MAKALAH

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah

Korespondensi Bahasa Indonesia
Dosen : Desi Karolina Saragih S.Pd,M.Pd

Oleh :
Sastra Indonesia 02SIDP004
Kelompok 5
Antonius Adrian D.G
Arjun Kaimudin
Audia Farikah
Cica Rusdatusaadah
Rolan Fachri

Kata pengantar
 Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan yang maha esa karena telah
melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah kelompok 5
korespondensi bahasa Indonesia.
Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas kelompok dari mata kuliah
korespondensi bahasa Indonesia. Adapun isi dari makalah yaitu menjelaskan tentang surat
menyurat dan seluk beluk surat menyurat.
kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Hal ini semata-mata
karena keterbatasan kemampuan yang dimiliki kami sendiri. Oleh karena itu, sangatlah kami
harapkan kritik dan saran yang positif dan membangun dari semua pihak agar makalah ini
menjadi lebih baik dan berdaya guna di masa depan yang akan datang.

Jakarta, Juni 2022

 Daftar isi

Kata pengantar

Daftar Isi
Bab 1 pendahuluan
A. Latar belakang masalah
B. Rumusan masalah
C. Tujuan penulisan

Bab 2 Surat Lamaran Pekerjaan

A. Surat lamaran pekerjaan
B. Menyusun daftar Riwayat hidup
Bab 3 RAPAT DAN NOTULA
A. Hakikat rapat
B. Notula rapat
Bab 4 kesimpulan dan penutup
A. Kesimpulan
B. Penutup
Bab 5 referensi
Bab 1
Pendahuluan

a) Latar belakang masalah

Menurut Marjo (2005: 223), surat lamaran pekerjaan ialah surat yang dibuat oleh pencari
kerja, lalu dikirim ke perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan pekerjaan atau
posisi sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

b) Rumusan masalah
Adapun yang menjadi rumusan masalah, yakni:
1. Apa itu surat lamaran pekerjaan ?
2. Apa itu rapart dan notula ?
c) Tujuan penulisan
Adapun beberapa tujuan dari penulisan makalah, yakni :
1. Untuk mengetahui tentang surat lamaran pekerjaan
2. Untuk mengetahui tentang rapat dan notula
Bab 2
Surat lamaran pekerjaan

A. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah jenis surat pribadi resmi yang isinya berupa keinginan
terhadap sebuah pekerjaan dalam sebuah lembaga atau perusahaan. Surat lamaran pekerjaan
terdiri dari ekspresi atau keinginan pelamar pekerjaan dalam mendapatkan sebuah pekerjaan.
Dalam surat lamaran pekerjaan, pelamar harus mencantumkan berbagai kualifikasi dirinya.
Menurut Marjo (2005: 223), surat lamaran pekerjaan ialah surat yang dibuat oleh pencari kerja,
lalu dikirim ke perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan pekerjaan atau posisi sesuai
dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
Surat lamaran pekerjaan dapat diartikan sebagai surat dari calon karyawan kepada perusahaan
bisnis agar dipekerjakan. Jadi, surat lamaran pekerjaan merupakan surat dari setiap badan yang
menginginkan pekerjaan kepada lembaga atau pejabat yang dapat memberikan pekerjaan atau
posisi. Melalui surat lamaran, para kandidat meminta kepada perusahaan agar diberi pekerjaan.
Surat lamaran pekerjaan umumnya formal atau resmi, misalnya surat untuk digunakan untuk
pekerjaan sebagai pekerja atau fungsi penting sesuai dengan iklan baris yang ditawarkan. Dalam
hal ini, pemohon dalam surat lamarannya harus menyebutkan sumber lamaran pada bagian
paragraf pembuka surat. Jika informasi lowongan pekerjaan tidak berasal dari berbagai sumber,
tentu saja pelamar tidak harus menyebutkannya sumber tersebut pada bagian paragraf pembuka.
Menurut jenis pekerjaan, surat lamaran pekerjaan dibagi menjadi dua:
a. Surat lamaran pekerjaan yang dikombinasikan dengan curriculum vitae (daftar riwayat
hidup).
b. Surat lamaran dipisahkan dari curriculum vitae (daftar riwayat hidup).
Daftar riwayat hidup adalah lampiran dan metode ini disebut sebagai model terpisah. Meskipun
dalam membuatnya membutuhkan dua kali pekerjaan, model ini lebih disukai oleh pencari kerja
karena isi surat menjadi tidak lagi terlalu panjang.
Sumber lowongan pekerjaan meliputi beberapa hal:
a. Tanpa berasal dari sumber tertentu
b. Berasal dari media massa cetak maupun elektronik
c. Berasal dari referensi seseorang
d. Tepat sasaran
Bagian-bagian yang harus ada dalam surat lamaran pekerjaan untuk mencapai tujuan:
a. Memaparkan dari mana sumber informasi lowongan pekerjaan
b. Lengkapi identifikasi diri pelamar dengan lengkap dan sesuai fakta
c. Identifikasi lengkap dari pemohon termasuk nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat,
nomor ponsel, atau e-mail. Identifikasi tersebut harus dibuat agar perusahaan lebih mudah untuk
menghubungi pelamar.
1) Posisi yang diinginkan
2) Riwayat pendidikan formal dan nonformal, pelatihan, atau kursus
3) Riwayat pekerjaan (bila ada)
4) Keterampilan yang dimiliki
5) Referensi (jika ada dan pelamar yakin bahwa referensi tersebut memiliki efek positif pada
pengambilan keputusan perusahaan nantinya)
Bahasa yang digunakan adalah benar atau sesuai dengan aturan baku yang disepakati,
misalnya tentang ejaan, pemilihan kata atau diksi, bentuk kata, dan struktur kalimat. Bahasa surat
harus logis, masuk akal, ekonomis, hati-hati, sopan, dan juga menarik. Isi surat itu dinyatakan
secara ringkas, jelas, dan eksplisit atau tidak boleh bermakna kiasan. Pemakaian bahasa yang
sesuai standar resmi mampu menunjukkan adanya kharisma seseorang yang baik dan juga
terkesan memiliki status sosial yang lebih tinggi.
Bahasa yang efektif adalah bahasa yang sesuai dengan norma-norma baku yang lazim
digunakan. Selain itu, bahasa yang efektif adalah bahasa yang tepat dapat sesuai dengan
tujuannya. Karakteristik dari bahasa tersebut adalah bringkas, jelas, sopan, dan menarik. Jika
surat harus ditulis tangan, gunakanlah jenis kertas bergaris seperti kertasfolio. Tulisan harus
jelas, bersih, dan tidak ada coretannya. Saat ini, surat lamaran paling sering dibuat dengan
bantuan komputer. Dari segi pemilihan kata, khususnya kata ganti orang, pelamar harus
menggunakan kata ganti saya. Selain itu, pelamar juga harus menggunakan kata ganti Bapak/Ibu
untuk pimpinan perusahaan (jika pelamar tidak mengetahui dengan pasti jenis kelamin
pemimpin). Jika masih sulit mengetahui hal tersebut, Anda cukup menyebutkan secara langsung
jabatannya.
Bagian-Bagian Penting dalam Surat Lamaran adalah sebagai berikut.
1) Kota dan Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat ditulis segaris dengan perihal surat. Penulisan tempat adalah
sebelum tanggal surat itu. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu mendapat perhatian:

