By : aarizal46@yahoo.

com

PEDOMAN
PENYELENGGARA
ADMINISTRASI

PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)

Diterbitkan Oleh :
SEKRETARIAT JENDERAL
PENGURUS BESAR PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)

Sekretariat : Jl. Menteng Raya no. 58 Jakarta Pusat 10340

Telp./Fax. 021-3153572
Web site : www.pelajar-islam.or.id. E-mail: pbpiiku@yahoo.com

1
 BAB I
PENGANTAR ADMINISTRASI

Tujuan Pelajar Islam Indonesia (PII) sebagaimana disebutkan dalam Anggaran Dasar PII Bab V Pasal
5 adalah "Kesempurnaan pendidikan dan kebudayaan yang sesuai dengan ajaran Islam bagi segenap
rakyat Indonesia dan umat manusia." Tujuan ini bersifat never ending goal (tidak akan pernah
berakhir). Kesempurnaan merupakan hal yang tidak akan didapatkan di dunia ini, sehingga proses
menuju kesempumaan adalah perubahan yang tidak akan pernah berakhir. Sekalipun demikian, tidak
berarti PII organisasi yang utopis. Karena perkembangan proses penyempumaan masih dapat dinilai
dari waktu ke waktu. Demikian pula dengan bidang pendidikan dan kebudayaan yang menjadi fokus
perhatian PII.
Usaha yang dilakukan PII untuk mencapai tujuan tersebut d inyatakan dalam Anggaran Dasar Bab VI
pasal 6 yaitu:
1. Mendidik anggotanya untuk menjadi orang yang bertaqwa kepada Allah SWT.
2. Mengembangkan kecerdasan, kreatifitas, ketram pilan, minat dan bakat anggotanya.
3. Mendidik anggotanya untuk memiliki dan memelihara j iwa independen/mandiri dan kesanggupan
berdiri sendiri tanpa tergantung kepada orang lain.
4. Membina mental dan menumbuhkan apresiasi keilmuan serta kebudayaan yang sesuai dengan Islam
bagi anggotanya selaras dengan Islam.
5. Membantu dalam pemenuhan minat dan kebutuhan, serta mengatasi problematika pelajar.
6. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan anggota untuk memahami, mengkaji,
mengapresiasi, melaksanakan ajaran serta tuntunan Islam dalam kehidupan pribadi, keluarga dan
masyarakat.
7. Mencetak kader-kader pemimpin yang memiliki pandangan hidup Islami, keluasan pandangan
dunia global dan berkepribadian muslim dalam segala bidang kehidupan.
8. Menyelenggarakan kegiatan sosial untuk kepentingan Islam dan umat Islam, serta umat manusia
pada umumnya.
9. Membina anggota menjadi pribadi-pribadi yang tangguh dan cakap dalam mengelola arus informasi
global tersebut yang tidak sesuai dengan ajaran Islam
10. Menumbuhkembangkan semangat dan kemampuan anggota untuk menguasai, mamanfaatkan serta
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan d an teknologi bagi kesejahteraan umat manusia.
Dengan demikian semua kegiatan yang diselenggarakan PII harus memenuhi salah satu atau beberapa
kriteria tersebut. Untuk itu maka diperlukan penataan dalam prosedur perencanaan, pelaksanaan
maupun pelaporan dari setiap kegiatan yang dilaksanakan. Bentuk penataan itu sendiri juga harus
mencerminkan tujuan PII, sehingga baik secara filosofis maupun teknis harus memiliki muatan nilai -
nilai Islam. Untuk keperluan tersebut maka disusunlah PEDOMAN PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PII.

A. Ruang Lingkup
Pedoman Penyelenggaraan Administrasi PII menata kegiatan -kegiatan yang ada baik yang bersifat
rutin maupun insidentil, agar setiap kegiatan yang diselenggarakan lebih mendekatkan pada
pencapaian tujuan. Secara garis besar persoalan yang ditata itu berkaitan dengan :
1. Keterlibatan seseorang (anggota, pengurus, simpatisan, pejabat, tokoh masyarakat maupun
masyarakat pada umumnya) dalam penyelenggaraan kegiatan di PII.
2. Prosedur dan etika penyelenggaraan kegiatan di PII.
3. Tata aturan penggunaan atribut PII.
B. Metode Penyusunan
Pedoman Penyelenggaraan Administrasi PII ini disusun dengan menggunakan berbagai sumber,
produk peraturan (konvensional maupun konstitusional) yang pernah ada di PII (baik di tingkat
nasional maupun wilayah), literatur- literatur yang berkaitan dengan masalah administrasi,
kesekretariatan, manajemen dan keorganisasian, serta melalui pembicaraan dengan berbagai pihak
yang dipandang memahami persoalan administrasi khususnya di PII. Literatur ilmiah digunakan
untuk memperkaya landasan teoritis agar peraturan yang dibuat memiliki dasar teori yang kokoh

2
 dan jelas. Penyebutan sumber dalam kutipan tidak dilakukan pada tiap kutipan karena
pertimbangan efisiensi halaman.
Untuk yang bersifat teknis, rujukan yang digu nakan adalah peraturan konvensional maupun
konstitusional. Bila terdapat perbedaan maka dipil ih yang memiliki landasan yang lebih logis
untuk dilaksanakan. Mengingat Pedoman Penyelenggaraan Administrasi PII berkaitan erat dengan
konstitusi yang ada, maka s ecara otomatis bila terjadi perubahan konstitusi PII, maka PPA ini
juga akan direvisi.

C. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam pemahaman dan pelaksanaannya, Pedoman Penyelenggaraan
Administrasi PII ini disusun dalam 6 (enam) bab dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I Pengantar Administrasi
Menjelaskan tujuan penyusunan Pedoman Penyelenggaraan Administrasi PII, ruang lingkup,
metode penyusunan, sistematika penulisan, pengertian administrasi dan ajaran Islam yang
berkaitan.
BAB II Penyelenggara Administrasi
Menguraikan tugas dan fungsi penyelenggara administrasi yang bersifat praktis di PII, yaitu
sekretaris dan bendahara, persyaratan -persyaratan yang harus dimilikinya dan penjenjangan
jabatannya.
BAB III Penyelenggaraan Administrasi Praktis
Menguraikan prosedur penyelenggaraan administrasi praktis yang menyangkut kesekretariatan,
komunikasi dan keuangan.
BAB IV Etika Protokoler
Menguraikan tata aturan penyelenggaraan acara resmi, dari persiapan, pelaksanaan sampai
pelaporannya.
BAB V Kelengkapan Organisasi
Menjelaskan berbagai kelengkapan organisasi PII berikut tata cara penggunaannya.
BAB VI Seragam dan Atribut B rigade
Menguraikan ketentuan seragam dan atribut yang digunakan oleh Brigade PII.
BAB VII Pedoman Penyelenggaraan Administrasi PI I Wati
Menguraikan ketentuan penyelenggaraan administrasi PII Wati
Lampiran
Membedakan informasi-informasi yang diperlukan dalam kaitannya dengan penyelenggaraan
administrasi PII, meliputi : Lagu -lagu PII, dan Contoh-contoh.

D. Pengertian Administrasi
Pembicaraan tentang administrasi tidak dapat dipisahkan dengan pembicaraan tentang organisasi.
Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai "Setiap bentuk persekutuan antara dua orang
atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam r angka pencapaian sesuatu
tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut
atasan dan seseorang/sekelompok orang yang disebut bawahan.
Dari pengertian tersebut nampak ada empat unsur dalam organisasi, yaitu :
1. Adanya sekelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
2. Adanya ikatan formal.
3. Adanya tujuan yang akan dicapai.
4. Adanya kegiatan kerja sama dan proses untuk mencapai tujuan.

Agar apa yang menjadi tujuan dapat dicapai maka diperlukan penat aan terhadap keempat unsur
tersebut. Segenap rangkaian penataan di dalam usaha kerja sama tersebut dapat dikemukakan
dengan satu istilah yang disebut administrasi. Istilah administrasi sendiri berasal dari bahasa
Yunani, yaitu administrate yang dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani dan atau
memenuhi. Ada beberapa pengertian tentang istilah administrasi yang diberikan oleh para pakar
administrasi, di antaranya adalah :

3
 1. Menurut rumusan D. White, "Administrasi adalah suatu proses yang biasanya t erdapat pada
semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta, sipil atau militer baik secara
besar-besaran ataupun kecil-kecilan.
2. Sedangkan Herbert A. Simon menjelaskan, "Dalam pengertian yang terluas, administrasi
dapat dirumuskan sebagai ke giatan dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan bersama.”
3. Sondang P. Siagian mendefinisikan administrasi dengan, "Keseluruhan proses kerja sama
antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas asas rasionalitas tertentu untu k
mencapai tujuan.”
4. The Liang Gie memberikan definisi administrasi adalah, "Segenap proses penyelenggaraan
dalam setiap usaha kerja sama sekelampok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.”
Dari berapa pengertian di atas tampak memiliki persamaan tentang administrasi, yaitu :
1. Administrasi merupakan suatu proses kerja sama.
2. Proses kerja sama tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional.
3. Kerja sama tersebut dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Sehingga Miftah Thoha selanjutn ya memberikan pengertian administrasi sebagai berikut,
“Administrasi adalah proses kegiatan penataan usaha kerja sama sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu." (Thoha, 1983). Pengertian administrasi inilah yang selanjutnya akan
digunakan dalam Pedoman Penyelenggaraan Administrasi PII.

E. Unsur-Unsur Administrasi
Unsur adalah bagian dari suatu kebulatan yang jika tidak ada akan menyebabkan kurangnya
kebulatan tersebut. Administrasi sebagai sebuah proses penataan meliputi berbagai macam
aktifitas yang menjadi unsur pendukungnya. Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gadjah
Mada (BPAUGM) membagi unsur administrasi menjadi delapan bagian, yaitu pengorganisasian,
manajemen, komunikasi, kepegawaian (sumber daya manusia), keuangan, perbekalan (logistik ),
tata usaha dan hubungan masyarakat.
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan unsur administrasi yang menunjukkan adanya suatu proses
penataan, pengaturan, penyusunan dan pembagian kerja dari usaha kerja sama. Aktifitas
yang termasuk dalam rangkai an pengorganisasian meliputi :

a) Penyusunan bentuk dan pola usaha kerja sama.

b) Penggolongan tindakan yang harus dilakukan satuan kerja tertentu.
c) Penentuan tugas pekerjaan orang -orang yang tergantung dalam usaha kerja sama
tersebut.
d) Pembagian wewenang masing-masing pelaksana.
e) Penentuan jalinan hubungan kerja di antara orang -orang yang bekerja sama.

2. Manajemen
Istilah manajemen sering dikacaukan dengan istilah administrasi. Jika ditinjau dari asal
bahasanya, keduanya sama -sama berasal dari Bahasa Yunani, manajemen dari kata
maneggiare sedangkan administrasi dari kata administrate. Perbedaan penggunaan kata
keduanya dulu adalah dalam hal tempat. Maneggiare merupakan bahasa kasar untuk
menyebut usaha mengenai atau memimpin orang -orang pinggiran. Sedangkan administrate
merupakan bahasa yang lebih halus untuk menyebutkan hal yang sama bagi kaum ningrat,
negarawan dan politisi.
Dalam perkembangannya perbedaan kedua istilah atas dasar tempat tersebut kemudian
menjadi tidak jelas. Oleh Fremont E. Kast dan James E. Rosenzweig perbedaan penggunaan
kedua istilah tersebut dikaitkan dengan sifat organisasinya. Untuk organisasi non-profit atau
dalam hubungannya dengan pemerintahan digunakan istilah administrasi. Sedangkan untuk
kegiatan perusahaan atau o rganisasi profit digunakan istilah manajemen. Meskipun demikian
pembedaan ini juga masih menimbulkan kerancuan. Pada prinsipnya perbedaannya adalah
dalam pengertian. Jika administrasi adalah proses kegiatan penataan usaha kerja sama

4
 sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu , maka manajemen adalah aktifitas
menggerakkan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok
orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Thoha, 1983). Fasilitas di sini
meliputi peralatan, benda-benda, ruang tempat kerja, waktu, metode kerja dan harta
organisasi lainnya yang dapat mempermudah pelaksanaan kerja sama hingga bisa mencapai
tujuan tertentu tersebut.
Menurut Henry Fayol aktifitas manajemen meliputi perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pemberian perintah (commanding), pengkoordinasian
(coordinating) dan pengawasan (controlling). Dalam kaitannya dengan kegiatan penataan
maka harus ada kejelasan antara lain tentang :
a) Siapa yang berwenang membuat dan bagaimana b entuk perencanaannya.
b) Siapa yang mengkoordinasikan dan bagaimana prosedurnya.
c) Siapa yang melaksanakan dan bagaimana teknis pelaksanaannya.
d) Siapa yang melakukan pengawasan dan bagaimana bentuk -bentuk pengawasannya.
e) Siapa yang berwenang mengambil keputusan atas masalah yang timbul dan bagaimana
prosedurnya.

3. Komunikasi
Komunikasi pada dasarnya adalah "suatu proses pemberitahuan mengenai suatu keterangan
dari sumber keterangan kepada penerima keterangan yang memungkinkan keduanya dapat
berpartisipasi bersama."

Jika dikaitkan dengan administrasi menjadi komunikasi administrasi, memberikan makna

"proses penyampaian berita yang terjadi dalam suatu organisasi tertentu (suatu komunikasi
yang terjadi dalam proses kerja sama sekelompok orang untuk me ncapai tujuan tertentu)".
(Thoha, 1983). Komunikasi semacam ini dapat dibedakan menjadi komunikasi tertulis dan
komunikasi lisan.
Penataan dalam komunikasi meliputi :
a) Prosedur dan peralatan yang dapat digunakan untuk berkomunikasi antar pihak -pihak
yang bekerja sama.
b) Bentuk dan jenis komunikasi yang dapat dilaksanakan.

4. Sumber Daya Manusia

Yaitu kegiatan yang menangani persoalan tenaga kerja manusia. Penataan dalam masalah
SDM merupakan masalah yang tidak boleh diabaikan, karena keberhasilan suatu organ isasi
dalam mencapai tujuannya banyak dipengaruhi oleh kualitas SDM dari organisasi tersebut.
Untuk itu diperlukan pengaturan dan penataan dalam hal :
a) Kualifikasi seseorang untuk bisa menempati suatu posisi tertentu dalam organisasi.
b) Tugas dan wewenang serta fungsi dan tanggung jawab yang jelas dari setiap jabatan yang
ada.
c) Pentahapan karir yang jelas bagi setiap anggota organisasi sejak dari jabatan yang
terendah sampai yang paling tinggi.
d) Peraturan yang jelas tentang kemungkinan adanya pemberh entian jabatan seseorang
sebelum masa jabatannya berakhir.
5. Keuangan
Dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang, uang merupakan salah satu unsur yang
dapat membantu tercapainya tujuan. Tanpa uang hampir dikatakan sulit sesuatu dapat
dicapai. Karena itu uang atau biaya yang dinyatakan uang juga perlu ditata dan dikelola
dengan baik. Penataan, pengaturan dan pengelolaannya meliputi :
a) Penentuan dari mana sumber biaya (uang) diperoleh.
b) Prosedur pengelolaannya agar bisa memberi manfaat bagi organisa si.
c) Prosedur penggunaannya bagi segenap unsur organisasi dan cara mempertanggung -
jawabkannya secara sah dan efisien.

5
 6. Perbekalan
Sering juga disebut perlengkapan, peralatan atau logistik. Yakni proses yang berkenaan
dengan penentuan tentang apa dan b erapa barang yang diperlukan, bagaimana pengadaan,
pemakaian, pemeliharaan, penyimpanannya, sampai kapan saatnya harus disingkirkan.
Penataan yang berkaitan dengan perbekalan meliputi :
a) Bagaimana menyediakan barang yang dibutuhkan supaya pemakaiannya d apat terpenuhi
dengan baik dan tidak mengalami banyak hambatan.
b) Bagaimana penggunaan barang secara sah dan efisien.
c) Bagaimana pertanggungjawaban pemakaian dan penghapusannya jika sudah tidak
digunakan lagi.

7. Tata Usaha
Jika ditinjau dari aktifitas pokoknya, maka tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan
pencatatan dan penyusunan keterangan -keterangan sehingga dapat dipergunakan secara
langsung sebagai informasi bagi siapa saja yang membutuhkan. Pada intinya tata usaha
terdiri dari enam pola kegi atan yaitu :
a) Menghimpun, yaitu mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
dibutuhkan.
b) Mencatat, yaitu menuliskan (dengan berbagai peralatan tulis) keterangan -keterangan
yang diperlukan hingga siap dibaca, dikirim atau disimpan. Dalam teknologi yang
semakin maju kegiatan lain yang bisa juga dimasukkan dalam kegiatan ini adalah
marekam (dengan tape maupun video) dan mengambil gambarnya dengan kamera.
c) Mengolah, yaitu mengelola keterangan -keterangan yang ada dan menyajikannya ke dalam
bentuk yang lebih berguna.
d) Menggandakan, yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan peralatan sejumlah yang
dibutuhkan.
e) Mengirim, yaitu menyampaikan sesuatu dengan berbagai cara dan peralatan dari satu
pihak ke pihak lain.
f) Menyimpan, yaitu menaruh semua barang milik organisasi dengan berbagai cara di
tempat tertentu.
Keenam kegiatan ini tidak selalu harus berurutan, tapi dapat berdiri sendiri dan berlangsung
sendiri-sendiri. Dapat juga dalam satu rangkaian beberapa atau seluruh kegiatan tersebut .

8. Hubungan Masyarakat
Termasuk juga dalam upaya penataan adalah bagaimana menjaga dan menjalin hubungan
antara suatu organisasi dengan organisasi lainnya. Karena seperti halnya manusia, organisasi
juga tidak dapat hidup sendiri, melainkan membutuhkan k erja sama dengan organisasi lain.
Hubungan yang baik ini dapat merupakan perwakilan dari suatu organisasi ke dalam
organisasi yang lain. Penataan yang berkaitan dengan humas meliputi :
a) Pihak mana saja yang bisa dan boleh dihubungi dan bekerja sama deng an organisasi.
b) Bagaimana prosedur yang sah dan efisien untuk melakukan hubungan tersebut.

F. Ajaran Islam Berkaitan dengan Administrasi

"Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak secara tunai untuk waktu yang
ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu
menuliskannya dengan benar. Dan janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah telah
mengajarkannya, maka hendaklah ia menulis, dan hendaklah orang yang berhutang itu mengimlakkan
(apa yang akan ditulis itu), dan hendaklah ia bertaqwa kepada Allah Tuhannya, dan janganlah ia
mengurangi sedikitpun daripada hutangnya. Jika yang berhutang orang yang lemah akalnya atau lemah
(keadaannya) atau ia sendiri tidak mampu mengimlakkannya, maka he ndaklah walinya
mengimlakkan dengan jujur. Dan persaksikanlah dengan dua orang saksi dari orang laki -laki
(diantaramu). Jika tidak ada dua orang lelaki, maka (boleh) seorang lelaki dan dua orang perempuan
dari saksi-saksi yang kamu ridhai, supaya jika seo rang lupa maka seorang lagi mengingatkannya.
Janganlah saksi-saksi itu enggan (memberikan keterangan) apabila mereka dipanggil dan janganlah

6
kamu jemu menulis hutang itu, baik kecil maupun besar sampai batas waktu membayarnya. Yang
demikian itu, lebih adil di sisi Allah dan lebih dapat menguatkan persaksian dan lebih dekat kepada
tidak (menimbulkan) keraguanmu. (Tulislah mu'amalahmu itu), kecuali jika mu'amalah itu
perdagangan tunai yang kamu jalankan di antara kamu, maka tak ada dosa bagi kamu, (jika) kamu
tidak menulisnya. Dan persaksikanlah apabila kamu berjual beli dan janganlah penulis dan saksi
saling sulit-menyulitkan. Jika kamu lakukan (yang demikian), maka sesungguhnya hal itu adalah
suatu kefasikan pada dirimu. Dan bertaqwalah kepada Allah; Allah m engajarmu dan Allah Maha
Mengetahui segala sesuatu." (QS.Al-Baqarah 282)
Jika merujuk pada pengertian administrasi menurut Miftah Thoha, maka ayat di atas
merupakan landasan syar’i yang kuat bagi penyelenggaraan administrasi dalam organisasi,
meskipun muatan ayat tersebut masalah hutang piutang. Karena bagaimanapun juga hutang
piutang merupakan salah satu bentuk kerja sama dari sekelompok orang secara rasional untuk
mencapai suatu tujuan tertentu yang prosesnya perlu diatur, sehingga hutang piutang juga
membutuhkan adanya penyelenggaraan administrasi.
Berpijak pada ayat tersebut yang mewajibkan adanya penyelenggaraan administrasi dalam
masalah hutang piutang, maka dapat diambil kesimpulan bahwa penyelenggaraan administrasi
dalam organisasi juga wajib. Perintah untuk penyelenggaraan administrasi yang tertib dalam Islam
juga dilengkapai bagaimana sebaiknya penataan terhadap unsur -unsur administrasi.

1. Pengorganisasian
Dalam bahasa Arab pengorganisasian diistilahkan dengan "At Tanziem". Agar proses kerja
sama dapat berhasil mencapai tujuannya Islam mengajarkan beberapa ketentuan, yaitu :
a) Harus jelas siapa yang menjadi pemimpin dan untuk selanjutnya semua orang harus
tunduk kepada pemimpin tersebut sepanjang tidak menyalahi Islam. (QS. 4:5).
b) Pemimpin tidak memiliki wewenang yang tidak jelas terbatas. Dalam beberapa hal
pemimpin harus mau membicarakan persoalan dengan anak buahnya. (Hadfts Nabi: 'An
abii hurairata radhiyallahu 'anhu: Ma raaitu ahadan aktsara masyuuratan liashhaa bini min
rasuulillahi SAW."
Artinya "Dan Abu Hurairah ra: Aku tidak pernah melihat seorang yang paling banyak
bermusyawarah dengan para sahabatnya kecuali Rasuluilah SAW." Jami'ut-Tarmidzi IV:
214, atTuhfah V: 375 dan ad Durr al Mantsur II: 90.
c) Perintah untuk senantiasa menjaga persatuan (QS. 3: 103).
d) Perintah untuk melakukan kerja sama dalam hal kebenaran dan sekaligus larangan kerja
sama dalam kejahatan/persekongkolan (QS. 5: 2).
e) Anjuran untuk menjaga keteraturan dalam perjuangan (QS. 61: 4).

2. Manajemen
Berkaitan dengan masalah manajemen Islam mengajarkan beberapa hal, yakni :
a) Perintah untuk selalu membuat perencanaan tentang apa yang akan dilakukan (QS. 59:
18).
b) Larangan terlalu yakin dengan rencana yang dibuat sehingga lalai memperhitungkan
kemungkinan-kemungkinan yang tidak terduga (QS. 18 : 23 -24).
c) Menyelesaikan masalah yang menyangkut kepentingan bersama dengan musyawarah
yang melibatkan semua pihak (QS. 42 : 38).
d) Keputusan yang diambil dalam musyawarah harus berdasarkan pertimbangan yang
masak sehingga dapat mengikat semua peserta musyawarah (QS. 3 : 159).
e) Bila musyawarah tidak berhasil mengambil keputusan secara mufakat maka keputusan
diambil dengan suara terbanyak (Hadits Nabi: "Inna ummatii laa tajtami'u 'ala dhalaalin
faidzaa raaftum ikhtilaafan fa'alaikum bissawaadil a'zami." Artinya "Umatku tidak akan
bersepakat atas kesesatan, maka jika kamu melihat perselisihan, hendaklah kamu
berpegang dengan kelompok yang terbanyak." HR. Ibnu Majah II-. 1303 dan Ahmad IV:
978).
f) Melakukan pentahapan dalam pekerjaan (QS. 94: 7).
g) Menggunakan waktu yang seefektif mungkin (QS. 103: 1 -3).

7
3. Komunikasi
Islam mengajarkan etika berkomunikasi baik dalam teknik maupun materi yang
dikomunikasikannya. Dalam teknik berkomunikasi yang harus diperhatikan a dalah :
a) Membedakan cara berkomunikasi dengan orang yang setara dengan orang yang lebih
tinggi kedudukannya (QS. 49: 2 -3).
b) Melakukan chek and rechek terhadap informasi yang diterima sebelum mensikapinya. (QS.
49 : 6, 12).
c) Melakukannya dengan cara y ang baik (QS. 16 : 125). Hal ini sesuai dengan sabda Nabi
Muhammad SAW, "Man kaana yu'minu billaahi wal yaumil aakhiri falyaqui khairan au
liyasmut (Barangsiapa beriman kepada Allah dan hari akhir hendakiah berkata yang baik
atau diam).
Berkata yang baik di sini bisa dimaksudkan kata -kata yang diucapkannya atau cara
pengucapannya (penyampaiannya).
Sedangkan materi yang dikomunikasikan harus memenuhi beberapa kriteria, yaitu :
a) Qaulan sadidan (QS. 4: 9 dan 33: 70), yakni perkataan yang benar. Artinya apa-apa yang
dikomunikasikan harus menggunakan kata -kata yang sesuai dengan kriteria kebenaran,
tidak menggunakan kata-kata abstrak yang bisa menimbulkan ambiguitas (kerancuan
penafsiran) atau menggunakan istilah yang diberi makna lain.
b) Qaulan balighan (QS. 4: 63), yakni perkataan yang bisa mengenai sasaran (singkat kata
padat makna; tidak bertele -tele).
c) Qaulan maysuran (QS. 17: 28), yakni perkataan yang halus dalam mengungkapkan sesuatu
jika tidak sesuai dengan keinginan pihak yang diajak berkomunikasi.
d) Qaulan layyinan (Qs. 20: 44), yakni perkataan yang halus dalam mengajak kebaikan
(pendekatan persuasif).
e) Qaulan kariman (QS. 17: 23), yakni perkataan yang mulia untuk meghormati pihak yang
diajak berkomunikasi.
f) Qaulan ma'rufan (Qs. 4: 5, 8 dan 33: 32), yakni perkataan yang baik sehingga bisa
menumbuhkan wibawa yang menyampaikannya.

4. Sumber Daya Manusia

Keterkaitan dengan persoalan SDM Islam mengajarkan antara lain tidak memberikan tugas
kepada seseorang di luar kemampuannya (QS. 2 -. 286).

5. Keuangan
Dalam masalah keuangan Islam mengajarkan mencari dengan jalan halal, tidak merugikan
pihak lain (QS. 4: 29).

6. Perbekalan
Menyangkut masalah perbekalan (logistik), Islam mengajarkan antara lain, menggunakannya
seefektif dan seefisien mungkin sehi ngga menghindari pemborosan (QS. 17: 26 -27).

7. Tata Usaha
Di bidang tata usaha dalam Islam antara lain dijelaskan, mencatat persoalan yang
penyelesaiannya tertunda (QS. 2: 282).

8. Hubungan Masyarakat
Berkaitan dengan hubungan masyarakat ajaran Islam me merintahkan untuk :
a) Bersikap lemah lembut terhadap orang mukmin dan keras terhadap orang kafir, tidak
takut dicela (QS.5-.54).
b) Mengecek kembali kebenaran dari informasi yang diterima (QS. 49: 6).
c) Tidak suka mengolok-olok kelompok lain (QS. 49: 11) .

8
 d) Tidak membeda suku dan bangsa dalam berhubungan dengan sesama manusia (QS. 49: 13).
e) Bersikap lemah lembut terhadap orang yang belum dikenal tapi jangan menyampaikan
informasi yang merupakan rahasia (QS. 18: 19).
f) Menjaga silaturahmi (Hadits Nabi "Man kaana yu'minu billahi wal yaumil aakhiri fal yashil
rahimahu." Artinya "Barangsiapa beriman kepada Allah dan hari akhir maka hendaklah ia
menjaga hubungan persaudaraan.")
g) Menghormati tamu dan tetangga (Hadits Nabi "Man kaana yu'minu billahi wal yau mil
akhiri fal yukrim jaarahu. Man kaana yu'min billahi wal yaumil akhiri falyukrim dhaifahu."
Artinya "Barangsiapa beriman kepada Allah dan hari akhir hendaklah ia memuliakan
tamunya. Barangsiapa beriman kepada Allah dan hari akhir hendaklah ia memuliaka n
tetangganya."
h) Menghormati yang lebih tua dan menyayangi yang lebih muda (Hadits Nabi "Laisa minna
man lamyuwaqqir kabiirana wa lam yarham shoghiirana." Artinya "Bukan termasuk
golonganku orang yang tidak menghormati orang,yang lebih tua dan menyayangi yang
lebih muda."

*****

BAB II
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI

Agar administrasi suatu organisasi dapat berjalan dengan baik maka diperlukan kejelasan
pihak yang menjadi penanggung jawab dalam penyelenggaraannya, sehingga fungsinya sebagai
upaya penataan kegiatan organisasi dapat dicapai. Dalam kehidupan berorganisasi ada dua
pengurus yang menangani penyelenggaraan administrasi yang bersifat praktis dengan
spesialisasi tugas yang berbeda, yaitu Sekretaris dan Bendahara. Untuk itu tugas, wewenang
dan tanggung jawab keduanya harus jelas. Hal ini untuk menghindari terjadinya tumpang
tindih dalam pelaksanaan suatu pekerjaan.

