Anda di halaman 1dari 26

E.

Penutup

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB

1. penyelenggaraan tertib administrasi ini,akan berfungsi

ADMINISTRASI

sebagai mana mestinya,jika seluruh anggota


danpengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan

A. PENDAHULUAN

keras melakukan pedoman ini secara sungguhsa.

1. Latar belakang

ungguh.

Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin

2. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini,


disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

antara lain pada sistem tertib administrasi yang


diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam
upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat
menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di
lingkungan pemerintahan, maka diperlukan adanya
seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang
wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus
agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif
dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna
mencapai tujuan.

52

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan

PENUTUP

gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga


Demikian proposal rencana kegiatan ini kami
untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin
organisasi bagi segenap organisasi bagi

segenap

anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan organisasi

buat dengan harapan kegiatan ini dapat terselenggara


dengan lancar dan mendapat ridha dari Allah SWT.
Terima kasih atas partisipasi semua pihak yang terlibat
dalam kegiatan ini, dan semoga Allah memberikan

secara vertikal.

Oleh karena

itu terbitnya Pedoman

Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu

balasan yang setimpal. Semoga karya dan kretivitas kita


sejalan dengan kehendak dan Ridha Allah SWT.

jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan


Wallaahul Muwaafieq Ilaa Aqwaamith Thaarieq
akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di
lingkungan Pemerintahan dari tingkat Pengurus trtinggi

Wassalamualaikum Wr. Wb.


Bandung, 10 januari 2012

sampai pengurus terkecil Rukun Tetangga.


PANITIA PELATIHAN JURNALISTIK
Ketua Organizing Committee

Sekretaris Organizing Committee

2. Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi

(nama)

(nama)
Mengetahui,
Pengurus (..)

(PPTA)

adalah

serangkaian

aturan

mengenai

UIN SGD Cab. Kota Bandung


Masa khidmat 2011-2012

penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang


meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang
2

()
Ketua

51

berada di bawah naungan kepengurusan Pergerakan

berlaku tunggal untuk

Mahasiswa Islam Indonesia (PMII)komisariat UIN SGD

semua tingkatan organisasi

Pemerintahan secara nasional.

Cab. Kota Bandung.


Sekretariat

3.

Sekretariat : Jl. A.H Nasution 105. Gedung Study Center

Tujuan
a. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan

Lantai II. Kampus UIN Sunan Gunung

pemantauan

Djati Bandung. 14046

administrasi

disemua

tingkatan organisasi pemerintahan.

Contact Person

b. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian

1.

Yudi Rahman (Ketua SEMA-F)

:0857xxxxxxxx

2.

Ade Siti Amanah (Ketua Pelaksana)

: 0857xxxxxxxx

Email dan Blog

pelaksanaan

pada

semafidkom@yahoo.com/www.
semafidkom.blogspot.com (disesuaikan blog yang
dimiliki)

kesekretariatan

disemua

tingkatan

organisasi pemerintahan.
c.

bidang

Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta


menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan
berorganisasi di kalangan anggota.

4. Sasaran
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA)
memiliki sasaran sebagai berikut :

50

a.Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang

No
1
2
3
4
5
6

administrasi yang baru dan berlaku secara nasional.


b. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan
dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan
organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

B. PEDOMAN

PENYELENGGARAAN

Divisi
Divisi Kestari
DivisiAcara
Divisi Humas
Divisi Logistik
Divisi Pubdokak
Divisi Konsumsi
Jumlah

Jumlah

Terbilang; Sembilan Juta Seratus Tujuh Puluh Tiga Ribu

TERTIB

Rupiah

ADMINISTRASI
1. Pedoman Umum
SUMBER DANA
a. Surat

Sumber dana acara ini adalah :

Yang dimaksud dengan surat

didalam pedoman

ini

1.
2.

pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas


kepentingan tersebut.

pihak lain.

(disesuaikan

dengan

instansi

yang

Sumbangan yang tidak mengikat


PENYELENGGARA

1.

Kegiatan ini diselenggarakan Pengurus Pergerakan


Mahasiswa Islam Indonesi (PMII) Komisariat UIN SGD

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan


untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada

Kas

bersangkutan)

adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung

yang khusus diperlukan untuk

Uang

Cab Kota Bandung. masa khidmat 2011 - 2012.


2.

pengurus komisariat kemudian membentuk panitia


pelaksana yang terdiri dari unsur kepengurusan yang

49

Divisi Acara

Divisi Humas

Divisi Logistik

Divisi Pubdokak

Divisi Konsumsi

Macam-macam surat seperti:


Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh
lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan
dengan kelembagaan/organisasi.
Memo adalah catatan singkat yang diketik atau

ESTIMASI DANA
ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok
Divisi Kestari

persoalan kedinasan.

