KESEKRETARIATAN &

KEPROTOKOLERAN
HJ. SURIATI, S.PD, M.M
 A. KESEKRETARIATAN

KESEKRETARIATAN SEKRETARIAT SEKRETARIS

Segala aktivitas di sebuah Satuan organisasi yang Orang atau pegawai yang
Lembaga yang dilakukan melakukan rangkaian kegiatan memiliki peran utama dalam
penataan terhadap pekerjaan kegiatan administrasi
oleh sekretariat atau
perkantoran dan bantuan kesekretariatan pada sebuah
sekertaris yang berkaitan lainnya, yang dilaksanakan organisasi atau perusahaan
dengan proses administrasi sebagai kegiatan penunjang
agar tujuan organisasi dicapai
secara efektif.
Sekretariat juga berarti tempat
atau kantor dimana sekertaris
atau pegawai lainnya
melakukan kegiatan
ketatausahaan atau administrasi
kesekretariatan
 FUNGSI, PERAN & TUJUAN KESEKRETARIATAN
FUNGSI
1. Penerimaan dan pengiriman surat
2. Penerimaan dan pengiriman telepon
3. Penyelesaian surat-surat yang
berkaitan dengan kegiatan
organisasi
4. Pencatatan semua kegiatan
manajemen yang berkaitan dengan
organisasi
5. Pusat dokumentasi
PERAN
Melakukan aktifitas
penunjang satuan organisasi,
guna memperlancar aktifitas
pokoknya dalam rangka
mencapai tujuan organisasi
TUJUAN
1. Memperlancar lalu lintas dan
distribusi informasi ke segala
pihak, baik internal maupun
eksternal
2. Mengamankan rahasia organisasi
3. Mengelola dan memelihara
seluruh dokumentasi organisasi
yang berguna bagi kelancaran
pelaksanaan fungsi organisasi
 TUGAS POKOK SEKRETARIAT

1. Menyusun rencana kegiatan kerja AKTIFITAS PENUNJANG

1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
2. Mengelola urusan perlengkapan kerumahtanggaan dan pengadaan barang dinas 3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
3. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum dinas 6. Mengendalikan
(Contrtolling)
7. Mengirim (Transfering)
4. Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan dinas 8. Menyimpan (Saving)
DOKUMEN YANG DIARSIPKAN DALAM
SEKRETARIAT
Arsip pendirian organisasi Database anggota (masuk/keluar)
(AD/ART, bentuk dan struktur Database pihak eksternal
organisasi, jobdesc, dll) (Lembaga, organisasi, donatur,
Sistem dan mekanisme standar dll)
organisasi (SOP) Administrasi sehari-hari
Program kerja dan laporan
1. Surat masuk/keluar
pertanggungjawaban per periode 2. Berita acara
kepengurusan 3. Surat keputusan
4. Notulen
Proposal dan laporan
5. Surat edaran
pertanggungjawaban 6. Pengumuman
perkegiatan/ kepanitiaan 7. Undangan
Dll.
Database kepengurusan
 SEKRETARIS
Seorang sekretaris organisasi atau perusahaan memiliki peran dan fungsi manajerial meliputi membuat perencanaan,
melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai
masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan
FUNGSI TUJUAN
FUNGSI PRIMER
Fungsi SEKUNDERsebagai 1. Bertanggungjawab dalam memastikan kelancaran
Fungsi secara administratif kepanjangan tangan kegiatan dalam organisasi sesuai dengan program
yang menunjang kegiatan pemimpin atau ketua yang dicanangkan
organisasi seperti organisasi kepada anggota 2. Sebagai sumber informasi bagi pemimpin atau
pengelolaan surat baik organisasi, dalam hal ini untuk jajak pendapat
masuk maupun keluar, memantau aktivitas 3. Membantu tugas pemimpin
pengarsipan data-data, anggota, menjadi jembatan 4. Sebagai media penghubung antara atasan dan
mengatur agenda kegiatan, penghubung anggota bawahan
agenda rapat dan hal-hal dengan pemimpin dan jalur 5. Sebagai media penghubung dengan organisasi lain
yang bersifat ke dalam aspirasi anggota ke 6. Sebagai media perekam, pengingat dan penyimpan
organisasi pemimpin atau pemimpin suatu kegiatan organisasi
ke anggota
 CONTOH PERSURATAN
Contoh nomor surat
001/OSIS-SMANLI/A/XII/2022
KODE INDEKS SURAT
Keterangan A : Surat untuk internal OSIS
001 : Nomer urut surat keluar SMANLI
B : Surat untuk eksternal OSIS
OSIS : Organisasi yang mengeluarkan surat SMANLI
SMANLI : Lembaga yang mengeluarkan surat SK : Surat Keputusan
A : kode indeks surat yang dikeluarkan SP : Surat Pengesahan
Sp : Surat Pengangkatan /
XII : Bulan berjalan
Pemberhentian
2022 : Tahun surat dikeluarkan SRP : Surat rekomendasi Pengesahan
SM : Surat Mandat
ST : Surat Tugas
SPt : Surat Pengantar
SKt : Surat Keterangan
 B. KEPROTOKOLERAN
Dalam Pasal 1 Undang-undang Nomer 9 Tahun 2010, disebutkan bahwa “Keprotokolan
adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara
resmi yang meliputi tata ruang, tata tempat, tata upacara, tata busana dan tata penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam negara, pemerintah atau masayarakat.
PROTOKOLER PROTOKOL

Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan Orang yang bertugas mengatur jalannya
suatu kegiatan atau acara upacara atau acara yang bersifat formal
 SYARAT MENJADI PROTOKOLER
Disiplin dan loyalitas tinggi

Pengelola yang efektif, koordinatif dan berwibawa

Menghayati bidang tugasnya

Menguasai segala permasalahan tapi tidak berkerja sendiri

Memiliki wawasan

Memiliki penampilan, etika dan kemampuan berbahasa yang

baik
 RUANG LINGKUP & TUGAS PROTOKOL

1. Pelantikan dan serah terima jabatan

2. Kunjungan para pejabat pemerintah pusat maupun daerah

3. Sebagai pembawa acara

 PRINSIP PADA DIRI SEORANG PROTOKOLER
1. Penghormatan dan
perlakuan terhadap seseorang
dalam suatu acara meliputi tata
tempat, tata ruang, tata busana,
tata upacara, dan tata
penghormatan harus sesuai
dengan kedudukan dan
martabat jabatannya sebagai
wujud pengakuan status dan
kedudukan seseorang
2. Penghormatan dan 3. Penghormatan dan
perlakuan terhadap lambang- perlakuan terhadap seseorang
lambang kehormatan NKRI dalam keadaan tertentu
harus selaras dengan meliputi pemberian
kedudukannya sebagai symbol perlindungan, ketertiban, dan
negara/lambang kedaulatan keamanan sesuai dengan
NKRI suatu ekspresi bangsa kedudukan jabatannya dalam
yang beradab kenegaraan dan pemerintahan
 AKTIVITAS PROTOKOLER

TATA
RUANG
TATA TATA
UPACARA TEMPAT
TATA TATA
BUSANA WARKAT
 TATA RUANG merupakan pengatur ruang atau tempat yang akan digunakan sebagai tempat aktivitas.
Ruang harus disiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Dalam pengaturannya,
TATA Tata ruang dibagi menjadi dua, yaitu :
RUANG

PERANGKAT KERAS PERANGKAT LUNAK

Meja Pemandu Acara (MC)
Kursi / Sofa Penerima Tamu
Sound system Petugas Keamanan
Dekorasi Petugas Komsumsi
Tanaman Petugas Kebersihan
Karpet dll
dll
 TATA UPACARA merupakan tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai
Jenis kegiatan. Untuk itu, perlu diperhatikan jenis kegiatan, Bahasa pengantar yang digunakan dan
TATA
UPACARA materi kegiatan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

1. Siapa yang akan terlibat dalam

kegiatan upacara
2. Personil penyelenggaraan dan
alat penunjang lain
3. Siapa pengisi acara

Noted : untuk kelancaran acara diperlukan seorang ”stage manager” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana acara
 TATA TEMPAT merupakan ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat
yang bersangkutan, kedudukan administratif/structural, dan kedudukan social.
TATA
TEMPAT

Golongan Very Important Person (VIP)

Pihak-pihak yang berhak Pihak yang didahulukan karena jabatan atau kedudukannya
didahulukan dalam tata
tempat : Golongan Very Important Citizen (VIC)
Pihak yang didahulukan karena derajatnya, misalnya bangsawan,
dll
 TATA BUSANA merupakan pakaian yang haruis dikenakan pada suatu aktivitas protokoler.
TATA Baik oleh para pejabat undangan maupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan
BUSANA atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.
 TATA
TATA WARKAT merupakan format undangan yang akan dikirim untuk suatu acara.
WARKAT Berikut adalah hal-hal yang perlu di perhatikan, yaitu :

Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan
kegiatan

Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat kegiatan

Menulis nama orang yang diundang hendaknya benar dan jelas, baik mengenai nama, jabatan, pangkat

Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya

Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan

Menentukan batas waktu penerimaan tamu

THANK YOU 