A. SEKRETARIS
Secara garis besar penyelenggaraan administrasi praktis dapat dibagi menjadi dua bagian,
yaitu yang berkaitan dengan pengelolaan informasi organisasi dan pengelolaan harta benda
milik organisasi. Dalam kaitan ini maka Sekretaris menangani pekerjaan yang pertama,
yaitu pengelolaan informasi organisasi. Sekretaris bertanggung jawab kepada ketua umum
dalam pelaksanaan tugasnya.
1. Pengertian
Menurut Prayudi Atmosudirdjo, sekretaris merupakan istilah asing yang dimasukkan
ke dalam bahasa Indonesia, yaitu "Sceretaris" (Belanda) atau "Secretary" (Inggris).
lstilah yang sama dalam Bahasa Latin adalah "Seoretum" (rahasia) dan orang yang
memegang rahasia tersebut d inamakan "Secretarium" atau "Secretarius". Jadi
sekretaris adalah “orang yang dapat dipercaya atau dapat menyimpan rahasia".
(Prayudi Atmosudirdjo, 1982). Dengan pengertian ini maka seorang sekretaris harus
dapat menyimpan rahasia mengingat sifat pekerjaa nnya memang rahasia. Jawaban
atas pertanyaan yang menyangkut persoalan rahasia harus dapat dihindari dengan
tetap menjaga semangat kerja sama dan efisiensi pelayanan baik terhadap pimpinan
maupun organisasi.
Dalam perkembangan selanjutnya, pengertian sekre taris menjadi lebih luas lagi seperti
yang dikemukakan oleh M. Braum dan Ramondari Portugis sebagai berikut: "Seorag
pembantu dari seorang kepala yang memberikan pendiktean, menyiapkan surat -surat,
menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai
kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu."

9
 (Toni Woworuntu, 1995). Jika dikaitkan dengan organisasi, maka yang dimaksud
dengan sekretaris organisasi adalah: "Seorang yang memimpin sekretariat suatu
lembaga tertentu, yang fungsi, tugas dan wewenangnya lebih luas dari sekretaris
pribadi maupun sekretaris yang hanya mengelola tugas -tugas perkantoran." Dalam
kepanitiaan suatu kegiatan juga ada jabatan sekretaris, yang pada dasarnya memiliki
pengertian yang sama hanya berbeda masa dan wilayah kerjanya.

2. Fungsi Sekretaris
Bagi sebuah organisasi seorang sekretaris memiliki fungsi sebagai seorang Manajer,
yaitu seorang yang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan
pelayanan dalam bidang i nformasi. Satuan tersebut lazim disebut dengan Sekretaris
atau Sekretaris Jenderal. Setiap organisasi senantiasa dituntut untuk melakukan
pengambilan keputusan. Keputusan yang tepat hanya dapat diambil bila didukung
oleh informasi yang akurat. Hal ini meny ebabkan kedudukan seorang sekretaris
dengan fungsi yang diembannya tersebut menjadi sangat penting bagi setiap
organisasi. Karena sekretaris amat menentukan kelancaran arus informasi dalam
organisasi tersebut. Demikian juga jabatan sekretaris di PII, berfu ngsi sebagai
pengelola (kolektor sekaligus distributor) informasi organisasi, baik dalam kegiatan
sehari-hari yang bersifat non formal maupun dalam kegiatan formal seperti pada
penyelenggaraan rapat-rapat. Selain fungsi formal tersebut, seorang sekretaris di PII
juga mengemban fungsi informal, yaitu sebagai prototipe kader PII. Karena dengan
jabatan sekeratris tersebut, orang di luar PII akan menganggap seorang sekretaris PII
(di samping Ketua Umum) sebagai representasi kader PII secara keseluruhan.

3. Tugas Sekretaris
a. Tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dilaksanakan tanpa menunggu
instruksi khusus dari pimpinan atau tugas yang sesuai dengan pembagian tugas
(Job Description) yang telah ditetapkan sebelumnya.
Tugas-tugas rutin sekretaris itu meliputi:
1 ) Membuat dan menyampaikan surat organisasi (korespondensi).
2) Menyimpan dan menata arsip organisasi (kearsipan).
3) Memproses dan mengendalikan surat yang diterima organisasi.
4) Menerima dan melayani tamu organisasi.
5) Mewakili organisasi mengunjungi organisasi/lembaga/perorangan yang
menjadi relasi.
6) Menerima dan melayani telepon dari organisasi/lembaga/perorangan yang
menjadi relasi.
7) Menelepon atau menghubungi langsung organisasi/lembaga/perorangan yang
sedang menjalin kerja sama dengan organisasi.
8) Mengaturjadwal kegiatan organisasi dan pimpinan organisasi.
9) Membantu mempersiapkan pembuatan laporan.
10) Mengingatkan pengurus yang lain akan program kerja yang belum
dilaksanakan.
b. Tugas Khusus
Yaitu tugas-tugas yang hanya dilaksanakan oleh sekretaris apabila ada instruksi
khusus dari pimpinan atau merupakan hasil keputusan rapat pengurus.
Tugas khusus sekretaris tersebut meliputi :

10
 1) Mempersiapkan rapat pengurus (memfasilitasi rapat) dan membuat notulen.
2) Mempersiapkan surat-surat untuk kelengkapan perjalanan dinas.
3) Membuat perjanjian-perjanjian dengan pihak -pihak yang menjadi relasi
organisasi.
4) Mengolah bahan-bahan pidato yang disampaikan oleh pimpinan organisasi.
c. Tugas Kreatif
Yaitu tugas yang dilakukan atas prakarsa se ndiri tanpa diminta, disuruh atau
diperintah oleh pimpinan. Tugas ini dilaksanakan dengan pertimbangan dapat
membantu meringankan beban atau memperlancar pekerjaan pimpinan atau
pengrus organisasi yang lain.
Tugas kreatif sekretaris tersebut meliputi :
1) Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan oleh pimpinan atau
pengurus organisasi yang lain sehingga bila sewakt u-waktu diperlukan sudah
siap. Misalnya makalah, berita atau artikel tentang suatu masalah yang
berkaitan dengan bidang garap organisasi .
2) Membuat perencanaan kerja.
3) Mengontrol efisiensi kerja organisasi.
4) Menyiapkan dan mengelola peralatan kesekretariatan atau ATK (Alat Tulis
Kantor).
5) Mencatat nama-nama pembesar/tokoh/KB/Ormas -ormas yang menjadi relasi
organisasi dan menyusunny a dengan baik sehingga bila sewaktu -waktu
diperlukan bisa dicari dengan mudah.
6) Mengatur pemberian hadiah -hadiah, kartu ucapan selamat dan lain -lain.
Jika seorang sekretaris dapat efisien dalam melaksanakan tugas -tugas rutin dan
tugas-tugas khususnya, maka akan lebih banyak yang dimilikinya untuk
melakukan tugas-tugas yang bersifat kreatif. Hal ini akan mendorong
peningkatan kinerja pengurus yang lain sehingga membuat roda organisasi
semakin berjalan dinamis. Sebagai seorang yang bertugas dalam pelayanan
informasi kepada orang lain, maka sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari
cara-cara yang baik dalam menumbuhkan dan membina hubungan serta kerja
sama yang baik antara dirinya dengan pimpinan maupun pengurus organisasi
yang lain. Penting juga untuk disimak kata-kata Thelma Smith, "Atasan saya dan
saya bekerja sama sebagai sebuah learn, namun ia tetap merupakan seorang atasan
bagi saya."

4. Wewenang Sekretaris
Seperti halnya pengurus lain dalam sebuah organisasi, sekretaris disamping memilihi
fungsi, tugas dan tanggung jawab juga memiliki wewenang, karena memang seseorang
hanya bisa berfungsi dan menjalankan tugas yang menjadi tanggung jawabnya bila
memiliki wewenang yang jelas.
Wewenang sekretaris tersebut meliputi :
a. Keikutsertaan dalam perencanaan organisasi.
b. Keterlibatan dalam pengambilan keputusan.
c. Memberikan pengarahan kepada pengurus lain berkaitan dengan masalah
kesekretariatan.
d. Melakukan koordinasi dalam penyelenggaraan administrasi.
e. Melaksanakan pengawasan masalah administrasi.
f. Melakukan penyempurnaan tata kerja organisasi.
g. Terlibat dalam pekerjaan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan (sebagai
fasilitator).

11
5. Persyaratan Seorang Sekretaris
Untuk dapat melaksanakan segenap tanggung jawabnya seorang sekretaris harus
memiliki syarat-syarat tertentu. Tanpa memiliki persyaratan tersebut, secara formal
memang seseorang dapat menjadi sekretaris, namun akan mengalami kesulitan dalam
pelaksanaan tugasnya. Secara garis besar persyaratan itu mencakup tiga hal yang
berkaitan dengan kepribadian, pengetahuan dan ketrampilan.
a. Kepribadian
Mengingat seorang sekretaris merupakan salah satu figur yang menjadi sorotan
orang di luar organisasi, maka untuk menjadi seo rang sekretaris yang baik di
samping memiliki bakat juga diperl ukan syarat kepribadian tertentu. Syarat
kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
1) Berakhlaqul Karimah
Di samping senantiasa berhubungan dengan banyak orang, sekretaris PII juga
menjadi prototipe kader PII. Maka ia harus dapat menjaga perilakunya se suai
dengan sistem akhlak Islam sehingga segenap tanggung jawabnya bisa
ditunaikan dengan baik sekaligus membangun citra yang baik tentang PII di
mata masyarakat.
2) Komunikatif
Sekretaris sebagai pengelola informasi organisasi harus dapat menjalankan
komunikasi yang baik, dengan pihak in tern organisasi maupun ektern.
Kemampuan sekretaris dalam berkomunikasi sangat berpengaruh dalam
mendinamisasi kelancaran organisasi. Persyaratan ini akan semakin dibutuhkan
untuk sekretaris suatu kepanitiaan yang kegiatan nya sangat dibatasi oleh
waktu, sehingga komunikasi antar elemen kepanitiaan (yang satu sama lain
kerjanya saling terkait) harus benar -benar lancar, keadaan ini dapat menjadi
fasilitator yang baik.
3) Mawas Diri/Teliti
Sebagai penanggungjawab dalam pengel olaan informasi organisasi seorang
sekretaris harus mawas diri/teliti dan hati -hati dalam melakukan sesuatu yang
berkaitan dengan penyampaian informasi atau dalam proses komunikasi,
misalnya ketika berbicara, mengetik, menulis, membetulkan kesalahan,
mengoreksi hasil pekerjaan dan lain -lain.
4) Bersikap Ramah
Dalam konteks pengelolaan informasi organitasi, setiap pengurus memiliki
sekaligus memerlukan informasi tertentu, sehingga setiap pengurus mau tidak
mau harus berhubungan dan dihubungi oleh sekretaris . Tukar informasi akan
berlangsung efektif bila hubungan terjalin dengan baik, untuk inilah maka
seorang sekretads harus dapat bersikap ramah dengan setiap orang yang
berhubungan atau dihubunginya.
5) Sabar dan Bijaksana dalam Menghadapi Orang Lain.
Setiap orang memiliki karakter yang berbeda -beda. Demikian pula dengan
orang-orang yang harus dihadapi oleh seorang sekretaris. Karena itu seorang
sekretaris harus sabar dan bijaksana dalam menghadapi orang lain. Sabar,
yakni dapat mengendalikan emosinya dalam menghadapi beragam sifat orang
(yang kadang menjengkelkan). Bijaksana, dalam arti mampu menerima
keragaman karakter orang -orang tersebut sehingga tidak menuntut setiap orang
harus dapat memenuhi standar sikap tertentu ketika berhadapan dengannya.
6) Simpatik (Berpenampilan Diri yang Baik)

12
 Tidak semua orang dapat berkomunikasi dengan baik, demikian juga dengan
orang yang berhubungan dengan sekretaris. Agar proses komunikasi dapat
berjalan baik maka seorang sekretaris harus dapat menunjukkan sikap simpatik
agar orang yang sedang berkomunikasi dengannya dapat mengatasi
kecanggungannya.
7) Pandai Bergaul
Seorang sekretaris juga harus pandai bergaul, pandai menyesuaikan diri dengan
keadaan di mana ia berada, karena ia berhubungan tidak hanya dengan orang -
orang intern organisasi tapi juga perlu berhubungan dengan pihak -pihak di luar
yang suasana pergaulannya belum tentu sama.
8) Dapat Dipercaya
Sebagai pengelola informasi organisasi, seorang sekretaris harus bisa dipercaya,
baik ketika memberi maupun menerima i nformasi. Sehingga bila ada informasi
yang sifatnya rahasia (tidak boleh diberikan kepada sembarang orang) baik
yang menyangkut organisasi maupun individu pengurus lain, ia dapat
dipercaya untuk menjaga kerahasiaannya.
9) Memiliki Daya lngat dan Konsentras i yang Baik
Agar dapat mengelola informasi organisasi dengan baik, seorang sekretaris
harus memiliki daya ingat dan konsentrasi yang baik, sehingga informasi yang
diterimanya dapat dipersepsikan secara benar. Demikian pula ketika harus
menyampaikannya kepada yang membutuhkan.
10) Memiliki Kesetiaan (Loyalitas) terhadap Organisasi
Seorang sekretaris harus memiliki kesetiaan (loyalitas) terhadap organisasi.
Karena sekretaris yang paling banyak tahu informasi tentang organisasinya,
termasuk yang sifatnya rahasia atau menyangkut reputasi organisasi. Jika
sekretaris tidak memiliki kesetiaan terhadap organisasi, maka informasi itu
dapat diberikan kepada pihak yang tidak menyukai organisasinya. Hal ini tentu
saja bisa membahayakan organisasi.
11) Obyektif
Pengelolaan informasi harus dilakukan secara obyektif, baik ketika menerima
maupun menyampaikan informasi. Bila tidak diiringi sikap obyektif dapat
menimbulkan salah interpretasi. Sekalipun informasi itu berkaitan dengan
sekretaris sendiri.
12) Tekun
Mengingat banyaknya tugas yang harus dilakukan secara rutin dan terus
menerus, maka seorang sekretaris juga harus tekun, mau melaksanakan
tugasnya secara teratur dan tuntas.
b. Pengetahuan
Untuk menunjang keberhasilan dalam menjalankan tugasnya, seorang sekretaris
harus memiliki persyaratan pengetahuan tertentu, yang bersifat umum maupun
khusus (spesialis).
1) Pengetahuan Umum
Pengetahuan umum yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah yang
berkaitan dengan kemasyarakatan dan kebudayaan. Dengan pengetahuan
yang dimilikinya tersebut akan membuat seorang sekretaris dapat membawa
diri dengan baik ketika melaksanakan tugasnya. Pembawaan diri yang baik
ini langsung atau tidak langsung akan mengangkat wibawa organisasi.
Pengetahuan umum tersebut meliputi :
a) Pengetahuan tentang bahasa Indonesia yang baik dan benar.

13
 b) Penguasaan salah satu bahasa asing (bahasa internasional) secara lisan
maupun tertulis.
c) Pengetahuan tentang sastra (gaya bahasa).
d) Pengetahuan tentang persoalan budaya.
e) Pengetahuan tentang tingkah laku manusia.
2) Pengetahuan Khusus
Yang dimaksud dengan pengetahuan khusus ini adalah pengetahuan yang
berkaitan dengan persoalan -persoalan dimana seorang sekretaris bekerja.
Apabila bekerja pada perusahaan dagang misalnya, maka dia harus memiliki
pengetahuan yang cukup tentan g pemasaran, penjualan, promosi maupun
perikianan. Pengetahuan khusus tersebut meliputi
a) Administrasi sebagai praktek organisasi.
b) Fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling).
c) Kepemimpinan dalam organisasi.
d) Perorganisasian dan Pemb agian Kerja.
e) Teknik Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah.
f) Pendelegasian yang efektif dll.

c. Keterampilan
Yang juga penting untuk dimiliki seorang sekretaris adalah persyaratan
ketrampilan, yaitu kemampuan untuk melakukan kegiatan -kegiatan praktek yang
berkaitan dengan masalah ke sekretariatan, yaitu :
1) Mengetik, baik dengan mesin ketik maupun dengan komputer. Ketrampilan ini
mutlak dimiliki, karena pekerjaan seorang sekretaris tidak dapat dilepaskan dari
masalah tulis menulis.
2) Stenografi (menulis cepat). Ketrampilan ini diperlukan ketika seorang sekretaris
harus menjadi notulen dalam suatu rapat atau pertemuan. Jika sekretaris tidak
memiliki ketrampilan ini maka akan banyak pembicaraan dalam rapat atau
pertemuan tersebut yang jadi sia -sia karena tidak dapat tercatat, sementara
yang mengemukakan pendapat selamanya dapat mengingat apa yang telah
dikemukakannya itu.
3) Pembukuan. Meski sekretaris tidak berurusan dengan pembuatan laporan
keuangan, tapi ia perlu memiliki juga ketrampilan dalam pembukuan agar b isa
memahami suatu laporan keuangan.
4) Penyimpanan surat (ilmu kearsipan). Sesuai dengan banyaknya relasi
organisasi, akan banyak pula surat yang masuk dan keluar. Surat yang pernah
dikidm atau diterima suatu saat diperiukan lagi untuk suatu keperluan, unt uk
itu perlu ketrampilan dalam menyimpan surat (membuat arsip), agar sewaktu -
waktu diperiukan surat-surat tersebut dengan cepat dan mudah bisa
didapatkan.
5) Berkorespondensi (Surat Menyurat). Surat menyurat organisasi merupakan
salah satu tugas yang harus d ilaksanakan oleh seorang sektetaris.
Kecepatan dan Ketangkasan Kerja. Seringkali dalam waktu yang bersamaan
ada beberapa pekerjaan sekaligus yang harus dilaksanakan oleh seorang
sekretaris, sehingga seorang sekretaris harus bisa bekeria dengan cepat dan
tangkas. Cepat, berarti mampu menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat.
Tangkas, artinya mampu melakukan beberapa pekerjaan secara beruntun.

6) Perlengkapan Penting bagi Sekretaris

14
 Seorang sekretaris membutuhkan berbagai peralatan untuk kelancaran
tugasnya, yaitu
a. Penanggalan meja (desk calender) yang sekaligus merupakan daftar janji (List
of Appointment).
b. Buku petunjuk telepon.
c. Buku daftar alamat penting relasi organisasi, untuk PII misal nya tokoh-
tokoh Islam, pejabat pemerintah, Keluarga Besar PII (KB-Pll), Ormas,
Media Massa dan lain-lain yang disusun berdasarkan abjad.
d. Buku catatan/ coretan untuk mencatat peristiwa penting setiap hari (scratch
paper).
e. Kotak atau tempat surat masuk dan surat keluar (letter tray).
f. Map berwarna untuk menyimpan informasi yang diberi keterangan,
misalnya : harus dilakukan segera, sedang dikerjakan (dalam proses
pengerjaan), atau untuk diedarkan/ diketahui.
g. Kotak kartu nama/ album kartu nama.
h. Catatan/ buku sumber informasi, misal : kamus, buku tarif pos dan giro, peta
kota-kota besar/ penting, buku organisasi intern, jadwal penerb angan/
keberangkatan bus (travel kereta api beserta nomor telpon agennya,
almanak (kalender dinding), kertas dan amplop dengan berbagai jenis dan
ukuran misalnya kertas kop surat dan amplopnya, kertas memo, kertas
karbon, dan lain-lain.
i. Alat-alat tulis dan kantor (ATK).
j. Pesawat telepon/ faksimili.
k. Buku harian dan lain-lain.
7) Kode Etik Sekretaris
Seperti halnya dengan pekerjaan yang berhubung an dengan banyak orang,
sekretaris juga perlu memiliki kode eti k sendiri dengan pekerjaannya, untuk
menghindari penyimpangan dalam pelaksanaannya. Kode etik ini harus
berprinsip pada loyalitas yang tinggi terhadap organisasi (inheren dengan
tanggung jawab yang besar) serta perhargaan terhadap orang dan waktu
(diwujudkan dengan sikap sopan santun, budi bahasa yang ba ik saling
menghormati, dapat menjalin keselarasan kerjasama, meningkatkan efisiensi
kerja dan menciptakan suasana yang menyenangkan di sekretariat).
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
a. Ketepatan Waktu
Sekretaris wajib memberi perhatian terhadap ketepatan waktu apalagi bila
berhubungan dengan pihak luar organisasi, misalnya ketua umum maupun
pengurus lain yang telah mengadakan perjanjian dengan pihak ekstern
untuk mengadakan pertemuan ternyata terl ambat datang, maka sekretaris
dapat menghubungi pihak yang menunggu untuk meminta maaf atas
keterlambatan tersebut.
b. Kepentingan Organisasi
Sekretaris harus juga menjaga kepentingan organisasi dan memisahkannya
dengan kepentingan pribadi, sehingga harus dihindari jangan sampai :
1. membicarakan atau membocorkan rahasia organisasi dengan sengaja atau
tidak sengaja kepada orang di luar organisasi, hanya karena yang
bersangkutan adalah teman dekat atau kenalannya
2. menggunakan fasilitas yang ada di sekretariat untuk kepe ntingan
pribadinya, kecuali keperluan mendesak dan mendapat izin
penggunaannya.

15
 c. Penghargaan terhadap Orang Lain
Berkaitan dengan sikap pengh argaan terhadap orang lain maka sekretaris
tidak boleh :
1. Sering terlambat, absen (tidak aktif) dengan alasan yang t idak tepat, hal
ini akan mengganggu pekerjaan sesama pengurus karena mereka akan
menunda waktu dimulainya suatu pertemuan/ rapat, mengambil alih
pekedaan, menimbulkan kesan negatf terhadap sekretaris dan organisasi.

2. Sering memperpanjang waktu yang telah d itetapkan untuk istirahat,

makan siang, coffee break, sholat dan lain -lain.
3. Memberikan kritik kepada orang lain dihadapan orang banyak, apalagi
mengkritik seorang pemimpin di depan anak buahnya.

8) Penjenjangan Jabatan Sekretaris

Mengingat demikian banyak nya tugas sekretaris baik yang bersifat rutin,
khusus maupun kreatif maka dalam setiap institusi kepengurusan diusahakan
ada lebih dari seorang sekretaris. Hal ini disamping untuk menuntaskan tugas -
tugas kesekretariatan juga sebagai salah satu upaya kader isasi pengurus untuk
menduduki jabatan sekretaris. Oleh karena itu pilihan terhadap orang yang
hendak diposisikan seba gai sekretaris dalam suatu institusi kepengurusan di PII
juga harus memperhatikan dua hal, kemampuan melaksanakan tugas
kesekretariatan dan masa aktifnya di Pll.

Urutan jabatan sekretaris (Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum, Sekre taris I,

Sekretaris II dan seterusnya) tidak harus menunjukkan kemampuannya dalam
masalah kesekretariatan, tapi dapat disusun berdasarkan per timbangan
senioritas (masa aktif atau kemampuannya dalam bidang tertentu, jika masing -
masing sekretaris akan diberi tugas untuk menangani ma salah kesekretaritan di
bidang tertentu. Misalnya Sekretaris Jenderal/Umum pengurus yang lebih
senior atau Sekretaris I membidangi Kade risasi, Sekretaris II membidangi
Hubungan Antar Lembaga dan seterusnya. Secara formal memang tidak ada
seleksi khusus bagi orang yang akan men duduki jabatan sekretaris di PII ,
sehingga penjenjangan karir seorang kader PII dalam jabatan sekretaris tidak
harus seragam. Namun secara garis besar ada tiga jalur yang mengantarkan
seseorang menduduki posisi s ekretaris dalam kepengurusan PII , yaitu :
a. Bermula dari Pengurus Komisariat
Permulaan seorang dalam memulai aktifitas di PII adalah sebagai Pengurus
Komisariat (PK), sehingga posisi seseorang dalam struktur kepengurusan
PK masih bersifat trial and error, belum sesuai dengan pri nsip manajemen
the right man on the right place. Orang yang di tempatkan sebagai
sekretaris belum tentu memiliki kualifikasi yang diper syaratkan. Namun
jika yang bersangkutan memiliki motivasi yang kuat untuk menjalankan
amanah dengan baik maka sedikit demi sedikit akan berusaha
meningkatkan kemampuannya agar dapat memenuhi kualifikasi yang
dibutuhkan untuk menjadi sekretaris Pll yang ba ik, sehingga dalam jenjang
kepengurusan berikutnya dapat lebih siap untuk menduduki posisi
sekretaris.

b. Rekomendasi Training

16
 Jika penyelenggaraan training dilaksanakan dengan baik, cermat dan teliti,
maka seharusnya bisa memberikan rekomendasi bagi pesert a posisi yang
paling tepat dalam beraktifitas di PII, misalnya lebih cocok sebagai
sekretaris, brigade, bidang dakwah dan lain -lain.
c. Pengalaman Kepengurusan
Seseorang yang berpengalaman dalam institusi kepengurusan di bawah (PK
dan PD) namun tidak pernah m enduduki jabatan sekretaris, dalam institusi
kepengurusan selanjutnya (PW dan PB) dapat menduduki jabatan
sekretaris.

B. BENDAHARA
Jika sekretaris bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi, maka yang menjadi
tanggung jawab harta benda organisasi adala h Bendahara.

1. Pengertian
Bendahara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia antara lain mengandung makna
penanggung jawab (pemegang) atau pengurus keuangan (kantor, yayasan, perkumpulan
dan sebagainya) dan pemegang harta benda (kekayaan) negara. Berbeda deng an
jabatan/profesi sekretaris, profesi/jabatan bendahara belum banyak para ahli yang
membahasnya (untuk tidak meng atakan belum ada sama sekali).
2. Fungsi Bendahara
Penanganan dalam manajemen keuangan organisasi adalah dengan memberdayakan
fungsi bendahara terhadap sumber-sumber perolehan dana dan pengeluaran
pembiayaan dan pendanaan kegiatan -kegiatan organisasi. Hal ini berkaitan kelanjutan
pendanaan dari suatu kegiatan dan program kerja ke program kerja lainnya, sehingga
pelaksanaannya sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Dengan demikian posisi bendahara sangat strategis dalam memback up kegiatan

organisasi sesuai dengan fungsinya yaitu :
a. Pusat penganggaran belanja organisasi terhadap seluruh kegiatan da n program kerja
organisasi yang telah direncanakan
b. Sebagai pengendali jalan terhadap akses sumber -sumber dana yang diprioritaskan
sebagai proyek pendanaan jangka panjang organisasi
c. Sebagai pusat manajemen keuangan organisasi terhadap pengelolaan sumber -sumber
perolehan dan pengeluaran dana organisasi
d. Sebagai media yang menjembatani kepentingan pembiayaan dan pendanaan
organisasi.

3. Tugas Bendahara
a. Tugas rutin yaitu tugas yang selalu dilakukan sehari -hari berdasarkan kegiatan
operasional rutin organisasi atau berdasarkan job description yang meliputi :
1) Menyusun kebijakan keuangan dan perencanaan anggaran belanja organisasi
2) Mengelola seluruh aset organisasi.

17
 3) Melakukan koordinasi dengan BPH, BO dan badan khusus serta departemen
yang berkaitan dengan bidang keuangan
4) Mengkoordinasikan kerja biro-biro terkait di bawahnya
5) Mengkoordinasikan pencarian dan pengadaan keuangan organisasi
6) Menghadiri rapat pengurus harian, rapat pleno, dan rapat gugus tugas terkait
7) Mengatur distribusi dana kepada seluruh lembaga dalam struktur kepengurusan
8) Melaporkan perkembangan k eadaan bidangnya secara berkala kepada ketua
umum
9) Memberikan laporan keuangan secara berkala dalam rapat pengurus harian dan
pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang hanya dilaksanakan bila ada instruksi khusus
dari ketua umum atau keputusan rapat, antara lain :
1) Membuka jaringan baru terhadap akses sumber -sumber keuangan dan penguatan
yang telah dibentuk dengan orientasi pembiayaan organisasi kedepan
2) Memfasilitasi kebutuhan mendadak yang juml ahnya besar yang harus segera
dipenuhi
3) Melakukan penanganan terhadap permasalahan keuangan organisasi yang
membutuhkan pertanggungjawaban (audit)

4. Wewenang Bendahara
Untuk menjamin terlaksananya job description yang telah ditetapkan, bendahara
berwenang untuk:
a. Terlibat aktif dalam penyus unan anggaran belanja organisasi
b. Memberikan masukan kepada ketua umum terhadap pembiayaan kegiatan dan
program
c. Membuka dan membentuk jaringan kerja terhadap akses -akses sumber perolehan
dana
d. Merasionalisasi kebutuhan -kebutuhan sesuai dengan kemamp uan keuangan,
efisiensi dan efektifatas penggunaan dana organisasi
e. Menindaklanjuti pertanggungjawaban penggunaan dana terhadap pihak -pihak
yang mengajukan permohonan dana dan melaporkannya kepada ketua umum
dalam rapat pengurus harian atau pleno.

5. Perlengkapan Penting bagi Bendahara :

Untuk memudahkan pelaksanaan tugasnya, bendahara memerlukan perlengkapan
antara lain :
a. Kalkulator sebagai alat untuk menghitung transaksi
b. Formulir bukti-bukti transaksi intern
c. Buku-buku untuk mencatat transaksi
d. Kotak untuk menyimpan uang (brankas) atau tempat lain yang aman
e. Box file untuk menyimpan bukti -bukti transaksi dan file-file keuangan

6. Kode Etik Bendahara

Ketentuan-ketentuan dari kode etik merupakan prinsip dasar dalam berbagai disiplin
praktek bendahara dan staf -stafnya yang terkait dengan menyadari bahwa
pertimbangan individu diperlukan dalam penerapan prinsip ini. Mereka bertanggung
jawab terhadap tingkah laku yang diperlihatkan sehingga kejujuran dan ketulusan
mereka dalam menjalankan tugasnya tidak diragukan.