(disesuaikan dengan kebutuhan)


Divisi Acara

(disesuaikan dengan kebutuhan)


Divisi Humas

tentang tugas.
Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan
kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan

(disesuaikan dengan kebutuhan)


Divisi Konsumsi

yang berisi catatan singkat

(disesuaikan dengan kebutuhan)


Divisi Pubdokak

kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau


antarkaryawan setingkat

(disesuaikan dengan kebutuhan)


Divisi Logistik

Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan

singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan

(disesuaikan dengan kebutuhan)

lain yang dikirimkan.

GRAND
TOTAL
48

Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan


sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan

memiliki kemampuan untuk berkiprah di dunia jurnalistik.


Sebagai tindak lanjut dari program ini adalah :
1.

sebagai berikut :

Pemberian layanan pengetahuan serta konsultasi

bagi mahasiswa yang belum terlibat dalam pelatihan

1) Sistematika Surat

tersebut.

Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika

2.

Memfasilitasi mahasiswa untuk dapat berkiprah di

media yang ada di kampuz dan umumnya media-media


sebagai berikut :

yang sudah ada.

(1) Nomor surat, disingkat No.

3.

(2) Lampiran surat, disingkat Lamp.

Memfasilitasi terbentuknya forum diskusi bersama,

terutama dalam kajian komunikasi, culture studies dan


sosial kemasyarakatan.

(3) Perihal surat, disingkat Hal.


(4) Si alamat surat, Kepada Yth dst.

SUSUNAN KEPANITIAAN

(5) Kata pembukaan surat. Assalamualaikum dst.


(6) Kalimat Pengantar, salam silaturrahmi dst.
(7) Maksud surat
(8) Kata penutup, Wallahul Muwaffiq dst,
Wassalamu`alaikum dst.
(9) Tempat dan tanggal pembuatan surat
(10)Nama Pengurus organisasi beserta jabatan.
6

Pelindung

: Allah SWT.

Penanggung Jawab

Steering Comitee

Organizing Comitee

Ketua OC

Sekretaris

Bendahara

Divisi Kestari

:
47

Adalah merupakan rangkaian dari kegiatan

2) Bentuk Surat

Pelatihan Jurnalistik, untuk mengetahui kendala ataupun

Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis

permasalahan selama proses pelatihan berlangsung dan


mengupayakan pemecahaannya. Kegiatan monitoring
akan

dilakukan

oleh

organisasi

pelaksana

dan

koordinator peserta sejak program mulai dilaksanaan

surat khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu


seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata
pembukaan sampai nama penandatangan surat berada

sampai akhir kegiatan minimal satu minggu satu kali.


Sedangkan evaluasi dan follow up pelatihan akan
dilakukan pada saat proses akhir acara pelatihan serta

di tepi yang sama.


3) Jenis Surat

evaluasi akhir berupa praktek untuk program penguatan

Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan

wacana intelektual.
kedalam dua jenis surat, yakni Umum dari Khusus. Surat
RENCANA TINDAK LANJUT
Bagi para peserta yang merupakan utusan dari
setiap kelas

umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai


sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun

dan jurusan yang berada dilingkungan

fakultas dakwah dan komunikasi dari semester satu


sampai semester tujuh dan perwakilan dari delegasi
Hima-J yang berada dibawah naungan SEMA-F Dakwah

eksternal organisasi. Surat khusus adalah jenis surat


yang menyatakan penetapan keputusan organisasi,
produk

normatif

organisasi

dan

landasan

pijak

dan Komunikasi yang tergabung dalam pelatihan


jurnalistik perlu terus ditindak lanjuti agar dapat
mengembangkan diri dalam ruang kebersamaan dan

46

organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam


dua sifat; intern dan ekstern.

4) Kertas Surat

e. Mengunjungi

Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio

instansi atau lembaga-lembaga guna

menjajaga kemungkinan kerjasama dalam diskusi publik


tersebut.

berat 80 gram dan berkop (kepala surat pemerintahan).


Kop berikut amplop berisikan :
(1) Lambang tingkat pemerintahan,

2. Persiapan Sosial
a. Sosialisasi dan pengenalan program menyangkut tujuan,
sasaran program, waktu pelaksanaan, mekanisme
monitoring, jenis kegiatan serta sumber dana program.

(2) Tulisan

berupa tingkat kepengurusan dan alamat

organisasi.

b. Pelatihan ini diadakan untuk membuka wawasan dan


pengetahuan mahasiswa mengenai programatik kerja
diseputar dunia jurnalistik. Selain itu, mahasiswa akan

5) Nomor Surat

mengetahui sampai sejauh mana peran serta media


Seluruh surat resmi organisasi di semua
tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:

massa dalam menciptakanm iklim

demokratisasi di

Indonesia serta perdamaian akan kemajemukan iman


masyarakatnya.

(1) Nomor urut surat.

