SISTEM DAN MEKANISME

KESEKRETARIATAN

Oleh : Jajatif Tajani

Bahan Materi Latihan Dasar Kepemimpinan Santri

Pondok Pesantren Al-Kautsar Banjar
https://alkautsarbanjar.com
Email : alkautsar.banjar@gmail.com
1
 JAJATIF TAJANI
Brebes, 5 Juli 1991

Karangpucung Kulon, RT 17 RW 04, Jajawar, Banjar

082 118 264 400

Jajatif Tajani El-Ma’mun

@jajatif

Jajatif Tajani
2
MIND Abstraksi
- Pengertian Kesekretariatan
MAP - Urgensi Kesekretariatan

- SDM
Elemen-Elemen - Sekretariat
Kesekretariatan - Peralatan/Perlengkapan
- Identitas Organisasi
SISTEM DAN
Pengelolaan Sistem - Surat Menyurat
MEKANISME Administrasi - Manajemen Sarana
KESEKRETARIATAN Organisasi komunikasi internal
- Manajemen pengarsipan
data & informasi
Fungsi Umum
Manajemen menjaga
Pengelolaan Fisik
kerapihan dan
Sekretariat
kenyamanan

CONTOH DAN LAMPIRAN 3

Abstraksi

Pengertian
Urgensi
Landasan Syar’i
4
Pengertian
Kesekretariatan adalah segala
pekerjaan atau aktifitas yang
dilakukan oleh sekretariat.

Sekretariat adalah Organisasi yang

tugas pokoknya melaksanakan
berbagai kerja ketatausahaan.
5
Peranan Sekretariat
Melakukan aktifitas
penunjang terhadap
organisasi, guna
memperlancar aktifitas
pokoknya, dalam rangka
mencapai tujuan
organisasi.
6
 Aktifitas Penunjang
1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
6. Mengendalikan (Controlling)
7. Mengirim (Transfering)
8. Menyimpan (Filing)
7
Tujuan Sekretariat
1. Memperlancar lalu-lintas dan
distribusi informasi ke segala
pihak baik internal maupun
eksternal.
2. Mengamankan rahasia
organisasi.
3. Mengelola dan memelihara
seluruh dokumentasi organisasi
yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi organisasi. 8
Tujuan Sekretariat
1. Memperlancar lalu-lintas dan
distribusi informasi ke segala
pihak baik internal maupun
eksternal.
2. Mengamankan rahasia
organisasi.
3. Mengelola dan memelihara
seluruh dokumentasi organisasi
yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi organisasi. 9
Urgensi Sekretariat
• elemen yang sangat penting dalam menyokong organisasi.
• kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus
menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi nafas
kehidupan sebuah organisasi.
• semakin banyak “catatan sejarah” dan kemajuan yang
dicapai seiring bertambahnya usia, kerapihan dan
kelengkapan administrasi pun menjadi semakin penting.
• Kegiatan Kesekretariatan/Perkantoran merupakan kegiatan
penunjang suatu organisasi, tanpa ini rasanya kegiatan
pokok akan sulit berjalan dengan baik
• Kegiatan ini bisa disebut sebagai URAT NADINYA kehidupan
organisasi, karena setiap orang dalam organisasi
memerlukan data/informasi
10
Landasan Syar’i
“…. Dan hendaklah
seorang penulis di antara kamu
menuliskannya dengan benar. Dan
janganlah penulis enggan
menuliskannya sebagaimana Allah
telah Mengajarkannya, maka
hendaklah dia menuliskan…”
(QS. Al-Baqarah: 282)
11
ELEMEN KESEKRETARIATAN
 Sumber daya manusia / pengurus
 Sekretariat
 Perlengkapan dan peralatan
kesekretariatan
 Identitas organisasi

12
SUMBER DAYA MANUSIA / PENGURUS
Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan
tanpa ada manusia yang menjalankannya,
termasuk kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI
sebaiknya memiliki , departemen, divisi atau biro
tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem
kesekretariatan. Biro ini biasanya bersifat internal
karena bertugas mendukung kinerja intern
organisasi.

13
SEKRETARIAT

Sebuah ORGANISASI pun harus

memiliki tempat tersendiri sebagai
b a s e c a m p , yang berfungsi
sebagai pusat administrasi serta
tempat silaturahim, bekerja, dan
berkoordinasi antar pengurus
14
15
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti memiliki pulpen
sebagai peralatan standarnya, maka begitu pun dengan
kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan dan
perlengkapan standar minimum untuk bisa menjalankan
fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar, seperti :
Meja, Kursi, Papan Tulis, Lemari, Jam Dinding, komputer,
peralatan kantor /alat tulis, sarana komunikasi antar
pengurus (papan pengumuman), alat-alat kebersihan dll.

