BAB I
PENDAHULUAN
I. PENDAHULUAN
JAWABAN
IV. KEBENDAHARAAN
Hal 1
BAB II
1. PERSURATAN
a. Pengantar
Surat menyurat adalah suatu bagian penting dari
administrasi kesekretariatan yang pengelolaannya
dipertanggungjawabkan oleh Sekretaris Umum bersama Kepala
Bidang Kesekretariatan.
Surat merupakan serentetan tulisan di atas kertas yang
berfungsi sebagai alat komunikasi, informasi maupun intruksi yang
dilakukan oleh pimpinan organisasi. Sirkulasi surat DPK KEPMI
BONE LAMAKKAWA UIM hendaknya tercatat dan diarsipkan
sehingga memudahkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan, surat-surat
organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat.
c. Sifat Surat
Surat DPK KEPMI BONE LAMAKKAWA UIM terbagi dalam
sifat umum yakni mengikuti peraturan yang berlaku dalam KEPMI
BONE dengan tata bahasa Indonesia yang baku serta Sifat Khusus
yakni Kesederhanaan dalam menyusun kalimat yang mudah
dimengerti, Langsung mengenai pokok persoalan dan Tegas serta
meyakinkan.
d. Jenis-Jenis Surat
1. Surat Keputusan, memuat kebijakan orginasasi, bersifat umum,
berlaku dan harus ditaaati oleh seluruh perangkat organisasi.
Dalam rangka pengambilan kebijakan organisasi berdasarkan
rapat pengurus.
2. Surat Mandat, adalah merupakan surat pernyataan pelimpahan
hak dan wewenang akan sesuatu kepada pengurus lain guna
bertindak untuk dan atas nama pembuat pemberi mandat serta
melakukan sesuai dengan mandat yang diberikan. Surat
Hal 2
Mandat hanya berlaku sementara artinya mandat tersebut tidak
berlaku pada saat tugas yang termuat di dalamnya telah
dilakukan.
3. Surat Permohonan, adalah surat yang berisikan pernyataaan
keinginan/permintaan seseorang pengurus organisasi maupun
anggota yang ditujukan kepada seseorang atau institusi
tertentu.
4. Surat Pengantar, adalah surat yang dibuat untuk
memberitahukan kepada si penerima surat, darimana asal surat
tersebut dan apa maksud surat tersebut.
5. Surat Edaran, adalah surat pemberitahuan tertulis yang
ditujukan kepada perangkat organisasi yang memuat tentang
pelaksanaan teknis dari suatu kebijakan.
6. Surat Undangan, adalah surat yang dibuat untuk menghadirkan
seseorang atau suatu organisasi dalam sebuah kegiatan, baik
bersifat intern maupun ekstern.
7. Surat Teguran, adalah surat yang berisikan peringatan kepada
pengurus atau perangkat organisasi yang ditandatangani oleh
ketua organisasi atas suatu kesalahan yang telah diperbuat.
8. Surat Rekomendasi, adalah surat yang berisi tentang
keterangan mengenai seseorang atau (pengurus maupun
anggota) atau keterangan tentang suatu kegiatan.