B. PELAKSANAAN
(2) Tingkat dan periode Kepengurusan.
(3) Jenis surat dan nomor surat.

Pelaksanaan pelatihan Jurnalistik dibagi dalam beberapa


tahap kegiatan yaitu:
1. Studium General, dengan tema Media dan Perubahan.

(4) Penanda tanganan surat.

2. Penyampaian materi pelatihan oleh fasilitator.


(5) Bulan pembuatan surat

3. Praktek lapangan

(6) Tahun pembuatan surat.


C.PELAPORAN, EVALUASI DAN FOLLOW UP

6) Bahasa surat :
8

45

2.

Mengenal Pers Indonesia

3.

Teknik Reportase dan Wawancara

4.

Teknik reka bentuk surat kabar (lay-out)

5.

Teknik Penulisan Feature dan Berita

6.

Teknik Penulisan Artikel dan Resensi

7.

Jurnalistik Photografi

8.

Managemen Pers dan Media Massa

9.

Analisis Teks Media


LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM

(1) Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat


dimengerti artinya oleh penulis surat
(2) Bahasa baku/resmi, yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa
Indonesia
b. Stempel
Stempel resmi organisasi berisi :
(1) Lambang pemerintahan disebelah kiri
(2) Tulisan disebelah kanan terdiri atas :

A. PERSIAPAN

Tingkatan kepengurusan,

a. Pertemuan dan sosialisasi program dengan kelompok

Nama organisasi tingkatan,

sasaran (peserta) untuk membahas tentang rencana

Nama tempat atau daerah,

1. Persiapan Umum

implementasi kegiatan.
b. Pertemuan dan koordinasi dengan relasi kerja sekaligus
menentukan fasilitator pelatihan.

Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan


tinta stempel (stamp-ink) warna hitam.

c. Pemetaan proyeksi program strategis untuk membuka


dan memberikan gambaran kegiatan dan pasca kegiatan.
d. Menyiapkan bahan-bahan untuk pelatihan.

44

c. Buku Agenda

1.

Kegiatan

yang

dilaksanakan

melalui

agenda

ini

merupakan suatu kesempatan atau peluang yang amat

1) Ukuran Buku

berharga. Hal ini


Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat

menampung aspirasi yang berangkat dari mahasiswa

digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan

(bottom-up).
2.

kolom yang diperlukan.

disebabkan, selain akan mampu

Keberhasilan program ini memiliki kontribusi positif dalam


mencetak mahasiswa yang militansi tinggi, terutama

2) Model Buku

dalam bidang komunikasi.

Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat


keluar dan buku agenda surat

masuk, model yang

3.

Keberhasilan program yang dilaksanakan diharapkan


mampu meningkatkan wawasan komunikasi massa
peserta kegiatan, melalui kegiatan jurnalistik yang

digunakan keduanya sebagai berikut :


Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom;

tanggal pembuatan

tanggal pengiriman

Perihal surat

Keterangan

dilaksanakan
Dengan

secara

berkelanjutan

meningkatnya

(sustainebility).

pengetahuan

jurnalistik

mahasiswa, maka diharapkan meningkatkan pula peran


sertanya dalam media komunikasi yang ada .
MATERI
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN JURNALISTIK

Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom

Materi-materi yang akan disajikan dalam pendidikan

Nomor urut penerimaan

dan pelatihan ini meliputi:

Nomor surat

1.
10

General Support; Media dan Perubahan


43

3.

Terbentuknya sebuah media massa yang dikelola oleh


peserta

baik di organisasi,

maupun universitasnya

masing-masing secara profesional dan proporsional.


4.

Tanggal surat;

dan jiwa sosial yang tinggi kepada peserta terhadap

tanggal penerimaan

Terbentuknya suatu komunitas media bersama di antara


organisasi

sebagai

wadah

kekuatan

sosial-politik

organisasi.

dalam

upaya

untuk

menggali

Perihal surat

Keterangan

d. Buku Kas
1) Ukuran Buku Kas

kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.

Menumbuhkembangkan rasa kebersamaan dan saling


memiliki

Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku

Meningkatkan partisipasi Mahasiswa dalam kegiatankegiatan pembentukan kelompok studi komunikasi.

3.

tanggal pembuatan

B. Goal Program :

2.

Alamat surat / pengirim

Memberikan kontribusi riil dalam bentuk intelektualitas


media.

1.

dan

mengembangkan potensi untuk kemajuan diri, organisasi,


masyarakat, serta agama dan bangsa.
C. Out Put Program :
Hasil program yang diharapkan dari diselenggarakannya

2) Model Buku Kas


Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada
semua tingkatan organisasi menggunakan model buku
kas yang terdiri dari atas kolom;

Pendidikan dan Pelatihan Dasar Jurnalistik adalah

(1) Nomor urut penerimaan

sebagai berikut :

(2) Uraian sumber kas


(3) Jumlah uang yang diterima
42

11

(4) Nomor urut pengeluran


(5) Uraian penggunaan kas

3.