a. Nama bulan ditulis dengan lengkap

b. Angka tahun tidak disingkat
c. Tidak ada tanda titik pada bagian akhir.
2) Hal dan Lampiran Surat
Berikut ini adalah syarat umum dalam menulis lampiran.
a) Huruf awal dari kata lampiran adalah huruf kapital
b) Kata Lampiran tidak boleh disingkat, misalnya lamp.
c) Untuk jumlah lampiran, tidak boleh divariasikan antara yang menggunakan huruf
dengan angka, cukup pilih salah satu huruf atau angka saja.
 d) Jika tidak ada apa pun atau berkas terlampir, pelamar tidak perlu menulis segmen
lampiran dalam surat. Pada akhir baris, tidak ada tanda titik.
e) Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat.
Cara penulisannya, yakni
(1) Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;
(2) Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
(3) Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh
penulisan hal yang tepat:
Hal : Lamaran Pekerjaan
3) Nama dan Alamat Tujuan Surat
Alamat pada surat lamaran terdiri atas beberapa hal, yakni
a) Kata Yth.;
b) Nama jabatan;
c) Unit kerja; dan
d) Alamat lengkap.
Penulisan yang tepat untuk nama diri adalah apabila menggunakan kata sapaan, seperti
Bapak, Ibu, Saudara/atauSaudari, tidak perlu lagi dituliskan nama jabatan atau gelar apa
pun lagi. Selain itu, perlu juga memperhatikan berbagai bentuk penulisan alamat luar,
seperti
a) Penulisan Yth. yang tepat
b) Huruf awal pada Yth. adalah huruf kapital
c) Penulisan alamat didahului kata Kepada.
d) Sapaan Ibu, Bapak, Tuan, atau Saudara dapat digunakan apabila surat tersebut untuk
seorang individu. Huruf awal kata sapaan tersebut harus ditulis dengan huruf kapital.
e) Gelar pendidikan dan kepangkatan perlu ditulis.
f) Dimasukkannya gelar pendidikan atau pangkat dan kata sapaan berfungsi sebagai
bentuk pemberian hormat. Jadi, dalam penulisan harus dipilih mana yang lebih tepat.
g) Pemisahan kepala surat pada setiap baris harus secara khusus saling berkaitan.
h) Tanda titik (.) tidak boleh ditulis pada akhir alamat surat
4) Salam Pembuka atau Pembuka Surat
Paragraf pembuka harus dalam karakteristik yang mampu membangkitkan keinginan
penerima surat untuk membaca lebih detail tentang isi surat. Paragraf pembuka harus
diatur dengan cara yang menarik, pemanfaatan diksi yang tepat, kalimat efektif, dan ejaan
baku sesuai dengan aturan yang ada di dalam PUEBI.
4) Isi Surat
Informasi asal atau sumber lowongan pekerjaan, bentuk pekerjaan yang diminta,
pengalaman kerja jika telah memiliki pengalaman sebelumnya. Untuk memperoleh isi
surat lamaran pekerjaan yang maksimal, harap perhatikan pedoman di bawah ini:
a) Tentukan dahulu latar belakang surat lamaran pekerjaan tersebut, yaitu tentang apa
yang disampaikan, ditanyakan, diminta, dan seterusnya ke penerima surat itu.
b) Menyusun infromasi secara sistematis dan logis.
c) Gunakan fakta, data, atau informasi secara efektif.
d) Atur ke dalam beragam paragraf dan setiap paragraf harus mewakili satu gagasan
utama saja. e) Memecahkan inti masalah dengan hanya menggunakan kalimat efektif.
f) Hindari penggunaan akronim dan singkatan yang tidak lazim, hindari singkatan yang
dibuat sendiri.
 g) Sebisa mungkin menjauhkan diri dari penggunaan kata, frasa, atau istilah asing atau
daerah, kecuali tidak ditemukan padanannya dalam bahasa Indonesia
h) Harus menggunakan bahasa yang lugas, sopan, dan juga menarik.
i) Selalu gunakan ejaan baku dalam setiap kalimat surat.
6) Kualifikasi atau Identitas Singkat Pelamar
Kualifikasi pelamar memuat tentang identitas pelamar pekerjaan meliputi
a) Nama pelamar
b) Tempat, tanggal lahir
c) Jenis kelamin
d) Alamat
e) Pendidikan terakhir
f) Status perkawinan
g) Nomor telepon
h) Alamat surat elektronik (surel/e-mail)
7) Lampiran Surat sebagai Berkas Penunjang
Ada banyak lampiran yang berfungsi sebagai berkas penunjang sebagai syarat penting
dalam surat lamaran pekerjaan, yaitu
a) Legalisasi ijazah
b) Legalisasi transkip nilai
c) Fotokopi KTP
d) Daftar riwayat hidup atau Curriculum Vitae (CV)
e) Foto berwarna atau hitam putih