Hal 3
* Surat Undangan dengan kode
: C1
* Surat Susulan dengan kode
: C2
* Surat Edaran dengan kode
: C3
* Surat Pemberitahuan lain dengan kode
: C4
4. Surat Yang Bersifat Deskriptif dengan kode :D
* Surat keterangan dengan kode
: D1
* Surat rekomendasi dengan kode
: D2
* Surat pengantar/penyampaian dengan kode
: D3
5. Surat Yang Bersifat Laporan dengan kode :E
* Laporan pertanggung jawaban pengurus dengan kode
: E1
* Laporan panitia pelaksana dengan kode
: E2
* Laporan hasil penelitian dengan kode
: E3
* Laporan keuangan dengan kode
: E4
* Laporan tugas dengan kode
: E5
6. Surat Yang Bersifat Permohonan dengan kode :F
* Surat permohonan legalisir dengan kode
: F1
* Surat permohonan bantuan materil/non materil dengan
kode: F2
* Surat deskriptif dengan kode
: F3
7. Surat Yang Bersifat Kerjasama dengan kode :G
* Kerjasama intern organisasi dengan kode
: G1
* Kerjasama ekstern organisasi dengan kode
: G2
8. Surat kepanitiaan dengan kode :H
1. Nomor Surat
Hal 4
2. Panitia Pelaksana kegiatan yang dimaksud
3. Unit Organisasi Pelaksana
4. Bulan/Tahun Penerbitan
h. Amplop Surat
1. Amplop surat berbentuk empat persegi panjang
2. Jenis kertas tidak ditentukan
Hal 5
3. Tulisan yang ada pada amplop surat sama dengan tulisan yang
ada pada kop surat
4. Ukuran amplop adalah 10 x 22,5 cm dan ruang lingkup tulisan 5
x 22,5 cm
i. Susunan dan penulisan Surat
1. Nomor surat : diawali penomoran sesuai urutan kertas keluar,
kode surat, Singkatan Komisariat, bulan, dan tahun keluarnya
surat
2. Lampiran Surat : Menyebutkan jumlah dan bentuk lampiran surat
tersebut.
3. Hal/Perihal :
a) Memuat inti dari surat yang memakai kata singkat
b) Bila perihal ditulis dengan huruf kecil maka tulisan harus di
garis bawahi, sedang jika huruf kapital maka tidak memakai
garis bawah
4. Alamat Surat : tempat yang akan di tujukan
5. Salam Pembuka : “Assalamu Alaikum Warahmatullahi
Wabarakatu” tanpa disingkat
6. Kalimat Pembuka : Dengan Rahmat Tuhan yang Maha Esa ,
marilah kita senantiasa “ Mabbulo Sipeppa, Malilu Sipakainge,
Mali Siparappe, Rebba Sipatokkong” dicetak miring atau
memakai huruf kapital
7. Isi Surat : Isi surat jelas, singkat dan padat
8. Kalimat Penutup : Berisi ucapan terima kasih kepada seseorang
atau institusi yang ditujukan
9. Salam Penutup: “wallahul Muafiq Ila Aqwamitarik Wassalamu
Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuhu” tanpa disingkat
10. Tempat dan Tanggal : Penulisan tempat dan tanggal disusun ke
samping seperti berikut ini : Tempat, tanggal (angka) bulan tahun
terbitnya surat.
11. Nama Penanda Tangan : Nama Penandatangan tertera nama
yang bertanda tangan disertai nama dan institusi yang
diwakilinya.
12. Tembusan : Tembusan ditulis di sudut kiri bawah kertas berisi
institusi-institusi yang berkaitan dengan isi surat
Hal 6
2. KETATAUSAHAAN
a. Pengantar
Ketatausahaan adalah suatu bagian penting dari sekelumit
aktifitas administrasi kesekretariatan yang pengelolaannya
dipertanggungjawabkan oleh Sekretaris Umum dan Kepala Bidang
Kesekretariatan. Surat masuk dicatat pada agenda surat masuk
begitu pula surat keluar. Untuk memudahkan pengelolaan
administrasi dan kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat
menyurat, maka penanggung jawab kesekretariatan harus memiliki
buku agenda surat.
Hal 7
Keluar
1.
3. ATRIBUT
a. Pengantar
Atribut dipergunakan untuk dan atas nama organisasi sesuai
dengan aturan yang ada, Atribut dipergunakan pada kegiatan resmi
serta oleh pihak yang berhak menggunakannya sesuai dengan
ketentuan.
b. Lambang
Lambang DPK KEPMI BONE LAMAKKAWA UIM terdiri dari :
1. Bintang
Hal 8
2. Gambar Lamakkawa
3. Padi dan kapas
4. Pita merah yang bertuliskan Lamakkawa
5. Bagian atas luar bertuliskan DEWAN PENGURUS
KOMISARIAT didahului dan diakhiri oleh bintang dan dibagian
bawah bertuliskan Universitas Islam Makassar
6. Warna lambang dasar hitam, warna lingkaran merah dan warna
tulisan putih
7. Jika dipasang pada seragam resmi diletakkan pada saku kiri
tepat diatas nama jabatan.