AD / ART

4.

Program Kerja Lembaga Pengembangan Pers jurnalistik

(6) Jumlah uang yang dikeluarkan

NAMA, TEMA KEGIATAN SERTA WAKTU DAN

e. Buku Inventaris

TEMPAT

1) Ukuran Buku Infentaris


Nama Kegiatan :
Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

JURNALISTIK

jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang

Tema Kegiatan :Menggiring

Teriakan Teks akan

Perubahan Konteks yang Revolusioner

diperlukan

Waktu
2) Model Buku Inpentaris

: Jam 09.00 s.d Selsei. Tanggal 21-22

Oktober 2011
Tempat

Buku inventarisasi untuk semua tingkatan


organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas

: Pesantren At-Taamur Cinunuk.


TUJUAN KEGIATAN

kolom :

Tujuan kegiatan ini adalah :


A. Tujuan Umum :

(1) Nomor urut.

1.

Media untuk melakukan peningkatan potensi lanjutan

(2) Nama barang.

melalui pemberdayaan (empowerment) peserta dalam

(3) Merk barang.

bidang komunikasi.
2.

(4) Tahun pembelian.

Arena untuk melakukan masifikasi kerja ditingkat


organisasi kemahasiswaan di tingkat universitas.

(5) Jumlah barang


12

41

Dalam

konteks

dunia

kemahasiswaan,

(6) Keadaan barang

khususnya dikalangan aktivis kampuz, kemampuan


berkarya (menulis) merupakan fardlu aen guna mencari
identitas dirinya demi menbangun

peradaban umat

manusia di masa mendatang. Peradaban manusia, dari


sejak jaman dulu hingga sekarang diwariskan hanya
dalam bentuk tulisan. Lewat tulisan peradaban suatu
bangsa akan terkenang, lewat tulisan organisasi
pergerakan akan mengakar kuat.
(di isi oleh organisasi/instansi yang mengadakan
kegiatan) sebagai organisasi . kemahaiswaan
tertinggi di tingkatan universitas, tentu tidak ingin mensiasiakan mahasiswanya untuk terjerumus pada kebiasaan
berpikir yang lebih banyak bersifat oralistik. Hal tersebut
akan mampu diejawantahkan manakala media massa
yang merupakan alat perjuangan organisasi mampu
memenangkan opini publik. Atas dasar itulah Pendidikan
dan Pelatihan Jurnalistik digelar.

2. Pedoman Teknis
a. Surat
1) Sebelum proses

pengetikan surat,sedapat mungkin

membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu


guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam
pengetikan
2) Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat,
maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau
salinannya buat di file atau di arsip
3) Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus
diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung
dalam nomor surat.Pembatasan pada setiap item

kode

atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.


LANDASAN KEGIATAN
1.

Al Quran

2.

Pancasila dan UUD 1945


40

13

Contoh nomor surat

dalam menampilkan fakta-fakta untuk selalu bertindak

Nomor : 016.PRW-IX. 02-007.A-I.01.2002

objektif dalam setiap pemberitaannya.


Dewasa ini informasi merupakan komoditi

016

= Nomor urut surat

primer yang dibutuhkan oleh semua orang, seiring

PRW = kode tingkat Pengurus RW


-IX

= Periode kepengurusan

02

= Jenis surat ekstern

dengan semakin canggihnya teknologi komuniasi,


sehingga lazim dikatakan, peradaban masa sekarang ini
merupakan peradaban masyarakat informasi. Bahkan

-007 = Nomor urut surat jenis tersebut


A-I

= Ditandatangani Ketua dan Sekretaris/

informasi bukan hanya sekedar kebutuhan, melainkan


juga dapat menjadi sumber
informasi

dapat

menjadi

kekuasaan. Teknologi
alat

terpenting

untuk

memanipulasi sekaligus sebagai alat kendali. Dan


B-II = Ditandatangani Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris
01

= Bulan ditetapkannya surat

2012 = Tahun pembuatan surat

memang telah menjadi pendapat umum, Siapa yang


menguasai informasi dialah penguasa dimasa depan.
Mengingat begitu pentingnya informasi, maka
peran jurnalis pun menjadi penting. Merekalah yang

keterangan

memburu berita, meliput berbagai peristiwa dan

(1) Nomor surat : diisi berdasarkan urutan pengeluaran surat


(2) Tingkat

kepengurusan : kode berdasarkan tingkatan

menuliskannya untuk dikonsumsi khalayak umum.


Keterampilan menulis pun pada akhirnya menjadi hasrat
bagi banyak orang. Termasuk menuliskan berita yang

pemerintahan

ada dipikirannya (opini, pandangan) tentang suatu

(3) Jenis Surat dan Nomor urut

masalah.