Adapun kode etik seorang bendahara adalah :

18
 a. Berkewajiban untuk melatih diri agar senantiasa berlaku jujur, obyektif dan tekun
dalam tugas dana tanggung jawabnya
b. Menjaga kepercayaan yang diberikan oleh organisasi dengan menunjukkan
kesetiaan dalam urusan keu angan. Oleh karena itu bendahara tidak boleh menjadi
anggota kelompok kegiatan yang tidak pantas atau melanggar peraturan
c. Bendahara harus bijaksana dan berhati -hati dalam melakukan pengelolaan
manajemen sumbersumber keuangan dan pengeluarannya
d. Senantiasa sadar akan kewajiban menjaga mutu kerja, kecakapan, moral dan
martabat yang telah ditetapkan oleh organisasi

7. Penjenjangan Jabatan Bendahara

Untuk menyelenggarakan tugas -tugas bendahara secara optimal maka dapat dilakukan
dengan pembagian tugas secara spes ifik dan hirarkis kepada beberapa orang dengan
memperhatikan kemampuan, pengalaman dan keaktifannya. Hal ini dimaksudkan
selain mengoptimalkan hasil kerja bendahara, juga sebagai upaya untuk melakukan
pembinaan dan kaderisasi bendahara di dalam kepengurus an. Spesialisasi tugas dan
hirarkis jabatan dapat disusun berdasarkan pengelompokan tugas tertentu mulai dari
yang bersifat strategis hingga persoalan yang bersifat teknis operasional.

Secara garis besar ada empat jalur yang dapat digunakan untuk melakuk an kaderisasi,
yaitu :
a. Melalui jenjang kepengurusan di tingkat komisariat, seseorang masih dalam tahap
pengenalan dan pembelajar terhadap sistem pengelolaan keuangan organisasi. Di
tingkat kepengurusan selanjutnya seseorang akan selalu meningkatkan kemamp uan
dan keterampilannya serta mengembangkan sistem pengelolaan keuangan yang lebih
baik.
b. Melalui rekomendasi training berdasarkan has il evaluasi yang cermat dan teli ti dari
para instruktur yang menyatakan bahwa seseorang mempunyai bakat dan
kemampuan dalam menjalankan tugas bendahara yang perfu dikembangkan dalam
aktivitasnya di organisasi
c. Melalui pengalaman jabatan lainnya dalam kepengurusan, seseorang dapat menjadi
bendahara karena pengetahuan maupun keterampilannya dalam mengelolan
keuangaan meskipun ia belum pernah menjabat sebagai bendahara sebelumnya.
Untuk itu ia berkewajiban untuk mempelajari, memahami dan meningkatkan
kemampuannya dalam menjalankan ketentuan pengelolaan keuangan organisasi.
d. Berdasarkan pendidikan formal yang berkaitan dengan masala h keuangan seseorang
dapat dipercaya menjadi seorang bendahara dalam kepengurusan, dengan demikian
ia pedu penyesuaian dengan norma pengelolaan keuangan yang berlaku dalam
organisasi.

#######
BAB III

PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PRAKTIS

Penyelenggaraan administrasi praktis adalah kegiatan -kegiatan yang bersifat teknis dan praktis dalam
rangkaian proses administrasi sebuah organisasi. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya dalam Bab II
bahwa proses ini secara garis besar dibagi menjadi dua, yaitu yang berkaitan dengan pengelolaan
informasi organisasi dan yang berkaitan dengan pengelolaan harta organisasi. Pengelolaan informasi

19
organisasi akan dijelaskan dalam Administrasi Kesekretariatan, sedangkan pengelolaan harta organisasi
akan dijelaskan dalam Administrasi Keuangan.
I. Administrasi Kesekretariatan
Informasi organisasi harus dikelola dengan baik agar benar -benar dapat diterima oleh pihak yang
membutuhkan pada saat yang tepat. Sebaliknya jangan sam pai diterima oleh pihak yang karena
satu dan lain hal seharusnya tidak boleh mengetahui informasi tersebut. Jika hal itu dapat
dipenuhi maka organisasi dapat berjalan dengan efektif dan efisien karena keputusan dan tindakan
yang diambil selalu tepat sasara n. Untuk mewujudkan hal itu maka perlu ada pengaturan yang
baik dalam hal administrasi kesekretariatan.
A. Surat Menyurat dan Penyelenggaraannya
Mekanisme koleksi dan distribusi informasi dalam sebuah organisasi yang terpenting adalah
melalui surat menyurat. Sebab melalui surat menyurat akurasi informasi yang diperoleh lebih
jelas karena ada bukti tertulisnya yang secara huk um dapat dipertanggungjawabkan. Berbeda
jika informasi itu hanya bersifat lisan kemungkinan terjadi kesalahpahaman lebih besar.
a) Pengertian Surat
Menurut bahasa, surat adalah ungkapan atau pernyataan tertulis, sedangkan menurut
istilah adalah tulisan yang berisikan pernyataan dari penulisnya dengan tujuan untuk
disampaikan kepada orang lain. Surat dapat dibuat oleh setiap orang, tetapi tidak setiap
yang membuat surat hanya mewakili pribadinya saja sehingga suratnya disebut dengan
"surat pribadi" atau "surat biasa". Ada juga pembuat surat yang mewakili suatu jabatan
atau suatu lembaga tertentu untuk kepentingan lembaga tersebut sehingga surat nya
disebut dengan "surat dinas" bukan "surat resmi", karena semua surat adalah resmi
termasuk surat biasa. Yang membedakan antara surat resmi dengan surat dinas adalah
konsekuensi logisnya. Surat resmi tidak memiliki pengaruh atau memberikan ikatan
tertentu kepada si penerima surat, seperti undangan resepsi pernikahan, khitanan dan lain -
lain. Sementara surat dinas memberikan pengaruh atau ikatan kepada si penerima surat,
seperti surat undangan rapat pengurus, surat keputusan dan lain -lain yang pengaruh atau
ikatannya sesuai dengan fungsi dan sifat surat tersebut.

Dalam suatu organisasi, surat berfungsi sebagai alat komunikasi, bahan dokumentasi, serta
alat bukti yang autentik. Oleh sebab itu suatu organisasi yang baik dalam penyelenggaraan
suratmenyuratnya harus dilaksanakan dengan rapi, teratur dan tepat guna. Setiap
organisasi memiliki ciri khas dalam hal format surat, teknik pengadaan dan pengelolaan
surat. Begitu juga dengan Pelajar Islam Indonesia (PII), sebagai organisasi yang tidak
hanya berwawasan nasional tetapi juga internasional. Bagi PII surat merupakan salah satu
alat komunikasi yang perlu diseragamkan dengan ciri khas ke-PII-annya, yakni nilai-nilai
normatif yang terkandung didalamnya. Karena itu setiap surat yang dikeluarkan oleh PII
baik yang bersifat internal maupun eksternal harus memperhatikan norma administratif
yang dimiliki PII.

b) Format Surat
Format surat resmi pada instansi -instansi di Indonesia ada tiga macam variasi. Penulisan
nomor, tanggal, lampiran dan perihal surat sama. No mor, lampiran (ditulis hanya jika
memang ada lampirannya) dan perihal ditulis secara berurutan di sudut kiri atas di bawah
kepala surat dan tanggal di sudut kanan atas. Perbedaannya baru dimulai setelah tujuan
surat. Format surat PII merupakan modifikasi dari ketiga variasi tersebut. Untuk lebih
jelasnya format surat resmi di PII adalah sebagai berikut :

* Nomor, lampiran (ditulis hanya jika memang ada lampiran) dan perihal ditulis di sudut
kiri atas di bawah kepala surat mulai dari batas kiri penulisan .
· Penulisan tujuan surat di bawah dan sejajar isi perihal (dimulai dari batas kiri
penulisan) dari baris pertama sampai selesai dengan format rata kiri.
· Salam Pembuka ditulis mulai dari batas penulisan kiri, sejajar dengan isi nomor
surat.

20
 · Antara Salam Pembuka dengan paragraf pembuka diberi jarak yang berbeda dengan
antar kalimat dalam satu paragraf, demikian pula dengan jarak antar paragraf.

* Awal paragraf dimulai dari batas kiri penulisan.

· Salam Penutup ditulis mulai dari batas kiri penulisan.
· Jarak Salam Penutup dengan paragraf penutup sama dengan jarak Salam Pembuka
dengan paragraf pembuka.
· Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis mulai dari bagian tengah dengan
penulisan tanggal hijriyah terlebih dahulu, kemudian di bawahnya tanggal mase hi.
· Instansi pembuat surat beserta periodesasinya ditulis dibawah tanggal.
· Tanda tangan, nama jelas dan jabatan ketua ditulis dimulai dari batas kiri, sedang
sekretaris di bawah instansi pembuat surat.
· Tembusan dan inisial ditulis di batas kiri tepi kiri penulisan.

c) Macam Surat
Berdasarkan sasaran dikeluarkannya surat terdiri atas 2 jenis, yaitu surat keluar intern dan
surat keluar ekstern. Surat keluar intern adalah surat yang dikeluarkan oleh institusi PII
kepada institusi PII lainnya ( dari PB sam pai dengan PK dan BO) atau personal anggota
PII. Surat keluar ekstern adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu institusi PII kepada
personal atau istitusi diluar struktur organisasi PII. Sedangkan berdasarkan jenisnya surat
terdiri dari :
1) Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang biasa digunakan dalam komunikasi administrasi
yang dapat bersifat searah (pemberian informasi) atau dua arah (memberi sekaligus
meminta informasi ). Format surat biasa telah dijelaskan di atas:

Isi dari surat biasa dapat dikelompokkan dalam beberapa hal, yaitu :
(a) Permohonan
Yaitu surat biasa yang isinya berupa permintaan dari pengrim surat kepada
penerima surat dengan harapan penerima surat dapat memenuhi permintaan
tersebut. Permintaan itu dapat berkaitan dengan informasi, pengesahan, dan
pelantikan pengurus, dana/ sumbangan, kesediaan untuk berpartisipasi dalam suatu
kegiatan, kesediaan untuk menjadi pembicara, peminjaman tempat dan sebagainya.
(b) Undangan
Yaitu surat yang memberikan informasi kepada penerima surat tentang
penyelenggaraan suatu kegiatan sekaligus penerima surat bisa menghadiri acara
tersebut. Ada juga bentuk surat undangan yang berupa cetakan (kartu) yang
penjelasannya dapat dilihat pada penjelasan poin 7.
(c) Pengantar
Yaitu surat yang memberikan informasi kepad a penerima surat bersamaan dengan
pengiriman/penyampaian barang atau surat lain (surat keputusan, surat mandat
atau surat tugas).
(d) Pemberitahuan
Yaitu surat yang isinya memberikan informasi tentang suatu masalah yang

dipandang perlu diketahui oleh penerima surat.

(e) Ucapan Selamat/ Ikut Bela Sungkawa

Yaitu surat yang berisi ucapan selamat atau ikut bela sungkawa kepada penerima
surat. Misalnya ucapan selamat atas keberhasilan yanq diperoleh, selamat hari raya,
selamat atas kelahiran putra/putri, ikut belas sun gkawa atas musibah yang dialami
dan lain-lain.

21
2) Surat Mandat
Surat mandat adalah surat yang menyatakan/ menjelaskan bahwa pemegangnya adalah
sebagai wakil/utusan dari suatu lembaga tertentu yang mengikuti acara tertentu
berdasarkan undangan yang diterima o leh lembaga yang mengeluarkan surat mandat.
Selama mengikuti kegiatan tersebut pemegang mandat tidak dapat mengambil suatu
keputusan yang bersifat strategis bagi lembaga yang diwakili selama acara berlangsung.
Setelah selesai mengikuti acara pemegang manda t berkewajiban memberikan laporan
tertulis berkaitan dengan pelaksanaan acara tersebut kepada lembaga yang memberikan
mandat.

3) Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang menyatakan/menjelaskan tugas yang harus dilakukan
oleh penerima surat tugas untuk menye lesaikan sesuatu masalah sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan. Selama melaksanakan tugasnya, pemegang surat menyelesaikan
tugasnya yang telah disebutkan dalam surat tugas baik yang ber sifat strategis maupun
teknis. Setelah selesai melaksanakan tugas a tau berakhirnya masa pelaksanaan tugas
pemegang surat tugas diwajibkan memberikan laporan tertulis kepada yang memberi
tugas.

4) Surat Keterangan
Surat keterangan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan kebenaran identitas
keanggotaan seseorang dari sua tu lembaga untuk suatu kepentingan tertentu bagi
seseorang atau lembaga yang mengeluarkan surat keterangan.

5) Surat Ketetapan dan Keputusan

Surat ketetapan dan keputusan adalah pernyataan keabsahan status hukum dari suatu
keputusan yang diambil oleh lembaga dengan menjelaskan secara rinci pertimbangan -
pertimbangan baik yang bersifat obyektif maupun yuridis yang melatarbelakangi dan
mendasari pengambilan keputusan tersebut. Bedanya surat ketetapan dan surat
keputusan terletak pada jangkauan ikatannya. Surat ketetapan mengikat ke dalam dan
keluar institusi pembuat surat, sedang surat keputusan hanya mengikat ke dalam
institusi pembuat surat. Umumnya surat ketetapan hanya dihasilkan oleh musyawarah
baik itu Muknas, Konwil, Konda maupun Muskom. Dalam musyawara h seperti itu
menjadi lebih jelas perbedaan antara keputusan dan ketetapan, karena keputusan hanya
mengikat peserta musyawarah, misalnya tentang Tata Tertib Musyawarah atau Agenda
Acara Musyawarah. Sebaliknya ketetapan juga mengikat orang yang tidak ikut
musyawarah, tapi anggota PII dalam teritorial yang sama dengan tingkatan
musyawarah tersebut, misalnya ketetapan tentang Ketua Umum PB/ PW/ PD/ PK PII,
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga.

Pertimbangan (considerance) dalam surat ke tetapan/ keputusan terdiri atas tiga, yaitu:
bagian, yaitu:
(a) MENIMBANG, bagian ini menjelaskan kondisi obyektif yang terjadi yang menjadi
latar belakang dikeluarkannya surat keputusan.
(b) MENGINGAT, bagian yang menjelaskan landasan hukum dari keputusan yang
diambil.
(c) MEMPERHATIKAN, bagian ini menjelaskan faktor -faktor lain yang ikut
mendukung keputusan yang diambil baik yang bersifat obyektif maupun subyektif.
Tidak setiap surat ketetapan atau surat keputusan harus mencantumkan
considerance Memperhatikan, kecuali bila memang dipan dang perlu.

Karena isi SK akan mengandung konsekuensi hukum dan dilatarbelakangi serta didasari
pertimbangan-pertimbangan tertentu yang suatu saat bisa jadi keliru, maka dalam amar
keputusan harus disebutkan:

22
 (a) Kapan SK mulai diberlakukan
(b) Bila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan ditinjau kembali.
(c) Kapan dan di mana ditetapkan

6) Surat Peringatan
Surat peringatan adalah pemberitahuan kepada penerima surat akan pelanggaran yang
telah dilakukan terhadap konstitusi organisasi untuk mengingatkan agar tidak
mengulangi tindakan yang sama. Bila kemudian ternyata tindakan tersebut diulangi lagi
maka yang bersangkutan bisa dikenai sanksi organisatoris.
Bentuk surat peringatan sebenarnya sama dengan surat biasa, hanya karena secara
hukum konsekuensi bagi penerima sur at peringatan berbeda dengan surat biasa, maka
surat peringatan dibedakan dengan surat biasa. Bila setelah diberikan surat peringatan
yang bersangkutan ternyata tidak berusaha memperbaiki diri maka bisa dilanjutkan
dengan skorsing atau pemecatan yang kepu tusannya dituangkan dalam bentuk surat
keputusan.

7) Surat Cetakan (Kartu)

Surat cetakan adalah surat yang dibuat dalam bentuk cetakan (umumnya menggunakan
kertas tebal), sehingga sering juga disebut kartu. Yang umum dibuat dalam bentuk
surat cetakan adalah surat undangan untuk acara -acara ceremonial atau surat ucapan
selamat ikut bela sungkawa. Format surat cetakan tidak dilakukan pembakuan, cukup
mengikuti bentuk yang secara umum banyak digunakan.
8) Sertifikat
Selain itu bentuk surat cetakan juga bisa beru pa sertifikat pelatihan yaitu:
Training,Kursus dan Taklim.Sertifikat diberikan stelah mengkuti kegiatan training,
taklim maupun Kursus.

d) Identitas Surat-Surat PII

Untuk membedakan surat-surat PII dengan surat-surat dari lembaga/ organisasi lain, maka
surat-surat yang dikeluarkan PII (dari semua institusi) disamping bentuk suratnya yang
khas (Modifikasi dari Block Style dan Semi Block Style) juga menggunakan identitas yang
khusus hanya digunakan oleh PII, yaitu:
1) Kepala Surat
Setiap surat resmi PII harus dib uat di atas kertas yang terdapat cetakan kepala surat.
Kepala surat tersebut dicetak dengan warna hijau tua. Kecuali bila dalam keadaan yang
sangat darurat, maka kepala surat itu dapat berupa ketikan biasa.Yang tercantum
dalam kepala surat PII adalah:
(a) Identitas Lembaga, yaitu identitas lemba ga pengirim surat, terdiri dari :
o Lambang PII ditempatkan di sudut kiri atas dengan warna sesuai aslinya .
o Nama lembaga (PB/PW/PD/PK/BO/ Pengurus Perwakilan).
o PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII), di bawahnya disertai dengan tu lisan
dalam bahasa Arab dan bahasa Inggris.
o Nama Wilayah/Daerah/ Komisariat Perwakilan (negara)/(kota,propinsi) kecuali
PB.
o Gads tunggal sepanjang batas antara dua margin (kiri dan kanan),
o Alamat Sekretariat ditulis lengkap terletak di bawah garis tunggal.
o Penulisan idetitas tersebut diatur dengan rata kiri (tepi kirinya saja yang sejajar)
disudut kiri atas dengan jarak dari tepi atas 1 cm dan tepi kiri 2 cm.
o Penulisan identitas tersebut diatur dengan rata kiri (tepi kirinya saja yang
sejajar) di sudut kiri atas dengan jarak dari tepi atas 1 cm dan tepi kiri 2 cm.
(b) Tulisan "Bismillahirrahmanirrahim" dengan huruf Arab, di bawah alamat
Sekretariat dengan posisi di tengah.
Jika surat tersebut merupakan hasil keputusan/ ketetapan suatu forum musyawarah
maka identitas forum ditulis di bagian tengah atas, terdiri dari :

23
 o Lambang PII ditempatkan di bagian tengah paling atas setelah batas atas
kertas.
o Jenis surat (KEPUTUSAN/ KETETAPAN) dan nama forumnya.
o Tulisan PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII).
o Nama wilayah/ daerah/ komi sariat (selain kegiatan nasional).
o Garis tunggal sepanjang tulisan terpanjang yang ada di atasnya.
o Nomor keputusan/ ketetapan.
o Nama keputusan/ ketetapan.
o Tulisan "Bismillahirrahmanirrahim" di sebelah kiri atas isi keputusan/ketetapan
o Tulisan 'Billahitaufiq wal hidayah' di sebelah kiri bawah isi keputusan/
ketetapan.
2) Penomoran
Agar memudahkan dalam pengarsipan sehingga bila sewaktu -waktu diperiukan dapat

ditemukan dengan mudah maka setiap surat yang dibuat diberi nomor. Penomoran

surat di PII dibedakan menj adi dua, yaitu untuk surat keluar intern dan dan surat

keluar ekstern, serta masing -masing jenis surat mempunyai nomor urut tersendiri.

(a) Surat keluar intern adalah surat menyurat ke dalam institusi PII atau antar
institusi PII, baik yang setingkat maupun bu kan, misalnya surat untuk seluruh
personalia PB PII. Untuk surat menyurat intern tidak perlu menggunakan PII
pada awal nomor surat.
(b) Surat keluar ekstern adalah surat menyurat ke luar institusi PII termasuk ke KB
PII.Untuk surat keluar ekstern maka nomor su rat diawaii dengan PII.

Kode instansi Pengurus Besar dan Pengurus Wilayah PII ditulis dengan huruf latin

kapital, dengan ketentuan sebagai berikut (terbaru) :

PB Pengurus Besar
AA Daerah Istimewa Aceh
AB Sumatera Utara
AC Sumatera Barat
AD Jambi
AE Riau
AF Sumatera Selatan
AG Bengkulu
AH Lampung
AI Bangka Belitung
BA Kalimantan Barat
BB Kalimantan Selatan
BC Kalimantan Timur
BD Kalimantan Tengah
CA Jakarta
CB Jawa Barat
CC Jawa Tengah
CD Jawa Timur
CE Yogyakarta Besar
CF Banten
DA Bali
DB Nusa Tenggara Barat

24
 DC Nusa Tenggara Timur
EA Sulawesi Utara
EB Sulawesi Tengah
EC Sulawesi Selatan
ED Sulawesi Tenggara
EE Gorontalo gORONTALO
FA Maluku Besar
FB Maluku Utara
GA Papua Sorong
GB Papua Jayapura

Kode instansi pengurus daerah ditulis dalam angka roma wi disusun urut dalam tiap -tiap
wilayah oleh PW, sedangkan kode instansi pengurus komisariat ditulis dalam angka
arab disusun urut dalam daerah oleh PD masing -masing.
Adapun secara lengkap tata cara penomoran surat adalah sebagai berikut:
(a) Contoh penomoran surat biasa tingkat PB PII
Ekstern : PII-PB/Sek/008/11/1416-1996
Intern : PB/Sek/008/11/1416-1996
Maksudnya adalah sebagai berikut:
PII : Identitas organisasi PII (khusus untuk surat ekstern)
PB : Identitas tingkatan institusi yang mengeluarkan surat
Sek : Singkatan dari Sekretaris, pihak yang mengeluarkan/ pembuat surat,
kode yang lain adalah DF untuk Dewan Formatur (bila kepengurusan belum
terbentuk).
008 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (ditulis dengan tiga angka arab -)
II : Bulan Februari (bula n pengeluaran surat ditulis dengan angka
Romawi)
1416 : Tahun pengeluaran surat (Hijriyah).
1996 : Tahun pengeluaran surat (Masehi).

(b) Contoh surat biasa tingkat PW PII

Ekstern : PII-AG/Sek/009/II/1416-1996
: PII-AG.Korps/Sek/010/11/1416 -1996
: PII-AG.B/Kmd/01 1/11/1416-1996
Intern : AG/Sek/009111/1416-1996
AG : Kode badan induk pengurus wilayah yang mengeluarkan surat.
(c) Contoh surat biasa tingkat PD PII
Ekstern : PII-AH-I/Sek/010/11/1416-1996
Intern : AH-I/Sek/010/11/1416-1996
AH-I : Kode lembaga induk pengurus daerah yang mengeluarkan surat, ditulis
dengan angka romawi.

(d) Contoh surat biasa tingkat PK PII

Ekstern : PII-AC-I-Ol/Sek/011/11/1416-1996
Intern : AC-I-Ol/Sek/011/11/1416-1996
AC-I-01 : Kode lembaga induk pengurus komisariat yang mengeluarkan surat,
ditulis dengan angka romawi.

(e) Contoh surat biasa untuk P erwakilan PII di luar negeri:

Ekstern : PII-PWK-MAL/Sek/012/II/1416-1996
Intern : PWK-MAL/Sek/012/II/1416-1996
PWK : Singkatan dari Perwakilan, jenis institusi PII di luar negeri. J enis yang
lain adalah Konsulat digunakan KSL.
MAL : Adalah singkatan dari nama negara tempat perwakilan PII yaitu
Malaysia (nama kota/ propinsi tempat konsulat PII). Penggunaan singkatan

25
 menggunakan standar internasional, misal SIN (Singapura), THA (Thailand), PHI
(Philipina), IND (India), JPN (Jepang).

(f) Badan Otonom BPII

Ekstern : PII-PB.B/Kmd/013/11/1416-1996
Intern : PB.B/Kmd/013/11/1416-1996
PII-PB : Lembaga induk yang selevel dengan Koordinator BO yang
bersangkutan.

Selanjutnya untuk tingkat wilayah sampai k omisariat digunakan kode yang sama
dengan kode lembaga induknya adalah seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.
B : Kode untuk badan otonom Brigade PII.
Kmd : Singkatan dari Komandan, kode yang lain ; Adm untuk Kastaf
Administrasi, Log untuk Kastaf Logisti k, Ops untuk Asisten Operasional, LTB
untuk Asisten Litbang dan BWATI untuk Asisten Brigade Wati
(g) Badan Otonom (BO) PII Wati
EksternPII-PB.Korps/Sek/014/II/1416 -1996
Intern PB.Korps/Sek/014/11/1416 -1996
Korps Kode untuk badan otonom Korps PII Wati.

(h) Penomoran Surat Khusus Untuk penomoran surat -surat khusus ditambah dengan
kode lain setelah kode pembuat surat, yaitu :
MDT untuk surat mandat
Contoh:PB/SEK/MDT/015/11/1416 -1996
TGS untuk surat tugas.
Contoh: PB/SEKrTGS/016/11/1416 -1996
KET untuk surat keterangan.
Contoh: PB/SEK/KET/01 7/11/1416 -1996
TAP untuk surat ketetapan.
Contoh: TAP/Ol/MUKNAS-XX/1415-1995
AG/TAP/02/KONWIL-XI/1418-1998
AG-I/TAP/KONDA-X/1418-1998
AG-1-Ol/TAP/MUSKOM-1/1418-1998
* KPTS untuk surat keputusan.
Contoh: PB/SEK/KPTS/019/11/1416-1996
KPTS/02/MUKNAS-XX/1415-1995
AC/SEK/KPTS/007/11/1418 -1998
AC/KPTS/08/KONWIL-XI/1418-1998
AC-I/SEK/KPTS/007/lWl 418-1998
AC-I/KPTS/009/lWl 418-1998
AC-1/SEK/KPTS/009/IV/1 418-1998
PGT untuk surat peringatan.
Contoh: PB/SEK/PGT/020/11/1416 -1996
(i) Penomoran Surat Ketetapan dan Surat Keputusan oleh Forum Musyawarah.
Penomoran surat ketetapan dan surat keputusan oleh Forum Musyawarah berbeda
caranya dengan penomoran surat -surat lainnya.
Caranya adalah sebagai berikut:
Surat Keputusan,
Contoh: KPTS/02/MUKNAS-XX/1415-1995
KPTS : Kode untukjenis surat keputusan
02 : Nomor urut surat keputusan Nomor urut surat keputusan
ditulis dengan dua angka arab
MUKNAS-XX : Forum musyawarah yang menghasilkan, Muktamar Nasional ke -
20

26
 1415-1995 : Tahun penyelenggaraan musyawarah dalam hijriyah dan masehi.
Surat Ketetapan
Contoh: TAP/02/MUKNAS -XX/1415-1995
Contoh : TAP/02/MUKNAS -XX/1415-1995
TAP : Kode untukjenis surat ketetapan
02 : Nomor urut surat ketetapan
MUKNAS-XX : Forum musyawarah yang menghasilkan ketet apan
1415-1995 : Tahun penyelenggaraan musyawarah dalam hijriyah dan masehi.

(j) Penomoran Surat Kepanitiaan

Sebelum nomor surat diberi kode kepanitiaan (SC/OC/EC) dan singkatan kegiatan.
Contoh Surat Executive Committee (EC) Panitia Rapimnas I Tahun 1996, di wilayah
PW PII Yogyakarta
Ekstern : PII-CE/EC.RAPIMNAS-1/015/X/1417-1996
Intern : CE/EC.RAPIMNAS-1/016/X/1417-1996

(k) Penomoran Sertifikat training

Sesudah Sekretariat (SEK) diberi kode sesuai dengan jenis training, kursus, taklim.
Nomor urut sertifikat d ibedakan untuk tiap-tiap orang peserta dan masing -masing
jenis trainingnya dalam kurun waktu satu tahun
STF-BT untuk Basic training, STF -IT untuk Intermediate Training, STF -AT untuk
Advanced Training, STF -PI untuk Pendidikan Instruktur.
Sertifikat Advanced Training dan Pendidikan lnstruktur hanya dikeluarkan oleh
Pengurus Besar, sertifikat Basic Training dan Intermediate Training hanya
dikeluarkan oleh pengurus wilayah yang menyelenggarakan.
Contoh: - PB/SEK-PI/100/XI/1419-1998
- PB/SEK-IT/050/II/1419-1998

3) Lampiran
Lampiran surat ditulis di bawah nomor surat dengan tulisan lengkap. Penulisan
hendaknya ringkas tapi jelas, jika tidak ada lampiran maka tidak perlu ada penulisan
lampiran. Contohnya
Lampiran : 1 (satu) berkas proposal
Lampiran : 1 (satu) lembar
Kata "berkas" digunakan bila lampiran berjumlah lima lembar atau lebih.

4) Perihal
Maksud surat (Perihal) ditulis setelah lampiran surat (tepat di bawahnya) dengan
singkatan Hal. Penulisannya hendaknya singkat, padat dan jelas. Ditulis dengan
huruf capital tebal atau garis bawah. Contoh:
* Hal : UNDANGAN RAPAT PLENO
* Hal : UNDANGAN RAPAT BPH
* Hal : PERMOHONAN DANA

5) Tujuan Surat
Alamat tujuan surat ditulis di bawah perihal dengan jarak dua kali kait dari spasi
yang digunakan dan batas kiri sejajar isi perihal. Yang perlu diperhatikan dalam
penulisan tujuan surat adalah sebagai berikut .

(a) Tujuan surat tidak perlu diawali dengan Kepada, tapi langsung Yang kami
hormati/ Yang terhormat (Ykh/ Yth), sebab siapa pun sudah mengetahui bahwa
alamat yang ditulis dalam surat adalah alamat yang dituju. Selain itu, kata
"kepada" berfungsi sebagai kata penghubung intra kalimat yang menyatakan
tujuan, sedangkan alamat surat bukan berupa kalimat, sama halnya dengan
alamat pengirim yang tidak perlu menggunakan kata “ dari”.