16
17
IDENTITAS ORGANISASI
Identitas organisasi menjadi elemen penyokong
eksistensi organisasi. Identitas organisasi
merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus
dari suatu organisasi yang membedakannya dari
organisasi lain. Biasanya, identitas organisasi
direalisasikan dan divisualisasikan dengan sebuah
logo/lambang ORGANISASI, papan nama, bendera,
stempel, dll.

18
 FUNGSI UMUM

1. Pengelolaan Sistem
Administrasi
Organisasi
2. Pengelolaan Fisik
Sekretariat
19
 1. Pengelolaan Sistem Administrasi Organisasi

1. pengelolaan surat-menyurat (baik surat

masuk dan keluar, meliputi; Standarisasi
pembuatan Surat masuk dan keluar,
Pencatatan dan pendokumentasian surat,
dan Penyimpanan surat)
2. pengelolaan sarana komunikasi internal
pengurus organisasi
3. manajemen pengarsipan data dan
informasi.

20
1. pengelolaan surat-menyurat

baik surat masuk dan keluar,

meliputi; Standarisasi
pembuatan Surat masuk dan
keluar, Pencatatan dan
pendokumentasian surat,
dan Penyimpanan surat
21
SURAT
Surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan pernyataan-pernyataan
atau informasi secara tertulis dari pihak
yang satu kepada pihak yang lain, baik atas
nama sendiri, maupun atas nama
jabatannya dalam sebuah organisasi,
instansi ataupun perusahaan. Informasi-
informasi ini dapat beberapa permintaan,
laporan, pemikiran, saran-saran dan
sebagainya
SURAT-MENYURAT
• Surat menyurat adalah suatu kegiatan
untuk mengadakan hubungan secara
terus menerus antara pihak yang satu
kepada pihak yang lainnya. Dan
dilaksanakan dengan saling berkiriman
surat.
• Disebut juga KORESPONDENSI
• Jika sepihak saja tanpa ada balasan, maka
tidak disebut surat menyurat
KEGIATAN PERKANTORAN
1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana
mengonsep surat yang baik, membuat surat
yang baik dan juga memperbaiki surat.
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik
konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga,
menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana
menangani surat-surat yang masuk dan keluar
yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang
efektif dan efisien.
4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan
dan menemukan kembali surat atau warkat
dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan
menurut sistem tertentu.
TUJUAN PENULISAN SURAT
1. Ingin menyampaikan warta atau
informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan
dari penerima atau pihak yang dikirim
tentang informasi yang disampaikan
tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga
informasi yang diterima jelas dan tidak
salah tanggap.
FUNGSI SURAT
1. sebagai duta atau wakil atau utusan dari
organisasi.
2. sebagai alat pengingat
3. sebagai dokumen historis
4. Jaminan keamanan (Ket jalan, ktp, dll)
5. Sebagai pedoman atau pegangan
6. media komunikasi
7. alat bukti tertulis
8. otak tata usaha
9. barometer kemajuan kantor
BERDASARKAN SIFAT SURAT
1. Surat pribadi
2. Surat Dinas Pribadi
3. Surat Dinas Swasta / Surat
Resmi
4. Surat niaga
5. Surat Dinas Pemerintah
BERDASARKAN KEAMANAN
1. Surat Sangat Rahasia (keamanan
Negara/Dokumen Negara)
2. Surat Rahasia
3. Surat konfidensial (cth. laporan
tentang karyawan yang korupsi)
BENTUK-BENTUK SURAT
1. Bentuk Lurus Penuh (full block
style)
2. Bentuk Lurus (block style)
30
SURAT RESMI
1. Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta,
yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun
untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
2. misalnya undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi
3. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan
organisasi
4. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
5. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang
lazim
6. Penggunaan ragam bahasa resmi
7. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
8. Ada aturan format baku
BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI
1. Kop Surat 9. Pembuka
2. Tanggal Surat 10.Isi Surat
3. Nomor Surat 11.Kalimat Penutup
4. Sifat Surat 12.Nama Jabatan
5. Lampiran Surat 13.Nama dan NIP
6. Hal/Perihal penanda tangan
7. Alamat Dalam 14.Tembusan
8. Kalimat
KOP SURAT
1. Kop Surat terdiri dari
2. Nama Instansi / Lembaga, ditulis dengan huruf Kapital
3. Alamat Isntansi / Lembaga ditulis dengan variasi huruf
besa dan kecil
4. Logo Instansi Lembaga
TANGGAL SURAT
1. Jangan menulis nama bulan dengan huruf kecil
2. Dibelakang tanggal atau bulan tidak usah
dicantumkan tanda koma (menyalahi aturan)
3. Nama bulan jangan disingkat (menghindari
kemiripan nama), misalnya juni dan januari
disingkat Jun dan Jan.

