PPG Dalam Jabatan Manajemen Perkantoran

KORESPONDENSI
Tata Naskah dalam Kegiatan Surat Menyurat
BahasaIndonesia

Muhammad Darwis
TATA NASKAH SURAT MENYURAT INDONESIA
Materi Pembahasan:

 Konsep surat menyurat

 Tujuan dan fungsi surat

 Jenis-jenis surat

 Perlengkapan surat

 Bagian-bagian surat

 Bentuk-bentuk surat

 Bahasa dalam surat pribadi dan surat dinas

URAIAN MATERI
Materi di atas akan diuraikan sebagai berikut:
TATA NASKAH SURAT MENYURAT INDONESIA
Konsep Surat Menyurat

W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa

Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas
yang bertuliskan.

Secara umum, surat adalah alat untuk menyampaikan

suatu maksud secara tertulis.

Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau

organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi
TATA NASKAH SURAT MENYURAT INDONESIA
Fungsi Surat
Surat sebagai dokumen
Tertulis
Duta organisasi atau wakil
penulis
Surat sebagai media
komunikasi.
Surat sebagai barometer
kemajuan kantor.
Surat sebagai alat pengingat
Surat sebagai bukti historis
Pedoman kerja
Tujuan Surat
1) Ingin menyampaikan
warta/informasi
kepada pihak lain
2) Ingin mendapatkan balasan,
reaksi atau tanggapan dari
penerima surat tentang informasi yang
disampaikan tersebut
3) Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang
diterima jelas.
 TATA NASKAH SURAT MENYURAT INDONESIA
Jenis-jenis Surat

1 2 3 4 5
Menurut Menurut Menurut Menurut Proses Menurut Dinas
Sifatnya Wujudnya Keamanan Isi Penyelesaiannya Pos
1) Surat Biasa Surat
1) Surat Pribadi
2) Surat Memo 1) Surat sangat 1) Surat biasa
2) Surat Dinas 1) Surat sangat
3) Surat segera/kilat 2) Surat kilat
3) Surat Sosial rahasia
Kawat/Telegra 2) Surat segera 3) Surat kilat
4) Surat 2) Surat
m 3) Surat biasa khusus
Niaga/Bisnis Rahasia
4) Kartu Pos 4) Surat tercatat/
terdaftar
 TATA NASKAH SURAT MENYURAT INDONESIA
Perlengkapan Surat

3) Sampul Surat 4) Lipatan Surat

Penggunaannya harus disesuaikan dengan Tata cara melipat surat
ukuran kertas yang digunakan. harus disesuaikan
dengan ukuran kertas
dan kepentingannya.
2) Tinta
Surat sebaiknya menggunakan tinta
warna HITAM atau BIRU. Warna lain tidak
dianjurkan

1) Penggunaan Kertas
Perlu memperhatikan
jenis kertas, warna
kertas, dan ukuran
kertas.
 PERLENGKAPAN SURAT
Jenis-jenis Lipatan Surat
Jenis-jenis Sampul Surat
Bagian-bagian Surat: Bentuk-bentuk Surat:
1. Kepala (Kop) Surat 1) Bentuk Lurus Penuh
2. Nomor Surat (Full Block Style)
3. Tanggal Surat 2) Bentuk Lurus/Balok
4. Lampiran (Block Style)
5. Perihal 3) Setengah Lurus (Semi
6. Alamat Surat Block Style)
7. Salam Pembuka 4) Bentuk Lekuk (Indented
8. Isi Surat Style)
9. Salam Penutup 5) Bentuk Menggantung
10. Nama organisasi yang (Hanging Paragraf)
mengeluarkan surat 6) Bentuk Resmi (Official
11. Nama penandatangan Style)
surat 7) Bentuk Resmi
12. Jabatan Indonesia Baru
penandatangan surat 8) Bentuk Resmi
13. Tembusan Indonesia Lama
14. Inisial pengonsep dan
Catatan:
pengetik surat Silahkan amati bentuk-bentuk surat
pada modul
 Bentuk Resmi Indonesia Lama Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia lama
yaitu penulisan alamat surat
diketik sebelah kanan di bawah
tanggal surat.
Format pengetikannya dapat
digambarkan sebagai berikut:

1). Kop Surat

2). Perihal dan Nomor Surat
3). Tempat, tanggal dan tahun
Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama
terang.
 TATA NASKAH SURAT MENYURAT INDONESIA
Bahasa dalam Surat Pribadi dan Surat Dinas

Bahasa Surat:
Pesan yang disampaikan dalam surat adalah bahasa
tulisan yang dipergunakan dalam surat-menyurat,
berisi buah pikiran penulis surat dan dikirimkan
kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif.

Bahasa surat yang baik perlu memperhatikan syarat

sebagai berikut:

Alinea dan Ejaan dan Tanda

Kalimat Baca (Pungtuasi)

Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyesuaian surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca
berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata yang kurang tepat, terutama yang dapat
menyinggung perasaan orang lain
 Terima Kasih
Sampai jumpa pada materi selanjutnya