PERATURAN ORGANISASI

Tentang :
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
ORMAWA STKIP MODERN NGAWI

I. PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi
yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi
yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan STKIP Modern
Ngawi, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib
dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan
positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai tujuan.
Sebagai upaya untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak ormawa di stkip modern ngawi,
adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi
bagi segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi
secara vertical maupun horisontal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib
Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan organisasi
di STKIP Modern ngawi.

b. Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai
penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut
organisasi yang berlaku tunggal untuk semua ormawa di stkip modern ngawi.

c. Tujuan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :
1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi
disemua tingkatan ormawa stkip modern ngawi.
2. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada urusan kesekretariatan di semua tingkatan
ormawa stkip modern ngawi.
3. Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan
kegairahan berorganisasi di kalangan mahasiswa stkip modern ngawi.

d. Sasaran
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :
1. Terwujudnya suatu aturan tunggal tentang administrasi ormawa stkip modern ngawi.
2. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan
dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

II. PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

1. Surat
Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang
mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis di atas kertas yang khusus diperlukan untuk
kepentingan tersebut. Sebelum pembuatan surat, agar diperhatikan ketentuan sebagai berikut:
1. Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat
terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
2. Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan
copy atau salinannya dibuat file atau diarsip.
3. Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang
terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik
dan bukan dengan garis.
4. Setiap surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan, bidang, dan atau biro harus mengetahui Ketua
Organisasi.

Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi
ketentuan sebagai berikut:
a) Sistematika Surat

Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :

a. Nomor surat, disingkat No.
b. Lampiran surat, disingkat Lamp.
c. Perihal surat, disingkat Hal.
d. Si alamat surat, “KepadaYth dst”
e. Kata pembukaan surat. “Assalamu’alaikumWarahmatullahWabarakatuh”
f. Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim teriringdo’a kami sampaikan semoga
Bapak/Ibu/Saudara senantiasa dalamlindungan-Nya, serta di mudahkan dalam menjalankan
aktifitas keseharian. Amin”
g. Maksud surat
h. Kata penutup, “WallahulMuwafieqIlaaAqwamithTharieq”,
Wassalamu’alaikumWarahmatullahWabarakatuh”
i. Tempat dan tanggal pembuatan surat
j. Nama pengurus organisasi beserta jabatan

b) Bentuk Surat
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk lurus(Full Block
Style), yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama
penandatangan surat berada di tepi yang sama. Adapun surat khusus ditulis dalam bentuk setengah
lurus(Semi Block Style), Serupa dengan surat umum dengan perbedaan di nama penandatangan rata
tengah.

c) Jenis Surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan Khusus.
Surat umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan
internal maupun eksternal organisasi. Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan
keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris, jenis tersebut
diklasifikasikan kedalam dua sifat internal dan eksternal.

d) Kertas surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat PMII).
Kop berikut amplop berisikan:
(1) Logo Ormawa Sebelah Kanan dan Logo STKIP Modern Ngawi sebelah kiri
(2) Tulisan berupa nama organisasi dan alamat organisasi.
(3) Spasi 1,0
(4) Garis atas ukuran 1,1/2 pt berwarna hitam
(5) Garis bawah ukuran 2,1/4 pt berwarna abu abu
 Tulisan Jenis Font Ukuran Warna
Badan Eksekutif Arial Black (Bold) 18 Hitam
Mahasiswa
STKIP Modern Ngawi Arial Black (Bold) 18 Hitam
Alamat, CP, Email, Times New Roman 9 Hitam
Website

e) Nomor surat
Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
(1) Nomor urut surat
(2) Jenis surat
(3) Nama Organisasi dan Lembaga
(4) Bulan pembuatan surat
(5) Tahun pembuatan surat

f) Setiap penomeran surat mengandung 5 item kode

(1) Nomor surat sesuai organisasi masing-masing
(2) Jenis surat
a. Surat kepada kampus dengan kode S-I
b. Surat internal kepada anggota organisasi dengan kode S-II
c. Surat internal kepada Ormawa stkip modern ngawi dengan kode S-III
d. Surat eksternal kepada Ormawa, Organisasi atau Lembaga Masyarakat, Pemerintahan
dengan kode S-IV.
(3) Nama Organisasi
a. Badan Eksekutif Mahasiswa STKIP Modern Ngawi disingkat BEM.STKIP.M
b. Dewan Perwakilan Mahasiswa STKIP Modern Ngawi disingkat DPM.STKIP.M
c. Unit Kegiatan Mahasiswa Pramuka STKIP Modern Ngawi disingkat
UKM.PRAMUKA.STKIP.M
d. Unit Kegiatan Mahasiswa Kewirausahaan disingkat UKM.KWU.STKIP.M
e. Unit kegiatan Mahasiswa Modern Jurnalist Soceity disingkat UKM.MJS.STKIP.M
f. Unit Kegiatan Mahasiswa Unit Kegiatan Kerohanian Islam disingkat
UKM.UKKI.STKIP.M
g. Unit Kegiatan Mahasiswa GMC disingkat UKM.GMC.STKIP.M
h. Unit kegiatan Mahasiswa Mahasiswa Pencinta Alam disingkat
UKM.MAPALA.STKIP.M
i. Unit Kegiatan Mahasiswa Olahraga disingkat UKM.OLH,STKIP.M
j. Himpunan Mahasiswa Pendidikan IPA disingkat HIMADIPA.STKIP.M
k. Himpunan Mahasiswa Pendidikan Matematika disingkat KUMMAT.STKIP.M
l. Himpunan Mahasiswa Pendidikan Anak Usia Dini disingkat PGPAUD.STKIP.M
m. Himpunan Mahasiswa Pendidikan Guru Sekolah Dasar disingkat PENDEKAR.STKIP.M
 n. Himpunan Mahasiswa Pendidikan Jasmani Kesehatan dan Rekreasi disingkat
PENJASKESREK.STKIP.M

(4) Bulan pembuatan surat

Bulan pembuatan surat di tulis dengan huruf romawi, dengan contoh bulan sebeles ditulis XI

(5) Tahun pembuatan surat

Tahun pembuatan surat di tulis dengan huruf normal

Contoh Nomor Surat :

05.S-II.BEM.STKIP.M.I.2022
05 = Nomor Surat Keluar
S-II = Di Tujukan Kepada Anggota Organisasi
BEM.STKIP.M = Yang Membuat Surat Adalah BEM
I = Menunjukan Bulan Januari
2022 = Menunjukan Tahun

(g) Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib
memberikan tembusan.

(h) Untuk penomeran ke-panitiaan dengan menambahkan PAN-PEL setelah nomer surat keluar
Contoh : 05.PAN-PEL.S-II.BEM.STKIP.M.I.2022

(i) Penandatanganan seluruhj enis surat-surat harus menggunakan tinta warna hitam.

III. PENUTUP
a. Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi ini, akan berfungsi sebagaimana mestinya, jika
seluruh anggota dan pengurus disemua organisasi mahasiswa stkip modern ngawi berkemauan
keras melakukan pedoman ini secara sungguh-sungguh.

b. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini,akan diatur kemudian di MUSMA ke-IV.

Ditetapkan di : Ngawi
 Tanggal : 09 Januari 2022
Pukul :………..

Republik Mahasiswa
Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Menetapkan,
Pimpinan Sidang

----------------------------- ----------------------------
Ketua Sidang Sekretaris Sidang
Mengesahkan,

Ali Mahfud
Presiden BEM