Contoh :

Banjar, 10 Nopember 2018

NOMOR SURAT
Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT
Nomor : 001/i/HRD/OSAKA/XI/2018
Ket:
Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluaarkan
Tujuan = pihak internal atau pihak ekternal, internal biasanya
ditandai dgn kode (i), sedangkan pihak eksternal biasanya
menggunakan kode (e)
DD= divisi atau bidang yang mengeluarkan surat
ORAGNISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau
organisasi lainnya)
BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)
TT= tahun penerbitan
Yang harus diperhatikan dalam
membuat kode surat:
• Nomor surat-surat dihitung dari surat
terakhir yang telah atau baru dibuatnya
• Berdasarkan kedudukan surat misalnya
surat keluar memakai kode KEL, dan
sebagainya
• Bulan saat dibuatnya surat tersebut
• Tahun saat dibuatnya surat tersebut
• Berdasarkan tujuan surat misalnya kode
SPK untuk Surat Perintah Kerja, dan
sebagainya
Lampiran Surat
• Sebagai petunjuk tentang
dokumen yang disertakan
bersama surat bersangkutan.
• Jika tidak ada lembaran surat
lain yang disertakan, maka
lampiran tidak perlu diisi.
Hal Surat
• Tujuan penulisan hal ini ialah untuk
menunjukkan dengan segera kepada
penerima surat tentang pokok-pokok isi
surat. Hal atau perihal ini merupakan sari
dari isi surat keseluruhan. Kalimat yang
dicantumkan dalam “Hal” ini hendaknya
singkat dan benar-benar
menggambarkan keseluruhan inti surat

• Contoh:
• Hal : Penawaran Harga
• Hal : Permintaan barang
• Hal : Permohonan kredit rumah
PENGELOLAAN SURAT KELUAR
1. Membuat Konsep Surat
a. Tujuan
b. Info Pelengkap
c. Calon Penerima
2. Persetujuan Konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penandatanganan surat
6. Pemberian cap stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat (dicatat pada buku
ekspedisi)
 Cth FORMAT BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No Tanggal Tujuan Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket

41
 buku catatan yang digunakan untuk menginformasikan bahwa
surat keluar perusahaan/instansi sudah
BUKU EKSPEDISI didistribusikan/dikirimkan dan dibuktikan dengan adanya
tanggal kirim surat.

TANGGAL NAMA
NOMOR NOMOR SURAT TUJUAN TTD PENERIMA
PENGIRIMAN PENERIMA

42
PENGELOLAAN SURAT MASUK
1. Surat Diterima
2. Penyortiran Surat (Unit organisasi, macamnya,
klaisifikasi, kualifikasi, urgensi)
3. Pencatatan Surat Masuk
4. Mengagendakan surat masuk
5. Pembacaan surat
6. surat-surat yang perlu ditindak lanjuti diberi lembar disposisi.
7. Untuk surat-surat masuk yang didisposisi sebelum didistribusikan
catat terlebih dahulu di buku agenda surat masuk pada kolom
“diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8. Oleh sekretari/kepala tata usaha surat yang berdisposisi
didistribusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku
ekspedisi intern.
9. Surat ditindak lanjuti sesuai dengan disposisi dari
pimpinan/manajer/kepala bagian.
10. Selesai diproses surat masuk diserahkan kebagian arsip untuk
diarsipkan.
BUKU AGENDA SURAT MASUK

Tanggal Tanggal Diteruska

No Asal Surat Nomor Surat Isi Surat Ket
Terima Surat n kepada

44
LEMBAR DISPOSISI
Lembar disposisi yaitu lembar kertas
dalam ukuran tertentu yang
dipergunakan oleh pimpinan sebagai
sarana komunikasi antara pimpinan dan
bawahan.

45
Sarana dalam Pengelolaan Surat Menyurat
1. Kartu kendali : Kartu kendali yaitu selembar
kertas berukuran 10 cm yang berisikan suatu
surat.
2. Lembar disposisi : Lembar disposisi yaitu
lembar kertas dalam ukuran tertentu yang
dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana
komunikasi antara pimpinan dan bawahan.
3. Folder
4. Map
5. Filling cabinet
6. Guide
7. Buku Agenda
Administrasi Sehari-hari
1. Surat keluar – masuk
2. Berita Acara
3. Surat Keputusan
4. Notulen
5. Surat Edaran
6. Pegngumuman
7. Undangan
8. Proposal
9. Dll
47
 2. Manajemen sarana komunikasi internal organisasi

