BAB IV 

TEKNIK PENULISAN SURAT BISNIS

Oleh:
Dr. Dra. Nilawati Fiernaningsih, M.AB
Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini:
1. Apakah bagian-bagian surat harus ada secara lengkap ditampilkan dalam surat bisnis?
2. Apakah pengawasan dan prosedur surat bisnis harus dijalankan sesuai dengan aturan
yang selalu sama pada setiap instansi dan perusahaan bisnis?
3. Bagaimana menyusun kalimat dalam surat bisnis dengan baik sesuai dengan petunjuk
teknis yang ditetapkan?
4. Bagaimana memilih bentuk surat bisnis dengan tepat sesuai dengan kebutuhan?
5. Bagaimana cara memilih kertas dan melipat kertas surat dengan baik dan tepat?
 Tujuan Kegiatan:

1. Mahasiswa terampil menjelaskan bagian-bagian yang harus

ditampilkan dalam surat bisnis.
2. Mahasiswa paham tentang pihak-pihak yang melakukan
pengawasan dalam penyusunan surat bisnis dan prosedur
yang harus dilalui.
3. Mahasiswa terampil menyusun kalimat dalam surat bisnis
dengan baik sesuai dengan petunjuk teknis yang ditetapkan.
4. Mahasiswa mampu memilih bentuk surat bisnis dengan
tepat sesuai dengan kebutuhan.
5. Mahasiswa paham tentang cara memilih kertas dan melipat
kertas surat dengan baik dan tepat.
Bagian-Bagian Surat Bisnis
Metode pengawasan dalam surat meyurat adalah sebagai
berikut:

1 2 3 4

Kepala bagian Menggunakan Membahas Menggunakan

menandatangani buku pedoman surat-surat surat-surat
semua surat surat menyurat yang telah isian (kartu)
keluar pada pegawai dikirim keluar
secara berkala
 Penanganan Surat Masuk
Penanganan Surat Masuk Keterangan
Penerimaan Surat Dilakukan oleh Bagian Administrasi atau Sekretaris
Setelah surat diterima, surat dipisahkan atau disortir berdasarkan alamat
Penyortiran Surat tujuan dari surat (untuk bagian apa pada perusahaan tersebut, surat
ditujukan).
Surat dibuka oleh bagian yang dituju surat, dengan menggunakan peralatan
Pembukaan Surat yang sesuai yaitu mesin pembuka
surat atau pisau pembuka surat
Pencatatan Surat Surat masuk dicatat sesuai dengan sistem pencatatan yang diterapkan
Masuk perusahaan (buku agenda, kartu kendali).
Pencatatan penting dilakukan, untuk mengetahui volume surat masuk setiap
hari, minggu, bulan dan tahun. Selain itu juga memudahkan dalam
penyimpanan, sehingga surat mudah ditemukan kembali. Setelah dicatat,
selanjutnya dibubuhkan stempel dan menandai bahwa surat telah dicatat.
Terdapat dua tindakan yang dilakukan dalam mengangani surat masuk, yaitu :
- Membalas surat
Surat yang memerlukan balasan, harus segera dibalas sesuai dengan tujuan
Tindak Lanjut Surat surat
- Menyimpan surat
Surat yang tidak perlu dibalas, disimpan atau diarsip sesuai dengan sistem
penyimpanan yang diterapkan perusahaan (sistem subjek, abjad, wilayah,
tanggal, nomor, dan lain- lain)
Penanganan Surat Masuk
 Petunjuk Penulisan Tata Kalimat

Alenia Pembuka

Pada awal permukaan pembuatan surat

 Dengan senang hati kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu/ Saudara
bahwa;
 Kami sangat bergembira sekali apabila Saudara mengizinkan kami untuk
mengtahui lebih mendalam apakah;

Menjawab surat yang diterima

 Terima kasih atas surat Bapak/Ibu/Saudara yang memberitahukan kepada
kami bahwa;
 Berdasarkan surat Saudara Nomor…tanggal… tentang hal tersebut, kami…;
Alenia Isi Surat
Petunjuk Penulisan Tata Kalimat
Yang bersifat pemberitahuan
 Sebagaimana Saudara ketahui dan menurut salinan terlampir bahwa…;
 Guna Saudara ketahui kami tambahkan bahwa;

Yang bernada permintaan

 Kami akan berterima kasih sekali bila Saudara dapat membantu kami dengan…
 Dengan hormat kami minta agar saudara untuk segera mengirimkan pemberitahuan kepada kami apakah…;

Yang bernada penjelasan

 Dengan sangat menyesal bahwa…;
 Sayang sekali kami belum mendapatkan kepastian, sehingga…;

Yang Bernada Konfirmasi

 Sesuai dengan pesanan Saudara, bersama ini kami kirimkan;
 Kami akan senang sekali mendapat kepastian Saudara, bahwa…;

Yang bernada mengingatkan

 Kami bermaksud mengkonfirmasikan kepada Saudara bahwa seharusnya;
 Sebagai catatan bahwa nilai kontrak hanya sebesar Rp………
 Petunjuk Penulisan Tata Kalimat

Alenia Penutup

Bernada meminta jawaban

Kami tunggu jawaban Saudara secepatnya dan kami mengucapkan terima
kasih;
Kami nantikan jawaban Saudara secara terinci dengan sedikit keterangan.