c. Stempel
1. Stempel Pengurus DPK KEPMI BONE LAMAKKAWA UIM
berbentuk oval dengan ukuran garis tengahnya 19/4,7/2 cm :
a. Bagian atas luar bertuliskan Kesatuan Pelajar Mahasiswa
didahului dan diakhiri oleh bintang
b. Bagian sebelah atas bertuliskan Komisariat
c. Bagian tengah bertuliskan DPK KEPMI BONE
d. Bagian bawah bertuliskan LAMAKKAWA UIM
e. Bagian sebelah bawah luar bertuliskan Indonesia Bone
2. Stempel Panitia Pelaksana berbentuk segi empat panjang
dengan ketentuan :
a. Ukuran lebar maksimum 3 cm dan panjang 6 cm
b. Pada baris pertama bertuliskan LAMAKKAWA UIM
c. Pada baris kedua bertuliskan DPK KEPMI BONE
d. Pada baris ketiga bertuliskan Panitia Pelaksana
3. Stempel Kartu Anggota
a. Stempel berbentuk bundar
b. Diameter vertikal dalam : 1,05 cm
c. Diameter vertikal luar : 2,00 cm
d. Diantara garis lingkaran dalam dengan garis lingkaran luar
terdapat tulisan kalimat Kesatuan Pelajar Mahasiswa
Indonesia Bone
e. Dibagian tengah terdapat tulisan DPK KEPMI BONE
f. Di depan dan di belakang kata Lamakkawa UIM di dalam
garis lingkaran dalam terdapat tanda bintang
g. Berwarna merah
4. Tata cara penggunaan stempel yaitu
a. Stempel organisasi hanya dapat digunakan oleh pengurus
yang diberikan wewenang untuk bertindak atas nama
organisasi
Hal 9
b. Stempel berukuran besar digunakan untuk keperluan
persuratan
c. Stempel ukuran kecil digunakan pada kartu anggota
d. Bendera KEPMI BONE
Bendera Organisasi berwarna Biru, ditengahnya ada lambang
KEPMI BONE
Hal 10
g. Jabatan pengurus berada d atas kantong sebelah kiri dibawa
logo DPK KEPMI BONE LAMKKAWA UIM
h. tulisan DPK KEPMI BONE berwarna Putih d belakan atas PDH
i. tulisan LAMAKKAWA berwarna kuning ke emasan berada d
bawa tulisan DPK KEPMI BONE
j. Tulisan Universitas Islam Makassar berwarna putih berada
dibawa tulisan LAMAKKAWA
g. PDL
1. PDL DPK KEPMI BONE LAMAKKAWA UIM Dipergunakan untuk
menjalankan organisasi dilapangan yang bersifat teknis
2. PDL berlaku untuk semua anggota yang melalui mabika dengan
syarat oleh pengurus DPK KEPMI BONE LAMKKAWA UIM
3. bentuk pakaian PDL berbentuk jaket
Berwarna biru navi
Warna penghalang warna hitam
Sesuaikan dengan logo PDH
h. Bendera
1. Bendera Organisasi berwarna Biru, ditengahnya ada lambang
KEPMI BONE
2. Ukuran bendera Komisariat :
a. Panjang 150 CM
b. Lebar 100 CM
3. Di atas lambang KEPMI BONE tertulis DEWAN PENGURUS
KOMISARIAT
4. Dibawah lambang KEPMI BONE tertulis LAMAKKAWA UIM
5. Bendera organisasi dipergunakan pada acara-acara yang
mengatasnamakan organisasi.
