STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP)

IKATAN AHLI TEKNIK PERMINYAKAN INDONESIA SEKSI

MAHASISWA

TANRI ABENG UNIVERSITY

2021
 BAB I

PEMBUATAN SURAT
A. Format Bentuk Surat

Di dalam SOP terdapat beberapa format surat yaitu surat undangan, surat
peringatan, surat delegasi, surat izin dan lain lain. Biasanya digunakan untuk surat umum
seperti surat undangan, surat pemberitahuan, surat peminjaman, dan lain-lain.

1) Contoh surat undangan

 2) Contoh surat peringatan

Keterangan :

1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat (rata kiri)
4. Perihal
5. Lampiran
 6. Salam pembuka
7. Paragraf pembuka
8. Isi surat
9. Paragraf penutup
10. Salam penutup
11. Pembuat surat (Panitia Pelaksana dan/atau jabatan)
12. Cap iatmi sm tau
13. Tanda tangan
- Jika surat yang dibuat hanya memerlukan satu tanda tangan maka posisi tanda
tangan berada di sebelah kanan
- Jika surat di setujui ketua kegiatan/organisai, maka ttd berada disebelah kiri, dan
ttd pembuat surat di sebelah kanan
- jika surat di ttdi oleh jabatan yang lebih tinggi dalam organisasi dan atau kampus
seperti ketua HM, atau kaprodi maka posisinya berada di bawah ttd panitia
pelaksana (bagian tengah baris kedua) yang diikuti dengan kata mengetahui atau
menyetujui.
- Jabatan tertinggi selalu ada disebelah kiri.
- Jika surat dikirimkan melalui e-mail, maka tetap harus menggunakan tanda tangan.

14. Nama ( nama serta jabatan penandatangan menggunakan perataan tengah)

15.Nomor induk (posisi nomor induk sejajar dengan nama penandatangan)

B. Format kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Logo kampus dan logo lembaga/organisasi yang mengeluarkan surat, nama

organisasi, nama kampus, alamat, nomor telepon kampus, garis pembatas. Lebar
ukuran logo yang digunakan yaitu 2 cm dengan panjang yang disesuaikan serta skala
yang seimbang diantara kedua logo;
2. Nama lembaga/organisasi yang membuat surat (huruf kapital dengan ukuran 12 pt)
3. Nama kampus (huruf kapital dengan ukuran 12 pt)
4. Alamat lengkap kampus (ukuran huruf 9 pt)
5. Email organisasi (ukuran huruf 9 pt)
6. Garis pembatas (tipe garis Thick Thin dengan ketebalan 3 pt). Contoh kop surat :
C. Nomor surat

1. Penomoran Surat IATMI Seksi Mahasiswa Tanri Abeng University

Penomoran surat pada Seksi Mahasiswa terdiri dari 7 poin dan menggunakan garis
miring sebagai pemisah.

000/I/SU/I/IATMI SM-TAU/01/2020

Keterangan :

- Nomor surat pake angka 000

- Penggunaan surat kodenya I=Internal, E=Eksternal
- Bulan menggunakan angka
- Tanggal pembuatan
- Tahun pembuatan

Kode departemen :

- Ketua : I
- Wakil : II
- Sekre : III
- Bendahara : IV
- HRD : V
- Fundraising : VI
- EM : VII
- PR : VIII
- MK : IX

Kode Surat :

- Surat undangan : SU
- Surat peringatan : SP
- Surat delegasi : SD
- Surat izin : SI
- Surat lain lain : SL

D. Jenis surat

Terdapat banyak macam persuratan yang digunakan sesuai kebutuhan dalam

organisasi, diantaranya sebagai berikut :
 No. Perihal Surat Keterangan Kode Surat
1. Permohonan Izin Pemasangan spanduk, pendirian stand PI
bazar, kunjungan, dan lain sebagainya

2. Permohonan Dana Donasi PD

3. Permohonan Peminjaman alat, barang/perlengkapan, PP

Peminjaman ruangan, dan lain-lain

4. Penawaran Sponsor kegiatan PK

Kerjasama
5. Permohonan Selain permohonan di atas, misalnya : PH
permohonan pembicara
6. Undangan SU

