DRAFT / RANCANGAN

PEDOMAN TERTIB ADMINISTRASI OSIS

A. KETENTUAN UMUM
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMK Bina Insan Mandiriadalah serangkaian aturan mengenahi penyelenggaraan
organisasi dengan administrasi meliputi tertib kesekretariatan, atribut organisasi yang
berlaku dan dilaksanakan secara menyeluruh.

B. TUJUAN
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMK Bina Insan Mandiri bertujuan sebagi berikut:
1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksana
administrasi di semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekolah
(OSIS) SMK Bina Insan Mandiri
2. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di
semua tingkatan pengurus Oranisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Bina Insan
Mandiri
3. Menegakkan wibawa dan disiplin kepengurusan serta menumbuhkan keadaan dan
kegiatan berorganisasi di kalangan organisasi di SMK BINA INSAN MANDIRI
pada umumnya dan khususnya pada Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK
Bina Insan Mandiri

C. SASARAN
Adapun sasarannya sebagai berikut :
1. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi dan berlaku di
semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekola (OSIS) SMK Bina
Insan Mandiri
2. Terpelihara nilai jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperoleh keutuhan,
persatuan dan kesatuan kepengurusan serta disiplin dan wibawa.

D. LANDASAN
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMK Bina Insan Mandiri berlandaskan:
1. Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) Organisasi Siswa
Intra Sekolah (OSIS) SMK Bina Insan Mandiri
2. Keputusan rapat pengurus.
E. PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
a. Surat
1. Fungsi
Surat menurut pedoman penyelenggaraan adaministrasi ini adalah sarana
komunikasi timbal balik yang mengandung pesan resmi organisasi yang
tertulis yang khusus di perlukan untuk kepentingan Organisasi Siswa Intra
Sekolah (OSIS) SMK Bina Insan Mandiri

2. Sistematika
Sistematika surat Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Bina Insan
Mandiri adalah sebgai berikut: :
 Nomor surat ditulis Nomor
 Lampiran surat ditulis Lampiran
 Perihal surat, ditulis Perihal
 Si alamat surat, Kepada Yth, Dst
 Kata pembukaan surat, Assalamualaikum Wr. Wb.
 Kalimat pengantar, Salam silatur rahmi. Dst
 Maksud surat di sesuaikan dengan kebutuhan
 Kata penutup Surat Wassalamualaikum Wr. Wb.
 Tempat dan tanggal pembuatan surat
 Jabatan pengurus serta pejabat pembuat surat

3. Bentuk Surat
Bentuk surat Organisasi Siawa Intra Sekolah (OSIS) SMK Bina Insan
Mandiriyang resmi kecuali jenis surat khusus, di tulis dengan bentuk block
style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai
kata penutup lurus kanan kiri. Sedangkan tempat dan tanggal surat menjorok
ke kanan.

4. Jenis Surat
Surat resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK Bina Insan Mandiri
dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu:
a. Surat Umum, yaitu jenis surat biasa yang rutin di terbitkan sebagai
sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal
organisasi.
b. Surat Khusus, yaitu jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan
organisasi produk normative organisasi dan landasan pijak organisasi.

5. Teknis pembuatan
a. Untuk pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus di copy atau
salinannya sebagai Fyle Arsip
b. Dalam pembuatan surat resmi yang harus diperhatikan adalah kode/sandi
yang terkandung pada nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode
atau sandi di tandai dengan ”Garis Miring”
 c. Kode penulisan Nomor Surat
 Kode Nomor (Nomor Urut Surat Keluar)
 Kode Surat Organisasi ditulis dengan (OSIS SMKBIM)

Apabila terdapat Kepanitiaan Kegiatan maka sebelum kode harus

ada kode kegiatan ditambah kata (Pan. Kegiatan)

 Kode Surat Keluar

C = Kode Surat Keluar, berlaku ke Lembaga SMK Bina Insan

Mandiri

D = Kode Surat Keluar, berlaku untuk surat apabila keluar dari

Lembaga SMK Bina Insan Mandiri

 Kode bulan pembuatan surat, di tulis dengan angka romawi

 Kode Tahun Pembuatan Surat, di tulis dengan Angka

6. Perubahan Nomor Urut surat dilihat pada ”Tujuan Surat”

7. Setiap surat keluar harus tinta warna hitam
8. Penandatanganan harus tinta warna hitam
9. Pembubuhan Stempel pada surat resmi diusahakan sedapat mungkin agar
tertera pada seperempat pembuat surat (Menutupi seperempat pembuat surat
yang bertandatangan)
10. Jenis tulisan yang digunakan dalam pembuatan surat menggunakan Font
”Times New Roman”
11. Ukuran Font untuk isi Surat adalah 12 point dengan Spasi 1.5

b. Pembukuan
1. Buku Agenda Surat Keluar Masuk
1.1. Model Buku Surat Keluar
 Nomor urut Pengeluaran surat
 Nomor Surat
 Alamat Tujuan
 Tanggal Surat (Tanggal Pembuatan dan tanggal Penerimaan)
 Perihal Surat
 Keterangan