Paragraf penutup umumnya dalam bentuk kesimpulan, harapan, terima kasih, atau selamat.
Secara umum, paragraf penutup terdiri dari satu kalimat saja
9) Salam penutup
Salam penutup yang kerap ada adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan Wassalam.
Hal umum yang harus mendapatkan perhatian serius dalam penulisan salam penutup adalah
a. Huruf awal salam penutup wajib ditulis dengan huruf kapital
b. Penulisan salam penutup harus diakhiri tanda koma.
Contoh: Hormat saya.
Tanda tangan
Tanda tangan dan nama lengkap berada di bawah salam penutup.
Contoh:
Hormat saya,
Dwi Septiani, S.Hum., M.Pd.
3. Menyusun Daftar Riwayat Hidup
Curriculum Vitae (CV) atau biasanya disebut juga resume diri atau riwayat hidup sama halnya
dengan surat keterangan yang berisi hal pribadi. Jadi, curriculum vitae adalah uraian riwayat
hidup seseorang tentang citra diri seseorang. Selain berisi data pribadi, CV harus menampilkan
deskripsi diri yang berkaitan dengan fakta-fakta atau catatan dan pengalaman pendidikan
seseorang. Dengan data ini, curriculum vitae akan memberikan gambar atau kualifikasi
seseorang. CV adalah lampiran utama dalam surat lamaran pekerjaan. Saat ini, format CV tidak
lagi memiliki bentuk biasa.
Riwayat hidup disusun sama halnya sebagai esai pendek, mulai dari judul dan ditutup melalui
urutan tanggal, tanda tangan, dan nama lengkap. Format riwayat hidup seseorang memiliki ciri
khas yang unik. Hal ini terjadi karena ada kaitannya dengan budaya, adat istiadat, pandangan
politik, dan lain-lain. Sebagai contoh, untuk resume di luar negeri saat ini banyak tidak perlu
mengungkapkan hal-hal yang terlihat sangat pribadi seperti foto, status perkawinan, tempat, dan
tanggal lahir. Namun, di Indonesia, dalam membuat CV, status perkawinan, tempat dan tanggal
lahir, dan bergabung dengan foto diri adalah hal yang seolah wajib ada.
Berikut ini, bagian-bagian yang harus dipertimbangkan dalam membuat CV. Urutan penulisan
CV (resume, daftar riwayat hidup) adalah sebagai berikut.
1.Identitas Lengkap (Data Pribadi)
Sebutkan identitas pelamar, seperti Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir,
Kebangsaan, Agama, Status Perkawinan, Tinggi dan Berat Badan, Alamat Lengkap, Nomor
Telepon & Nomor Ponsel, dan surat elektronik atau e-mail. Anda harus memiliki e-mail. Jika
Anda tidak memilikinya, pelamar harus membuatnya secara gratis di Gmail, Yahoo atau Hotmail
atau yang lainnya
2) Pendidikan Formal dan Nonformal
Termasuk pelatihan dan pengajaran formal atau pelatihan yang telah dilalui; lengkap dengan
bulan masuk dan bulan kelulusan, jurusan, tahap studi, dan nama institusi. Urutan mulai dari
pendidikan formal, lalu pelatihan nonformal (pelatihan, kursus, dll)
3) Kompetensi Diri
Jelaskan secara singkat kinerja pelamar yang relevan dengan misi kerja yang dilamar. Misalkan
pemohon mengajukan diri untuk bekerja dalam masalah akuntansi, kemudian memberikan
informasi valid tentang akuntansi dan administrasi, sistem perpajakan, keahlian menggunakan
komputer, dan lain sebagainya. Tentu saja, kemampuan yang dideskripsikan atau didaftarkan
dalam CV adalah keahlian yang memang harus dimiliki. Pelamar jangan menyertakan berbagai
kompetensi diri berlebihan jika pelamar tidak lagi memilikinya.
4) Pengalaman kerja
Sertakan uraian ringkas tentang pekerjaan di perusahaan sebelumnya, misalnya berkaitan dengan
pangkat, posisi, struktur pekerjaan, prestasi (jika ada), deskripsi pekerjaan. Selain itu, sertakan
juga periode kerja, misalnya Bulan dan tahun mulai menempati dan mengakhiri posisi tersebut.
Urutan dimulai dari posisi kerja paling akhir.