• Komunikasi internal secara sederhana adalah

komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh
para pihak internal atau anggota dalam
organisasi baik yang dilakukan secara formal
maupun nonformal.
• Dalam organisasi yg terjadi lebih banyak
komunikasi formal dan tertulis. Misalnya
melalui email, surat, memo, atau peraturan.
• Dengan adanya pengelolaan komunikasi
internal yang baik akan membantu tiap pihak
internal di organisasi dalam menjalankan tugas
dan peranan mereka masing-masing, serta
menciptakan suasana yang kondusif dan saling
menghormati satu sama lain.
48
 Jenis komunikasi internal organisasi
• Komunikasi Personal
• Dua orang bertatap muka langsung
• Langsung / media : telp, email, memo, surat,
wa, sms, dll
• Komunikasi Kelompok
• Biasanya dilakukan per departemen/divisi
• proses tatap muka langsung

49
Ruang Lingkup

•Pimpinan / Ketua
•Anggota
•Pemegang Saham

50
 Tujuan Komunikasi Internal
• Komunikasi internal merupakan alat dan sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi sekaligus
menjelaskan mengenai peraturan dan kebijakan yang
berlaku dalam suatu organisasi.
• Komunikasi internal merupakan sarana komunikasi yang
dilakukan untuk menyebarkan informasi, baik
menyampaikan maupun menerima, dan untuk
terbentuknya hubungan timbal balik antara pihak internal
dalam organisasi.
• Komunikasi internal digunakan sebagai cara untuk
menghindari terjadinya kesalahpahaman yang mungkin
terjadi dalam organisasi, serta mempercepat penyelesaian
konflik yang muncul dalam organisasi tersebut.
• Komunikasia internal merupakan sarana dan media dalam
penyampaian aspirasi maupun keinginan para pihak
internal terhadap organisasi secara keseluruhan, maupun
penyampaian dari pihak yang memiliki tingkat lebih
rendah ke tingkatan yang lebih tinggi mengenai harapan
atas organisasi mereka. 51
 3. Manajemen Pengarsipan data dan Informasi

Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan

informasi harus dilakukan secara
berkesinambungan selama organisasi masih
terus berjalan. Kemajuan dan hasil-hasil yang
telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat
dari dokumen-dokumen yang disimpan
dengan rapi dan baik. Sebaliknya,
pengarsipan yang kacau dapat menghambat
kemajuan organisasi yang bersangkutan. Hal
ini dilakukan sebagai referensi kepengurusan
organisasi selanjutnya.
52
 Data-data/ dokumen yang diarsipkan

• Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk

dan struktur organisasi, job desk, dll.)
• Sistem dan mekanisme standar organisasi.
• Program kerja dan laporan
pertanggungjawaban per periode
kepengurusan.
• Proposal dan laporan pertanggungjawaban per
kegiatan/ kepanitiaan.
• Database pengurus/SDM.
• Database pihak eksternal (lembaga,
ORGANISASI, donatur, dll.).
• Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk,
pengelolaan papan informasi/mading, catatan
harian, dll.). 53
 Bentuk Pengarsipan

• Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy),

minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau
dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip
sejati.
• Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.),
backup CD (lebih tahan lama) & portable
harddisk (harddisk yang dapat dibawa-bawa
& kecil).

Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu

dikontrol oleh bagian kesekretariatan
periodik/ berkala.
54
 2. Pengelolaan fisik sekretariat

• Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi

pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan
silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya.
Bagaimana kerapian dan kenyamanan
sekretariat menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan
fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan
mempengaruhi kinerja organisasi.
• Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat
administrasi, sehingga kinerja fungsi yang pertama
(Pengelolaan sistem administrasi organisasi) pun
dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan
sekretariat ini berjalan. Di dalam struktur sebuah
organisasi, pada umumnya fungsi yang pertama
dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan fungsi
yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah
tangga. 55
 Hal yang pada umumnya dilakukan untuk pengelolaan fisik
secretariat antara lain:

• Membuat jadwal piket bersih-bersih,

• Membereskan sekretariat untuk setiap
pengurus per hari (reguler).
• Dan juga sebaiknya ada satu waktu untuk
membersihkan sekretariat secara total yang
dilakukan secara berjama’ah, misal BPH +
pengurus (insidental).
• Pembuatan aturan dalam penggunaan
sekretariat dan barang-barang yang ada di
dalamnya.
56
PENTING TAPI SERING DILUPAKAN
1. Standarisasi
2. Penomoran
3. Inisial
4. EYD
5. Konsistensi
6. Buku Ekspedisi
7. Pengarsipan
57
 “Sekretarismu
sangat menentukan
keberhasilan rencana-
rencanamu dan kalau saja dia
mau, bisa saja dia
menghancurkanmu lebih
cepat daripada pesaing-
pesaingmu ataupun aturan-
aturan lainnya” 58
JAZAKUMULLAH KHAIRAN KATSIRAN

JAJATIF TAJANI

082 118 264 400

Jajatif @gmail.com

www.jajatiftajani.blogspot.com
59