7. Keputusan SK

8. Pengumuman PU
9. Peringatan SP

E. Mekanisme Persuratan

- Surat masuk

Pencatatan surat
masuk

Konfirmasi bagia Tindak lanjut

terkait surat

Penyimpanan
surat
 - Surat keluar

Konfirmasi surat Penyuntingan surat dan

Pembuatan surat
yang dibutuhkan permohonan surat

Penyimpanan Penanda
Keterangan sekretaris
salinan surat tanganan surat

Pengiriman surat

BAB II

PEMBUATAN PROPOSAL
A. Format bentuk proposal

1. Halaman Sampul (Cover)

Format halaman depan proposal kegiatan harus sesuai dengan format halaman
depan yang telah ditetapkan. Namun untuk proposal kegiatan yang memerlukan dana besar
diberikan kebebasan untuk mendesain tampilan halaman sampul, dalam hal ini desain tetap
melandaskan kesopanan, memiliki nilai keindahan, dan isinya mengacu pada format
halaman sampul proposal kegiatan yang telah ditetapkan. Dalam pembuatan proposal maka
Pembuatan Proposal eksternal maksimal 60 hari dan internal 30 hari lalu sekre IATIMI akan
menyunting proposal tersebut.

a. Warna Sampul Proposal

Sampul depan dilapisi oleh plastik mika tidak berwarna dan sampul belakang dibungkus
dengan kertas buffalo bewarna hijau.

b. Isi Halaman Sampul

Pada halaman sampul terdapat poin-poin sebagai berikut:

 1. Keterangan tulisan “PROPOSAL KEGIATAN”
2. Nama dan tema kegiatan
3. Logo, untuk kegiatan internal logo yang digunakan adalah logo kegiatan ,sedangkan
jika tidak ada logo kegiatan akan dipakai logo IATMI SM TAU (Tidak disingkat).
4. Keterangan tulisan “TANRI ABENG UNIVERSITY”
5. Tahun pembuatan proposal.

Contoh sampul proposal

PROPOSAL KEGIATAN

SEMINAR NASIONAL

“GEOTHERMAL”

IKATAN AHLI TEKNIK PERMINYAKAN

SEKSI MAHASISWA

TANRI ABENG UNIVERSITY

2021
2. Header Proposal

Header proposal memuat logo kampus (posisi sebelah kiri) dan logo
organisasi/kegiatan (posisi sebelah kanan) dengan lebar 2 cm dan panjang yang
disesuasikan.

3. Isi Proposal

A. Judul Proposal

Ditulis sesuai dengan judul di halaman sampul dan harus sama dengan sampul

B. Latar belakang

Alasan yang mendasari kegiatan tersebut diadakan.

C. Landasan kegiatan

Hal yang menjadi dasar dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. Bisa berupa kesepakatan
hasil rapat, ketentuan tertentu, dan termasuk Tri Dharma perguruan tinggi.

D. Tujuan kegiatan

Dituliskan secara spesifik dan deskriptif serta dilengkapi dengan harapan pencapaiannya.

E. Bentuk kegiatan

Memberikan gambaran tentang bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan serta

memuat rincian susunan acara lengkap dengan waktu, tempat pelaksanaan, nama
kegiatan, dan penanggung jawab kegiatan. Bentuk rencana susunan acara dapat
dilampirkan sebanyak mungkin untuk meminimalisir berubahnya isi acara secara
tibatiba. Adapun susunan acara ini tercantum pada lampiran I proposal.

F. Sasaran kegiatan

merupakan pihak – pihak yang menjadi participant / peserta dalam kegiatan.