27
 (b) Jika tujuan surat perorangan diawali dengan Bapak/ lbu/ Saudara atau Kanda/
Yunda jika yang bersangkutan Keluarga Besar PII.
(c) Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan tidak perlu diawali dengan Bapak/
lbu/ Saudara.
(d) Jika tujuan surat adalah lemba ga atau jabatan maka tidak menggunakan di
tempat, tapi menggunakan nama kota tempat kedudukan lembaga atau jabatan
tersebut.
Contoh :
Ykh. Pengurus Besar Pelajar Islam Indonesia (PB PII)
di,-
Jakarta.

Ykh. Ketua Bidang Hubungan Antar Lembaga

Pengurus Besar Pelajar Islam Indonesia (PB PII)
di,-
Jakarta.

Ykh. Kanda Taufiq Ismail

di,-
Tempat.

6) Isi Surat
Isi surat terdiri dari 3 bagian,yaitu :

(a) Salam dan Kalimat Pembuka

Isi surat PII selalu diawali dengan "Assalamu'alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh" atau "Assalamu'alaikum Wr. Wb."(bisa dengan tulisan Arab) dan
kalimat pembuka yang berisi do'a bagi penerima surat atau bagi penerima maupun
pengirim surat. Kecuali untuk surat ketetapan, surat keputusan, surat mandat,
dan surat tugas, tidak diawali dengan salam.
Contoh Kalimat Pembuka:
* Semoga Saudara senantiasa dalam keadaan sehat wal 'afiat dan dapat
melaksanakan tugas sehari-hari dengan baik. Amin.
* Semoga limpahan taufiq dan hidayah Allah SWT mengiringi setiap gerak
aktifitas kita sehingga semakin mendekatkan kita semua pada pencapaian cita -
cita. Amin.
* Salam tazim kami sampaikan kehadapan Kanda/Yunda teriring do'a semoga
Kanda/Yunda sekeluarga senantiasa mendapatkan taufiq dan hidayah Allah SWT
sehingga bisa melaksanakan kewajiban sehari -hari dengan baik. Amin.

(b) Maksud Surat

Maksud surat ditulis dua kait setelah isi salam pembuka dan ditulis sesuai dengan
jenis suratnya. Untuk jenis surat undangan ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan yaitu dalam penulisan kapan acara akan dilangsungk an :
* Hendaknya selalu diawali dengan "Insya Allah ” akan diselenggarakan pada:
* Hari/Tanggal. Nama hari disebutkan terlebih dahulu, baru kemudian
tanggalnya.
* Tempat. Di mana acara akan dilaksanakan harus ada kejelasan, agar
memudahkan pihak yang diund ang menghadiri acara.
* Agenda Acara/Tema. Agar yang diundang sudah memiliki gambaran terlebih
dahulu terhadap acara yang akan didatanginya.

28
 Contoh maksud surat :

.......... yang insya Allah akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 9 Februari 1997
Waktu : Pukul 19. 00 WIB s. d. selesai
Tempat : Sekretariat PB PII
JI. Menteng Raya 58 Jakarta
Agenda Acara : Persiapan Resepsi HARBA PII ke -50

Bila maksud surat cukup panjang sehingga tidak cukup dalam satu halaman,
dapat dilanjutkan ke halaman kedua dan seterusnya. Mulai halaman 2 sampai
akhir surat, tidak menggunakan kertas dengan kepala (kop) surat.

(c) Kalimat Penutup dan Salam

Setelah maksud surat disampaikan sebelum salam diberikan kalimat penutup
untuk menegaskan kembali apa ya ng telah disampaikan. Kalimat penutup ditulis
dua kait setelah maksud surat. Isi kalimat penutup tergantung maksud surat,
artinya jika maksud surat berupa .permohonan maka digunakan bahasa yanq
lebih halus dalam penutup dan do’a “Jazakumullahu Khairan Kats iiran” (ditulis
dengan huruf miring/Italic bila menggunakan komputer). Kalimat penutup
diakhiri dengan ucapan : 'Billahit taufiq wal hidayah' dan'Wassalamu'alaikum Wr.
Wb." (Keduanya ditulis dengan huruf miring/Italic). Untuk surat ketetapan ,
surat keputusan, surat mandat dan surat tugas, hanya diakhiri dengan
'billahitaufiq wal hidayah', tidak dengan salam.
dengan huruf miring/italic bila mengguna kan komputer). Kalimat miring/Italic).
Untuk surat ketetapan, surat keputusan, surat
Contoh Kalimat Penutup dan Salam:
Pada Surat Permohonan:
Demikianiah permohonan ini kami sampaikan dengan harapan Bapak/Ibu
berkenan mengabulkannya. Atas perhatian dan bantuan Bapak/ lbu kami
haturkan terima kasih. Jazakumullahu khairan katsiiran.
Billaahitaufiq wal Hidayah,
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Pada Surat Undangan :

Demikian undangan dari kami semoga Saudara bisa menghadirinya. Atas
perhatian dan kehadiran Saudara kami ucapkan terima kasih.
Billaahitaufiq wal Hidayah,
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Pada Surat Mandat/Surat Tugas:

Demikian Surat Mandat Surat Tugas ini kami buat untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya. Kepada pemegang Surat Mandat/ Surat Tugas ini
diwajibkan memberikan laporannya kepada PB PII selambat -lambatnya 14
(empatbelas) hari setelah melaksana kan tugasnya.'
Billaahitaufiq wal Hidayah.

7) Penanggalan dan Penandatanganan

Penanggalan pada surat PII ditulis dua kait setelah Salam Penutup sebelum
penandatanganan dilakukan. Penanggalan dilakukan dengan penyebutan tempat
kedudukan pengirim surat, tangga l hijriyah diikuti tanggal masehi. Sedangkan
penandatanganan dilakukan dengan penyebutan lembaga pembuat surat terlebih
dahulu lengkap dengan periodesasinya. Setiap surat yang mengatasnamakan institusi
PII harus ditandatangani oleh 2 orang, yakni Ketua (k etua umum/ ketua bidang) dan

29
 Sekretaris. Untuk surat kepanitiaan jika ditujukan kepada pihak ekstern (nonpanitia)
selain ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Panitia harus diketahui
ditandatangani Ketua Umum (atau yang mewakili) dan stempel institusi pengurus
yang membentuk panitia tersebut. Adapun urutan penandatanganannya adalah
sebagai berikut:

(a) Ditandatangani Sekretaris

Yaitu pihak yang bertanggungjawab dan berwenang dalam pembuatan surat
organisasi. Sekretaris di sini dapat Sekretaris Jenderal (u ntuk PB PII), Sekretaris
Umum (untuk PW, PD dan PK PII) atau wakilnya. Sehingga Wakil Sekjend bisa
menandatangani surat karena 2 hal, yaitu karena mewakili Sekjend (yang
berhalangan atau sedang tidak berada di tempat) atau karena isi surat tersebut
merupakan bidang tugasnya (Wakil Sekjend Bidang Kaderisasi menandatangani
surat yang berkaitan dengan masalah kaderisasi).

(b) Ditandatangani Ketua

Yaitu pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan yang disebutkan dalam surat,
sehingga dapat ditandatangani oleh Ketu a Umum atau Ketua Bidang. Seorang
Ketua Bidang dapat menandatangani surat karena 2 hal, yaitu karena mewakili
Ketua Umum atau Ketua Bidang yang lain dan karena kegiatan tersebut
berkaitan dengan bidangnya.
Jika Ketua Bidang mewakili Ketua Bidang lainnya m enandatangani suatu surat,
untuk kepantasan sebaiknya tidak menggunakan nama bidangnya tapi
menggunakan urutan Ketua misalnya Ketua I , Ketua II dan seterusnya. Selain
Ketua Umum, Ketua Bidang, Sekretaris dan Bendahara, pengurus yang lain tidak
dapat menandatangani surat-surat yang dikeluarkan institusi pengurus yang
bersangkutan,

(c) Dibubuhi stempel lembaga, dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan
tandatangan sekretaris. Dibubuhi stempel lembaga, dengan seperempat
bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan sekretaris.
Penulisan nama Ketua dan Sekretaris ditulis dengan huruf besar semua. Penulisan
jabatan bila menggunakan komputer digunakan huruf miring/Italic. Posisi tanda
tangan tepat di atas nama yang bersangkutan sedangkan pembubuhan stempel
terletak pada posisi sebelah kiri menghimpit 1/4 sejajar dengan tanda tangan
sekretaris. Untuk surat kepanftiaan semua surat (selain untuk intern panitia) di
bawahnya harus diikuti dengan tanda tangan Ketua Umum atau Ketua Bidang yang
mewakili (sebagai bukti persetujuan/ pengesahan) dan stempel dari institusi pengurus
yang membentuk kepanitiaan.

8) Tembusan dan Tindasan

Tembusan adalah memberikan salinan surat kepada instansi yang setingkat atau di
atas pengirim maupun penerima surat karena sesuai dengan kedudu kannya harus
mengetahui permasalahan yang disampaikan dalam surat tersebut atau dipandang
perlu ikut mengetahuinya. Misalnya surat -surat dari PK ke PB harus ditembuskan ke
PD dan PW, surat-surat dari PD ke PB harus ditembuskan ke PW.
Contoh :
SK Pengesahan PD PII oleh PW PII tembusannya disampaikan ke PB PII.
Surat PW PII kepada Gubernur, tembusannya disampaikan ke Pangdam.
Surat PB PII kepada Menteri Dalam Negeri RI, tembusannya ke Presiden RI.
Tembusan ditulis di pojok bawah sebelah kiri. Cara penulisan nya adalah sebagai
berikut:
Tembusan disampaikan kepada Ykh:
Pengurus Besar Pelajar Islam Indonesia (PB PII) di Jakarta

30
 Tindasan adalah memberikan salinan surat kepada instansi di bawah pengirim
maupun penerima surat karena sesuai dengan kedudukannya harus mengetahui
permasalahan yang disampaikan dalam surat tersebut atau dipandang perlu ikut
mengetahuinya.
Contoh:
SK Pengesahan PB PII oleh Dewan Formatur PB PII, tindasannya disampaikan ke
PW PII se-Tanah Air.
Surat Pengesahan PD PII oleh PW PII, tindasanny a disampaikan ke PD PII se -
wilayah yang bersangkutan.
Tindasan ditulis di pojok bawah sebelah kiri. Cara penulisannya sebagai berikut :
Tindasan disampaikan kepada Ykh
Pengurus Daerah PII se-Wilayah Jakarta
Bila terdapat surat yang harus diberi tembusan d an tindasan sekaligus, maka untuk
ini cukup dengan penyebutan tembusan. Misalnya surat PW PII yang perlu diberikan
tembusan ke PB PII dan PD PII se -wilayah yang bersangkutan. Surat yang tidak
memerlukan tembusan maupun tindasan pada dasarnya juga diberik an tembusannya
untuk arsip di sekretariat. Dalam hal seperti ini pada bagian tembusan/tindasan tidak
perlu dituliskan "Tembusanr/Tindasan disampaikan kepada Ykh: " tapi langsung
ditulis dengan kode "CC File" singkatan dari Carbon Copy File (disalin untuk arsip).

9) Inisial, di bawah tembusan diberi inisial (huruf depan nama) dari orang yang
mengonsep dan mengetik surat. Lihat contoh dalam lampiran.
10) Sampul Surat, tulisan dalam sampul surat sama seperti pada kepala surat tanpa
tulisan basmalah. Penulisan tuj uan dimulai dari tengah sampul dengan format rata
kiri.

e) Penggandaan Surat
Karena surat yang isinya sama bisa disampaikan kepada beberapa orang maka suatu surat bisa
dilakukan penggandaan untuk memenuhi keperluan tersebut. Dalam kaitan dengan penggandaan
surat ini ada beberapa istilah yang perlu dip ahami, yaitu:

1). Asli, yaitu surat pertama kali yang langsung diketik (manual/dengan komputer),.
ditandatangani dan distempel langsung. Surat ini disampaikan kepada yang tertera dalam alamat
tujuan surat.
Dalam beberapa hal ada beberapa pengecualian sebagai berikut:
(a). Naskah surat hasil foto copy tapi ditandatangani dan distempel langsung.
Hal ini dilakukan bila surat yang isinya sama dibutuhkan dalam jumlah banyak, namun masih
dibutuhkan tanda tangan dan stempel asli sebagai bukti keabsahan surat tersebut atau untuk
menghormati penerima surat. Contoh SK Pengesahan Kepengurusan, Surat Permohonan Dana.
(b). Naskah surat dan tanda tangan hasil foto copy tapi stempel langsung.
Jika isi surat lebih bersifat i nformasi dan dibutuhkan dalam jumlah banyak maka cukup
stempel saja yang dikenakan langsung terhadap hasil foto copy naskah surat yang sudah
ditandatangani.
Contohnya : Undangan Rapat Pleno, Surat Permintaan Sponsor.
(c). Naskah Surat diketik offset dan ditanda tangani mengunakan stempel.
Untuk surat yang diperiukan dalam jumiah banyak dan lebih bersifat informasi adakalanya
langsung dicetak menggunakan offset. Tanda tangan dalam surat ini bisa dilakukan dengan stempel
tanda tangan.
Contohnya : Kartu Lebaran, Kartu Undangan Resepsi Harba dan lain -lain.
Ketiga jenis surat tersebut meski isinya merupak an hasil foto copy atau cetakan offset tetap
merupakan surat yang asli bagi si penerima surat.

2). Duplikat, yaitu surat kedua dan seterusnya yang langs ung diketik (manual atau dengan
komputer), ditandatangani dan distempel langsung, sama persis dengan surat pertama. Surat ini

31
biasanya digunakan untuk disampaikan pihak -pihak yang diberikan tembusan surat secara khusus
untuk memberikan penghormatan (misal nya tembusan untuk pejabat) atau untuk arsip.
3). Salinan, yaitu hasil penggandaan surat asli dengan foto copy atau cetak offset, sehingga bentuk
dan isinya sama meski ukurannya berbeda (bisa diperbesar atau diperkecil). Salinan surat ini
digunakan dalam lampiran-lampiran surat untuk menguatkan apa yang disampaikan dalam isi
surat.
4). Turunan, yaitu surat yang diturunkan sama bunyinya dengan aslinya. Biasanya dibuat lebih
institusi kepengurusan lain, baik yang lebih tinggi maupun yang lebih rendah untuk d iedarkan
dengan tidak dibubuhi tanda tangan langsung penanggung jawab surat, tetapi cukup diberitanda
"dto" (ditandatangani oleh) dengan dibubuhi identitas lembaga yang membuat turunan surat
tersebut. Misalnya turunan ketetapan Muktamar Nasional yang dibu at oleh PB PII. Dalam hal ini
karena turunan yang dibuat banyak dan dibukukan maka identitas pembuat turunan diberikan di
depan (biasanya sekretariat jenderal PB PII). Demikian juga untuk hal yang sama di tingkat PW,
PD dan PK.
5). Kutipan, yaitu satu atau beberapa kalimat yang disalin dan surat aslinya u ntuk suatu keperluan
tertentu. Dalam hal ini pengutip harus menjaga kemungkinan terjadinya penyimpangan arti
sebenarnya antara surat yang asli dengan hasil kutipan tersebut.
f. Pengiriman, Penerimaan dan Pengagendaan Surat
Agar surat bisa benar-benar berfungsi dengan baik sebagai sarana informasi maka diperiukan
penanganan yang baik terhadap surat -surat organisasi baik yang masuk maupun keluar.
Penanganan tersebut meliputi :

1). Pengiriman Surat

Pengiriman surat-surat PII dilakukan dengan beberapa cara :
(a). Disampaikan langsung kepada yang bersangkutan oleh sekretaris bila hal ini
memungkinkan.
(b). Dititipkan kepada orang yang dipercaya dapat menyampaikan kepada yang
bersangkutan.
(c). Dikirimkan melalui Pos atau Biro Jasa Pengiriman milik swasta. Jika melalui Pos maka
sebaiknya melalui Pos Tercatat, Kilat Khusus atau Pos Patas, sehingga ada bukti pengiriman.
(d). Dikirim dengan faximili,e -mail, terlebih dahulu, bila isinya perlu segera diketahui
penerima surat untuk selanjutnya dikirimkan dengan cara -cara tersebut di atas. Cara pengiriman
surat seperti ini tidak berlaku untuk pengiriman Surat Keputusan (SK).
Jika pengiriman dilakukan dengan cara (a) dan (b) penerima surat diminta mengisi buku
Pengiriman (ekspedisi). Pengiriman sebaiknya dilakukan segera setelah surat itu selesai dibuat dan
ditandatangani untuk menghindari hal -hal yang tidak diinginkan.
2). Penerimaan Surat
Semua surat masuk harus disampaikan kepada sekretaris. Setelah dibaca diteruskan kepada pihak
yang berkompeten dengan isi surat untuk ditanggapi (dibalas, ditindaklanjuti dan lain sebagainya).
3). Pengagendaan.
Semua surat yang sudah dikirim atau diterima dicatat dalam buku agenda surat.

g. Arsip dan Penyimpanan Surat

Setelah surat dikirimkan, salinan surat perlu disimpan sebagai bukti otentik atas sudah
disampaikannya informasi tersebut. Sehingga bila di kemudian hari muncul permasalahan yang
berkaitan dengan isi surat, salinan surat yang disimpan tersebut dapat menjadi alat bantu dal am
penyelesaian masalah tersebut. Demikian juga dengan surat masuk, setelah diagendakan terus
disimpan. Proses penyimpanan surat inilah yang disebut dengan "Pengarsipan" dan surat yang
disimpan disebut "Arsip".
Agar lebih mudah dalam pengelolaannya maka surat yang disimpan diklasifikasikan tedebih
dahulu kemudian penyimpanannya berdasarkan klasifikasi yang telah dibuat tersebut. Paling
sederhana pengklasifikasian surat dibagi menjadi 2, surat masuk dan surat keluar organisasi. Hal
ini dilakukan jika inten sitas surat masuk dan keluar organisasi jumlah dan macamnya hanya
sedikit. Namun bila jumlahnya dan macam suratnya sudah banyak maka klasifikasi itu perlu
diperluas lagi.

32
 1). Teknik Penyimpanan Surat
Jika jumlah dan macam surat keluar maupun masuk organ isasi cukup banyak teknik
penyimpanannya dapat dilakukan dengan memperinci lebih lanjut macam surat keluar maupun
surat yang masuk tersebut dengan pemberian kode. Surat -surat dengan kode yang sama kemudian
disimpan di tempat yang sama. Ada dua bentuk peny impanan surat.
a). Pengkodean surat berdasarkan bidang kegiatan dan macam surat.
Teknik pengkodean ini dengan cara membagi menjadi dua macam surat yaitu surat masuk dan
surat keluar, masing-masing surat dibagi lagi atas surat intern dan surat ekstern (Liha t bagan di
bawah). Teknik inilah yang digunakan dalam administrasi PII

b). Pengkodean surat berdasarkan tujuan, pengiriman dan macam surat.

Bagan pengkodean surat-surat PII : SURAT

I (SURAT MASUK II (SURAT KELUAR)

1 (Ekstern) 2 (Intern) 1 (Ekstern) 2 (Intern)

I Surat-surat PW Surat biasa

I A A
II PD B Surat mandat B
II Kartu-Kartu PK Surat tugas
III C C
IV Brigade D Surat keterangan D
V PII Wati E Surat keputusan E
VI Anggota F Surat peringatan F
G Kartu/cetakan G

Untuk PB, surat dari tiap-tiap PW dapat diarsipkan dalam map file masing -masing secara
terpisah.
Untuk PW, surat dari tiap -tiap PD dapat diarsipkan dalam map file masing -masing secara terpisah.
Untuk PD, surat dari tiap-tiap PK dapat diarsipkan dalam map file masing -masing secara
terpisah.

Yang terpenting untuk dijadikan pertimbangan dalam pengkodean surat adalah kemudahannya
dalam mengatur penyimpanan maupun pengambilan bila sewaktu -waktu diperlukan

2). Masa Penyimpanan

Jika semua surat terus menerus disimpan mak a semakin lama tempat penyimpanan arsip akan
semakin penuh. Karena itu maka perlu batasan waktu sampai kapan arsip perlu dan harus
disimpan.
Sebagai contoh :

33
 * Arsip surat-surat biasa yang tidak terlalu penting misalnya ucapan selamat, permohonan dana
atau permohonan pinjam tempat bisa dimusnahkan setelah satu periode kepengurusan berikutnya
berakhir.
* Arsip undangan rapat-rapat dapat dimusnahkan setelah satu periode kepengurusan berikutnya
berakhir.
* Arsip SK yang masih berlaku harus disimpan sampai ada SK baru yang membatalkannya,
meskipun sudah berganti periode.
* Arsip surat penting yang mempengaruhi perjalanan sejarah organisasi disimpan selama
lima.tahun
A.2. Pembukuan dan Dokumentasi
Mekanisme pengumpulan informasi lain yang perlu dilakukan adalah dengan pembukuan dan
dokumentasi. lnformasi yang dikumpulkan dalam kegiatan ini adalah informasi yang non surat
meskipun tertulis.

1). Pembukuan
Yaitu penyelenggaraan pencatatan berbagai informasi dan data organisasi dengan menggunakan
buku tertentu sesuai dengan jenis informasinya. Dengan adanya buku catatan ini akan semakin
banyak membantu dalam perlyusunan laporan, perencanaan kegiatan dan yang terpenting adalah
dalam mendeskripsikan kondisi organisasi pada masa dulu dan sekarang serta membuat predik sinya
di masa mendatang.

Jenis-jenis buku yang perlu diadakan di sekretariat PII adalah sebagai berikut :
a). Buku Induk Anggota
Yaitu buku yang berisi catatan tentang anggota PII dengan segala identitas yang dimilikinya.
Isinya meliputi Nomor Induk Anggo ta/ Nomor Keanggotaan, nama, tempat tanggal lahir,
pendidikan, alamat, jenis kelamin, tempat dan tanggal masuk PII, status keanggotaan,
jabatan di PII sekarang, training PII yang telah diikuti, keterangan (setiap kurun waktu
tertentu, misalnya setahun, dil akukan penyusunan kembali dalam rangka up dating data).
Buku ini hanya dimiliki oleh pengurus komisariat dan pengurus daerah.

b). Buku Registrasi Kader

Yaitu buku yang berisi catatan tentang kader -kader yang telah mengikuti kegiatan
pengkaderan secara formal (training/ ta'lim) dengan segala identitas yang dimilikinya. lsinya
meliputi : Nama, tempat tanggal lahir, pendidikan, alamat, jenis dan jenjang training/ ta'lim
yang telah diikuti, waktu dan tempat training, Koordinator instruktur/ mualim, keterangan
(bila diperlukan). Seperti halnya buku induk, buku registrasi kader formal setiap kurun waktu
tertentu, misalnya setahun, dilakukan penyusunan kembali dalam rangka up dating data.
Buku ini hanya dimiliki oleh pengurus wilayah (khusus untuk mentra dan av tra/ wustho dan
'ali) dan pengurus daerah.

c). Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

Yaitu yang berisikan tentang surat yang telah dikeluarkan dan surat yang telah masuk
sekretariat. Beberapa hal yang perlu dicatat dalam pengagendaan surat adalah :
Surat Keluar: Nomor surat, Perihal, Tujuan surat, Tanggal pengiriman, Paraf penerima
Surat Masuk: Nomor surat, Perihal, Pengirim surat, Tanggal penerimaan, Tanggapan yang
telah diberikan.
d). Buku Ekspedisi
Yaitu buku yang berisi catatan tentang surat keluar yang telah dikirim/ disampaikan kepada
yang bersangkutan. Isinya meliputi : Nomor surat, perihal, alamat surat, tanggal pengiriman/
penerimaan (pengiriman bisa melalui pos dan penerimaan bila diserahkan langsung), tanda
tangan penerima/ petugas pos (penerima b ila diberikan langsung/ petugas pos bila melalui pos).

e). Buku Jurnal Kegiatan

34
 Yaitu buku yang berisi catatan tentang kegiatan yang dilakukan organisasi baik intern
maupun ekstern, baik sebagai pelaksana maupun peserta. lsinya meliputi : tanggal, waktu d an
tempat kegiatan, jenis/ macam kegiatan, penanggung jawab/ penyelenggara, uraian kegiatan,
jumlah peserta, keterangan (bila perlu).

f). Buku Risalah Sidang

Yaitu buku yang berisi catatan seluruh proses persidangan yang diselenggarakan serta
keputusan-keputusan yang telah diambil. Isinya meliputi : Waktu dan tempat sidang, sifat
jenis sidang, pimpinan dan notulis sidang, agenda acara, proses/ jalannya sidang, pokok -pokok
pembicaraan, pendapat bantahan/jawaban yang dikemukakan peserta sidang, kesimpulan
yang diajukan pimpinan sidang, kesimpulan dan keputusan sidang, tanda tangan pimpinan
dan notulis sidang.

g). Buku Daftar Keluarga Besar

Yaitu buku yang berisi catatan identitas lengkap keluarga besar PII. Isinya meliputi: Nama,
alamat rumah dan kantor, ja batan di kantor, jabatan yang pernah diduduki di PII, masa aktif,
aktifitas kemasyarakatan yang sekarang dilakukan, seperti halnya buku induk, buku daftar
keluarga besar setiap kurun waktu tertentu, misalnya setahun, dilakukan penyusunan kembali
dalam rangka up dating data.

h). Buku Tamu

Yaitu buku yang berisi catatan tamu yang berkunjung ke sekretariat organisasi. Isinya
meliputi hari, tanggal waktu, nama, alamat, pekerjaan, pihak yang ditemui, maksud/ tujuan/
keperluan.

i). Buku Daftar Alamat

Yaitu buku yang berisi catatan alamat perseorangan/lembaga yang menjadi relasi organisasi.
Isinya meliputi :
Nama orang/lembaga, pimpinan (untuk lembaga), bidang garap dan kegiatan, alamat lengkap,
nomor telepon/ faximili. Seperti halnya buku induk, buku daftar ala mat setiap kurun waktu
tertentu, misalnya setahun, dilakukan penyusunan kembali dalam rangka up dating data.

j). Buku Statistik

Yaitu buku yang berisi catatan tentang hal -hal yang diperlukan organisasi dan dicatat
berdasarkan angka-angka seperti jumlah an ggota, komisariat, daerah, wilayah, ormas, OKP,
sekolah, remaja masjid, majelis ta'lim, gereja dan lain -lain. Isinya disesuaikan dengan
keperluan.

k). Buku Harian Pengurus

Yaitu buku yang berisi catatan tentang hal -hal penting yang berkenaan dengan apara t/
kegiatan organisasi. lsinya meliputi: hari, tanggal, waktu, datafinformasi berfta, sumber,
keterangan, paraf.

l). Buku Dokumentasi

Yaitu buku yang berisi keterangan tentang dokumentasi yang dimiliki organisasi. Isinya
disesuaikan dengan bentuk dokumen nya.

m). Buku Log/ Sejarah

Yaitu buku yang berisi catatan peristiwa/ kejadian penting, kliping berita surat kabar/ majalah
yang menjadi sejarah perjalanan organisasi.

2). Dokumentasi
Selain surat, segala bentuk informasi organisasi yang perlu disimpan d ikategorikan sebagai
dokumen organisasi. Bentuknya bisa berupa gambar, foto kegiatan, tulisan, diktat, guntingan

35
 koran dan majalah (kliping) serta cendera mata. Semua dokumen tersebut perlu dikelola dan diatur
dengan baik dan teratur agar terjaga keamana nnya dan terhindar dari kerusakan. Hal ini penting
dilakukan karena bahan dokumentasi merupakan catatan penting yang bernilai sejarah dalam
kaitannya dengan perkembangan organisasi dari masa ke masa.

Penyimpanan dokumen organisasi disesuaikan dengan bentu knya, yaitu :

a). Gambar. Dokumen berupa gambar bila ukurannya kecil bisa disimpan dalam bentuk buku.
Tapi, bila ukurannya besar bisa direpro kemudian foto hasil reproduksinya disimpan dalam
album dengan diberi keterangan.
b). Foto. Foto-foto disimpan dalam album dengan diberi keterangan peristiwa/kegiatan,
hari/tanggal, waktu dan orang -orang yang ada dalam foto tersebut.
c). Tulisan. Tulisan-tulisan bisa dikumpulkan kemudian dibundel/dijilid, bisa menurut penulisnya,
subyek tulisan atau tahun pembuatan.
d). Diktat. Disimpan dalam bentuk buku.
e). Koran dan majalah. Disimpan dalam bentuk kliping dikumpulkan sesuai dengan tema
kemudian dibukukan.
f). Buku-buku yang berisikan tentang peristiwa sejarah, pemikiran, biografi yang berkenaan
dengan organisasi.
g). Disket/CD, dokumen organisasi yang diproses dengan menggunakan komputer.
h). Kaset, dokumen organisasi yang direkam dalam kaset
i). Video, dokumetasi peristiwa yang diabadikan dengan kamera video.

A.3. KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE) dan PROPOSAL KEGIATAN

(PROJECT PROPOSAL).
Agar tujuan PII bisa terwujud maka perlu direncanakan program -program yang selanjutnya
dijabarkan dalam berbagai macam kegiatan. Setiap program dan kegiatan yang dilaksanakan harus
dapat saling berkaitan dalam upaya pe ncapaian tujuan tersebut. Untuk mengevaluasi sejauh mana
suatu program ataupun kegiatan memiliki relevansi dengan upaya pencapaian tujuan PII maka sebelum
suatu program dilaksanakan perlu dibuat TOR terlebih dahulu sedangkan untuk kegiatan dibuat
proposal.

a). Pengertian
TOR (Term of Reference) atau kerangka konsep suatu program yang akan dicapai dalam kurun
waktu tertentu yang secara sistematis terdiri dari :
(1). Nama Program.

Nama program harus memberikan gambaran secara ringkas dan jelas tentang subye k program.