B. Surat Referensi Kerja

Salah satu lampiran yang juga berperan sentral dalam surat lamaran pekerjaan adalah surat
referensi kerja. Surat referensi merupakan surat yang dibuat dan diterbitkan dengan bantuan
perusahaan bisnis komersial atau agensi perusahaan jika ada pria atau wanita yang meminta atau
membutuhkan arsip tentang urusan atau kompetensi persona atau perusahaan. Surat referensi
harus terdiri dari keterangan objektif dan informasi yang eksklusif tentang kinerja seseoran. Hal
ini berkaitan dengan kebenaran isi dari surat rujukan yang terdiri dari catatan tentang kompetensi
yang sesuai dari setiap karyawan di suatu perusahaan. Fungsi utama dari surat referensi kerja
adalah untuk pertimbangan bagi organisasi yang akan memperkerjakan seorang calon karyawan,
misalnya untuk pemahaman dalam hal pengalaman kerjanya atau etos kerjanya.

C. Surat Panggilan dan Penolakan Lamaran Kerja

Pada saat kita menginginkan suatu pekerjaan, pelamar kerja harus benar-benar mengharapkan
perusahaan yang bersangkutan untuk memberikan respons berupa balasan atau tanggapan
terhadap surat lamaran yang telah diserahkan. Perusahaan melalui Departemen SDM atau HRD
biasanya membalas surat lamaran pekerjaan yang dikirim. Balasan surat lamaran pekerjaan dapat
menjadi topik utama untuk menghadiri wawancara kerja. Namun, itu juga bisa dalam bentuk
penolakan terhadap surat lamaran pekerjaan yang dikirim. Ada beragam contoh dari surat
lamaran pekerjaan yang umumnya digunakan untuk pemanfaatan SDM atau SDM di sebuah
perusahaan.

Bab 3
Rapat dan Notula

A. Hakikat Rapat
Rapat (conference atau meeting) adalah sarana atau media verbal kelompok yang dilakukan
secara tatap muka dan bersifat sangat utama dalam sebuah organisasi. Rapat biasa diadakan
dalam banyak organisasi, swasta dan pemerintah, untuk pembuatan resolusi berbasis
musyawarah mufakat. Jadi, rapat adalah bentuk dialog yang biasanya dihadiri oleh beberapa
orang untuk membahas dan menjernihkan masalah yang tengah terjadi. Selain itu, dengan adanya
rapat yang bermanfaat, fluktuasi masalah dapat diselesaikan dan berbagai kebijakan organisasi
dapat dibuat sesuai kesepakatan bersama. Secara umum, fungsi rapat antara lain:
a. untuk menyelesaikan sebuah masalah
b. untuk memberikan informasi yang tepat
c. sebagai forum yang demokratis
d. sebagai sarana untuk saling berkoordinasi yang benar antara rapat karyawan dengan
organisasi
e. sebagai alat negosiasi yang baik
Selain fungsi rapat, ada beberapa tujuan diselenggarakannya sebuah rapat, yakni:
a. Jalan keluar dari masalah dapat dipecahkan atau dipastikan.
b. Info, perintah, atau pernyataan dapat tersalurkan dengan baik.
c. Sebagai alat dalam berkoordinasi antara antarbagian internal atau eksternal.
d. Dalam memperbaiki masalah organisasi, peserta rapat dapat berpartisipasi
e. Bersiap-siap dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi.
f. Mengakomodasi semua masalah dari arus bawah (peserta rapat).