1.2. Model Buku Surat Masuk

 Nomor Urut Surat masuk/ peneriamaan
 Nomor Surat
 Alamat surat / pengirim
 Tanggal surat (Tanggal Pembuatan dan Tanggal Penerimaan )
 Perihal surat
  Keterangan

1.3. Fungsi Buku Agenda

Buku Agenda Berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis program kerja
yang terlaksana dan tidak terlaksana. Agar buku tersebut dapat berfungsi
sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan di simpan secara baik setelah
dipergunakan.

2. Buku Kas
a. Model Buku Kas
Dalam model Pembukuan buku kas terdapat babarapa kolom antara lain :
 Nomor urut penerimaan
 Tanggal
 Sumber Kas
 Jumlah yag di terima,
 Nomor urut pengeluaran
 Tanggal
 Uraian pengeluaran kas
 Jumlah yang di keluarkan
 Keterangan

b. Teknis Buku Kas

 Segala penerimaan dana harus di catat di dalam buku kas bagian Kiri
(Debet).
 dan Pengeluaran dana di bagian kanan (Kredit), kelebihan atau kekurangan
dalam penjumlahan uang disebut saldo.
 Dalam pelaporan keuangan OSIS, dibuat dalam bentuk neraca, juga
dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian
barang untuk kepentingan OSIS.

3. Buku Inventaris
a. Buku inventaris berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang milik
organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan
terhadap barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari
suatu masa bakti kepengurusan.
b. Model buku inventaris untuk semua tingkatan kepengurusan dibuat dengan 7
kolom sebagai berikut:
 Nomor urut barang
 Nama barang
 Tahun pembuatan
 Merk
 Jumlah
  Keadaan
 Keterangan
c. Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventaris adalah
sekretaris

4. Notulen

c. Stempel
Stempel organisasi
1. Bentuk stempel organisasi adalah berbentuk segilima melancip di setiap sudut.
2. Ukuran stempel resmi berdiameter 4 cm.
3. Tulisan stempel, stempel resmi berisi:
 Bagian Baris Atas bertuliskan ”OSIS” dan Bagian tengah bertuliskan ”SMK
BINA INSAN MANDIRI” Kemudian baris paling Bawah Bertuliskan
”GUNUNGHALU” dan ketiga tulisan tersebut berada di Posisi Center.
4. Sedangkan stempel untuk Kegiatan berbentuk persegi panjang dan bertuliskan
”PANITIA”

d. Kepala Surat (KOP)

1. Surat Resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMK BINA INSAN
MANDIRI, Semua Ditulis di atas kertas ber-KOP ORGANISASI SISWA
INTRA SEKOLAH
2. Kertas berukuran folio berat 70 gram adapun lebar KOP surat 3,5 cm
3. Kertas ber-KOP berisi :
 Lambang Yayasan Di sebelah kiri atas dan Lambang OSIS di sebelah Kanan
atas
 Tulisan ”ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH” pada baris paling atas
 Tulisan ”(OSIS)” pada baris kedua
 Tulisan ”SMK BINA INSAN MANDIRI” pada baris ketiga
 Tulisan ”PERIODE” Pada Baris Ke Empat
 Sedangkan untuk Alamat pada baris ke lima
4. Bentuk tulisan berwarna hitam

e. Kartu Tanda Anggota

1. Bagian Depan
 Nomor
 Nama
 Tempat tanggal lahir
 Alamat rumah
 Tempat dan tanggal Pembuatan
 Tanda tangan dan Nama terang pemegang KTA
 Tanda tangan dan nama terang pembina
  Stempel
2. Bagian Belakang
 Kop dan Logo OSIS
 Tulisan ”Tujuan Organisasi”
 Pas Foto 2X3

f. Jas
1. Warna jas : Biru Muda
2. Model jas : Jas berlengan panjang