Misalnya : peningkatan kualitas sumber daya kader PII, peningkatan efektifitas dan efisiensi

kerja institusi kepengurusan PII dan lain -lain.

(2). Pendahuluan.
Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu program, pendahuluan terbagi
menjadi dua bagian, yaitu :
(a). Latar Belakang. Berisi masalah -masalah yang melatarbelakangi dicanangkannya suatu

program, yaitu masalah-masalah yang hendak dipecahkan dengan program tersebut.

(b). Dasar Pemikiran. Berisi kerangka teori yang menjelaskan rel evansi program dengan

masalah yang hendak dipecahkan oleh program tersebut.

36
(3). Landasan Kegiatan.
Perangkat konstitusi organisasi yang menjadi landasan program tersebut, meliputi:
(a). Landasan ldeologis. Kumpulan konsep bersistem yang dijadikan ara h dan tujuan
kelangsungan hidup. Di PII yang dijadikan landasan ideologis adalah Al Quran dan As -
Sunnah. Untuk lebih konkritnya dapat disebutkan ayat Al -Qur'an dan Hadits yang
dijadikan landasannya.
(b). Landasan Konstitusional. Produk -produk konstitusi PII yang memberikan arahan dan
pedoman bagi program organisasi. Di PII yang dijadikan landasan konstitusional adalah
Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Khittah Perjuangan.
(c). Landasan Operasional. Produk -produk konstitusi PII yang memberikan arahan d alam
operasionalisasi kegiatan organisasi. Di PII yang dijadikan landasan operasional adalah
garis-garis besar haluan pergerakan, pola gerakan PII dan ketetapan -ketetapan
musyawarah.
(4). Tujuan Program.
Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dari progr am tersebut sehingga jelas relevansi
program tersebut dengan pencapaian tujuan PII.
(5). Sasaran Program.
Merinci kelompok-kelompok yang menjadi sasaran program tersebut.
(6). Mekanisme Pelaksanaan, yang meliputi:
* Penanggung jawab; Pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam pelaksanaan
program tersebut. Dalam hal ini adalah ketua bidang, sekretaris jenderal/umum atau
bendahara.
* Pelaksana Kegiatan; Pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program tersebut.
Dalam hal ini adalah depar temen dan biro-biro.
* Jenis Kegiatan; Merinci jenis -jenis kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan
program.
* Pihak yang dilibatkan; Pihak -pihak yang akan dilibatkan dalam pelaksanaan program.
* Jadwal Kegiatan; Berisi penjadwalan dari kegiata n-kegiatan yang akan dilaksanakan.
* Rencana Anggaran dan Sumber Dana ; Dijelaskan rencana anggaran dan sumber
dananya secara global perkegiatan. Jika merupakan kerja sama dengan lembaga lain
dijelaskan bagaimana prosentase pembiayaannya serta bagaimana p enyelesaiannya bila
sesuai pelaksanaan program ada kelebihan atau kekurangan dana.

Proposal adalah suatu rencana kegiatan yang ditulis secara lengkap dari latar belakang sampai
rencana pelaksanaannya termasuk anggarannya. Sistematika proposal tersebut ad alah :
(a). Nama Kegiatan. Nama kegiatan harus bisa memberikan gambaran secara ringkas dan jelas
tentang rencana kegiatan. Misalnya, Peningkatan kualitas sumber daya kader PII,
peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja institusi kepengurusan PII dan la in-lain.
(b). Pendahuluan. Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu kegiatan, pendahuluan
terbagi menjadi 2 bagian, yaitu:
(1). Latar Belakang. Berisi masalah -masalah yang melatarbelakangi
dilaksanakannya suatu kegiatan, yaitu masalah -masalah yang hendak dipecahkan
dengan kegiatan tersebut.
(2). Dasar Pemikiran. Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi kegiatan
dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh kegiatan tersebut.
(c). Tujuan Kegiatan. Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai d alam kegiatan.

(d). Sasaran Kegiatan. Menjelaskan pihak -pihak yang terlibat baik sebagai subyek maupun obyek

kegiatan.

(e). Tema Kegiatan. Penjelasan tentang tema dapat dilihat dalam Bab IV.

37
 (f). Bentuk Kegiatan, misalnya ; diskusi, seminar, ceramah akb ar dan lain-lain.

(g). Waktu dan Tempat Pelaksanaan. Menjelaskan hari, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan

kegiatan.

(h). Pengelola Kegiatan;

(i). Penanggung jawab. Pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam pelaksanaan
kegiatan tersebut, misalnya Ketua Umum, Ketua Bidang, Sekretaris Jenderal/Umum atau
Bendahara Umum.
b). Pelaksana Kegiatan. Kepanitiaan yang dibentuk untuk m elaksanakan kegiatan tersebut. Jika

melibatkan beberapa institusi kepengurusan terdiri dari Panitia Pengarah (Steering Co mittee),

Panitia Penyelenggara (Organizing Commitee) dan Panitia Pelaksana (Executive Commitee). Tapi

jika hanya melibatkan satu institusi kepegurusan saia cukup dibentuk SC dan EC.

(a). Rencana Anggaran dan Sumber Dana. Dijelaskan rencana anggaran secara global perbagian
dalam kepanitiaan kegiatan dan asal sumber dananya. Jika merupakan kerja sama dengan
lembaga lain dijelaskan juga bagaimana prosentasenya pembiayaannya dan bagaimana
penyelesaiannya bila selesai kegiatan ada kelebihan atau kekurangan dan a.

(b). Pembubuhan TOR dan Proposal

Pembubuhan TOR dilakukan setelah selesai disusun dan dibahas dalam Rapat Pengurus
(Rapat Pleno atau Rapat BPH) yang menyetujui pelaksanaan kegiatan tersebut dengan
mencantumkan tempat dan tanggal pembubuhan secara berur utan, yaitu :
(1). Penanggung jawab program, dalam hal ini adalah ketua bidang, sekretaris
jenderal/umum atau bendahara umum. Seperti halnya pada pembubuhan surat,
penulisan nama dengan huruf besar dan jabatan dengan huruf miring (Italic).
(2) Ketua Umum, sebagai tanda program tersebut telah dibahas dan disetujui dalam
Rapat Kerja Pengurus. Dibubuhi stempel lembaga dengan seperempat bagiannya
menyentuh nama dan tanda tangan penanggung jawab program.

Pembubuhan proposal dilakukan setelah dibahas dalam Rapat Pe ngurus (Rapat Pleno atau
Rapat BPH) yang menyetujui pelaksanaan kegiatan tersebut dengan mencantumkan tempat
dan tanggal pembubuhan secara berurutan, yaitu :
(1). Sekretaris panitia, seperti halnya pada pembubuhan surat, penulisan nama dengan huruf besar d an

jabatan dengan huruf miring (Italic).

(2). Ketua panitia, selaku koordinator pelaksana kegiatan.

(3). Dibubuhi stempel panitia dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan sekretaris

panitia

(4). Ketua umum, sebagai tanda kegiatan tersebu t telah disetujui pengurus.
(5). Dibubuhi stempel lembaga dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan ketua

umum.

38
A.4. PENULISAN LAPORAN
Untuk mengevaluasi sejauh mana keberhasilan suatu perencanaan yang telah dilaksanakan
maka perlu dibuat laporan dalam rentang waktu tertentu. Ada 4 jenis laporan yang perlu dibuat, yaitu :
1. Laporan Kepengurusan; yaitu laporan yang dibuat oleh pengurus selama kurun waktu tertentu.
Laporan ini meliputi :
A. Laporan Rutin, yaitu laporan pengurus yang di buat secara rutin dan periodik (misalnya empat
bulan, semesteran atau tahunan) untuk disampaikan kepada institusi pengurus di atasnya (dari PK
ke PD, PD ke PW, PW ke PB dan Perwakilan/ Konsulat ke PB).

Sistematikanya adalah sebagai berikut :

1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan SK Kepengurusan yang masih berlaku yang menjadi dasar hukum dalam pelaporan
ini.

2). KONDISI PERSONALIA DAN INSTITUSI.

Menjelaskan tentang :
* Kuantitas dan kualitas personalia (jenjang pendidikan, jenjang training, masa aktif d an

lain-lain) pengurus institusi yang bersangkutan,

* Personalia pengurus yang aktif dan tidak aktif (jumlah, nama dan jabatannya).
* Kuantitas dan kualitas institusi kepengurusan yang dibawahinya.
3). PROGRAM KERJA DAN PELAKSANAANNYA.
Menjelaskan tentang :
* Rincian program kerja yang diamanahkan musyawarah dan penjabarannya telah disepakati
dalam TC Kepengurusan.
* Rencana-rencana kegiatan yang telah ditetapkan dalam rapat kerja untuk kurun waktu
berikutnya.
* Laporan deskripsi pelaksanaan kegiatan da n penjelasan rencana kegiatan tidak terlaksana.
* Informasi kegiatan yang sedang dalam proses pelaksanaan.
4). HAMBATAN dan KENDALA.
Menjelaskan hambatan (ekstern) dan kendala (intern) yang dialami dalam pelaksanaan program.
5). HARAPAN dan PENUTUP.
Tindak lanjut yang diharapkan dari institusi yang diberi laporan.

B. Laporan untuk musyawarah/sidang Dewan Pleno/Rapat Pimpinan. Yaitu laporan pengurus yang
disampaikan dalam forum musyawarah/ sidang Dewan Pleno/Rapat Pimpinan. Sistematikanya
adalah sebagai berikut:

1) PENDAHULUAN
Menjelaskan hasil musyawarah terakhir yang menjadi amanah pengurus periode sekarang.
2) KONDISI MASYARAKAT dalam TERITORIALNYA.
Menjelaskan tentang kondisi masyarakat pada umumnya dan umat Islam pada khususnya di
masa sekarang dan prospeknya di masa mendatang, serta deskripsi singkat tentang persoalan
pendidikan dan kebudayaan di wilayah kerja PW PII yang bersangkutan yang menjadi sasaran
dari aktifitas PII.
3) PROGRAM KERJA dan PELAKSANAANNYA.
Menjelaskan tentang; rincian program kerja yang diamanahkan musyawarah dan penjabarannya
yang telah disepakati dalam TC Kepengurusan, rencana -rencana kegiatan yang telah ditetapkan
dalam rapat kerja, laporan deskripsi pelaksanaan kegiatan dan penjelasan rencana kegiatan yang
tidak terlaksana, informasi kegiatan yang sedang dalam proses pelaksanaan.
4) HAMBATAN dan KENDALA.
Menjelaskan hambatan (ekstern) dan kendala (intern)yang dialami dalam pelaksanaan program.

39
 5) HARAPAN dan PENUTUP.
Tindak lanjut yang diharapkan dari institusi yang diberi laporan.

C. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ), yaitu laporan pengurus yang dibuat pada akhir periode dan di
sampaikan dalam forum musyawarah. Sistematika LPJ diberikan dalam Bab IV.
2. Laporan Kepanitiaan, yaitu laporan yang dibuat oleh kepanitiaa n yang telah dibentuk untuk
menangani suatu kegiatan tertentu.
A. Laporan Panitia Pengarah ( SC: Steering Committee), untuk acara -acara musyawarah, sidang dewan
pleno dan rapat pimpinan diberikan kepada lembaga pembentuknya sebelum peiaksanaan acara.
Karena dalam penyelenggaraan acara -acara tersebut, tugas SC adalah menyiapkan materi
pembicaraan yang akan dibahas. Sedangkan untuk acara-acara lain diberikan setelah usainya
pelaksanaan acara. Laporan SC disusun dengan sistematika sebagai berikut :
1). PENDAHULUAN
Menjelaskan fungsi kegiatan yang akan dilaksanakan dari sudut konstitusional dan upaya
pencapaian tujuan PII serta SK penunjukkan sebagai SC yang menjadi dasar hukum dalam
pembuatan laporan ini.
2). RUANG LINGKUP dan DESKRIPSI KERJA SC
Menjelaskan ruang lingkup SC dalam kegiatan tersebut, deskripsi kerja yang telah dilakukan
dan hasil kerjanya.
3). SARAN dan PENUTUP
Untuk acara musyawarah, sidang dewan pleno dan rapat pimpinan memberikan saran tentang
langkah-langkah yang perlu dilakukan agar dalam pelaksanaan kegiatan na nti bisa berjalan
dengan baik. Untuk kegiatan lain memberi saran tentang langkah -langkah yang diperlukan agar
kegiatan selanjutnya bisa berjalan dengan baik.
B. Laporan Panitia Penyelenggara ( OC: Organizing Committee).
1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan SK menunjukkan OC yang menjadi dasar hukum dalam pembuatan laporan ini.
2). STRATEGI PELAKSANAAN KEGIATAN.
Menjelaskan strategi yang akan digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
3). REALISASI KEGIATAN.
Menjelaskan realisasi kegiatan y ang dilaksanakan secara deskriptif termasuk laporan
keuangannya.
4). HAMBATAN dan KENDALA.
Menjelaskan hambatan (ekstern) dan kendala (intern) yang ditemui pelaksanaan kegiatan dari
tahap perencanaan sampai pelaporan.
5). SARAN dan PENUTUP.
Memberi saran tentang langkah-langkah yang perlu dilakukan agar kegiatan selanjutnya bisa
berhasil dengan baik.
C. Laporan Panitia Pelaksana (EC: Executive Committee):
(1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan SK penunjukkan OC yang menjadi dasar hukum dalam prnyusunan laporan ini.
(2). RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN.
Menjelaskan secara ringkas rencana mekanisme pelaksanaan kegiatan.
(3). DESKRIPSI PELAKSANAAN KEGIATAN.
Menjelaskan secara deskriptif pelaksanaan kegiatan termasuk laporan keuangan
(4). HAMBATAN dan KENDALA.
Menjelaskan hambatan (ekstern) dan kendala (intern) yang dialami dalam pelaksanaan kegiatan.
(5). SARAN dan PENUTUP.
Memberi saran tentang lagkah -langkah yang perlu dilakukan agar kegiatan selanjutnya bisa
berhasil dengan baik.
D. Laporan Pemegang Surat Mandat/Surat Tugas, yaitu laporan yang dibuat pemegang surat mandat/
surat tugas. Laporan pemegang surat mandat sistematikanya adalah sebagai berikut:
1). PENDAHULUAN. Menjelaskan tentang surat mandat yang hendak dilaporkan pelaksanaannya
(institusi kepengurusannya, nomor, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan yang
diikuti).

40
 2). DESKRIPSI PELAKSANAAN. Penjelasan deskriptif kegiatan yang dilaksanakan lengkap
dengan urutan acara dan pihak -pihak yang terlibat.
3). POKOK-POKOK PIKIRAN YANG BERKEMBANG. Pokok-pokok pemikiran yang muncul
dan berkembang dalam kegiatan tersebut yang dipandang perlu untuk ditindaklanjuti oleh
institusi pemberi mandat.
4). PERMASALAHAN YANG MUNCUL. Menjelaskan permasalahan yang muncul dalam
kegiatan tersebut sejak dari tahap perencanaan sampai pelaksanaan.
5). SARAN DAN PENUTUP. Memberikan saran tentang langkah -langkah yang perlu dilakukan
agar pelaksanaan kegiatan berikutnya bisa lebih baik.

Sedangkan laporan pemegang surat tugas adalah sebagai berikut:

1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan tentang surat tugas yang hendak dilaporkan pelaksanaannya (institusi
kepengurusannya, nomor, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan yang diikuti).
2). DESKRIPSI TENTANG TUGAS YANG AKAN DILAKSANAKAN
Penjelasan deskriptif tentang tugas y ang akan dilaksanakan lengkap dengan urutan
pentahapannya.
3). REALISASI PELAKSANAAN TUGAS.
Menjelaskan secara deskriptif pelaksanaan yang telah dilakukan dan hasil yang dicapai.
4). PERMASALAHAN YANG BELUM TERSELESAIKAN.
Menjelaskan permasalahan yang belum terselesaikan dalam pelaksanaan tugas tersebut.
5). SARAN dan PENUTUP.
Memberikan saran tentang langkah -langkah yang perlu dilakukan agar pelaksanaan kegiatan
berikutnya bisa lebih baik.

E. Laporan Permasalahan, yaitu laporan yang dibuat karena ad anya suatu permasalahan tertentu yang
dipandang dapat mengganggu misi dan eksistensi PII. Sistematikanya adalah sebagai berikut:
1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan secara singkat kondisi ideal yang seharusnya diwujudkan sesuai dengan misi dan
eksistensi PII, sebagai kerangka dalam menilai sesuatu yang hendak dilaporkan sebagai suatu
permasalahan.
2). PERMASALAHAN YANG DILAPORKAN.
Dalam penyampaian permasalahan ini bisa dilakukan secara kronologis (jika menyangkut
peristiwa) atau deskriptif (jika berkaitan dengan suatu kondisi).
3). HARAPAN TERHADAP PENERIMA LAPORAN.
Berisi tindak lanjut yang diharapkan oleh pembuat laporan dari penerima laporan.

B. PEDOMAN PENGELOLAAN DAN ADMINISTRASI KEUANGAN ORGANISASI PII

1. PENDAHULUAN
Salah satu pilar penting teg aknya organisasi adalah adanya manajemen dana yang
efektif dan efisien. Manajemen dana organisasi ini tidak hanya sekedar mencari dana secara
konvensional kemudian membelanjakannya untuk keperluan organisasi. Namun lebih dari itu
merupakan kegiatan yang me miliki proses yang utuh dari awal pengerahan dana, distribusi secara
merata sampai pengeluaran dana. Proses pengelolaan dana tersebut harus melalui sistem administrasi
keuangan yang teliti, rapi, efisien dan efektif dengan tetap memperhatikan pemerataan al okasi dana ke
seluruh bagian organisasi. Dengan tahapan yang demikian diharapkan agar roda organisasi dapat
berjalan secara padu dan berkesinambungan.

2. TUJUAN
Penyusunan pedoman pengelolaan keuangan organisasi ini dimaksudkan sebagai upaya untuk
membangun dan mengembangkan sistem manajemen keuangan organisasi yang efektif dan efisien
sehingga pengerahan dana, administrasi dan pengeluaran dana menjadi lebih mudah, tercatat secara
akurat dan hasil yang diperoleh semakin besar sesuai dengan kondisi institu si PII di daerah masing -

41
masing. Tujuan penyusunan pedoman pengelolaan dana organisasi adalah agar PII memiliki
kemandirian dalam sistem pengelolaan dana yang meliputi kegiatan pengerahan dana, administrasi
dana dan alokasi pengeluaran serta laporan pembuku annya dapat dipertanggungjawabkan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.

3. SUMBER DANA
Sesuai dengan Anggaran Dasar PII Bab IX pasal 15 tentang Perbendaharaan dan ART PII
Bab X pasal 91 dan 92 tentang Keuangan telah diatur bahwa PII memperoleh dana d ari berbagai
sumber antara lain:
a. Uang pangkal, iuran wajib, dan sumbangan sukarela anggota .
b. Zakat, Infaq, Shadaqah, Wakaf, dan Hibah dari ummat Islam serta pihak -pihak lain sepanjang
sah, halal, dan tidak mengikat
c. Usaha-usaha produktif dan usaha -usaha lain yang sah, halal dan tidak mengikat.

a. UANG PANGKAL, IURAN WAJIB, dan SUMBANGAN SUKARELA ANGGOTA

Pengerahan dana dari sumber infaq anggota difokuskan melalui pembayaran uang pangkal dan
iuran rutin anggota. Yang dimaksud dengan uang pangkal adala h uang yang diterima oleh organisasi
dari calon anggota dengan membayar sejumlah tertentu untuk biaya administrasi menjadi anggota
sah PII sesuai dengan syarat -syarat keanggotaan yang telah ditentukan. Sedangkan iuran wajib
adalah dana yang dibayarkan oleh anggota kepada organisasi secara periodik dengan jumlah tertentu
yang telah ditetapkan.
Penarik uang pangkal dan iuran anggota dimaksudkan untuk menumbuhkan rasa memiliki,
independensi diri, sikap mandiri, ketaatan, kesadaran, kedisiplinan dan tanggung j awab anggota
terhadap pengembangan dan masa depan organisasi. Pengelolaan uang pangkal, iuran wajib, dan
sumbangan sukarela anggota diatur sebagai berikut:
1). Besar Iuran
Besarnya uang pangkal anggota biasa ditetapkan dan dipungut oleh Pengurus Besar dan
dibayar satu kali selama keanggotaan.
2). Besarnya iuran bulanan anggota muda ditetapkan dan dipungut oleh Pengurus Komisariat.
3). Besarnya iuran bulanan anggota biasa ditetapkan dan dipungut oleh institusi pimpinan masing -
masing.
4). Uang pangkal dibayar pada saat anggota memenuhi persyaratan resmi menjadi anggota biasa
5). Uang pangkal dibayarkan melalui dan dikumpulkan oleh Pengurus Komisariat atau Pengurus
Daerah untuk diserahkan kepada Pengurus Besar.
b. ZAKAT, INFAQ, SHADAQAH,HIBAH,WAKAF DAN SHADA QAH
Sumber dana ini merupakan pengerahan dana organisasi dari masyarakat umum dan umat
Islam yang bersifat halal dan tidak mengikat terdiri atas :
* Keluarga Besar
* Simpatisan/masyarakat umum
* Pemerintah/BUMN
* Perusahaan Swasta
* Pihak-pihak lain baik dalam negeri maupun luar negeri

c. USAHA-USAHA ORGANISASI
Usaha organisasi yang halal dan sah untuk meningkatkan pemasukan dana organisasi dapat
dilakukan melalui :
* Yayasan atau lembaga-lembaga pendidikan formal.
* Lembaga-lembaga pelatihan, kursus ketrampilan dan keahlian.
* Pembentukan PT.
* Pembentukan koperasi
* Dan usaha-usaha lain yang tak bertentangan dengan prinsip -prinsip organisasi.

4. SISTEM ANGGARAN PROGRAM DAN BELANJA ORGANISASI.

42
 Pengertian Sistem penganggaran program dan belanja organisasi adalah sistem keuangan untuk
pelaksanaan program organisasi dalam bentuk uang yang terdiri atas anggaran penerimaan dan
anggaran pengeluaran dana dalam kurun waktu tertentu. Anggaran program dan belanja ini sekaligus
memberikan gambaran tentang sumber-sumber dana dan penggunaannya. Akumulasi anggaran
kegiatan dan pelaksanaan program masing -masing bidang, badan otonom dan lembaga khusus secara
keseluruhan menjadi Anggaran Program dan Belanja Organisasi.
Tujuannya adalah tujuan untuk menentukan s kala prioritas program kerja dan usaha -usaha
pengembangan organisasi sehingga tercapai efektifitas, efisiensi dan sinkronisasi antar bidang dalam
pengelolaan organisasi.
Fungsi Sistem anggaran program dan belanja organisasi memiliki fungsi -fungsi sebagai berikut:
Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengawasan.
Syarat-syarat dalam penyusunan Anggaran program dan belanja organisasi adalah sebagai
berikut:
a. Kronologis
b. Sistematis
c. Mudah dipahami
d. Realistis
e. Angka-angka dalam pos penerima an dan pos pengeluaran ditulis jelas.
f. Jumlah total pengeluaran dan pemasukan jelas.

Tahap-tahap penyusunan anggaran program dan belanja organisasi adalah

a. Pengajuan kegiatan dan program masing -masing bidang.
b. Identifikasi, klasifikasi program dan s eleksi.
c. Penjadwalan.
d. Perhitungan biaya operasional setiap bulan.
e. Jumlah total biaya seluruh kegiatan.
Mekanisme Persetujuan Anggaran.
1. Pengajuan anggaran belanja dan operasional bidang :

HASIL RAKER RAPAT GUGUS KETUA BIDANG

TUGAS
BENDAHARA KETUA UMUM
UMUM
2. Pengajuan anggaran program :

DEPARTEMEN KETUA BIDANG RAPAT PB PII

KETUA BO
KETUA
LEMBAGA/
BADAN KHUSUS
BENDAHARA KETUA UMUM
UMUM
5. TAHAP PELAKSANAAN.

a). Pengajuan anggaran setiap aktifitas/program harus mendapat persetujuan dari ketua umum
(decesion maker) baik yang dilaksanakan oleh bidang maupun oleh kepanitiaan.
b). Pengajuan anggaran bidang, badan otonom, lembaga/bad an khusus harus mendapat persetujuan
dari ketua umum serta mendapat pengesahan dari rapat pleno atau rapat kerja.
c). Setiap pengeluaran harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dengan disertai tanda bukti
pembayaran yang sah.

43
d). Apabila terjadi penyimpangan dalam penggunaan dan anggaran yang telah ditetapkan, maka
penyelesaian permasalahannya dibawa ke forum rapat BPH atau pleno. Pihak -pihak yang terkait
dalam penyimpangan dana tersebut diancam sanksi skorsing, pemecatan dan atau denda sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
e). Kepada pihak-pihak pelaksana program diwajibkan menyusun laporan akhir secara tertulis sebagai
pertanggungjawaban atas amanah yang telah diberikan selambat -lambatnya 1 (satu) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan/program.

6. SISTEM AKUNTANSI UMUM PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)

a). Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah suatu komponen prosedur dan metode -metode yang digunakan dalam
mengumpulkan, menggolongkan dan mengelola serta menganalisa dan mengkomunikasikan
informasi keuangan yang relevan dengan manajemen.
Kekuatan pelaksanaan pada sistem akuntansi adalah memberikan kepercayaan terhadap
penyajian data keuangan melalui laporan keuangan yang dihasilkan secara transparansi terhadap
data dan laporan. Pelaksanaan pada sistem dimaksudkan untuk mengantisipasi kendala
penyelenggaraan pembukuan dan meningkatnya kebutuhan terhadap kompetensi laporan sebagai
pertanggung jawaban dari kegiatan rutin, program kerja, dan proyek -proyek yang telah
dilaksanakan.

b). Tujuan Dari Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi umum bagi Pelajar Islam Indonesia (PII) dibuat dengan maksud agar fungsi
pembukuan dan pelaporan sumber perolehan dan penggunaan dana dapat dipertanggung jawabkan.
Penyusunan buku pedoman sistem akuntansi umum mempunya i tujuan sebagai berikut:
1). Melakukan pencatatan dari setiap transaksi yang terjadi serta analisa dan pelaporannya dengan
mengutamakan ketelitian, kebenaran dan ketepatan
2). Menciptakan ciri-ciri pengawasan interen yang akan menjamin kebenaran pencatata n
transaksitransaksi
3). Menerbitkan laporan-laporan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
4) Menunjang kebutuhan-kebutuhan operasional organisasi terhadap manajemen keuangan.

c). Gambaran Sistem Akuntansi Umum

Sistem akuntansi umum PII adalah sebagai berikut:
1). Sistem ini menganut dasar pencatatan metode "Accrual Basis", artinya bahwa pencatatan
transaksi dilakukan setelah transaksi -transaksi tersebut terjadi.
2). Seluruh transaksi-transaksi dilengkapi dokumen -dokumen pendukung dan dicatat pa da buku
harian berdasarkan bukti-bukti pembukuan yang telah disetujui oleh yang berwenang.
3). Sejalan dengan pencatatan pada buku harian, kartu biaya juga diisi berdasarkan dokumen
akuntasi
4). Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dibuatkan lapora n secara umum (keseluruhan) dan
terpisah menurut kegiatan, program kerja dan proyrek -proyek organisasi.

d). Kebijakan Umum Keuangan Organisasi

1). Setiap rekening bank yang dibentuk, adalah atas nama pengurus/ institusi yang bersangkutan,
dan tidak dibenarkan dibuka atas nama pribadi pengurus.
2). Setiap pengeluaran yang jumlah melebihi jumlah yang telah ditetapkan harus melalui izin dari
Ketua Umum
3). Setiap kelebihan jumlah uang untuk pengeluaran rutin, program dan proyek organisasi yang
dibentuk melauli kepanftiaan harus dikembalikan ke bendahara umum lembaga induk
4). Semua penerimaan yang diterima dari program intern dan ekstern organisasi harus melalui
sepengetahuan bendahara atau biro keuangan yang dibentuk
5). Semua pengeluaran yang dikeluarkan unt uk membiayai dan mendanai operasional organisasi
program kerja dan proyek organisasi harus seizin bendahara dan ketua umum
6). Secara rutin bendahara membuat laporan mengenai kondisi keuangan kepada Ketua Umum.

44
e). Sumber-Sumber Penerimaan Dana
Garapan sumber-sumber penerimaan dana PII, adalah sebagai berikut :
1). Intern: iuran anggota, usaha mandiri organisasi
2) Ekstern:
a). Keluarga besar PII
b). Simpatisan PII
c). Donatur tetap
d). Bantuan program
e). Sumbangan yang tidak mengikat
f). Sponsor kegiatan atau program kerja
g). Pinjaman
h). Pengajuan proposal
i). Wakaf
j). Zakat, Infak, Sodaqoh (ZIS)
k). Kontribusi peserta kegiatan atau program, dil

f). Sumber-Sumber Pengeluaran Dana

Dana-dana yang dikeluarkan sebagai aktifitas pelaksanaan ke giatan, program kerja dan proyek
organisasi adalah sebagai berikut:
1). Rutin
a). Konsumsi dapur umum
b). Biaya alat tulis kantor
c). Biaya pos dan telegram/ faksimili
d). Biaya perjalanan dinas
e). Biaya listrik
f). Biaya telepon
g). Biaya fotocopi
h). Biaya transportasi
i). Biaya promosi
j). Biaya langganan koran
k). Biaya perawatan secretariat
l). Biaya perawatan peraltan secretariat
m). Biaya perawatan asrama
n). Biaya lainnya (menurut kebutuhan)

2). Program dan Proyek

a). Pelaksanaan training
b). Turba
c). Pelaksanaan Ceremonial
d). Pendidikan dan pelatihan
e). Pelaksanaan Coaching lnstructure
f). Pelaksanaan seminar, simposium, diskusi panel dan dialog
g). Lokakarya
h). Konferensi
i). Rapat pimpinan
j). Sidang dewan pleno, dll.

g). Daftar Perkiraan

Tujuan penyusunan kode perkiraan PII adalah untuk memudahkan mengklasifikasi dan
menggolongkan dari transaksi -transaksi yang terjadi. Dengan demikian pengklasifikasian dan
pengelompokan transaksi -transaksi yang terjadi dapat dilakukan seca ra benar dan memudahkan
dalam pengontrolan penyusunan laporan keuangan.