i. Kartu Anggota
1. Kartu anggota dipergunakan untuk kepentingan organisasi
sebagai identitas anggota DPK KEPMI BONE LAMAKKAWA
UIM
2. Prosedur mendapatkan kartu anggota harus melalui pengurus
DPK KEPMI BONE LAMAKKAWA UIM
Hal 11
BAB III
SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
Hal 12
c. Kondisi Realitas
d. Faktor Pendukung dan Penghambat Kepengurusan
e. Proyeksi/Rekomendasi
f. Penutup
g. Halaman Keabsahan Bendahara Umum
4. Kepala Bidang
a. Pendahuluan/Mukaddimah
b. Kondisi Idealitas Kepengurusan
c. Kondisi Realitas
d. Faktor Pendukung dan Penghambat Kepengurusan
e. Proyeksi/Rekomendasi
f. Penutup
g. Halaman Keabsahan Ketua Bidang
E. Lampiran-lampiran
1. SK Pengurus/Panitia atau lembar keabsahan lainnya
2. Dokumentasi Aktifitas Kepengurusan/Kegiatan
3. Arsip/Dokumen Kesekretariatan Pengurus/Panitia
4. Arsip/Dokumen Kebendaharaan Pengurus/panitia
5. Faktur/Kuitansi Dll
Hal 13
Mekanisme pelaporan pertanggungjawaban kepanitiaan;
Hal 14
BAB IV
KEBENDAHARAAN
Maksud dan tujuan penyusun kebendaharaan DPK KEPMI BONE
LAMAKKAWA UIM adalah agar lebih mudah menyusun dan
mendengarkan serta memperoleh informasi dan keakuratan atau
akuntabilitas keuangan organisasi yang didalamnya termaktub tentang
asal muasal pendanaan organisasi, Tata Cara Penganggaran Organisasi
dan Kegiatan, serta Penyusunan Laporan kebendaharaan.
A. SUMBER DANA
Sebagaimana yang termaktub pada Pedoman Organisasi (PO) BAB X
pasal 33 bahwa organisasi ini dapat memperoleh dana yang berasal
dari:
1. Usaha Pengurus melalui Kegiatan yang dapat mendatangkan dana
selama tidak menyalahi aturan organisasi.
2. Sumbangan yang tidak mengikat yang diharapkan berasal dari
Pemerintah, Pihak Swasta, Dewan Pelindung, Dewan Penasehat,
Dewan Pembina, Alumni serta Simpatisan.
3. Iuran perbulan setiap anggota dan pengurus yang masi berstatus
mahasiswa
B. SISTEM PENGANGGARAN
1. Penganggaran adalah sebuah perencanaan keuangan untuk sebuah
program kerja maupun program organisasi dalam bentuk alur dana
yang terdiri dari alur pemasukan dan alur pengeluaran ditiap kegiatan
dalam 1 periode kepengurusan dan transparansi berdasarkan hasil
Rapat Kerja.
2. Penganggaran dimaksudkan agar pengurus dapat menentukan skala
prioritas untuk melakukan efisiensi, efektifitas dan sinkronisasi
anggaran Kegiatan di tiap bidang
3. Tahap penyusunan anggaran di tiap bidang meliputi;
a. Pengajuan dan pengesahan masing-masing kegiatan masing-
masing bidang melalui forum Rapat Kerja.
b. Penjadwalan Kegiatan
c. Perhitungan alur kas masuk di tiap bulannya
d. Penjumlahan seluruh biaya Kegiatan
e. Mekanisme persetujuan Bendahara
Hal 15
1. Pengajuan anggaran di tiap bidang berdasarkan program kerja
bidang yang telah dirapatkan oleh masing-masing bidang melalui
ketua bidang/departemen yang diajukan ke rapat pengurus inti dan
disetujui oleh bendahara umum.
2. Pengajuan Anggaran kegiatan yaitu Panitia berkoordinasi kepada
Ketua Bidang yang menangani program kerja tersebut lalu
meneruskannya kepada Ketua Umum, dengan persetujuan Ketua
Umum dan berdasarkan hasil analisa kas oleh Bendahara.
C. PENYUSUNAN LAPORAN
Laporan keuangan pada umumnya adalah neraca dan daftar
perhitungan hasil usaha neraca pengembangan posisi inventaris,
kewajiban dan kekayaan pada saat tertentu. Sedangkan daftar
perhitungan hasil usaha menggambarkan hasil kegiatan dan
pengeluaran-pengeluaran dan operasional untuk jangka waktu tertentu
yang berakhir pada tanggal neraca.
No. Tgl Kas Debet Kredit Ket
Jumlah
Hal 16
BAB V
KETENTUAN UMUM DAN PENUTUP
Hal 17