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau
barang-barang disebut ekspeditur.

Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn buku ekspedisi. Buku ini
sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima
oleh alamat tujuan surat tersebut.
APA SAJA YANG BERHUBUNGAN
DENGAN ADMINISTRASI
(PEMBUKUAN)

?
 INI DIA......
Data Anggota

Struktur

Program Kerja (jangka pendek, menengah dan

panjang)

Buku Tamu

Administrasi Keuangan

Buku Inventaris

Surat menyurat
Terima kasih