45
 Nomor kode perkiraan tersebut terdiri dari tiga posisi. Contoh Kode perkiraan tersebut adalah
sebagai berikut:
x xx
Group Account Sub Group Account
Contoh 010 - Penerimaan intern
0 - Penerimaan rutin
10 - Sub group account

1) Penerimaan Kode Perkiraan

a) Penerimaan Intern 100
Iuran anggota 101
Usaha mandiri 102
b) Penerimaan Ekstern 110
Keluarga Besar PII 111
Simpatisan PII 112
Donatur Tetap 113
Bantuan program 114
Sumbangan 115
Sponsor 116
Pinjaman 117
Proposal 118
Wakaf 119
ZIS 120
Kontribusi Peserta 121
Penerimaan Ekstern lainya 122

2) Pengeluaran Kode Perkiraan

a) Pengeluaran Rutin 200
(1). Konsumsi dapur umum 201
Lauk-pauk 202
Beras 203
Kopi, gula, tea, susu 204
Gas 205
Galon 206
Konsumsi tamu 207
Konsumsi rapat BPH 208
Konsumsi Rapat Pleno 209
Gaji Pramuwisma 210
(2). Alat Tulis kantor 211
Kertas 212
Disket 213
Tinta printer 214
Pita mesin tik 215
Buku 216
Staples 217
Tip-exx 218
Spidol 219
dan lainnya 220
(3). Biaya Pos, telegram 221
(4). Biaya Perjalanan Dinas 222
* Turba insidentil 223
* Pelantikan dan TC 224
* Pengisian training 225
(6). Biaya listrik 226
(7). Biaya telepon 227

46
 (8). Biaya photocopy 228
(9). Biaya Transportasi 229
Menghadiri undangan 230
Pengambilan dana donatur 231
Transportasi lainnya 232
(10).Biaya Promosi 233
(11).Biaya Langganan koran 234
(12).Biaya perawatan secretariat 235
(13).Biaya Perawatan peralatan 236
(14).Biaya perawatan asrama 237
(15).Biaya taktis lainnya 238
b). Biaya Program dan Proyek 300
(1). Biaya pelaksanaan training 301
(2). Biaya Turba 302
(3). Biaya pelaksanaan ceremonial 303
(4). Biaya pendidikan dan pelatihan 304
(5). Biaya pelaksanaan PI 305
(6). Biaya pelaksanaan seminar 306
(7). Biaya lokakarya 307
(8). Biaya konferensi 308
(9). Biaya Rapat Pimpinan 309
(10). Biaya SDPW 410
(11). dan seterusnya.

Kode Untuk Pengurus :

A. Ketua Umum
B. Sekretaris Jenderal
C. Kabid Kaderisasi
D. Kabid PPO
E. Kabid PMP
F. Kabid KU
G. Bendahara Umum
H. Biro Rumah Tangga (BRT)
I. BO.PII Wati
J. BO. Brigade

Contoh:
A. 101
Berarti = Penerimaan intern yang melalui Ketua Umum
A = Ketua Umum
1 = Penerimaan
0 = Intern
1 = Nomor Urut

h). Prosedur-Prosedur Perolehan Dana

Adapun prosedur-prosedur yang digunakan dalam memperoleh dana PII adalah sebagai berikut:
1). Setiap pengajuan permohonan dana kepada pihak ekstern untuk kegiatan operasional rutin
organisasi melalui pemberian proposal harus ditanda tangani oleh ke tua umum, sekretaris dan
bendahara.

47
 2). Dana-dana yang masuk harus diserahkan kepada bendahara atau disetor ke rekening intitusi PII
yang bersangkutan, dan selanjutnya bendahara mencatatnya.
3). Seluruh perolehan dana-dana melalu donatur, dermawan Islam, p artisipan dan KB PII harus
melalui koordinasi bendahara dan biro keuangan.
4). Seluruh proposal yang dibuat untuk menyelenggarakan kegiatan atau program yang dibuat
melalui kepanitiaan harus ditanda tangani oleh ketua panitia, sekretaris panitia bendahara
panitia serta diketahui oleh ketua umum.
5). Dana-dana yang masuk ke panitia diserahkan kepada bendahara panitia untuk dicatat dan
disimpan.
6). Dana-dana yang berlebih dari suatu kegiatan program dan proyek dari kepanitiaan langsung
diserahkan kepada bendahara umum lembaga induk.
7). Perolehan dana-dana lainnya yang belum diatur dalam prosedur perolehan dana akan diatur
selanjutnya.

i). Prosedur-Prosedur Pengeluaran Dana Adapun prosedur -prosedur pengeluaran dana PII adalah
sebagai berikut:
1). Pengeluaran dana taktis untuk kegiatan operasional dan administrasi serta lainnya yang sifatnya
rutin dan tidak melebihi jumlah yang telah ditetapkan dapat langsung dikeluarkan oleh
bendahara tanpa mendapat disposisi tertulis dari ketua umum.
2). Pengeluaran dana taktis untuk kegiatan operasional dan administrasi serta lainnya yang sifatnya
rutin dan melebihi jumlah yang telah ditetapkan harus seizin ketua umum dengan disposisi
tertulis yang diserahkan kepada bendahara.
3). Setiap permohonan pengeluaran dana harus men gisi formulir yang telah disediakan dengan
merinci seluruh jenis biaya, selanjutnya ikuti poin 1 atau poin 2 di atas.
4). Pengeluaran yang jumiahnya besar untuk penyelenggaraan suatu kegiatan atau program kerja
yang langsung ditangani lembaga induk tanpa m elalui pembentukan kepanitiaan dapat
dikeluarkan atas seizin ketua umum dengan menyerahkan disposisi tertulis kepada bendahara.
5). Pengeluaran-pengeluaran atau program kerja dan Proyek -proyek melalui pembentukan
kepanitiaan langsung ditangani oleh bendaha ra panitia.
6). Defisit dana dalam penyelenggaraan kegiatan atau program kecuali langsung ditangani oleh
bendahara umum dengan seizin ketua umum melalui disposisi tertulis kepada bendahara umum.

j). Prosedur-Prosedur Pengendalian Intern

Untuk menjamin terdapatnya pengawasan terhadap seluruh aspek keuangan organisasi
diperlukan pengendalian intern yang memadai sebagai alat kontrol yang membantu manajemen
organisasi dalam melakukan pengawasan perolehan dan penggunaan dana. Proses pengendalian ini
diharapkan menambah kepercayaan terhadap penyajian laporan keuangan dan keakuratan data
yang disajikan.
Adapun prosedur-prosedur pengendalian intern keuangan PII, adalah sebagai berikut:
1). Setiap proses penerimaan dana harus sepengetahuan bendahara.
2). Setiap penerimaan langsung diserahkan kepada bendahara dan tidak dapat dibenarkan dipegang
oleh pengurus lain dan langsung dicatat dan disebutkan sumber penerimaan organisasi atau
penerimaan yang dilakukan melalui transfer langsung dikreditkan ke rekening institusi yang
bersangkutan.
3). Bendahara selalu mengkoordinasikan mengenai pengelolaan sumber penerimaan (Mekanisme
kerja, pengelolaan pengambilan dari sumber dana kepada wakil bendahara dan biro keuangan)
yang mempunyai tanggung jawab langsung kepada bendahara.
4). Bendahara memberikan laporan fluktuasi perolehan dan penggunaan dana pada setiap rapat
BPH minggu pertama awal bulan kepada Ketua Umum.
5). Penerimaan prosedural melalui proposal, dicatat berapa jumlah yang beredar, ditanggung jawabi
oleh siapa, kepada siapa saja diberikan, berapa proposal yang kembali dan berapa uang yang
diterima. Hal ini beda bagi pencarian dana kegiatan rutin dan dana yang dikoordinasikan dengan
kepanitiaan.
6). Bendahara membuatkan bukti penerimaan kas yang diterima dari personal y ang memberikan
kepada bendahara dan penyetor menandatangani bukti penerimaan tersebut.

48
 7). Setiap pengeluaran kegiatan operasional rutin yang jumlahnya diatas yang telah ditetapkan harus
mendapatkan disposisi tertulis dari ketua umum yang diserahkan kepada bendahara.
8). Setiap permohonan pengeluaran dana harus merinci jenis keperluanya dan mengisinya pada
formulir permintaan uang muka yang telah disediakan oleh bendahara.
9). Apabila transaksi telah terjadi, maka kepada pemohon yang bersangkutan harus mela porkan dan
menyerahkan bukti-bukti tansaksi asli kepada bendahara dan apabila transaksi yang terjadi
memang tidak menggunakan bukti transaksi maka bendahara akan memberikan paraf atau surat
permohonan tersebut pada poin 8.
10). Setiap pengeluaran langsung dicatat dan diberikan keterangan mengenai pengeluaran tersebut.

k). Pencatatan Dan Pembukuan

Seluruh transaksi yang terjadi baik perolehan dan penggunaan dana organisasi harus dicatat dan
dibukukan. Selanjutnya dalam pembahasan ini perolehan dan penggunaa n dana disebut
penerimaan dan pengeluaran kas. Pencatatan dan pembukuan penerimaan dan pengeluaran kas
terdiri dari :
l). Penerimaan dan Pengeluaran kas rutin
Setiap penerimaan dan pengeluaran kas rutin dicatat pada buku yang disebut Buku Penerimaan
Kas dan Buku Pengeluaran Kas, adalah satu buku yang digunakan untuk mencatat penerimaan
dan pengeluaran kas rutin. Penerimaan kas yang diperoleh baik secara intern maupun ekstern
tidak dibedakan, asalkan penerimaan yang dimaksud tidak bersumber berdasarkan kegi atan
atau pelaksanaan program kerja dan proyek -proyek.
2). Penerimaan dan Pengeluaran Kas Program dan Proyek
Setiap penerimaan dan pengeluaran kas program dan proyek dicatat pada sebuah buku yang
selanjutnya disebut Buku Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pr ogram dan Proyek adalah suatu
buku yang hanya digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas program dan
proyek. Penerimaan kas dibatasi hanya berdasarkan dari ekstern, yaitu bersumber dari
proposal-proposal pelaksanaan program kerja dan proyek -proyek organisasi melalui
pembentukan kepanitiaan
3). Laporan-Laporan
Sebagai wujud akhir pelaksanaan penyelenggaraan pembukuan dan keuangan maka dibuatlah
laporan secara tertulis sebagai pertanggung jawaban perolehan dan penggunaan dana. Laporan
yang dibuat dibagi dua:
a). Laporan per pleno, yaitu laporan yang berisikan penerimaan, pengeluaran organisasi secara
keseluruhan yang diterbitkan dan dipertanggungjawabkan dalam rapat pleno.
b). Laporan kegiatan program atau proyek, yaitu laporan yang bedsi penerim aan dan
pengeluaran pelaksanaan kegiatan program kerja dan proyek -proyek organisasi melalui
pembentukan kepanitiaan. Laporan ini diterbitkan satu bulan setelah acara selesai sebagai
bukti pertanggung jawaban.
c). Laporan keuangan akhir periode yaitu : lapo ran keuangan yang berisikan seluruh
penerimaan dan pengeluaran organisasi selama satu periode bersangkutan.
4). Bentuk-Bentuk Laporan
a). Laporan per pleno, terdiri atas Neraca dan Laporan Keuangan Penerimaan dan
Pengeluaran Kas, Neraca adalah laporan yang menunjukkan aktiva hutang dan modal
organisasi pertanggal laporan. Laporan penerimaan dan pengeluaran kas adalah laporan
yang menunjukkan penerimaan dan pengeluaran organisasi per pleno.
b). Laporan Kegiatan Program atau Proyek adalah laporan yang menunju kkan penerimaan
dan pengeluaran pelaksanaan kegiatan program atau proyek yang dibentuk melalui
kepanitiaan.
c). Laporan keuangan akhir periode terdiri atas : neraca dan laporan keuangan penerimaan dan
pengeluaran kas. Neraca adalah : laporan yang menunjukk an aktiva, hal, dan modal
organisasi per tanggal laporan. Laporan keuangan penerimaan dan pengeluaran kas adalah
laporan yang menunjukkan penerimaan dan pemgeluaran selama periode tertentu.
Contoh Formulir yang dikeluarkan oleh Bendahara :

Formulir 1

49
 PENGURUS BESAR No : ………….
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII) Tanggal : ………….
PERIODE 2002-2004

BUKTI PENGELUARAN KAS

 Bidang  Departemen : …………………………………..

KEPADA : …………………………………..

Kode Perkiraan Keterangan Jumlah

Diminta oleh: Mengetahui Telah Diterima Uang Sejumlah :

(……………………………..........

(………………… (Bendahara) …………………………………… )

…)

Formulir 2

50
PENGURUS WILAYAH No: …………
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII) Tanggal: …………
JAWA BARAT
PERIODE 2003-2005

BUKTI PENERIMAAN KAS

TELAH DITERIMA UANG SEBANYAK Rp………………..

(………………………………………………………………………………………………..)

DARI : ……………………………………………………………………………………….

DITERIMA OLEH : DISETUJUI OLEH :

? KELUARGA BESAR
? SIMPATISAN PII
? DONATUR TETAP
? ZIS
? DLL
(……………………….) ( BENDAHARA )

51
Formulir 3

PENGURUS WILAYAH
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)
SULAWESI SELATAN
PERIODE 2003-2005

KARTU IURAN ANGGOTA

NAMA : ……………………………………………………
JABATAN : ……………………………………………………
ALAMAT : …………………………………………………….

BULAN JUMLAH TANGGAL PARAF

( RP )
JANUARI

PEBRUARI

MARET

APRIL

MEI

JUNI

JULI

AGUSTUS

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DESEMBER

JUMLAH

 Kartu ini disimpan / dipegang oleh an ggota.

BAB IV
ETIKA PROTOKOLER

Kehidupan organisasi tidak dapat dipisahkan dari keharusan mengadakan acara resmi untuk tujuan -
tujuan tertentu yaitu :
a. Sebagai representasi nilai-nilai yang dijadikan pegangan organisasi
b. Untuk memberikan status hukum atas suatu keputusan atau tindakan yang berkaitan dengan
kepentingan organisasi
c. Untuk menghormati pihak lain baik perorangan maupun lembaga
d. Untuk menciptakan suasana khidmat

52
e. Sebagai representasi kineria o rganisasi (keteraturan, kedisiplinan, profesionalitas dll)

Agar tujuan-tujuan tersebut bisa terealisir maka diperlukan pengaturan yang jelas dalam setiap
penyelenggaraan kegiatan di PII sehingga kegiatan tersebut secara teknis maupun etis memiliki muatan
nilai-nilai Islam.

1. PENGERTIAN
Secara etimologis berasal da ri bahasa Yunani, yaitu ethos, yang berarti kebiasaan atau adat
istiadat, sedangkan protokoler adalah prosedur penyelenggaraan suatu acara. Kebiasaan dapat
diartikan sebagai .sesuatu yang dijalankan berkali -kali, sehingga dapat menjadi semacam konvensi
(hukum tidak tertulis). Sebagai sebuah konvensi maka kebiasaan itu haruslah mengandung nilai -nilai
yang baik Dengan demikian Etika Protokoler PII dapat diartikan sebagai suatu kebiasaan yang
mengandung nilai-nilai yang baik dari prosedur penyelenggaraan acar a-acara di PII.
Karena mengandung nilai -nilai yang baik maka Etika Protokoler PII perlu dilestarikan. Sesuatu
yang tidak tertulis biasanya mudah dilupakan sehingga perlu dilakukan pembakuan secara tertulis agar
dapat diterapkan dalam setiap acara PII dima na pun juga.

2. PENENTUAN TEMA
Agar penyelenggaraannya dapat terarah sekaligus memperjelas relevansinya dengan
pencapaian tujuan PII maka dalam setiap acara perlu diberi tema tertentu Tema tersebut harus
dapat benar-benar mencerminkan pelaksanaan acara b ukan hanya sekadar pelengkap.
Untuk itu tema yang dibuat harus memiliki kriteria sebagai berikut :
a. Singkat, padat dan jelas. Tema harus singkat artinya cukup dengan satu kalimat saja dengan
jumlah kata yang sesedikit mungkin. Isinya harus padat artiny a tiap kata yang digunakan harus
benar-benar memberi kontribusi bagi makna kalimat secara keseluruhan. Jelas artinya setiap kata
yang digunakan maupun kalimat secara keseluruhan punya makna yang pasti sehingga tidak
mengundang kesalahan penafsiran.
b. Rasional dan wajar. Tema juga harus rasional antara bentuk acara dengan apa yang dijadikan
tema korelasinya dapat diterima secara rasional. Bunyi tema juga harus wajar, tidak bombastis
atau terlalu menggunakan bahasa iklan.
c. Baik dan benar, Bahasa yang dig unakan harus baik, artinya kalimat tema terasa cocok untuk
dibaca atau di dengar . Benar berarti mengikuti tata bahasa yang sudah baku.

Umumnya kalimat yang dijadikan tema adalah untuk menjelaskan tujuan kegiatan. Sebagai
contoh untuk acara Konferensi Wil ayah diberi tema 'Pemberdayaan Pelajar Islam Indones ia
Menghadapi Era Globalisasi'. Sesuai dengan fungsinya Konwil diantaranya adalah untuk menetapkan
program kerja pengurus wilayah. Tema demikian yang diharapkan dari pelaksanaan konwil tersebut
adalah menghasilkan program kerja yang dapat mengarahkan pada upaya pemberdayaan PII sehingga
siap menghadapi era globalisasi.

Jika dinilai, tema tersebut telah memenuhi kriteria di atas, yaitu :

a. Singkat hanya terdiri dari tujuh kata. Padat setiap kata memberika n kontribusi yang jelas bagi
makna seluruh kalimat, tidak dapat dihilangkan ata u diganti oleh kata yang lain. Jelas makna
kalimat tersebut sering digunakan dan akrab dengan semua orang
b. Rasional karena konwil adalah untuk menetapkan program kerja dan waj ar bila
dijadikan titik tolak untuk mewujudkan tema tersebut dan tidak bombastis.
c. Tema tersebut juga menggunakan tata bahasa yang benar dengan struktur kalimat SPO
(Subyek,predikat,Objek). Seba gai subyek adalah Pemberdayaan P elajar Islam Indonesia,
predikatnya adalah menghadapi dan obyeknya adalah Era Globalisasi.

3. PERSIAPAN TEKNIS
Salah Satu faktor penting yang tidak boleh diabaikan dalam penyelenggaraan suatu acara resmi
adaiah persiapan yang bersifat teknis, Karena itu dalam setiap penyelenggaraan acara terlebih dalam
melibatkan orang banyak sebaiknya diadakan gladi bersih (peragaan acara) , sehingga sudah diketahui

53
dengan jelas kesiapan masing -masing komponen pendukung acara, dengan demikian tujuan
penyelenggaraan acara sebagaimana yang disebutkan dimuka dapat tercapai, Persiapan teknis tersebut
meliputi

a. Penataan ruang dan dekorasi

Dalam penataan ruang dan dekorasi untuk suatu acara resmi tergantung dari jenis acaranya.
Secara umum acara resmi yang ada di PII adalah:
1) Resepsi. Acara resepsi umumnya didominasi oleh sambutan -sambutan dan ceramah, kadang
diselingi dengan hiburan, penyerahan kenang -kenangan, hadiah atau penandatanganan
naskah perjanjian kerja sama. Karena itu yang harus diperhatikan untuk acara ini adalah :
a) Ada podium/ mimbar untuk pembicara yang mudah dilihat dari semua sudut ruangan.
Jika ada panggung, maka podium dapat diletakkan disisi kanan panggung.
b) Ada panggung atau tempat yang agak lapang di depan tamu undangan yang mudah
dilihat dari segala sudut ruangan untuk berl angsungnya acara hiburan, penyerahan
hadiah/ kenang-kenangan atau penandatanganan kerjasama. Panggung tersebut diisi
antara lain bendera merah putih (sebelah. kanan). dan. Bendera PII (sebelah kiri), gambar
Presiden dan Wakil Presiden di atas panggung, la mbang negara, dekorasi (berisi lambang
PII, nama acara, tema, tempat dan tanggal penyelenggaraan) serta hiasan seperlunya
(tanaman atau lainnya).
c) Ada meja atau tempat khusus untuk pengatur acara (protokol)
d) Ada meja untuk penerima tamu -

Secara umum pengaturan layout ruangan untuk acara resepsi adalah sebagai berikut:

7 7

5 4

8 8

Keterangan:
1. Panggung
2. Podium
3. Meja Protokol
4. Tamu laki-laki
5. Tamu peremduan
6. Pintu masuk/keluar
7. Pintu pengisi acara
8. Penerima tamu.

54
Contoh Dekorasi untuk resepsi .

PERINGATAN HARI BANGKIT KE -50

PII PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)

“PEMBERDAYAAN PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)

…………………………………………………………………..

Balai Sidang Senayan

Jakarta, 4 Mei 2004

Contoh panggung untuk resepsi :

1 2 3

6 7

4
5

Keterangan :
1. Gambar Presiden
2. Gambar lambang Negara
3. Gambar wakil Presiden
4. Dekorasi
5. Podium/mimbar
6. Bendera merah putih
7. Bendera PII

55
2. Diskusi

Dalam acara diskusi, seminar ataupun lokakarya beberapa orang pembicara akan
tampil sekaligus. Selain itu pembicaraan juga akan berdialog dengan peserta (tamu
undangan). Karena itu yang perlu disediakan adalah :

1). Ada podium mimbar untuk pembicara yang mudah dilihat dari segala sudut
ruangan
2). Ada meja tempat moderator dan para pembicara
3). Ada meja untuk pengatur acara
4). Ada meja untuk penerima tamu
5). Ada dekorasi, bendera merah putih dan PII, gambar presiden, lambang negara
dan wakil presiden

Secara umum pengaturan layout ruangan untuk acara diskusi adalah sebagai berikut
:

TEMPAT DEKORASI

3
1

2 4

6 5

8 8

Keterangan :
1. Meja pembicara/ pemakalah 6. Tamu undangan perempuan
2. Podium 7. Pintu masuk dan keluar
3. Layar OHP 8. Penerima tamu
4. Meja Pengatur Acara
5. Tamu undangan laki-laki

Penulisan Dekorasi sama dengan resepsi.

56
 3. Persidangan
Pada acara persidangan akan terjadi komunikasi antar peserta sidang sehingga tempat untuk peserta
sidang harus diatur sedemikian sehingga memungkinkan mereka saling bertatap muka (misalnya
berbentuk U).
Beberapa kelengkapan yang harus diperhatikan untuk persidangan
1). Ada meja pimpinan sidang
2). Ada podium/ mimbar untuk kepertlan tertentu, misalnya peny ampaian Laporan
pertanggungjawaban
3). Ada meja persidangan
4). Ada palu sidang, tulisan pimpinan sidang dan identitas peserta sidang (utusani peninjau dari
mana)
5). Ada dekorasi, bendera merah putih dan PII, gambar presiden/wakil presiden, dan lambang
negara.

Secara umum pengaturan lay out ruangan untuk acara persidangan adalah sebagai berikut :

TEMPAT DEKORASI

2 1

3 3 3

Keterangan :
1. Meja pimpinan sidang 3. Meja Peserta sidang
2. Mimbar/ podium 4. Meja Peninjau sidang

4. Renungan
Acara renungan membutu hkan situasi yang dapat menciptakan suasana khidmat dan khusus Karena
itu apa yang ada dalam ruangan harus dapat mendukung terciptanya suasana tersebut.
Perlengkapan yang harus disediakan tidak terlalu banyak, yang terpenting adalah podium/ mimbar
tempat pembicara yang dapat dilihat semua peserta dari segenap penjuru.

Contoh lay out pengaturan ruangan untuk renungan :

TEMPAT DEKORASI

2 1
57
 3 3
3

Keterangan :
1. Podiun/mimbar
2. Pengatur Acara
3. Peserta

b. Penentuan dan Penyampaian Undangan

Penentuan siapa saja yang harus diundang juga merupakan persiapan t eknis yang harus
diperhatikan. Sebab hal ini berkaitan dengan jenis dan tujuan penyelenggaraan acara yang
bersangkldan. Pihak-pihak yang perlu diundang sebagai berikut:

1). Institusi PII diatasnya

Untuk beberapa acara karena alasan tertentu institusi kepengurusan di atasnya harus
diundang, yaitu :
a) Muskom/Konda/ Musda dan Konwil/ Muswil
Karena ini menyangkut keabsahan penyelenggaraan acara tersebut sekaligus keabsahan
ketetapan/ keputusan yang dihasilkan pad a acara tersebut
b) Pelantikan Pengurus, karena yang berhak melantik adalah institusi PII di atasnya
c) Training tingkat lanjut (ALT dan Cl) , karena merupakan program PB PII yang
diselenggarakan di wilayah, juga untuk menjaga keseragaman metodologi traini ng
d) Peringatan Hari Bangkit PII, Hari Lahir PII Wati dan Brigade, karena merupakan
momen yang sangat tepat untuk melakukan evaluasi perjalanan PII dan kaitannya
dengan pencapaian tujuan.
e) Pertemuan Keluarga Besar sebagai unsur pendukung keberadaan PII, me merlukan
informasi aktual tentang perkembangan PII yang perlu diketahui dari institusi PII di
atasnya.

2). Keluarga Besar dan Simpatisan

Tujuan mengundang KB dan simpatisan adalah untuk menjaga kesinambungan komunikasi
antar generasi di PII, sehingga s etiap acara yang tidak bersifat intern sebaiknya mengundang
KB dan simpatisan, seperti pada acara:
a) Acara pembukaan/ penutupan kegiatan resmi PII
b) Acara pelantikan pengurus
c) Ceramah, diskusi, baik sebagai pembicara maupun peserta, dll

3). Pejabat setempat dan Tokoh masyarakat

Pejabat dan tokoh masyarakat juga perlu diundang dalam acara -acara PII untuk lebih
mengenalkan PII dan aktivitasnya dalam acara -acara yang tidak bersifat intern dan
konstitusional, melainkan lebih bersifat ceremonial.

4). Ormas Pemuda, Ormas Pemuda/Pelajar Islam dan Ormas Islam

58
 Ormas lain diundang dalam acara PII dalam rangka menjalin hubungan kerja sama yang
saling menguntungkan dan sesuai dengan yang digariskan oleh Khittah Perjuangan PII,
sehingga diundang untuk acara yang tidak bersifat intern dan acara yarng relevan seperti
diskusi kepelajaran. masalah kepemudaan dan sejenisnya.

5). Anggota PII, untuk acara yang pesertanya tidak memerlukan pembatasan dan sesuai dengan
ruang lingkup acara tersebut.

6). Pelajar dan Pemuda Islam, yang merupakan lahan garapan PII perlu diundang dalam setiap
acara khususnya yang berkaitan dengan masalah mereka dengan harapan dapat menarik
minat untuk menjadi anggota PII, atau paling tidak mengundang simpati mereka

7) Masyarakat umum juga perlu men getahui kegiatan PII sehingga untuk acara -acara yang
relevan, misalnya pentas seni mengundang kalangan seniman, diskusi tentang Islam dan
kewirausahaan dengan mengundang kalangan pengusaha.

Setelah pihak-pihak yang akan diundang dalam suatu acara ditentuk an, yang harus diperhatikan
adalah tehnis penyampaian undangan dengan memperhatikan rentang waktu antara saat undangan
diterima dan saat acara berlangsung. Hal ini tergantung dari posisi pihak yang akan diundang dalam
acara tersebut yaitu :

1). Pemberi sambutan, orang yang diberi kehormatan untuk memberi sambutan merupakan orang
yang dihormati oleh PII, ummat Islam atau masyarakat luas, sehingga penyampaian
undangannya juga harus dapat mencerminkan rasa hormat PII kepada beliau. Rasa hormat
ini antara lain dapat ditunjukkan dengan tidak mendesaknya tenggang waktu antara
penyampaian dengan saat pelaksanaan kegiatan. Karena kehadiran beliau sangat kita
harapkan dan kesibukan beliau mungkin sangat banyak maka sebelum undangan disampaikan
sudah ada kesepakatan terlebih dahulu, sehingga penyampaian undangan sifatnya hanya
untuk penegasan dan dapat dilakukan seminggu sebelum kegiatan dilaksanakan.

Untuk pemberi sambutan dari institusi PII, perlu ada konfirmasi terlebih dahulu karena
sifatnya sudah otomatis, u ndangan identik dengan permintaan memberi sambutan, yang perlu
diperhatikan adalah informasi kegiatan dan penyampaian undangan harus diberikan dengan
tenggang kurang lebih seminggu (sampai diinstitusi PII tersebut) sebelum pelaksanaan, karena
menyangkut ketertiban administrasi.

