SOP Korespondensi Pembuatan Surat Bisnis

ISO 9001 Quality Management System

SOP Korespondensi bisnis adalah prosedur-prosedur yang dibuat oleh perusahaan

untuk mengelola aktivitas korespondensi bisnis, misalnya membuat surat bisnis. Langkah-
langkah membuat standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan surat bisnis adalah
memilih format yang akan digunakan. Setelah menentukan format SOP Kerjasa Bisnis ini,
selanjutnya menguraikan dan memberi penjelasan untuk tiap bagian dalam format tersebut.
Dan berikut langkah-langkah membuat SOP Kerjasama Bisnis – Korespondensi/ Surat
Bisnis, bagian per bagian:
A. Tujuan
Standarisasi pembuatan dan penggunaan surat yang mencerminkan identitas
perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

B. Ruang Lingkup
Kebijakan manajemen dalam sistem surat menyurat mencakup:
1. Pembuatan surat dan memorandum.
2. Bentuk surat dan memorandum.
3. Jenis dan kode surat.
4. Kewenangan penandatanganan.
5. ldentifikasi kode surat.
6. Penomoran dan inisial pembuatan surat.
7. Pengarsipan surat.
8. Alur surat dan memorandum (ditekankan dipergunakan oleh cabang
perusahaan).

C. Definisi
1. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi,
pemyataan, atau pesan kepada pihak Iain yang terkait kegiatan dengan bentuk
tertentu dengan harapan infomasi bisa sampai kepada pihak yang dituju.
2. Memorandum adalah surat tanpa “kop” yang digunakan di Iingkungan intemal
perusahaan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.
3. Surat ber”kop“ adalah surat yang menggunakan kertas berlogo dengan identitas
perusahaan.
4. Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat umum dan bukan rahasia sehingga
dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju , dan menggunakan kop surat.
5. Lembar pertama menggunakan kertas benogo dengan identitas perusahaan,
lembar berikutnya menggunakan kertas berogo tanpa identitas perusahaan.
 6. Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya untuk kalangan terbatas sesuai
dengan maksud dan tujuannya.

D. Referensi
ISO 9001 Quality Management System.

E. Deskripsi Prosedur
1) Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon
pembeli untuk menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi
keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon
pembeli/pengguna jasa. Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli
barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli
melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin
supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah
pikiran dan ingin membelinya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan surat penawaran :
a) nama/jenis barang yang ditawarkan
b) kualitas, merk barang
c) jumlah barang yang ditawarkan
d) harga satuan
e) potongan harga yang diberikan
f) syarat pembayaran
g) cara pengiriman
2) Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual
oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan
keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang. Calon pembeli
tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap
produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran
tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk.
Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat
permintaan penawaran adalah sebagai berikut.
a) Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
b) Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat
penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.
c) Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang
diperlukan.
3) Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang
berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa
tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :
a) Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau
iklan dan sebagainya.
 b) Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam
bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.
c) Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
d) Menyebutkan cara pembayaran.
e) Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
f) Menyebutkan cara pengepakan.
E. Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau
juga keorganisasian. Selain itu bentuk- bentuk surat biasanya memiliki bentuk
susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum
dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :
a. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya
semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup
sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari
kiri.
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

b. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi,
nama terang dan nama jabatan yang ditulis disebelah kanan surat.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
 7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
c. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat
lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru
menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak
dipergunakan oleh perusahaan.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
d. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau
berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
 11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
e. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat
bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap
alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisia