KEADMINISTRASIA

N
APA ITU ADMINISTRASI?
Administrasi adalah keseluruhan
rangkaian kegiatan penataan terhadap
kegiatan organisasi seperti surat menyurat
dan tugas-tugas bantuan lainnya yang
menunjang dalam kelancaran untuk
mencapai tujuan organisasi.
 RUANG LINGKUP ADMINISTRASI

Proposal dan Laporan

01 Kesekretariatan 03 Pertanggungjawaban

02 Surat Menyurat 04 Pengarsipan

 01
Kesekretariatan
Kesekretariatan
Adalah kegiatan organisasi
yang meliputi pengelolaan
sekretaris, pengadaan barang-
barang organisasi (inventaris)
termasuk juga arsip.
 Bagian kesekretariatan
Sekretariat Buku Keorganisasian
🏠 📚
Inventaris � 📸 Dokumentasi

�
 Kesekretariatan

Sekretariat inventaris
adalah tempat kegiatan secara teratur yang pada merupakan segala sesuatu yang dimiliki oleh
dasarnya menandai pusat (sentral) pengendalian organisasi yang digunakan sebagai pendukung
organisasi, komunikasi, informasi organisasi, dari kegiatan operasional organisasi
kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan,
serta penghubung dengan anggota dan
masyarakat.
 Kesekretariatan
Buku Keorganisasian
merupakan buku yang digunakan untuk
memudahkan dalam pencatatan dan
pengklasifikasian data.
Buku ini meliputi buku induk anggota, buku
presensi rapat, buku notulensi rapat, buku
agenda surat, buku peminjaman inventaris, dan
buku inventaris
Pengarsipan
adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi
dengan pengumpulan dokumen-dokumen
kegiatan dalam organisasi yang dapat berupa
dokumen yang merupakan suatu tanda bukti sah
dari kegiatan yang telah dilakukan.
 02
Surat Menyurat
Surat Menyurat
adalah suatu kegiatan administrasi
yang digunakan sebagai sarana
komunikasi baik internal maupun
eksternal.
 Bagian-Bagian Surat
1 2 3

KOP Surat Tanggal Surat Nomor Surat

5 6
4

Lampiran Hal/Perihal Alamat Tujuan

 Bagian-Bagian Surat
7 8 9

Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup

11 12

Nama, Jabatan, Tembusan

Hanya digunakan jika
dan tanda tangan diperlukan
 KOP surat

Nomor
Tanggal surat

Lampiran
Hal/Perihal

Alamat Tujuan
Salam Pembuka

Isi surat

Salam Penutup

Nama, Jabatan, dan Tanda

Tangan
 Penomoran Surat
Hubungan Kelembagaan Urusan-Urusan
● A : Rektorat/Dekanat/Prodi/Dosen ● 1 : Undangan
● B : Prmawa di Internal FEB UMS ● 2 : Pemberitahuan/Edaran
● C : Ormawa/Biro/Instansi yang berada di ● 3 : Permohonan
eksternal KAMA FEB tetapi masih dalam
lingkup UMS
● 4 : sertifikat/Penghargaan
● D : Mahasiswa Umum UMS
● E : Eksternal UMS

Format Penomoran Surat :

Nomor urut/kode jenis surat/singkatan nama Lembaga/FEB-UMS/bulan/tahun
 03
Proposal dan Laporan
Pertanggungjawaban
 Pengertian
Laporan Pertanggungjawaban
Proposal Kegiatan kegiatan
Merupakan proposal yang diajukan Merupakan laporan yang dibuat setelah
kepada Kemahasiswaan guna kegiatan dilaksanakan dan
mendapatkan dana yang telah diserahkan maksimal 7 hari setelah
dianggarkan dan berfungsi sebagai kegiatan terlaksana
permohonan dana, penyampai
tujuan, dan pemberitahuan kegiatan
yang diajukan 2 bulan sebelum
kegiatan berlangsung
 Sistematika
Proposal Laporan Pertanggungjawaban
Halaman Sampul Halaman Sampul
Halaman Pengesahan Halaman Pengesahan
A. Pendahuluan A. Pendahuluan
B. Dasar Pemikiran B. Dasar Pemikiran
C. Nama dan Tema Kegiatan C. Nama dan Tema Kegiatan
D. Bentuk Kegiatan D. Bentuk Kegiatan
E. Landasan Kegiatan E. Landasan Kegiatan
F. Tujuan Kegiatan F. Tujuan Kegiatan
G. Manfaat Kegiatan G. Manfaat Kegiatan
H. Sasaran Kegiatan H. Sasaran Kegiatan
I. Waktu, Tempat, dan Deskripsi Kegiatan I. Waktu, Tempat, dan Deskripsi Kegiatan
J. Tahapan Pelaksanaan Kegiatan J. Tahapan Pelaksanaan Kegiatan
K. Rencana Pembiayaan K. Hasil Kegiatan
L. Penutup L. Evaluasi dan Rekomendasi Kegiatan
Lampiran : M. Evaluasi Pembiayaan
- Lampiran 1. Susunan Acara N. Penutup
- Lampiran 2. Susunan Panitia Lampiran :
- Lampiran 3. Rincian Pembiayaan - Lampiran 1. Materi Kegiatan
- Lampiran 2. Surat Bukti Pelaksanaan
- Lampiran 3. Laporan Pembiayaan
- Lampiran 4. Dokumentasi Kegiatan
 04
Pengarsipan
 Hal-hal yang diarsipkan
1 Arsip Pendirian Organisasi (AD/ART,
bentuk dan struktur organisasi,
SK, dll)
4 Proposal dan laporan
pertanggungjawaban
perkegiatan/kepanitiaan

2 5
Sistem dan mekanisme Standar
Operasional Prosedur (SOP) Database Fungsionaris
Organisasi

3 Program kerja dan laporan

pertanggungjawaban dalam 6 Administrasi sehari-hari, seperti
notulensi rapat, surat
satu periode kepengurusan
masuk/keluar, dll.
Alur Konsultasi
Administrasi
 Alur Revisi Proposal
1 Proposal dikirimkan ke Proposal direview oleh Sekretaris
email Sekretaris Umum
melalui email bidang masing- 2 Umum dengan waktu Maksimal 7 3
hari
masing

Proposal yang telah Proposal yang telah direview

5 diperbaiki dikirimkan ulang 4 dikembalikan ke bidang
ke email sekretaris umum masing-masing untuk
diperbaiki kembali

Proposal dimintakan ACC Proposal ACC dikembalikan ke

ke Gubernur BEM FEB UMS 6 bidang untuk pengarsipan administrasi
Kkegiatan
 TUGAS !!!

1. Bagaimana Penomoran untuk surat yang

ditujukan kepada Lembaga KAMA FEB
UMS mengenai Pemberitahuan Kegiatan
Upgrading
2. Buatlah surat Pemberitahuan Kegiatan
Upgrading yang ditujukan untuk Dekan FEB
UMS
TERIMA
KASIH
😊😊😊