2) Pembicara, Untuk tampil sebagai pembicara dibutuhkan persiapan tertentu, karena itu jauh
sebelum pelaksanaan kegiatan harus ada kesepakatan terlebih dahulu, sehingga penyampaian
undangan sifatnya hanya untuk penegasan bahwa kegia tan tersebut jadi dilaksanakan. Untuk
pembicara dari intitusi PII tidak diperlukan kesepakatan terlebih dahulu, yang penting ada
permintaan tertulis dengan tenggang waktu paling tidak seminggu (sampai diintitusi PII,
bukan pengirimannya) sebelum kegiatan atau tergantung kondisi geografis antara pengundang
dan yang diundang,

3) Undangan biasa. Jika hanya sebagai undangan biasa maka tidak diperlukan persiapan khusus
untuk menghadiri acara tersebut namun kita harus menghormati kesibukan orang tersebut
dan keinginan orang yang akan selatu berusaha hadir bila diberi undangan.

c. Penerima dan Pengatur Tamu

Persiapan tehnis yang juga harus diperhatikan adalah penerimaan dan pengaturan tamu dalam
ruangan. Jika jumlah tamu sedikit tentu tidak terlalu menjadi masa lah, namun jika jumlah tamunya
banyak dan pengaturannya kurang baik tentu akan dapat menjadi masalah. Pada dasarnya semua
59
 yang hadir dalam suatu acara selain panitia dan organisasi penyelenggara adalah tamu yang harus
dihormati tanpa kecuali sebagaimana pe rintah Nabi Muhammad SAW, 'Man kaana yu'minuna
billaahi wal yaumil aakhir falyukrim dhaifu' (barang siapa yang beriman kepada Allah dan hari akhir
hendakiah ia memuliakan tamunya, al hadits). Namun karena kedudukan dan kepentingan tiap -tiap
tamu berbeda berkaitan dengan acara tersebut demikian pula hubungan tamu dengan panitia dan
organisasi penyelenggara juga berbeda maka penempatannya juga berbeda dalam setiap acara yang
diselenggarakan PII.

Secara umum klasifikasi tamu/ undangan yang hadir dalam acara P II adalah :
1). Tamu/undangan khusus karena diminta mengisi acara seperti ceramah, diskusi, seminar dll,
2). Pejabat dan tokoh Islam
3). Pengurus ormas Islam atau organisasi lainnya
4). Keluarga besar PII
5). Pengurus PII institusi di atasnya
6). Anggota PII
7). Undangan lain yang bersifat perorangan.

Tamu/ undangan jika datang sendiri sebaiknya diantar ke tempat duduk yang disediakan dan
ditemani sampai ada tamu lain yang dapat diajak bicara. Untuk.penerimaan dan pengaturan tamu
maka perlu ada petugas khu sus baik laki-laki maupun perempuan:
1). Penerima tamu bertugas menerima dan mendaftar tamu dengan cara meminta tamu mengisi
buku
2). Pengantar tamu: bertugas mengantar tamu sesuai dencan tempat yang disediakan, pengantar
tamu harus jeli dalam mengetahui i dentitas tamu yang datang sehingga jangan sampai ada
tamu yang diundang secara khusus atau tamu penting lainnya yang terlantar. Hal ini penting
karena menyangkut kredibilitas organisasi -organisasi dimata fihak luar.

d. Pengaturan Acara
Persiapan tehnis selanjutnya adalah pengaturan acara terutama dalam hal alokasi waktu untuk
setiap mata acara. Hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan acara adalah :
1). Waktu. Berapa lama waktu yang disediakan untuk penyelenggaraan keseluruhan acara, hal
ini berkaitan dengan pembagian waktu untuk masing -masing mata acara
2) Pemberi sambutan. Siapa saja yang akan memberikan sambutan dan urutannya tergantung
tingkat penyelenggaraan acara, Sebagai contoh untuk acara tingkat komisariat adalah sebagai
berikut :
a). Sambutan panitia
b). Sambutan pengurus komisariat
c). Sambutan Keluarga besar PII
d). Sambutan pejabat teritorial
e). Sambutan pengurus daerah.
3) Urutan Acara yang standar :
a). Pembukaan oleh protokol
b). Pembacaan ayat suci alqur’an dan terjemahnya
c). Menyanyikan lagu Indonesia Raya dilanjutkan dengan Mars PII
d). Sambutan-sambutan
e). Acara inti
f). Do'a penutup
g) Penutupan oleh protokol
4) Pengatur Acara (MC, Master of Ceremony)
Agar acara berlangsung tertib dan teratur maka MC harus dapat mengarahkan dan
mengendalikan agar sesuai dengan suasana acara yang telah direncanakan. Untuk itu
beberapa hal yang harus diperhatikan oleh MC adalah:
a). Mengenakan pakaian yang sesuai dengan suasana acara, tidak menyolok (warna.) dan
tidak seronok (asesories)
60
 b). Menggunakan bahasa Indonesia dengan baik, benar dan mudah dipahami. Kesalahan
berbahasa yang perlu dihindari adalah menggunakan kata -kata :
'Untuk menyingkat waktu,….”. Kesalahannya karena waktu tidak dapat disingkat,
penggunaan yang lebih tepat adalah, “untuk me nghemat waktu....”, atau “untuk
menyingkat acara.….”.
“Menginjak acara berikutnya…..”.Kesalahannya karena acara tidak dapat diinjak,
penggunaan kata yang tepat adalah “Acara berikutnya adalah…..”.
c). Tidak memberikan komentar yang berlebihan setiap suatu mata acara selesai
dilaksanakan
d). Tidak mengucapkan kata -kata yang dapat memancing tawa hadirin hingga mengganggu
suasana khidmat dari acara tersebut.

e. Pengaturan konsumsi

Persoalan tehnis lainnya adalah pengaturan konsumsi, karena penyelenggaraan a cara yang terkadang
membutuhkan waktu lama maka tidak dapat dihindari keharusan. untuk menyediakan konsumsi.bagi
para tamu baik makanan ringan/kecil (snack/kudapan) maupun berupa makan siang atau makan
malam. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
1). Pemberian makanan kecil, sebaiknya jangan sampai mengganggu acara, karena itu makanan
kecil dan minuman diberikan sebelum acara berlangsung atau disediakan waktu khusus untuk
membagi dan menikmati makanan tersebut.
2). Pemberian makan, baik dengan cara prasm anan (swalayan) maupun tidak, dilakukan pada
acara tersendiri dan dipisahkan tempat pengambilan makanan bagi laki -laki dan perempuan.

4. PERGANTIAN AMANAH KEPEMIMPINAN

Untuk mengarahkan semua kegiatan yang ada di PII agar sesuai dengan tujuannya maka dibent uklah
pimpinan yang terdiri dari 4 jenjang dengan masa jabatan tertentu baik di Badan induk maupun
Badan Otonom, yaitu :
a. PB PII, institusi pimpinan tertinggi yang berkedudukan di ibu kota negara dengan masa jabatan 2
tahun. Untuk Badan Otonom sebagai i nstitusi pimpinan tertinggi adalah Koordinator Pusat
(Korpus).
b. PW PII, institusi pimpinan kedua yang berkedudukan di ibu kota propinsi atau Daerah Tingkat I
dengan masa jabatan 2 tahun. Untuk badan otonom sebagai institusi pimpinan kedua adalah
Koordinator Wilayah (Korwil).
c. PD PII, institusi pimpinan ketiga dengan masa jabatan 1 tahun, Untuk Badan -otonom sebagai
institusi pimpinan ketiga adalah Koordinator Daerah (Korda).
d. PK PII, institusi pimpinan keempat dengan masa jabatan 1 tahun. Untuk Badan Otonom sebagai
institusi pimpinan keempat adalah Koordinator Komisariat (Korkom).
Institusi pimpinan tersebut dipilih melalui forum musyawarah sesuai dengan tingkat kepengurusan
yang bersangkutan dengan jalan pembentukan dewan formatur. Dalam badan induk dan bad an otonom
ketua umum, komandan dipilih langsung oleh peserta musyawarah sekaligus sebagai ketua dewan
formatur dan dibantu oleh beberapa orang anggota formatur terpilih.
Selain keempat institusi pimpinan tersebut ada institusi PII lain yang setingkat di lu ar negeri yaitu:
Perwakilan lembaga PII di luar negeri yang berfungsi sebagai lembaga perwakilan PB PII di luar negeri
yang berfungsi untuk membantu melaksanakan program kerja dan mengembangkan misi dan eksistensi
PII di luar negeri (AD PII psl 15 dan ART PII psl 60 dan 61).

Karena pelaksanaan musyawarah dalam berbagai tingkat institusi tersebut tidak hanya memilih
pimpinan, tapi juga membahas persoalan -persoalan yang berkaitan dengan kelangsungan organisasi
maka prosedur penyelenggaraannya perlu diatur d engan peraturan yang baik pula agar pelaksanaannya
bisa belangsung dengan baik dan memberikan hasil yang baik.

Secara umum ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksananan musyawarah, yaitu :
61
a. Agenda Acara dan Tata Tertib
Musyawarah diawali dengan pembahasan tata tertib musyawarah dan agenda acara musyawarah.
Agar waktu pelaksanaan bisa terkontrol, maka sebaiknya yang dibahas dahulu adalah tata tertib
yang akan mengatur bagaimana musyawarah itu akan diiaksanakan.

b. Pemilihan Presidium dan De wan Formatur

Jumlah presidium dan dewan formatur sebaiknya berjumlah ganjil, agar bila sewaktu -waktu terjadi
deadlock dalam pembicaraan suatu masalah pengambilan keputusannya dapat dilakukan dengan
pemungutan suara. prosesi pemilihan dilakukan dengan tiga tahapan, yaitu:
1). Pengajuan calon, pada tahap ini peserta mengajukan calon yang dipandang mampu dan
mengetanui persyaratan untuk menjadi pimpinan sidang. Calon -calon yang masuk selanjutnya
disebut calon sementara.
2). Seleksi calon, semua calon diseleks i apakah benar-benar mampu dan memenuhi persyaratan
untuk menjadi presidium dewan formatur. Calon hasil seleksi disebut calon tetap.
3). Pemilihan, peserta selanjutnya memilih calon tetap untuk menjadi presidium/ dewan formatur
berdasarkan pemungutan suara terbanyak.

c. Pemilihan Ketua Umum/Ketua Formatur

Profesi pemilihan ketua umum/ketua formatur sama dengan pemilihan presidium /formatur.

d. Pendemisioneran Pengurus
Setelah laporan pertanggung jawaban diterima maka kepengurusan dinyatakan demisioner.
Pengurus demisioner adalah pengurus yang masih berkewajiban untuk menjalankan tugas -tugas
tertentu namun tidak berwenang mengeluarkan kebijakan.

e. Penggunaan Palu Sidang

Untuk mengendalikan pembicaraan selama persidangan presidium menggunakan palu sidang.
Ketentuan jumlah ketukan dalam pelaksanaan persidangan adalah sebagai berikut:

1) Pembukaan, penutupan dan pengesahan keputusan/ketetapan ketuk 3 x

2). Penghentian sementara (skors) lebih dari 1 X 15 menit ketuk 2 x
3). Penetapan perpasal,pemindahan palu si dang atau
Penghentian sementara selama atau kurang dari 1X15 menit ketuk 1x
4). Menenangkan, meminta perhatian peserta sidang ketuk 4 x

f. Sidang pleno, sidang komisi dan musyawarah badan otonom,

Persidangan dalam musyawarah terbagi menjadi 3 (kecuali pad a Konferensi Perwakilan tidak
terdapat musyawarah badan otonom), yaitu sidang pleno, sidang komisi dan musyawarah badan
otonom. Sidang pleno diselenggarakan dengan ketentuan :
1). Dipimpin oleh ketua dan sekretaris yang ditunjuk oleh dan berasal dari Presi dium Sidang tetap.
2). Diikuti oleh semua peserta musyawarah.
3). Bahan-bahan yang dibahas perlu didengar oleh semua peserta musyawarah. Misalnya : LPJ
PB PII dalam Muknas.

Sidang komisi diselenggarakan dengan ketentuan sebagai berikut:

1). Dipimpin oleh ketua dan sekretaris yang ditunjuk oleh dan berasal dari anggota komisi.
2). Diikuti oleh peserta tertentu yang masuk dalam komisi tersebut yang ditetapkan Presidium
sidang berdasarkan pembagian dari delegasi masing -masing.
3). Bahan-bahan yang dibahas membutuhkan telaah yang mendalam, misalnya tentang konstitusi.

Musyawarah badan otonom diselenggarakan dengan ketentuan sebagai berikut :

62
 1). Dipimpin Presidium Sidang tetap musyawarah badan otonom yang dipilih dari dan oleh peserta.
Sebelum presidium sidang tetap terPIIih sidang dipimpin oieh Koordinator BO yang
bersangkutan.
2) Diikuti oleh peserta utusan Kordinator badan otonom di bawahnya.
3) Bahan-bahan yang dibahas berkaitan dengan persoalan badan otonom yang bersangkutan.

g. Keputusan dan Ketetapan

Hasil persidangan dalam musyawarah adalah Keputusan dan Ketetapan . Keputusan bersifat
kedalam, yaitu hanya mengikat peserta musyawarah. Ketetapan mengikat keluar, yaitu mengikat
juga anggota PII lain meskipun tidak ikut musyawaran tapi berada di terito rial di mana
musyawarah tersebut merupakan instansi tertingginya.

4.1. Persiapan Musyawarah (Muknas, Konwil, Konda)

Agar penyelenggaraan Musyawarah bisa mencapai tujuannya maka perlu persiapan yang matang
dan baik. Yang perlu dipersiapkan oleh Penyelengg ara adalah:
1). Laporan pertanggung jawaban (LPJ) PB PII
Untuk lebih memudahkan peserta Musyawarah dalam memberikan tanggapan maka LPJ PB
PII sebaiknya disusun dengan sistematika sebagai berikut:

BAB. I Muqadimah, memberikan pengantar tentang :

1.Perlunya pertanggungjawab dari setiap amanah yang diemban.
2.Perlunya LPJ sebagai sarana evaluasi perjalanan PII dari masa ke masa
3.Perlunya forum Muknas/Konwil/Konda sebagai institusi tertinggi di PII
BAB. II. Kondisi Umat Islam Indonesia, pada ini diuraikan :
a. Kondisi bangsa Indonesia pada umumnya dan ummat Islam pada khususnya di
masa sekarang dan prospeknya di masa yang akan datang.
b. Deskripsi singkat tentang, persoalan pendidikan,. kebudayaan dan dakwah di
Indonesia yang menjadi sasaran dari akfifitas PII.
BAB. III. Program kerja dan strategi pelaksanaannya, bab ini menguraikan:
a. Program kerja amanah Muktamar/Konwil/Konda
b. Rencana kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan sebagai upaya penjabaran
program kerja amanah
c. Muknas yang dihasilkan dalam rapat kerja
d. Kondisi kepengurusan
BAB. IV. Realisasi Program Kerja, bab ini menguraikan :
a. Realisasi dari rencana kegiatan yang termaktub dalam Bab II,
b. Hasil yang teiah dicapai
c. Masalah yang muncul dalam kegiatan
d. Kendaia-kendaia yang dialami dan
e. Tindak lanjut dari kegiatan
BAB.V. Saran-saran, menyampaikan saran -saran yang perlu dilakukan oleh kepengurusan
periode berikutnya berdasarkan hasil yang telah dicapai sebagaimana yang
dipaparkan dalam laporan pertanggung jawaban.

Lampiran-lampiran :
a. Susunan kepengurusan beserta perubahannya
b. Jurnal aktifitas selama satu periode
c. Rekapitulasi data surat masuk dan keluar
d. Rekapitulasi jumlah kader PII dan jenjang trainingnya
e. Rekapitulasi kondisi lembagaeselon dibawahnya
f. Rekapitulasi daftar inventar is
g. Laporan keuangan selama satu periode

63
 Laporan pertanggungiawaban ini disusun secara bersama oleh suatu Dewan Pekerja
Muktamar/Konwil/Konda yang beranggotakan ketua umum, ketua -ketua bidang, sekretaris
jenderal, bendahara umum dan ketua umum/ komandan badan otonom.

2). Pembentukan panitia yang meliputi Panitia Pengarah, Panitia Penyelenggara dan Panitia
Pelaksana.
a). Panitia Pengarah (steering committee), dibentuk oleh PB/PW/PD PII yanq terdiri dari
unsur BPH badan induk dan BPH badan otonom, tugasny a adalah:
(1). Menyiapkan rancangan ketetapan/keputusan Muknas dan Munas BO, yang meliputi :
(a). Rantus tentang tata tertib
(b). Rantus tentang Agenda Acara
(c). Rantus tentang Presidium
(d). Rantap tentang Pengesahan LPJ
(e). Rantap-rantap tentang pengesahan hasil sidang-sidang komisi
(f). Rantap tentang Pengesahan hasil Munas/Muswil/Musda BPII
(g). Rantap tentang Pengesahan hasil Munas/Muswil/Musda Korps PII Wati
(h). Rantap lain yang dianggap perlu.
(2). Menyiapkan agenda tambahan yang dipandang periu untuk dibahas dalam forum
Muknas dan Munas, baik nantinya akan dftetapkan sebagai sebuah rekomendasi
maupun produk konstitusi
(3). Menentukan kriteria peserta utusan yang berhak hadir dan jumlah utusan yang
mewakilinya
(4). Memberikan masukan kepada presidium

b). Panitia Penyelenggara (organizing committee), dibentuk oleh PB/PW/PD PII yang terdiri
dari personalia pengurus, tugasnya adalah
(1). Mengkoordinasikan penyelenggaraan Musyawarah BO
(2). Mengurus perijinan
(3). Menggandakan naskah-naskah yang diperlukan
(4). Mengarahkan kerja panitia pelaksana
(5). Mengatur tranportasi personalia pengurus dan undangan ke tempat pelaksanaan
acara
(6). Mencari dana untuk kegiatan
(7). Memberikan laporan kepada Dewan Formatur terpilih setelah selesainya acara

c). Panitia Pelaksana (executive committee) dibentuk eselon pengurus yang menjadi tuan
rumah tempat pelaksanaan acara, terdiri dari personalia pengurus yang masih aktif baik
di BI maupun di BO.

Sedangkan yang perlu dilakukan oleh eselon dibawahnya (PW/P D) adalah :

a. Laporan dengan sistematika laporan sesuai dengan ketentuan dalam BAB. III
b. Bahan masukan untuk pembahasan masalah yang di agendakan dalam Musyawarah

b. Pelaksanaan
Musyawarah yang diselengarakan oleh suatu eselon kepengurusan dan dilakukan s ecara serentak
bersama-sama dengan Musyawarah Badan Otonom. Penyelenggaraan
Sidang-sidang dalam Musyawarah dipimpin oleh pimpinan sidang yang dipilih dari dan oleh
peserta sidang. Sebelum pimpinan sidang terpilih, sidang -sidang pendahuluan dipimpin oleh
pimpinan sidang sementara yang ditunjuk oleh SC. Pengaturan sidang pleno, sidang komisi dan
sidang dalam Musyawarah dapat dilakukan dengan urutan sebagai berikut :

Pleno I Pembahasan Tata tertib, Agenda Acara, dan pemilihan presidium

Pieno II Laporan Kondisi PW/PD/PK dan Tanggapan PB/PW/PD
64
 Pleno III Penyampaian dan pembahasan Laporan Pertanggung jawaban dilanjutkan dengan
pendemisioneran
Pleno IV Pengantar Sidang Komisi dilanjutkan dengan sidang komisi, misalnya : Komisi
Organisasi, komisi program kerja, ko misi pemilihan dan komisi khusus
Pleno V. Pengesahan hasil-hasil sidang komisi dan Musyawarah badan otonom
Pleno VI Pembahasan agenda khusus lainnya (bila ada)
Pleno VII Proses pemilihan dan pelantikan Dewan Formatur

c. Pelaporan
Pelaporan pelaksanaan Mus yawarah dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu:
1). Laporan teknis penyelenggaraan Musyawarah
Terdiri dari dua laporan yaitu Laporan OC den EC. Laporan OC disampaikan kepada Dewan
Formatur terpilih sedangkan Laporan EC disampaikan kepada PW/PD PII yang menjad i
tuan rumah
2) Laporan Hasil Ketetapan dan Keputusan Musyawarah
Laporan ini disampaikan oleh Pengurus yang telah terbentuk kepada forum Rapat Pimpinan
Nasional/Rapimwil/Rapimda.

5. Rapat Pengurus

Rapat pengurus adalah rapat yang dihadiri oleh fungsionar is dari suatu institusi kepengurusan untuk
membicarakan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dan masalah -masalah yang dihadapi oleh
institusi kepengurusan tersebut. Rapat pengurus sesuai dengan urutan kewenangannya dalam
pengambilan keputusan adalah se bagai berikut:

5.1. Rapat Pleno

Rapat pleno adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh fungsionaris pengurus baik dari lembaga
induk, badan otonom maupun badan khusus dengan tujuan untuk:
1). Memutuskan kebijakan-kebijakan baru dan menyempurnakan kebijakan lama dalam rangka
pemecahan berbagai permasalahan organsiasi yang belum diatur oleh tata aturan organisasi
PII yang masih berlaku.
2). Mengesahkan atau mengevaluasi hasil keputusan rapat BPH beserta pelaksanaannya.

Keputusan yang diambil dalam rapat pleno bersifat mengikat semua eselon pengurus dalam
institusi pengurus yang bersangkutan namun tidak bertentangan dengan hasil musyawarah
institusi di atasnya.

a. Persiapan.
Persiapan pelaksanaan rapat pleno dilakukan oleh tim sekretariat sedangkan agenda
ditetapkan oleh rapat BPH sebelum rapat pleno. Persiapan yang perlu dilakukan adalah
1) Pembuatan rantusi rantap, meliputi:
a). Rantus tentang agenda acara, tata tertib dan presidium
b). Rantap tentang masalah-masalah yang diagendakan
2) Persiapan presentasi masalah
Agar pembahasan setiap masalah berjalan efektif dan efisien maka perlu didahului dengan
presentasi masalah secara tertulis data pengurus atau tim yang membidangi masalah
tersebut. Karena itu perlu ada pengecekan kesiapan pihak -pihak yang akan melakukan
presentasi dan bahan-bahan presentasi.

b. Pelaksanaan
Rapat pleno dipimpin oleh pimpinan sidang yang untuk sementara bisa ditangani langsung
oleh tim sekretariat dan selanjutnya bila dikehendaki peserta dilakukan pemilihan presidium.
Prosedur pemilihan presidium dalam rapat sama seperti dalam musyawarah.
65
 Pengaturan agenda rapat dilakukan sebagai berikut :
Pleno I adalah pembahasan dan pengesahan tata tertib, agenda acara dan pemilihan presidium
Pleno II dan seterusnya adalah pembahasan masalah -masalah yang diagendakan
Pleno terakhir adalah pembacaan ketetapan -ketetapan hasil rapat pleno secara keseluruhan.

c. Pelaporan
Hasil rapat pleno diinformasikan secara tertulis oleh tim sekretariat kepada seluruh anggota
pleno, khususnya yang berhalangan hadir, s egera setelah rapat pleno berakhir.

5.2. Rapat Kerja

Rapat kerja adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh pengurus baik dari badan induk, badan
otonom maupun badan khusus dengan tujuan untuk :
1). Menjabarkan program kerja pengurus
2). Menyusun mekanisme penyelenggaraan dan mengevaluasi pelaksanaan program kerja
pengurus selama kurun waktu tertentu (satu periode, satu tahun, setengah tahun atau catur
wulan)

a. Persiapan
Persiapan pelaksanaan rapat kerja dilakukan oleh tim sekretariat sedangkan agenda
ditetapkan oleh rapat BPH sebelumnya. Persiapan yang perlu dilakukan adalah :
1). Pembuatan rantus rantap, meliputi:
a) Rantus tentang agenda acara, tata tertib dan presidium
b) Rantap tentang masalah-masalah yang diagendakan
2).Persiapan presentasi TOR Progr am Kerja
Agar pembahasan setiap program kerja berjalan efektif dan efisien maka perlu didahului
dengan presentasi TOR secara tertulis dan pengurus atau tim yang membidangi masalah
tersebut. Karena itu perlu ada pengecekan kesiapan pihak -pihak yang akan presentasi dan
bahan-bahan presentasi.

b. Pelaksanaan
Rapat kerja dipimpin oleh pimpinan sidang yang untuk sementara bisa ditangani langsung
oleh tim sekretariat dan selanjutnya bila dikehendaki peserta dilakukan pemilihan presidium.
Prosedur pemilihan pres idium dalam rapat sama seperti dalam musyawarah.
Pengaturan agenda rapat dilakukan sebagai berikut :
Pleno I Pembahasan dan pengesahan tata tertib, agenda acara dan pemilihan presidium
Pleno II Penyampaian dan Pembahasan TOR Program kerja perbidang, Bada n otonom,
Badan Khusus.
Pleno III dan seterusnya adalah pembahasan masalah yang diagendakan
Pleno terakhir adalah pembacaan ketetapan -ketetapan hasil rapat pleno secara keseluruhan.

c. Pelaporan
Hasil rapat kerja diinformasikan secara tertulis oleh tim sekretariat kepada seluruh pengurus
anggota pleno, khususnya yang berhalangan hadir, segera setelah rapat pleno berakhir.

5.4. Rapat Badan Pengurus Harian (BPH)

Rapat BPH adalah rapat yang dihadiri oleh anggota BPH. Anggota BPH terdiri dari Ketua
Umum, Ketua-ketua Bidang, Sekretaris jenderal/umum dan wakil -wakilnya, Bendahara Umum
dan wakil-wakilnya dan Ketua-ketua Badan Otonom. Jika dipandang periu BPH dapat
menghadirkan pihak lain yang berkaitan dengan agenda yang dibahas.

a. Persiapan

66
 Persiapan pelaksanaan rapat BPH dilakukan oleh tim sekretariat sedangkan agenda
ditetapkan oleh rapat BPH sebelumnya ditambah usulan dari anggota rapat.
b. Pelaksanaan
Rapat BPH dipimpin langsung oleh Ketua Umum yang memberikan pengantar agenda yang
akan dibahas, dengan proto kol dan notulis dari tim sekretariat. Pembahasan agenda dilakukan
secara langsung dan keputusan yang diambil bersifat langkah taktis. Setelah pembahasan
agenda selesai, notulis membacakan hasil -hasil keputusan rapat untuk pengecekan apakah
notulensi sesuai dengan keputusan yang diambil.
c. Pelaporan
Pelaporan hasil-hasil rapat BPH diinformasikan secara tertulis kepada seluruh anggota
pengurus.

5.5. Rapat Badan Otonom/ Khusus

Rapat badan otonom/khusus adalah rapat yang dihadiri oleh pengurus badan otonom/ khusus
tersebut dan bila dipandang perlu dapat menghadirkan pihak lain yang berkaitan dengan agenda
yang dibahas. Fungsinya adalah untuk merumuskan kebijakan, program kerja dan evaluasi
kegiatan badan otonom/ khusus yang bersangkutan.
a. Persiapan
Persiapan pelaksanaan rapat badan otonom/ khusus dilakukan oleh tim sekrertariat yang
bersangkutan sedangkan agenda ditetapkann oleh ketua badan otonom/khusus ditambah
usulan peserta sebelum rapat dimulai sesuai dengan perkembangan situasi.

b. Pelaksanaan
Rapat badan otonom/ khusus dipimpin langsung oleh ketua yang bersangkutan yang
memberikan pengantar agenda yang akan dibahas, dengan protokol dan notulis dari tim
sekretariatnya. Pembahasan agenda dilakukan secara langsung dan keputusan yang diambil
bersifat langkah taktis. Setelah pembahasan agenda selesai, notulis membacakan hasil -hasil
keputusan rapat untuk pengecekan apakah notulensi sesuai dengan keputusan yang disepakati

d. Pelaporan
Pelaporan hasil-hasil rapat badan otonom/ khusus diinformasikan kepada selur uh anggota
pengurus dan diiaporkan kepada badan induk daiam kesempatan rapat BPH.

5.6. Rapat Bidang

Rapat bidang adalah rapat yang diadakan oleh ketua bidang bersama pengurus yang masuk
dalam bidangnya atau yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.

a. Persiapan
Persiapan pelaksanaan rapat bidang dilakukan oleh ketua bidang yang bersangkutan
sedangkan agenda ditetapkan oleh Ketua bidang ditambah usulan dari anggota rapat sebelum
rapat dimulai.
b. Pelaksanaan
Rapat bidang dipimpin langsung oleh Ketua bid ang yang memberikan pengantar agenda yang
akan dibahas, dengan protokol dan notulis dari tim sekretariat. Pembahasan agenda
dilakukan secara langsung dan keputusan yang diambil bersifat langkah taktis. Untuk yang
bersifat strategis dan berdampak luas seca ra organisatoris diajukan dalam rapat rapat BPH
atau rapat pleno. Setelah pembahasan agenda selesai, notulis membacakan hasil -hasil
keputusan rapat untuk pengecekan apakah notulensi sesuai dengan keputusan yang diambil.
c. Pelaporan
Pelaporan hasil-hasil rapat bidang diinformasikan kepada seluruh anggota bidang dan
dilaporkan dalam rapat BPH.

67
5.8. Rapat Gugus Tugas dan Panitia
Gugus tugas adalah tim yang menangani suatu tugas tertentu di luar tugas fungsional
kepengurusan yang tercantum dalam Job discripti on, misalnya Tim Penyusunan Sejarah PII,
Tim Penyusunan Sistem Kaderisasi PII dan lain -lain. Sedangkan Panitia adalah tim yang
menangani dan merencanakan suatu acara formal, misalnya Panitia Muktamar Nasional, Panitia
Rapat Pimpinan Nasional, dan lain -lain. Untuk keberhasilan dalam menjalankan tugasnya maka
setiap gugus tugas dan panitia perlu mengadakan rapat -rapat untuk merencanakan dan
mengevaluasi secara intern pelaksanaan tugasnya.

a. Persiapan
Persiapan rapat gugus tugas dan panitia dilakukan oleh gu gus tugas yang bersangkutan
sedangkan agenda ditetapkan oleh Koordinator gugus tugas atau ketua panitia ditambah
usulan anggota rapat sebelum rapat dimulai sesuai dengan perkembangan situasi.

b. Pelaksanaan
Rapat gugus tugas atau Rapat panitia dipimpin ol eh koordinator (ketua panitia ) yang
bersangkutan yang. memberikan pengantar agenda yang akan dibahas, dengan protokol dan
notulis dari tim sekretariat. Pembahasan agenda dilakukan secara langsung dan keputusan
yang diambil bersifat langkah taktis. Untuk y ang bersifat strategis dan berdampak luas secara
organisatoris harus dimintakan keputusannya kepada institusi kepengurusan yang
bersangkutan. Setelah pembahasan agenda selesai, notulis membacakan hasil -hasil keputusan
rapat untuk pengecekan apakah notulens i sesuai dengan keputusan yang disepakati.

c. Pelaporan
Laporan hasil rapat gugus tugas atau panitia disampaikan oleh pimpinan gugus tugas kepada
semua anggota gugus tugas atau panitia serta apabila diminta dilaporkan dalam rapat BPH
atau Rapat Pleno.