14

39


Ketua

sekretaris

(nama)

(nama)

Internal khusus,seperti surat keputusan ditandai dengan


kode : 01

Internal Umum,seperti surat-surat biasa selain surat


keputusan, ditandai kode : 02

lampiran

Contoh II

Eksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi


dengan pejabat dll, dipakai kode : 03

Proposal Kegiatan Acara


Term Of Refference
Pendidikan dan Pelatihan Jurnalistik
dan
Menggiring Teriakan Teks akan Perubahan Konteks
yang Revolusioner
DASAR PEMIKIRAN
Pesatnya kemajuan media informasi dewasa ini
cukup memberikan kemajuan yang signifikan. Media

kreativitasnya

dalam

penyampaian

Penguasaan

dasar-dasar

pengetahuan

informasi.

terjun di dunia ini. Keberadaan media tidak lagi sebatas


penyampai informasi yang aktual kepada masyarakat,

adalah

yang

bersifat

Jika penendatangan surat adalah ketua dan sekertaris,


ditandai dengan A-I

Jika penandatangan surat adalah ketua dan wakil


sekertaris, ditandai dengan A-II

Jika penandatanganan surat adalah wakil ketua dan wakil


sekertaris, ditandai dengan B=II

tapi media juga mempunyai tanggung jawab yang berat


38

surat

(4) Penandatanganan Surat

jurnalistik

merupakan modal yang amat penting manakala kita

umum

umum,ditandai dengan kode : 04.

cetak maupun elektronik pun saling bersaing kecepatan


sehingga tidak layak bila si pemburu berita dituntut

Eksternal

15

(5) Bulan Surat

bentuk swadaya, baik berupa uang, tenaga, material dan

Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis

lainnya sebagai wujud partisipasi masyarakat dalam


pembangunan.

dengan angka Arab.

Sedangkan swadaya dalam bentuk tenaga akan

(6) Tahun Surat

diatur oleh masing-masing ketua RT secara bergiliran.

Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya


surat.

H. Penutup
Dengan adanya pembangunan di era reformasi
ini berbagai kebijakan strategis dari pemerintah sangat
dinantikan sebagai salah satu upaya mengatasi dampak
krisis moneter / ekonomi yang sampai saat ini masih
memberangus kehidupan bagi masyarakat pedesaan
khsusnya.
Upaya ini juga sebagai langkah maju masyarakat
dalam memberdayakan usahanya dalam menempuh dan
melanjutkan kehidupan yang seimbang dan selaras untuk
mencapai tujuan yang diharapkan.
Akhirnya semoga proposal yang sederhana ini
dapat menjadikan pertimbangan dan acuan pemerintah
Propinsi Tingkat I .... , pembangunan di masa mendatang
khususnya di pedesaan. Tempat, tanggal bulan tahun

16

37

Contoh Surat

3 Batu Split 0/5 41 m3 Rp. 185.000 Rp. 7.585.000

SENAT MAHASISWA

4 Pasir 35 m3 Rp. 90.000 Rp. 3.150.000

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI

5 Sewa wales & splayer 9 hari Rp. 300.000 per hari Rp.

KBM UIN Sunan Gunung Djati Bandung

2.700.000
6 Operator wales & spalyer 9 hari Rp. 500.000per hari
Rp. 4.500.000

No.
Lamp
Hal

7 Tenaga Tehnis 10 orang Rp. 50.000 Rp. 4.500.000


8 Transportasi Wales PP Rp. 500.000 Rp. 1.000.000
9 Aspal 105 dream Rp. 515.000 per drum Rp.54.075.000
Jumlah Rp.84.510.555
diusahakan dan disediakan oleh masyarakat, sedangkan
No 9 kami memohon bantuan dari pemerintah Propinsi
Tingkat I ...
G. Laporan
Sesuai dengan agenda rapat panitia rehab jalan
Dsn. ...Desa ...Kecamatan...Tahun Anggaran ..., maka
rencana kegiatan yang telah tuangkan dalam program
kerja panitia, maka pelaksanaannya akan dimulai pada

Kepada Yth
Pudek III Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN SGD Bandung
di
Tempat,

Salam silaturahmi teriring doa kami sampaikan semoga


Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam
memperlancar aktifitas keseharian. Amin
Selanjutnya, sehubungan dengan proseses keberlangsungannya kinerja
kepengurusan SEMA-F dakwah dan komunikasi. Dengan ini kami
memberitahukan kepada Bapak/Ibu
bahwa demi tewujud dan
terlaksanakannya frogram-frogram kinerja senat yang menjadi amanat
pada rapat kerja (Raker). Maka dipandang perlu untuk mempersiapkan
segala hal yang akan mendukung suksesnya frogram tersebut, kami
selaku pengurus mengharapkan dukungan dan partisipasinya demi
tewujudnya kinerja SEMA-F yang optimal dan sesuai dengan harapan.
Demikian surat pemberitahuan ini kami buat
kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

atas perhatian dan

Wallahul Muwafieq ilaa Aqwaamith Tharieq


Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh
Bandung, 2 Mei 2011
Mengetahui,

awal bulan ...atau .......ini.


didalam

: 004.SEMA-F-III.AI.004.V.2011
: Satu lembar
: Pemberitahuan

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

Dari jumlah anggaran tersebut Nomor 1 s/d 7

Dan

Sekretariat : Jl. A.H Nasution 105. Gedung Study Center Lantai II. Kampus UIN
Sunan Gunung Djati Bandung. 14046

pelaksanaan

nantinya

akan

melibatkan seluruh lapisan masyarakat dengan berbagai


36

Ketua Umum

Sekretaris Umum

Yudi Rahman

Anggi Afriliani

17

4) Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki


organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.

- Untuk meningkatkan pemberdayaan sumber daya yang


ada dengan dukungan dari pemerintah.
- Sebagai usaha peningkatan kondisi lingkungan yang

5) Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman


pada tata cara penomoran surat
sebagaimana tercantum diatas.

mapan.
- Menumbuhkan rasa kebersamaan dan kegotong
royongan diantara warga masyarakat.
D. Kegiatan

6) Penandatanganan seluruh jenis aurat- surat harus


menggunakan tinta warna hitam.

Pembangunan perbaikan sarana-prasarana infra


setruktur (Perbaikan jalan)
E. Tempat dan Waktu

b. Stempel

Bertempat
(1) Pembubuhan

stempel organisasi pada surat resmi

organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera


ditengah tengah antara dua tandatangan pengurus dan

: ..

Waktu : dari..
sampai./tanggal/bulan./tahun..
F. Perkiraan Anggaran yang di Butuhkan
Bahwa anggaran dan biaya yang dibutuhkan

tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.


(2) Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah
Ketua Umum atau atau Sekretaris Umum.

disamping swadaya masyarakat sebagai konstribusi


dalam

lambang pemerintahan disebelah kiri dan tulisan yang

18

desanya,

disamping

bantuan

pemerintah yang kita harapkan sebagai berikut


No

(3) Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam

membangun
Uraian

Volume

Harga

Satuan

1 Batu Split 2/3 75 m3 Rp. 160.000 Rp.1.200.000


2 Batu Split 40 m3 Rp. 145.000 Rp. 5.800.000

35

Jumlah

- Sebelah Timur :

menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan

- Sebelah Selatan :

ukuran yang serasi dan seimbang.

- Sebelah Barat :
Secara adminstrasi dibagi menjadi ... Dusun dengan ...
RT/... RW, jumlah penduduk ...Jiwa, ... KK.
Adapun letak geografis Desa ... Kec. .... adalah dengan

c. Buku Agenda
(1) Buku

agenda berfungsi untuk mendokumentasikan

seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat

ketinggian : ... DPL.


Sedang jarak Administrasi ke pusat pemerintah adalah :
- Jarak dengan Ibu Kota Kecamatan : ...Km
- Jarak dengan Ibu Kota Kabupaten : .

masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana


mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara
baik setelah dipergunakan.

- Jarak dengan Ibu Kota Propinsi : .


Dengan penghasilan penduduk rata-rata per Kepala
Keluarga .Rp....,- sehingga bisa dikatakan jauh dari hidup
layak, sekaligus merupakan salah satu kendala yang

(2) Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja


kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika
menerima surat dari instansi lain.

dihadapi dalam setiap program kegiatan pembagunan di


(3) Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat,

Desa ...

baik keluar maupun kedalam berjumlah 6 ( enam ) kolom.


C. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan upaya rehab jalan /
pengaspalan adalah :
- Sebagai upaya untuk peningkatan sarana
perekonomian dan perhubungan yang lancar.
34

19

Agenda Surat Keluar

disepakati

untuk

perhubungan
No

No. Surat

Si alamat

Tgl Surat

Hal

surat

Buat

Kirim

Ket

untuk

memprioritaskan

pada

mempercepat

sektor

pertumbuhan

perekonomian dan pendapatan masyarakat.


Adapun sampai dengan saat ini data sarana

perhubungan dan keadaan jalan yang ada di Desa ...

Kecamatan ... sebagai berikut:


1. Jalan Desa sepanjang km, terdiri dari:..
a. Jalan Aspal

Agenda Surat Masuk

- Dalam keadaan baik :km


No

No.

Si alamat

Surat

surat

Buat

Datang

Tgl Surat

Hal

Ket

- Dalam keadaan rusak : .km


b. Jalan makadam : .km
c. Jalan Tanah : ...km
Sedangkan prioritas rehab jalan/pengaspalan tahun ini
adalah

d. Buku kas
3) Seluruh

jenis

kegiatan

yang

berkaitan

dengan

terletak

di

Dusun......