1. Sesuai dengan tujuannya, rapat ada 3 macam, yaitu

a) Rapat penjelasan berupa pertemuan yang berambisi untuk memberikan bukti
kepada anggota, mengenai kebijakan yang membuat sumber daya manajemen,
mengenai teknik kerja dan prosedur kerja baru, untuk mewujudkan keseragaman
kerja.
b) Rapat memperbaiki masalah (konferensi pemecahan masalah) mempunyai target
untuk menemukan beberapa pilihan masalah. Pemecahan masalah berkaitan pula
untuk memperbaiki permasalahan lainnya yang masih saling terkait.
c) Rapat negosiasi adalah pertemuan yang bertujuan untuk menghindari perselisihan
dan menemukan jalan tengah yang tidak merugikan siapa pun.
2. Menurut sifatnya, rapat atau pertemuan dibagi menjadi 2 macam, yaitu
a) Formal merupakan pertemuan yang dirancang terlebih dahulu, sesuai dengan aturan
yang berlaku, dan para kontributor atau peserta secara formal mendapat undangan
resmi.
b) Informal adalah pertemuang yang dirancang tidak formal. Waktu dan tempat
pelaksanaan tidak terikat atau bebas. Selain itu, pesertanya tidak ditentukan.
3. Menurut periode waktunya, dapat dibagi menjadi tiga macam:
a) Mingguan, yakni konferensi diadakan 1 kali dalam seminggu, dan membahas
masalah rutin yang dihadapai oleh setiap manajer.
b) Bulanan, yakni konferensi diadakan 1 kali dalam sebulan. Misalnya, mendiskusikan
pendapatan pada bulan sebelumnya apakah rugi atau laba.
c) Tahunan, yakni rapat yang diadakan satu tahun sekali, misalnya, konferensi dewan
komisaris.
4. Menurut frekuensinya, jenis rapat ada dua:
a) Rutin, yaitu konferensi yang telah diatur waktunya, misalnya mingguan, bulanan, atau
tahunan.
b) Insidental, terutama konferensi yang tidak didasarkan pada jadwal khusus, hal ini
berkaitan dengan masalah yang harus segera diselesaikan bersama.
5. Menurut namanya, dibagi menjadi tiga macam:
a) Rapat kerja adalah rapat atau majelis para staf atau pemimpin untuk membicarakan
hal-hal yang merujuk pada pelaksanaan tugas lembaga
b) Rapat dinas adalah konferensi yang berbicara tentang hal-hal yang berkaitan dengan
pekerjaan (biasanya dilakukan oleh staf yang bekerja di lembaga berwenang atau
pemerintahan)
c) Musyawarah kerja adalah nama lain dari rapat kerja.
6. Menurut urgensinya, dapat dibagi menjadi dua macam:
a) Biasa (normal) adalah pertemuan yang diadakan untuk membicarakan masalah yang
dianggap umum atau biasa.
b) Penting adalah pertemuan yang diadakan untuk berbicara tentang masalah yang
dipandang sangat penting karena rapat akan menghasilkan alternatif yang memiliki
peran sentran bagi anggota perusahaan atau perusahaan itu sendiri.
7. Menurut para peserta, dibagi menjadi dua macam:
a) Vertikal adalah konferensi yang diadakan dan dihadiri dengan pihak bawahan atau
atasan.
b) Horisontal adalah konferensi yang diadakan antara pejabat suatu organisasi atau
organisasi yang setara.