Bernada akan memberi jawaban

Saudara akan mendapat jawaban kami mengenai hal tersebut secepat
mungkin;
Harap sabar dan terima kasih;
Setelah kami mendapat kepastian, Saudara akan segera kami
Ada beberapa alasan mengapa bentuk surat merupakan masalah yang
selalu aktual untuk dibicarakan. Hal itu karena:

1 2 3

Bentuk surat Indonesia Kalangan koresponden di Akibat dari alasan 1 dan

dipengaruhi oleh bentuk Indonesia berpendapat 2 di atas, bentuk surat
surat asing terutama bahwa bentuk surat menjadi sangat
“warisan” Belanda. pada tiap organisasi beraneka ragam
Belakangan masuk pula dapat berbeda, sehingga tak dapat
bentuk surat Inggris dan bergantung pada diketahui secara pasti
Amerika. kebiasaan dan peraturan berapa jumlah bentuk
instansi yang surat yang dipakai di
mengeluarkan surat. Indonesia sekarang ini.
Penggunaan bentuk surat berperihal ada tiga macam, yaitu:

1. Bentuk resmi Indonesia

(official style)
2. Bentuk lurus (block style)
3.  Bentuk bertakuk (indented
style)
Ketiga bentuk surat di sebelumnya masing-masing mempunyai
variasi sehingga bentuk surat berperihal secara lengkap adalah:

1. Bentuk resmi Indonesia lama (official style) 

2. Bentuk resmi Indonesia baru (new official style)
3. Bentuk lurus penuh (full block style)
4. Bentuk lurus (block style)
5. Bentuk setengah lurus (semi block style)
6. Bentuk bertakuk (indented style)
7. Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style)
Teknik Memilih Kertas pada Surat Bisnis

Memilih Kertas
Teknik memilih kertas pada surat bisnis menggunakan kertas yang tepat, yakni:
1. Kertas HVS dipergunakan apabila menulis atau mengetik surat asli.
2. Kertas “doorslag” dipergunakan apabila mengetik surat tembusan.
Kertas ini sangat tipis sehingga dapat dipergunakan untuk rangkap
empat atau rangkap lima dalam sekali mengetik.
3. Kertas “union skin” dipergunakan untuk menulis surat yang dikirimkan
ke luar negeri. Kertas ini sangat tipis seperti kulit bawang akan tetapi
tingan dan kuat.
4. Kertas stensil, dipergunakan untuk membuat surat yang berjumlah
banyak dan salinannya banyak.
5. Kertas bergaris dipergunakan untuk menulis surat apabila ditulis
menggunakan tulisan tangan.
Ukuran kertas

1 2 3

Kertas ukuran folio Kertas kuarto Kertas ukuran

(21x33 cm) (21x28cm) setengah folio dan
dipergunakan untuk dipergunakan setengah kuarto
menulis surat yang untuk menulis dipergunakan untuk
isinya panjang. surat yang isinya menulis memo dan
pendek sampai nota, serta surat lain
sedang. yang relatif pendek.
 Amplop
Warna Kertas
a.Amplop panjang dipergunakan
Kertas yang akan
untuk sampul kertas berukuran
dipergunakan dalam
folio
menulis atau mengetik
b.Amplop persegi empat
surat sebaiknya
dipergunakan untuk sampul kertas
berwarna putih
berukuran kuarto
Kertas warna lain hanya
c.Amplop kecil dipergunakan untuk
cocok untuk surat
sampul surat berukuran kecil
tembusan
Cara Melipat Surat
Penyusunan Konsep Surat
Pengetikan Surat

1. Apabila surat diketik dalam lembar kertas maka

ketikan harus jelas (terang) dan bersih tanpa
coretan, serta rapi sehingga memberikan kesan baik
jika dibaca oleh penerima surat.
2. perhatikan keadaan mesin pencetak yang
digunakan dalam mencetak lembar surat.
3. Setting margin
4. Surat diketik dengan menggunakan satu lembar
halaman saja
Latihan!

1. Dikatakan bahwa bentuk surat sangat berkembang,

terlebih jika dihadapkan pada pernyataan untuk
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan/instansi,
maka cari masing-masing satu (1) contoh surat
perusahaan/instansi dengan bentuk fully block style,
block style dan semi block style!
2. Analisis masing-masing surat tersebut, dari segi
format/bentuk, penulisan dan pilihan bahasa yang
digunakan!
3. Selanjutnya, lipat kertas surat dengan memilih salah
satu teknik yang benar!
Latihan!
Terima Kasih