B. Kontek Permasalahan

penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus

Desa ... merupakan salah satu Desa di Kecamatan ...

tercatat dalam buku Kas, terdiri atas:

dengan batas batas sebagai berikut :


- Sebelah Utara : Desa ... Kec. ...

(1) Buku Harian


20

33

7. Laporan:

(2) Neraca Bulanan


(3) Neraca Tahunan

Jelaskan bahwa setelah kegiatan selesai, kita


bersedia

membuat

laporan penyelenggaraan

dan

pertanggungjawaban dalam hal penggunaan dana

4) Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku


Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana

bagian

kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam


Contoh Proposal Pengajuan Bantuan
PERMOHONAN BANTUAN ASPAL
DSN. ... DESA ... KECAMATAN ... KABUPATEN
...TAHUN ...KECAMATAN ...KABUPATEN ...
A. Latar Belakang
Dalam peningkatan sarana/prasarana di Desa

penjumlahan uang disebut saldo.


5) Pengurus

yang

berwenang

menyimpan

dan

mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil


bendahara,

pada

setiap

jenjang

kepengurusan

organisasi.

secara kualitas telah banyak ditempuh berbagai

Contoh :

terobosan maupun cara dari seluruh partisipasi segenap

Buku Harian

lapisan masyarakat dengan memanfaatkan segala


sumber daya yang tersedia. Hal tersebut dimaksud

No

Uraian

Jumlah

No

sebagai salah satu upaya untuk menuju suatu Desa yang


lebih berkembang ke arah perbaikan dan keberhasilan.
Maka, sejalan dari hasil musyawarah mufakat
Desa dari berbagai elemen masyarakat yang ada, di
dalam usaha pembangunan Desa di tahun ..., dimana
32

21

Uraian

Jumlah

Neraca Bulanan

No

Uraian

3. Maksud dan Tujuan:

Jumlah

No

Uraian

Maksud dan Tujuan Jelaskan maksud dan tujuan

Jumlah

kegiatan yang akan kita selenggarakan. Rumuskan


tujuan secara tegas dan jelas.
4. Kegiatan:
kegiatan Jelaskan secara singkat bentuk dan
Neraca Tahunan

No

Uraian

kegiatan-kegiatan yang akan kita selenggarakan.


Jumlah

No

Uraian

Jumlah

5. Tempat dan Waktu:


Tempat dan waktu Cantumkan di mana dan
kapan kegiatan-kegiatan tersebut akan kita laksanakan.
6. Perkiraan Anggaran yang dibutuhkan :

6) Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, kecuali


dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan

Secara

kasar

cantumkan

dibutuhkan

kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian


barang-barang untuk kepentingan organisasi.

22

31

perkiraan

dana

yang

Berikut ini beberapa butir yang perlu anda cantumkan


dalam surat pengantar permohonan bantuan

e. Buku Inventarisasi
(1) Buku inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh

dana/sponsor :
kekayaan atau barang-barang milik organisasi,agar
1. Latar belakang:

mudah

Latar belakang Perkenalkan dan jelaskan siapa


kita

(lembaga/organisasi/kelompok:

visi

dan

misi)

kegiatan-kegiatan kita, pengalaman dan kemampuan kita


(ini penting untuk mendapatkan kepercayaan misalnya
menyebutkan

bahwa

kita

pernah

mendapatkan

kepercayaan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan


tertentu, lembaga/organisasi pernah diaudit oleh lembaga
yang berbobot, penghargaan-penghargaan yang pernah

melakukan

pemeliharaan,

perawatan

dan

pemantauan terhadap barang-barang tersebut,


(2) sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa
bakti kepengurusan.
Model buku inventarisasi untuk semua tingkatan
organisasi dibuat dengan 7 kolom, seperti berikut ini :
No

Nama

Thn

Barang

Pembuatan

Merk

Jumlah

Keadaan

Keterangan

diperoleh), keterbatasan kita khususnya yang berkaitan


1

dengan dana.
2. Konteks permasalahan:
Kontek permasalahan Jelaskan dalam rangka
apa kita mengajukan permohonan bantuan dana, apa
makna atau manfaat dari kegiatan yang kita ajukan untuk
didanai/sponsori (dampaknya bagi masyarakat, pemberi
dana dan bagi kita /lembaga/organisasi)
30

(3) Pengurus
melakukan

yang berwenang untuk menyimpan dan


inventarisasi

adalah

sekjen/sekretaris

Umum/sekretaris disemua tingkatan organisasi.


23

f.