B. Notula Rapat

Dalam KBBI V (luring/offline) (2016), notula adalah laporan tertulis yang singkat dari sebuah
rapat serta hal-hal yang dinyatakan dan diputuskan dalam sebuah rapat. Terkadang, notula juga
disebut sebagai notulen. Notulen adalah kata nonstandar dari kata notula. Menurut Soedjito dan
Solchan TW (2004: 97), notulen adalah catatan ringkas tentang suatu percakapan, hal yang
dicatat hanya yang dianggap penting, tidak lagi dipaparkan dengan paragraph yang panjang. Hal
ini sejalan dengan apa yang disampaikan oleh Yatimah (2008: 104) bahwa notulen tersebut
adalah dokumen tentang suatu pertemuan. Notulen dibuat dengan bantuan keterampilan dari
sekretaris atau notulis rapat yang telah diberi tugas.
Notula rapat merupakan rangkuman dari seminar, diskusi atau sidang dan hal-hal yang dirujuk
dan diputuskan di dalam rapat dari mulai hingga berakhirnya suatu rapat. Notula rapat harus
ringkas, padat, sistematis, dan komprehensif. Notula rapat dibuat sehingga kita dapat mengetahui
hasil dari pertemuan dan juga sebagai dokumentasi rapat. Notula atau notulen catatan ringkas
yang disusun oleh notulen.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disebutkan bahwa notula rapat sangat penting. Notulen
rapat adalah laporan tertulis yang sangat penting bagi mereka yang mengikuti rapat. Selain itu,
notula juga penting yang perlu diperhatikan juga sangat penting bagi mereka yang berhalangan
hadir dalam rapat. Notula rapat dapat berupa data tentang materi yang dibahas, bagaimana rapat
ditutup dan alternative atau putusan apa yang telah disepakati. Notula sebagai faktor tambahan
untuk melihat peningkatan sebuah perusahaan, organisasi, dan juga informasi penting yang
berkaitan dengan perkembangan waktu.Notula adalah tulisan singkat, ringkas, sistematis dari
suatu kegiatan pertemuan. Karakteristik notula sangat mendasar, yakni berkaitan dengan hal-hal
yang harus dilakukan dalam rapat. Karena dalam notula semua hal yang harus dilakukan akan
divalidasi secara tertulis, berikut ini adalah karakteristik dari notula tersebut.
Fungsi notula rapat antara lain:
a. Sebagai Bukti
b. Sebagai Sumber Informasi untuk peserta Rapat
c. Sebagai Panduan untuk Pertemuan Selanjutnya
d. Sebagai Alat Pengingat untuk Peserta Rapat
e. Sebagai Dokumen
f. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Adanya beberapa macam notulen rapat ini yang membuat munculnya berbagai jenis
notulen rapat dalam beberapa institusi yang berbeda. Beberapa variasi dalam jenis
notula menimbulkan perbedaan dalam penyusunan isi rapat. Beberapa notula dapat
menuliskan segala hal yang terjadi dalam rapat dengan sangat terperinci, tetapi ada
pula yang ditulis dengan singkat.
Soeditjo dan Solchan TW (2004: 97) mengusulkan bahwa walaupun ada beberapa
perusahaan dalam penulisan notulen rapat berbeda, hakikat tujuan dan fungsi dari
notulen itu tetaplah sama. Pada dasarnya, notula tersebut bertujuan untuk
mendokumentasikan atau menjadi bukti nyata dari suatu pertemuan. Berdasarkan
paparan di atas, meskipun jenis notula dibagi menjadi berbagai, fungsi dan alasannya
tetap sama, khususnya untuk menyediakan bukti valid dari suatu pertemuan, rapat, atau
diskusi. Selain itu, Yatimah (2009: 105), menyatakan bahwa berita acara pertemuan
atau notulen ada dua jenis, yakni
a) Notulen harfiah adalah evaluasi atau rekaman secara harfiah semua dialog yang
ada dalam rapat, tanpa menghapus atau menambahkan satu kata pun. Umumnya,
dibutuhkan struktur file stenografis atau menulis ulang rekaman maupun campuran
dari keduanya.
b) Notulen rangkuman adalah ringkasan dari diskusi dalam sebuah pertemuan. Oleh
sebab itu, notulis atau sekretaris harus terampil dalam mengevaluasi materi-materi
pembicaraan setiap peserta rapat. Dia harus berhasil memeriksa materi
pembicaraan yang relevan dan yang tidak. Dia juga harus mampu
menyederhanakan kalimat, meringkas, membuat catatan, sambil mendengarkan
deskripsi selanjutnya yang arahnya membutuhkan memori dan konsentrasi yang
baik. Pembicaraan yang tidak terkait dengan tema pembicaraan tidak lagi ditulis
dalam laporan.
Saat menulis notula, ada rangkaian yang harus diperhatikan agar saat notula tersusun
singkat dan sistematis. Berikut ini adalah susunannya.