 G. Waktu dan tempat pelaksanaan

Hari, tanggal : hari, tanggal

Waktu : jam mulai – jam selesai*

Tempat : tempat diadakannya kegiatan

Keterangan:

- Penulisan tanggal untuk kegiatan yang dilaksanakan dengan tanggal yang tidak berurut
(contoh: 23 November 2017, 3 Desember 2017, dan 5 Desember 2017) yaitu tanggal bulan
awal kegiatan – tanggal bulan akhir kegiatan ditambah tahun (contoh: 23 November – 5
Desember 2017).
- Jika acaranya berhari-hari dengan jam berbeda, waktu kegiatan ditulis seperti : Jam mulai –
selesai* Penjabaran selanjutnya mengenai pelaksanaan kegiatan akan dilampirkan pada
lampiran susunan acara.

H. Panitia

Menyusun struktur kepanitiaan dari jabatan tertinggi sampai dengan anggota

kepanitiaan. Susunan panitia acara ini tercantum pada lampiran II proposal.

I. Pendanaan

Menyusun dan membuat estimasi dana yang dibutuhkan dalam kegiatan. Rincian
pendanaan kegiatan adalah sebagai berikut:

- Pemasukan (sumber dana dan jumlahnya

- Pengeluaran (rincian hal-hal yang diperlukan beserta kuantitas dan harga satuannya)
- Jumlah harga
- Rekapitulasi dana.

Adapun susunan pendanaan kegiatan ini tercantum pada lampiran III proposal.

J. Penutup

Menambahkan kalimat penutup “Demikian proposal ini dibuat dengan

sebaikbaiknya”. Hal ini dilakukan agar calon pemberi dana dapat percaya dengan apa yang
telah disusun dalam proposal sudah direncanakan dengan baik.

K. Pengesahan

Bagian pengesahan ini harus berada di bawah sub bab penutup, jika ruangnya tidak cukup
maka dipindahkan pada lembar berikutnya disusul dengan sub bab Penutup. Pengesahan ini
berisi :

- Tanggal pembuatan proposal

 - Instansi pelaksana kegiatan
- Pengesahan yang berisi tanda tangan dari ketua pelaksana, sekretaris pelaksana, dan
ketua prodi perminyakan.

Lampiran 1

SUSUNAN KEPANITIAAN

SEMINAR NASIONAL

“GEOTHERMAL”

IATMI SM-TAU

Penasihat : Prof. Dr. Muh. Nur Sadik, MPM.

Pembina : Berkah Hani, ST., MT.
Penanggung Jawab : Yukas Nopriansyah M. Iqsal Bayu Sadewo
Ketua : Reuben Gabenta P
Sekretaris : Sally Ulianda
Bendahara : Dian Rosiyanti

Divisi Acara Divisi Konsumsi

Koordinator : Andika Alfarisi Koordinator : Muhammad Yahya

Anggota : Anggota :

1. 1.

2. 2.
Lampiran 2

SUSUNAN ACARA (Nama Kegiatan)

(Organisasi/Klub yang Melaksanakan Kegiatan)

TANRI ABENG UNIVERSITY

Waktu Jenis Kegiatan Fasilitator Tempat

(PIC)

Hari,tanggal, bulan, dan tahun

Durasi acara (Jam Jenis sub kegiatan Nama pihak yang Tempat
mulai – selesai) memfalitasi acara penyelenggaran
kegiatan

Dan seterusnya.

Lampiran 3

PENDANAAN KEGIATAN (Nama Kegiatan)

(Organisasi/Klub yang Melaksanakan Kegiatan)

TANRI ABENG UNIVERSITY

No. Perincian Kuantitas Harga Jumlah

satuan harga
Pemasukan
1 Sumuber dana 2 Rp
10.000 Rp
20.000

... Dan seterusnya 2 Rp

50.000 Rp
100.000

Total Rp
120.000

Pengeluaran
 Rp Rp
1. Bentuk 2 20.000 40.000
pengeluaran
(benda, biaya,
trasnportasi,
biaya sewa,
dan
sebagainya)

Rp Rp
... Dan 2 50.000 100.000
seterusnya.
Rp
Total 140.000

Rekapitulasi dana
Rp
1. Pemasukan 120.000

Rp
2. Pengeluaran 140.000
Rp
Total 260.000

Panitia Pelaksana,

Ketua Bendahara

Nama Ketua Nama Bendahara

NIM. NIM.