Papan Nama

Catatan : laporan pertanggung jawaban seperti dibuat

(1) Papan nama organisasi dipasang dengan seizin pihak yang


berwenang dinding atau halaman muka kantor sekretariat atau
ditempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat
organisasi.

diatas akan lebih merincikan atau

mentransparasikan

penegeluaran dengan semendetail mungkin.


D. Kerangka Pembuatan Proposal
Pendahuluan

(2) Pembuatan papan nama organisasi dan pemasangannya

Perlu dicatat bahwa setiap lembaga donor atau

harus memperhatikan ketentuan yang berlaku.

perusahaan mempunyai format penyusunan proposal


tersendiri. Akan lebih praktis dan strategis bila kita

g. Kartu Tanda Anggota


(1) KTA

menuliskan surat pengantar (satu atau dua halaman)

diberikan setelah dibaiat/dilantik

sebagai anggota/

pengurus..

yang berisikan garis besar/kerangka umum proposal.


Dalam surat tersebut jelaskan kita akan mengirim

(2) KTA digunakan dalam acara-acara resmi organisasi apabila


dibutuhkan misalnya seperti

kumpulan resmi

dan lain

sebagainya untuk menjadi tanda pengenal bahwa ia benar-

proposal

lengkap

donor/sponsor,

sesuai

format

dari

lembaga

dan tanyakan kesediaan lembaga

donor/sponsor untuk mengadakan pertemuan dengan


anda untuk membahas (presentasi) proposal anda.

benar anggota.

Jangan

Sistematika Pembuatan

lembaga/organisasi/kelompok anda dan alamat serta

Bagian belakang

nama penghubung (kalau punya kartu nama, lampirkan

Nomor

Nama

lupa

melampirkan

juga)

24

29

profil

TGL

URAIAN

NO.

KRE

PPN

PPH

JUM

BUKTI

DIT

10%

1,5%

LAH

ATK

Pubdokak

Konsumsi

O
1

Tempat Tanggal Lahir

Alamat Rumah

Tempat dan tanggal Pembuatan

Tanda Tangan dan nama terang pemegang KTA

Tanda Tangan dan nama terang kelurahan (berdasarkan

.
2
.
3
.
4

Transpot

instansi yang bersangkutan)

Catatan :

Stempel

kelurahan

(atau

berdasarkan

instansi

bersangkutan)

Yang terpenting dalam hal ini adalah setiap bentuk

Bagian depan

pengeluaran yang tercangkup oleh salaha satu, ATK,

Pubdokak, konsumsi, Transport harus disertai dengan


bon-nya secara terinci pula.

Kop dan logo Yang bersangkutan (sesuai dengan instansi


yang bersangkutan)

Tanda tangan dan nama terang ketua umum (sesuai dengan


tingkatan instansi yang bersangkutan)

Laporan pertanggung jawaban bisa lebih terperinci

Pas photo ukuran 2 x 3 disebelah kanan

dengan model tabel seperti dibawah ini.

Stempel (stempel insatansi yang bersangkutan)

No

Keterang
an

NO.BON/
KWITANSI

Tanggal

Debit
(Rp.)

Kredit
(Rp.)

Saldo
(Rp.)

1.
2.
3.
4.

28

yang

25

C. Pedoman Laporan pertanggung Jawaban (LPJ)


(3) Bentuk

Laporang pertanggung jawaban adalah sebuah

Ditulis dengan block style yaitu bentuk

ketikan yang

seluruhnya mulai dari nomor sampai nama penanda tangan

pertanggung jaaban pengurus baik dihadapan instansi


ataupun berhadapan langsung dengan masyarakat atau

berada ditepi yang sama.

dihadapakan

(4) Kertas

Kertas KTA berwarna dasar disesuaikan dengan kebutuhan.

(5) Nomor

bersangkutan.

kepada

anggota

Laporan

organisasi

pertanggung

yang

Jawaban

merupakan sebuah transparansi/ sikap keterbukaan


Nomor urut disesuaikan dengan kebutuhan, dan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku. bulan penerbitan,


dan tahun penerbitan KTA.

memeparkan segala hal yang telah dikerjakan kalau


kegiatan, dan tarnsparansi penggunaan dana dalam segi
pengeluaran keuangan.

(6) Ukuran
Panjang 6 cm dan lebar 4 cm (atau disesuaikan dengan
keperluan dan ketentuan yang berlaku).

Laporan pertanggung jawaban ini harus mudah


dipengerti dan dipahami secara mendetail oleh yang
melihatnya.

(7) Tulisan
Menggunakan font Times New Roman diseluruh bagian KTA,
atau sesuai keperluan dan ketentuan yang berlaku.

Contoh laporan pertanggung jawaban


DAFTAR REKAPITULASI PENGUNAAN
DANA KEGIATAN SEMINAR NASIONAL
KEBANGSAAN
SEMA-F DAKWAH DAN KOMUNIKASI

26

27