no Susunan notula keterangan

1 Kepala notula
2 Isi notula
3 Bagian akhir notula
4 Penandatanganan
1) Nama atau tema yang dibahas
2) Hari dan tanggal pertemuan diadakan
3) Waktu terjadinya pertemuan acara
4) Tempal acara
5) Elemen-elemen yang ada dalam acara (Ketua dan
wakil ketua, sekretaris, notulis, serta peserta
pertemuan).
1) Kata Pembuka
2) Pembahasan
3) Saran dan keputusan dari pelaksanaan rapat
4) Hal- hal yang akan dibahas dalam rapat
5) Tujuan kegiatan rapat/sidang
6) Waktu pelaksanaan kegiatan rapat
7) Pembacaan keputusan
8) Waktu Penutupan
1) Nama jabatan
2) Tanda tangan
3) Nama pajabat, pangkat, atau NIP
si dari penandatanganan adalah tanda tangan dari
mereka yang dianggap memiliki posisi sentral dan
bertanggung jawab atas berlangsungnya suatu
pertemuan. Notula ditandatangani secara teratur
mulai dari ketua rapat, wakil ketua, sekretaris, dan
notulis.

C. Peran notulis dalam rapat

Dalam KBBI V daring (2016), orang yang bertanggung jawab untuk membuat catatan (notula)
adalah notulis. Oleh karena itu, notulis adalah seseorang yang benar-benar dapat mendengarkan
dan menulis untuk berbagai hal dalam sebuah diskusi atau rapat. Intinya, notulis memiliki peran
sentral dalam setiap diskusi. Di bawah ini adalah beberapa peran yang wajib dikerjakan oleh
seorang notulis.Mencatat topik permasalah sebagai berikut:
a) Menulis waktu dan tempat rapat (diskusi) diadakan
b) Menulis jumlah anggota atau peserta rapat
c) Mendengarkan dengan seksama apa saja yang dibicarakan dalam rapat
d) Menyusun semua hal atau strategi yang dalam rapat
e) Menulis penemuan atau hasil rapat
f) Menyimpan atau catatan rapat dengan baik

Seorang notulis memiliki beberapa hal untuk membantu tugasnya dengan baik. Beberapa fasilitas
dan kekhususan yang harus diberikan kepada notulis adalah :
a) Penulis diberikan informasi tentang latar belakang terjadinya rapat, tujuan, ide utama masalah
rapat, dan jenis pertemuan yang diadakan. Notulis harus mengetahui susunan acara pata dan inti
pembahasan sehingga notulis mudah dalam menulis catatan rapat dengan baik.
b) Notuilus juga diberikan arsip atau dokumen rapat yang dibagikan kepada peserta rapat.
c) Notulis diizinkan untuk meminta agar peserta diskusi memberikan penjelasan atau
memperbaiki kesimpulan yang dibuat oleh notulis.
d) Notulis memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan selama pertemuan.
e) Setiap sesi berakhir, notulis memiliki kesempatan untuk memperolah kesimpulan pertemuan.
f) Untuk menyempurnakan catatan rapat, notulis mempunyai kewenangan mengungkapkan
sesuatu yang berkaitan dengan rapat pada setiap sesi.
g) Notulis diperkenankan duduk di sebelah ketua rapat, sehingga terjangkau pula bagi notulis
untuk berbicara dan mendapatkan informasi secara menyeluruh.
h) Jika pertemuan berlangsung terlalu lama, notulis memiliki kewenangan memperoleh
kelonggaran waktu dalam menulis catatan rapat.
i) Saat membuat catatan, notulis tidak mengerjakan hal lain karena dalam penyusunan catatan
rapat diperlukan konsentrasi yang sangat prima.
Jika pertemuan memerlukan analisis lebih lama dan berlangsung sulit dan rumit, maka
notulis memiliki hak untuk mendapatkan waktu yang longgar untuk menyiapkan hasil akhir
catatan rapat

Bab 4
Kesimpulan dan penutup

A. Kesimpulan
 Kesimpulan yang bisa didapatkan adalah rapat memiliki hakikat yang jelas dalam
korespondensi dan sebagai sistem dalam melaksanakan suatu kegiatan. Dan juga notula sendiri
berperan sebagai pendamping dalam pelaksanaan rapat.

B. penutup

Demikian makalah ini kami selesaikan dengan secepat-cepatnya, kami berterimakasih

kepada dosen pembimbing kami yang sudah menerima makalah kami. Mohon maaf apabila ada
salah kata dalam penulisan, karena kami hanyalah mahasiswa yang sedang menimba ilmu.

Bab 5
Referensi

Modul pertemuan 13
Modul pertemuan 14