ADMINISTRASI

Oleh
Syarif Hidayat

Di sampaikan pada Latihan Kepemimpinan Manajemen

Mahasiswa Tingkat Dasar (LKMM-TD)
Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Pekalongan
 Biodata
Nama : Syarif Hidayat
Alamat : Ds.Karanggondang, Kec.Karanganyar, Kab.Pekalongan
No hp : 085226186031
E-mail : syarif2396@gmail.com
Pendidikan
1. SD : SDN Karanggondang
2. SMP : MTs Ma’arif Karanganyar
3. SMA : SMK Muhammadiyah Karanganyar
4. PT : Kesehatan Masyarakat Universitas Pekalongan
Pengalama organisasi
1. HMKM (Bedahara)
2. SEMA FIK (Sekretaris) masih menjabat
 Pandangan Umum
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi :
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-
mengetikm agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama

antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan
memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan
berhasil guna.
 Administrasi Kesekertariatan
A. Pengertian :
Proses pelaksanaan rangkaian kegiatan untuk mengatur pekerjaan perkantoran dan
tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran tujuan organisasi.
B. Prinsip admnistrasi kesekretariatan:
1/.sederhana 2/. Jelas 3/. Fleksibel. 4/. Satu kesatuan/komando 5/. Praktis
C. Tujuan:
1/. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern
maupun ekstern.
2/. Mengamankan rahasia organisasi.
3/. Mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi menajemen.
D. Fungsi:
1/. Merumuskan dan mencatat kegiatan-kegiatan manajemen. Hasil pencatatan
digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi.
2/. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
3/. Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sekretaris
orang yang menjalankan atau mengerjakan atau mengerjakan
tugas-tugas kesekretariatan dalam suatu organisasi.

Peran sekretaris
Peranan sekretaris melakukan aktivitas penunjang terhadap
satuan organisasi untuk memperlancar aktivitas pokoknya,
sehingga dapat memperlancar dalam usaha mencapai tujuan
utama.
Fungsi Utama Sekretaris
 Mengelola dokumen dan surat menyurat
 Mempersiapkan rapat
 Penunggu kesekretariatan
 Membuat agenda rapat
 Mengarsip notulen rapat dan surat menyurat
 Pengelola informasi
 Pengelola komunikasi
 Membuat proposal dan LPJ kegiatan
Cara membuat proposal, LPJ dan surat
menyurat
 Proposal
Proposal adalah suatu rancangan kegiatan yang akan berlangsung
dalam bentuk tulisan dengan sistematis dan terperinci, proposal
dibuat untuk memdapatkan persetujuan pihak lain, bisa juga
dibuat untuk permohonan dana bantuan yang nantinya akan ada
kerja sama antara pihak yang mengajukan proposal dan piha yang
memberi bantuan.
 Kerangka Proposal
 PENDAHULUAN
 Lembar Pengesahan
 Latar Belakang
 Tujuan
 Landasan kegiatan
 RENCANA KEGIATAN
 Nama Kegiatan
 Tema Kegiatan
 Target/Sasaran Kegiatan
 Waktu dan Tempat
 Susunan Kepanitiaan
 Anggaran Dana
 Susunan Acara
 PENUTUP
 Latar Belakang

Pokok-pokok pemikiran akan perlunya melaksanakan

kegiatan yang diusulkan
 Tujuan

Menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan

dilakukan
 Jenis kegiatan

Sama dengan nama kegiatan atau berupa serangkaian

kegiatan
 Tema Kegiatan

Inti-inti (menggambarkan Kegiatan)

 Target/Sasaran

Peserta yang akan diikutsertakan

 Waktu dan Tempat
 Harus ditulis dengan jelas
 Susunan Kepanitiaan
 Penyusun harus mempertimbangkan dan menyeleksi kualifikasi dan
kredibilitas personel yang dimasukkan dalam kepanitiaan.
 Penyusun harus merinci kebutuhan tenaga yang dibutuhkan dan
memperhatikan kredibelitas personel.
 Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya kegiatan yang diusulkan
 Susunan acara
 Harus jelas dan terperinci
 Anggaran Biaya
 Logis dan realistis. Keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran
 Penutup
 Menekankan bahwa proposal diajukan dengan sungguh-sungguh
 Laporan Pertanggung Jawaban
(LPJ)
LPJ adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan
laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit
organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.

Adapun fungsi dari Laporan pertanggungjawaban adalah sebagai bahan evaluasi

terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai
dari kegiatantersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan
pertimbangan bagiperbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan
kegiatan pada masayang akan datang.
Kerangka LPJ

 I. Latar Belakang
 II. Tema
 III. Tujuan Kegiatan
 IV.Sasaran
 V. Pelaksanaan (terlampir)
 VI. Struktur Panitia (terlampir)
 VII. Alokasi Anggaran (terlampir)
 VIII. Jadwal Kegiatan (terlampir)
 IX. Hasil Kegiatan
 X. Evaluasi
 XI. Rekomendasi
 XII. Penutup
 Surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan
pada kertas oleh suatu pihak kepada pihak lain,
baik perorangan maupun organisasi.
 MAKSUD
Menyampaikan Informasi (Salah Satu Bentuk Komunikasi)
 SYARAT
• Penulis surat
• Tujuan surat/lembaga
• Isi surat jelas maksudnya
• Legalitas
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
• KEPALA SURAT (KOP SURAT)
• PEMBUKA SURAT (Nomor, Lampiran, Hal, Penanggalan, Alamat
Tujuan)
• ISI SURAT (Pendahuluan, Isi Pokok, Kalimat Penutup)
• PENUTUP SURAT (Nama Jabatan & Pejabat Penandatangan, NIP/NIM,
Cap/Stempel, Tembusan)
 AMPLOP SURAT
 STEMPEL
 Praktik

Bentuklah beberapa kelompok dan buatlah contoh

surat sesuai materi yang telah di sampaikan
ありがとう
Arigatō