6. Pelantikan dan Serah Terima Jabatan

Sebelum pengurus yang dibentuk oleh Dewan Formatur hasil musyawarah sesuai dengan tingkat
kepengurusannya melakukan tugasnya, maka harus dilakukan pelantikan dan serah terima jabatan
dari pengurus periode sebelumnya. Acara Pelantikan dan serah terima jabatan menandai resminya
pengurus baru memulai tugasnya dan pengurus lama mengakhiri tugasnya, sehingga segala hal yang
semula menjadi tugas, wewenang dan tanggung jawab pengurus lama beralih kepada pengurus baru.

a. Persiapan
Mengingat pelantikan pengurus merupakan awal kerja kepengurusan secara resmi, maka acara
tersebut perlu disiapkan sehingga tidak hanya bersifat ceremonial tetapi juga menjadi
semacam kontrak kerja bagi semua pengurus yang dilantik, maka perlu persiap an teknis dan
administrasi yang baik. Secara teknis dilakukan dengan pembentukan panitia untuk
menangani acara sebagaimana acara -acara lainnya,

Secara administratif yang pertu dipersiapkan adalah:

1). Formulir Pemyataan Kesediaan
Sebelum dilantik setiap personal pengurus lebih dahulu harus memberikan pernyataan
kesediaan secara tertulis, jika perlu termasuk posisi yang dianggap paling sesuai (contoh
formulir terlampir). Formulir ini harus dibuat sesegera mungkin oleh dewan formatur agar
tugas penyusunan pengurus dapat segera dilakukan.
2). Surat Keputusan Pengangkatan
Setelah formutir pernyataan kesediaan diisi oteh calon pengurus dan dikembalikan kepada
dewan formatur, maka selanjutnya dewan formatur menyusun struktur dan personal serta
membuat Surat keputusan Pengangkatan pengurus yang ditandatangani oleh Ketua
Umum/ Ketua Dewan formatur dan seluruh anggota Dewan Formatur, untuk kemudian
68
 dimintakan pengesahannya kepada institusi di atasnya oleh pengurus yanq terpilih. Jika
pengurus yanq dilantik merupakan hasil penyegaran (reshuffle) maka yang mengeluarkan
SK adalah pengurus yang bersangkutan dan ditanda tangani oleh ketua umumnya untuk
selanjutnya dimintakan pengesahan kepada institusi di atasnya.

3). Permohonan Pengesahan dan Pelantikan

Setelah dewan formatur mengeluarkan SK Pengangkatan Pengurus, pengurus terpilih
mengajukan permohonan pengesahan kepada instdusi kepengurusan di atasnya agar
disahkan dan dilantik. Institusi di atasnya akan mengeluarkan SK Pengesahan Struktur
dan Personalia yang dibacakan pada saat pelantikan.

4). Naskah Pelantikan

Naskah pelantikan terdiri dari ikrar pelantikan dan daftar nama pengurus yang dilantik
untuk selanjutnya ditanda -tangani setelah pelantikan (contoh naskah terlampir). Naskah
ini dibuat dan dipersiapkan oleh in stitusi diatasnya yang akan melantik kepengurusan.

5). Naskah Serah Terima Jabatan

Setelah pengurus baru dilantik maka dilakukan serah terima jabatan dari pengurus lama
kepada pengurus baru yang menandai dimulainya pergantian pimpinan dalam institusi
tersebut, sehingga terjadi peralihan tanggung jawab, tugas dan wewenang kepengurusan.
(Contoh naskah serah terima terlampir), jika kepengurusan yang dilantik hasil penyegaran
maka tidak diperlukan adanya serah terima jabatan. Naskah ini dibuat dan dipersiapkan
oleh pengurus terpilih yang akan dilantik kepengurusannya.

b. Pelaksanaan
Dalam acara pelantikan dan serah terima jabatan yang menjadi mata acara inti adalah prosesi
pelantikan dan serah terima jabatan, sedangkan acara lainnya sama seperti dalam acara
seremonial lainnya kecuali sambutan -sambutan yang dilaksanakan setelah kedua acara inti.

Prosesi pelantikan dan serah terima jabatan dilakukan dengan urutan sebagai berikut :
1). Pembacaan surat keputusan tentang pengesahan struktur dan personalia yang dila kukan
oleh pihak yang akan melantik. Mereka yang disebutkan jabatan dan namanya langsung
maju kedepan membentuk formasi barisan yang telah ditentukan sebelumnya.
2). Pelantikan pengurus dengan pembacaan ikrar pelantikan oleh pihak yang melantik dan
diikuti oleh pengurus yang dilantik
3). Pengalungan selempang kepengurusan secara simbolis (ketua umum, ketua bidang,
sekretaris jenderal/umum, bendahara umum dan ketua badan otonom) oleh pihak yang
melantik
4) Penandatanganan naskah pelantikan oleh pengurus yan g dilantik
5). Pembacaan dan penandatangan naskah serah terima jabatan

Selanjutnya diikuti dengan sambutan -sambutan, antara lain oleh:

1). Sambutan pengurus lama
2). Sambutan pengurus baru
3). Sambutan Keluarga Besar PII
4). Sambutan pejabat setempat
5). Sambutan pihak yang melantik.

c. Pelaporan
Laporan pelaksanaan pelantikan dan serah terima jabatan disampaikan oleh panitia kepada
pengurus terpilih dalam rapat pleno atau rapat BPH.

69
7. Training Centre Kepengurusan

Sebelum melaksanakan amanah forum mu syawarah, pengurus terpilih segera mengadakan Training
Centre untuk merumuskan kebijakan, menjabarkan program kerja dan menyamakan persepsi
dalam rangka membentuk tim yang solid.

a. Persiapan
Secara administratif hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah :
1). Pola Kebijakan Umum (PKU) dan Pola Kebijakan Program (PKP) masing -masing bidang.
PKU memberikan arah bagi pelaksanaan kebijakan dan program kerja kepengurusan secara
umum pada satu periode, sedangkan PKP bidang merupakan penjabaran pola kebijakan
umum dan program kerja yanq lebih bersifat teknis dan spesifik sesuai denqan bidangnya
masing-masing. Baik PKU dan PKP merujuk pada konstitusi PII dan hasil forum
musyawarah sehingga diharapkan dalam satu periode kepengurusan dapat dicapai kondisi
yang lebih mendekatkan pada tujuan PII.

2). Program Kerja

Penyusunan program kerja berdasarkan hasil -hasil musyawarah serta PKU dan PKP yang
telah disepakati bersama dalam TC. Program kerja ini meliputi jenis -jenis kegiatan yang
akan dilakukan, sasaran yang akan dituju , target yang ingin dicapai, waktu dan tempat
pelaksanaan, penanggung jawab pelaksana, dan perkiraan anggaran yang dibutuhkan.

3) Deskripsi Kerja
Deskripsi kerja disusun oleh ketua umum bersama -sama dengan ketua bidang untuk dibahas
dan ditetapkan dalam training centre. Deskripsi kerja memberikan penjelasan tentang fungsi,
tugas, tangung jawab dan wewenang pengurus, baik secara kolektif (institusi kepengurusan)
maupun individual (sesuai jabatan) sehingga mekanisme kerja dan komunikasi arytar unit
keja pengurus dalam pelaksanaan programnya menjadi jelas, tidak tumpang tindih satu sama
lain.

4). Daftar Riwayat Hidup

Untuk dapat menumbuhkan kebersamaan dalam institusi maka diperlukan pengenalan antar
individu yang duduk dalam kepengurusan. DRH dimaksudkan agar masing-masing pengurus
dapat saling terbuka dan mengetahui identitasnya satu sama lain. Dengan demikian
diharapkan rasa saling memahami dapat lebih cepat ditumbuhkan. Untuk itu isian yang
termuat dalam DRH harus dipertimbangkan betul agar merupakan repr esentasi data
pengisinya.

Agar pelaksanaan TC dapat berjalan dengan baik maka perlu dibentuk kepanitiaan yang
terdiri dari:
1). Panitia Pengarah (Steering Committee) yang dibentuk oleh pengurus terpilih dengan
personalia terdiri dari ketua umum, para ketu a bidang, sekretaris dan bendahara umum serta
ketua badan otonom. Tugasnya ialah menyiapkan Pola Kebijakan Umum (PKU) dan Pola
Kebijakan Program (PKP) oleh masing -masing bidang/badan otonom, Program Kerja,
Deskripsi Kerja dan Daftar riwayat hidup.
2). Panitia Penyelenggara (Organizing Committee) yang dibentuk oleh dan dengan personalia
dari institusi yang menyelenggarakan. Pada dasarnya penyelenggara TC adalah tim
Sekretariat dari pengurus bersangkutan yang dibantu oleh anggota pengurus yang lain.
Tugasnya adalah :
a). Menggandakan naskah-naskah yang diperlukan
b). Mengatur transportasi dan tempat akomodasi peserta
c). Mencari dana kegiatan dan
d). Memberikan laporan terhadap pelaksanaan kerjanya.

70
 Agar semua pengurus dapat mengikuti TC secara keseluruhan d engan baik tanpa terganggu oleh
tugas-tugas teknis penyelenggaraan, maka sebaiknya dapat bekerja sama dan meminta bantuan/
melibatkan institusi dibawahnya.

b. Pelaksanaan
Sesuai dengan tujuannya maka pelaksanaan TC dilakukan dengan agenda acara yang menga rah
pada tercapainya tujuan tersebut. Secara sedernana, setiap poin tuiuan TC menjadi satu agenda
yang dibahas dalam satu sesion. Dapat juga satu poin tujuan dijabarkan dalam beberapa agenda
acara. Sebagai contoh susunan agenda acara TC kepengurusan adalah sebagai berikut :
Sessi Satu : Personal introduction (dialog tentang pengisian DRH)
Sessi Dua : Strategi Pelaksanaan Amanah Musyawarah (dialog untuk merumuskan
relevansi antara hasil-hasil musyawarah dengan upaya pencapaian tujuan PII,
sehingga diperoleh tujuan antara yang akan dicapai pengurus periode tersebut).
Sessi Tiga : Sosialisasi Pola Kebijakan Pengurus
Sessi Empat : Pembahasan Job Description
Sessi Lima : Penjabaran Program Kerja Amanah Musyawarah (dialog tentang penjabaran
program kerja amanah mu syawarah ke dalam paket kegiatan sesuai dengan
tugasnya masing-masing).

Selain pembahasan agenda tersebut, TC dapat juga diselingi dengan ceramah dari institusi
kepengurusan di atasnya atau tokoh/cendekiawan Islami/Keluarga Besar PII yang dipandang
dapat ikut membekali pengurus agar bisa melaksanakan tugasnya dengan baik.

c. Pelaporan
Pelaporan kegiatan ini bersifat pelaporan teknis penyelenggaraan acara secara tertulis
disampaikan oleh OC kepada SC, sedangkan SC melaporkan evaluasi penyelenggaraan terhad ap
target yang akan dicapai dalam rapat BPH atau Rapat Pleno.

9. Up Grading

Setelah kepengurusan berjalan adakalanya dirasakan mekanisme kepengurusan berjalan kurang

lancar. Ada berbagai faktor yang menyebabkan kurang lancamya roda kepengurusan tersebu t,
diantaranya adalah kurangnya pemahaman atau kemampuan personil dalam suatu masalah
tertentu, misalnya kesekretariatan, kebendaharaan, kaderisasi, dakwah, keorganisasian dan lain -lain.
Untuk mengantisipasi hal itu maka perlu diadakan up grading dengan tu juan:
1). Memperluas wawasan pengurus dalam suatu masalah tertentu
2). Meningkatkan keterampilan teknis pengurus dalam masalah tertentu,

a. Persiapan
Sebelum pelaksanaan Up Grading juga perlu dilakukan persiapan yang bersifat teknis maupun
administratif. Persiapan yang bersifat teknis adalah pembentukan panitia pengarah (steering
committee) dan panitia pelaksana (organizing committee). Tugas dan pihak yang ditunjuk
menjadi panitia untuk menduduki jabatan tertentu tersebut sama dengan ketentuan pada TC
kepengurusan. Sedangkan secara administratif yang perlu dipersiapkan adalah:
(1). Pola Kebijakan Umum dan Pola Kebijakan Program yang menjadi materi Up Grading dan
(2). Makalah-makalah yang berkaitan dengan materi up grading.

b. Pelaksanaan
Sesuai dengan tujuannya maka pelaksanaan up grading dilakukan dengan agenda yang
mengarah pada tercapainya tujuan tersebut. Agenda acara disusun sesuai dengan kebutuhan,
sebagai contoh:
71
 Sessi Satu : Dialog tentang Pola Kebijakan Umum
Sessi Dua : Dialog tentang Pola Kebijak an Program bidang terkait
Sessi Tiga : Dialog makalah I
Sessi Empat : Dialog makalah II
Sessi Lima : Praktek-praktek (jika diperlukan).

Selain pembahasan tersebut, up grading dapat diselingi dengan ceramah institusi di atasnya,
ceramah tokoh/ keluarga b esar PII yang membekali pengurus agar dapat melaksanakan
tugasnya dengan baik.

c. Pelaporan
Pelaporan kegiatan ini yang bersifat teknis dilakukan secara tertulis dan disampaikan oleh OC
kepada dalam rapat BPH, sedangkan SC melaporkan evaluasi penyelenggar aan terhadap target
yang hendak dicapai dalam rapat BPH/rapat pleno.

10. Acara Ceremonial

Meskipun acara ceremonial tidak berkaitan langsung dengan struktur kepengurusan, namun dapat
dilaksanakan untuk tingkat kepengurusan tertentu, misalnya Peringatan H arba PII Tingkat
Nasional, Peringatan Harba PII Tingkat Wilayah dan lain -lain. Untuk acara-acara tersebut perlu
dibentuk kepanitiaan yang strukturnya sama dengan acara konstitusional lainnya (ada SC, OC dan
EC).

Acara-acara ceremonial yang diadakan oleh PII meliputi:

1). Peringatan Hari Besar Islam
Untuk mengambil hikmah data peristiwa -peristiwa besar yang terjadi dalam sejarah dan di
kalangan ummat Islam, PII perlu mengadakan peringatan hari besar Islam yang dapat diisi
dengan ceramah akbar, diskusi, sem inar atau bhakti sosial.

2). Harba PII, Harla PII Wati dan Harla Brigade

Evaluasi perjalanan PII maupun badan otonomnya perlu dilakukan untuk menilai sejauh
mana kiprah PII dalam kurun waktu tertentu dengan memanfaatkan moment yang paling
tepat yaitu pada saat memperingati Hari Bangkit PII (4 Mei), Hari Lahir PII Wati (31 Juli)
dan Hari Lahir Brigade (6 November). Acara ini dilaksanakan dalam dua bentuk yaitu
Resepsi dan Renungan, dan dapat dilaksanakan dengan acara penunjang sesuai dengan tema
peringatan,

3). Resepsi
Resepsi diadakan dengan melibatkan pihak -pihak di luar PII seperti pejabat pemerintah,
tokoh ummat Islam, tokoh masyarakat, ormas, dan OKP, dengan tujuan:
a). menyampaikan sejarah singkat PII/BPII/PII Wati sejak kelahirannya sampai saat ini
b). menyampaikan sikap PII/BPII/PII Wati dalam masalah aktual yang berkaitan dengan
dunia pelajar.

Yang menjadi inti dari resepsi ini adalah Pidato Ketua Umum PB PII dengan ketentuan
sebagai berikut:
a). Untuk peringatan Harba PII tingkat Nasional, dibaca kan langsung oteh Ketua umum
b). Untuk peringatan Harba PII tingkat Wilayah, dibacakan oteh PB PII
c). Untuk peringatan Harba PII tingkat Daerah, dibacakan oleh PW PII
d). Untuk peringatan Harba PII tingkat Komisariat, dibacakan oleh PD PII.

72
 Demikian pula ketentuan pembacaan pidato Komandan Korpus BPII/ Ketua Umum Korps
PII Wati pada peringatan Hari Lahir BPII/ Korps PII Wati.

4). Renungan
Renungan dilaksanakan untuk intern anggota PII sebagai sarana introspeksi diri atas
perjalanan PBPII/BPII/ PII Wati, dengan tujuan :

a) Mengaktualisasikan kembali semangat yang melatarbelakangi para pendiri kebangkitan

PII
b) Mengevaluasi sejauh mana hasil yang telah dicapai didalam proses pencapaian tujuan
melalui kegiatan yang dilaksanakan pada masa sekarang

5). Upacara Pembukaan dan Penutupan

Dalam penyelenggaraan kegiatan resmi diawali dengan upacara pembukaan (opening
ceremony) dan diakhiri dengan upacara penutupan (closing ceremony). Upacara pembukaan
bertujuan:
a). Memberikan informasi singkat tentang maksud dan tujuan acara
b). Menyampaikan himbauan agar semua pihak yang terkait dapat berpartisipasi
mensukseskan acara
c). Menyampaikan penghargaan kepada semua pihak yang telah membantu
d). Menyampaikan permintaan maaf kepada semua pihak bila ada penyambutan yang
kurang berkenan
e) Memberikan informasi singkat tentang institusi penyelenggara kegiatan,

Sedangkan upacara penutupan bertujuan :

a). Memberikan informasi singkat tentang hasil -hasil yang telah dicapai dalam pelaksanaan
kegiatan
b). Menyampaikan pengharga an kepada semua pihak yang telah membantu
c). Menyampaikan permintaan maaf kepada semua pihak apabila banyak ditemui
kekurangannya
d). Menyampaikan harapan agar ada manfaat dan tindak lanjut bagi semua pihak yang
terkait
e). Memberikan informasi singkat te ntang institusi penyelenggara kegiatan -kegiatan yang
diiringi dengan kedua upacara tersebut dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :
a). Kegiatan yang melibatkan satu institusi kepengurusan, termasuk dalam kegiatan ini
adalah rapat pleno, rapat kerja, TC kepengu rusan dan up grading
b). Kegiatan yang melibatkan beberapa institusi kepengurusan, yang termasuk kegiatan ini
misalnya Muktamar Nasional, Konferensi Wilayah, Konferensi Daerah dan lain -lain.
c). Kegiatan yang melibatkan pihak -pihak di luar institusi PII, y ang termasuk kegiatan ini
misalnya seminar, diskusi, training profesional, dan lain -lain.

Acara inti dari upacara pembukaan/penutupan adalah Pembukaan/ Penutupan secara resmi
kegiatan yang akant/telah dilaksanakan. Pihak yang diminta untuk melakukan Pembu kaan
atau Penutupan yaitu :
a). Kegiatan yang melibatkan satu institusi, dibuka/ditutup oleh ketua umum/pimpinan
intitusi tersebut
b). Kegiatan yang melibatkan beberapa institusi, dibuka/ ditutup oleh ketua umum/
pimpinan istitusi yang lebih tinggi, atau d imintakan kepada pejabat pemerintahan
setempat
c). Kegiatan yang melibatkan pihak luar PII, dibuka/ditutup oleh pejabat pemerintah, atau
oleh ketua umum/ pimpinan institusi yang tertinggi.

6). Upacara Penyerahan Penghargaan

73
 Untuk menghormati mereka yang t elah berjasa atau berprestasi, baik anggota maupun bukan,
PII perlu memberikan penghargaan atas jasa dan prestasi mereka. Kriteria masing-masing
penghargaan disusun dalam peraturan tersendiri. Jenis -jenis penghargaan yang diberikan
adalah :

a). Penganugerahan Gelar Anggota Kehormatan

Diberikan bagi mereka yang bukan anggota PII tetapi dinilai berjasa bagi PII khususnya
dan ummat Islam pada umumnya. Gelar ini diberikan oleh Pengurus sesuai tingkatan
institusi masing-masing.
b). Pemberian Penghargaan Anggota Berprestasi
Diberikan kepada anggota yang mempunyai prestasi sesuai dengan tingkatan institusinya
(internasional, nasional, wilayah dan daerah).
c). Pemberian penghargaan kepada anggota PII yang memenangkan lomba -lomba yang
diselenggarakan PII, baik tingk at nasional, wilayah maupun daerah.

Acara inti dalam upacara penyerahan Penghargaan adalah Pidato Ketua Umum institusi yang
memberikan penghargaan. Untuk pemberian penghargaan jenis 1 dan 2 mereka yang
mendapat penghargaan diberi kesempatan menyampaikan kesan dan pesannya setelah pidato
ketua umum.

11. Kunjungan Antar Lembaga

Dalam upaya menjalin hubungan dengan organisasi atau lembaga lain, maka perlu mengadakan
kunjungan ke sekretariat/kantor organisasi atau lembaga tersebut, atau lembaga/ organisasi lain
mengadakan kunjungan kesekretariat PII. Agar acara tersebut dapat memberi kesan yang baik
bagi kedua pihak maka perlu diatur sedemikian rupa sehingga tidak hanya berkesan formalitas
belaka, tapi benar-benar menjadi sarana untuk menjalin kerja sama yan g menguntungkan bagi
kedua belah pihak.

Acara inti dalam kegiatan kunjungan antar lembaga adalah pengenalan tentang lembaga masing -
masing beserta program kerja dan personal pengurusnya (yang hadir) dilanjutkan dialog antar
lembaga tersebut. Jika dipandang perlu untuk menjalin keja sama dalam kegiatan, hasil dialog
tersebut bisa ditindaklanjuti dengan penandatanganan MOU (Memorandum Of Understanding).

#########
BAB V

KELENGKAPAN ORGANISASI

Kelengkapan Organisasi merupakan hal yang sangat urgens untuk terlaksananya program dan
kegiatan organisasi dengan baik. Apabila terdapat kekurangan dari kelengkapan organisasi akan
memberikan pengaruh kepada aktivitas organ isasi. Untuk itu kelengkapan menjadi penting
diadakan oleh suatu organisasi.

5.1. SEKRETARIAT

Secara umum sekretariat merupakan tempat pusat beraktivitasnya suatu organisasi. Secara
khusus sekretaniat merupakan tempat dan sumber untuk memfasilitasi, memo bilisasi, sumber
informasi seluruh aspek organisasi secara internal dan eksternal. Letak sekretariat harus
diperhatikan posisinya dan aspek geopolitik, posisi tersebut menyangkut:
1. Dekat dengan pusat pemerintahan
2. Dekat media informasi, dan fasilitas k omunikasi (kantor pos, wartel dll)
3. Dekat, mudah dan berada dalam jangkauan transportasi
74
 4. Dekat dengan lembaga pendidikan (sekolah/ kursus)

5.2. ATRIBUT ORGANISASI

a. Lencana
1. Ukuran Diameter 2.5 cm x 3,75 cm
2. Warna Dasar kuning emas dengan lam bang PII sesuai bentuk dan warna aslinya
3. Bentuk Logo dengan segitiga melingkar
4. Bahan Logam kuningan atau alumunium
5. Kegunaan Penggunaan pada peci sebelah kiri si pemakai

b. Gordon
1. Ukuran Diameter 8 cm x 1 0 cm
2. Warna Dasar kuning emas dengan lambang PII sesuai bentuk dan warna aslinya
3. Bentuk Bulat telur dengan lambang PI I ditengahnya
4. Bahan Logam kuningan atau alumunium
5. Kegunaan Untuk acara resmi organisasi diletakkan diujung selempang

c. Selempang
1. Ukuran 10 cm x 1 00 cm dengan masing-masing warna ukuran 2 cm
2. Warna PB warna hijau-kuning -hitam-kuning hijau
PW warna hijau-ungu-hftam-ungu-hijau
PD warna hijau-merah-hitam-merah-hijau
PK warna hijau-coklat-hitam-coklat-hijau
PWK warna hijau-biru-hitam-biru-hijau
3. Bentuk empat persegi panjang dengan lima lapis warna
4. Bahan kain (dasar tetoron)
5. Kegunaan untuk acara resmi organisasi disematkan dileher dilengkapi dengan gordon
diujungnya.
e. Badge.
1. Ukuran 8 cm x 10 cm
2. Warna Lambang PII sesuai bentuk dan warna aslinya,
3. Bentuk Segitiga melingkar
4. Kegunaan Penggunaan pada lengan baju sebelah kiri atau pada dada kiri jas
f. Muts/Peci
1. Ukuran Sesuai dengan kebutuhan
2. Warna Dasar Hitam, dengan bagian atas warna hijau
3. Pita Benang Kuning emas pada posisi melingkari peci
4. Kegunaan Untuk kegiatan-kegiatan resmi PII dilengkapi dengan lencana, hanya
dikenakan oleh putera.

g. Jas
1.Ukuran Disesuaikan dengan ukuran badan
2.Warna Dasar Orange
3.Pemakaian Dipakai oleh pengurus pada acara -acara resmi
4.Kegunaan Untuk kegiatan-kegiatan resmi (dilengkap i dengan baju kemeja lengan
panjang warna hitam dan celana panjang/rok warna hitam dan dasi untuk
putera).
5.Bahan Dasar Kain Marvella no.48

h. Kartu Anggota
1. Ukuran 6 x 9 cm
75
 2. Warna krem, Logo dan tulisan warna hitam
3. Tulisan kop (Indonesia, Arab dan Inggris), teritorial dan identitas diri
4. Kegunaan Sebagai tanda pengenal keanggotaan PII selama
5. Masa berlaku 2 tahun
6. Isi halaman depan:
a. Lambang PII sebelah kiri atas
b. Tulisan PII sebelah kanan atas -. Indonesia, Arab, Inggris
c. Nama Pengurus (Besar, Wilayah, Daerah, Komisariat) sebelah kanan atas
d. Tujuan PII pada posisi tengah
e. Tanda tangan pemilik

Isi halaman dalam:

a. Nomor kader (menurut urutan pendaftaran)
b. Nama lengkap
c. Jenis kelamin
d. Tempat, tanggal lahir
e. Pekerjaan
f. status keanggotaan
g. alamat tempat tinggal/ domisili
h. Masa berlaku
i. Tempat dan tanggal dikeluarkannya
j. nama ketua umum dan sekretaris

i. Stempel organisasi
Ketentuan Penggunaan stempel organisasi

a. Bentuk dan ukuran

Stempel berbentuk bundar lingkaran dengan garis tengah 3 cm. Garis lingkaran sebelah luar
dibuat dengan garis ganda dengan ukuran lebar garis 1 mm dibagian luar dan ½ mm
dibagian dalam. Garis lingkaran sebelah dalam dibuat dengan garis tunggal dengan lebar ½
mm dan jarak antara garis luar dan garis dalam 5 mm.

b. Tulisan
Setengah lingkaran sebelah atas tulisan Nama Organisasi dengan huruf kapital:
PELAJAR ISLAM INDONESIA melingkar k e arah kanan atas. Setengah lingkaran sebelah
bawah tulisan adalah Tingkatan Eselon diikuti nama badan otonomnya, khusus untuk BO
dan diikuti nama teritorialnya melingkar ke arah kanan bawah. Diantara pertemuan dua
tulisan diberi Tanda Bintang. Ditengah -tengah lingkaran diberi Lambang PII dengan ukuran
yang seimbang. Besarnya ukuran huruf disesuaikan dengan jumlah huruf keseluruhan pada
tulisan dalam lingkaran. Nama teritorial wilayah/ daerah/ komisariat dapat disingkat
menurut ketentuan yang umum digunakan . Ketentuan penulisan tingkatan eselon adalah
sebagai berikut:
Untuk Pengurus Besar : PENGURUS BESAR
Untuk Pengurus Wilayah : WILAYAH JAMBI
Untuk Pengurus Daerah : DAERAH PONTIANAK
Untuk Pengurus Komisariat : KOMISARIAT AL HIKMAH
Untuk BO Korwil PII Wati : KORWIL KORPS PII WATI NTB
Untuk BO Korda Brigade : KORDA BRIGADE JAKARTA UTARA
c. Warna
Ketentuan warna stempel organisasi untuk gambar dan tulisan dan untuk setiap tingkatan
76
 eselon yaitu berwarna: PB (merah), PW (hi;au) dan PD/PK (ungu)
d. Penggunaan
Stempel digunakan untuk setiap jenis surat -surat resmi yang dikeluarkan organisasi, dan
pada dokumentasi penting yang berbentuk buku.
e. Badan Otonom
Stempel yang digunakan oleh badan otonom, ketentuan pembuatannya mengikuti ketentuan
badan induk.
f. Badan Khusus dan Lembaga Khusus
Stempel yang digunakan oleh Badan Khusus/ Lembaga Khusus, bentuk, warna dan
ukurannya tidak ditentukan secara seragam, namun disesuaikan dengan karakteristik dan
masing-masing badan/ lembaga khusus tersebut
g. Kepanitian Kegiatan
Stempel yang digunakan oleh panitia kegiatan diatur sebagai berikut
1. Terdiri dan Lambang PII dan tulisan kegiatannya
2. Bentuknya adalah empat persegi panjang dengan ukuran panjang kali lebar 6x4 cm,
dengan pembagian ruang untuk lambang PII adalah 2x2 cm dan untuk tulisan
kegiatannya 4x2 cm.

Contoh Gambar Peci PII

Gordon :

Pin :

Digunakan dengan peci

dengan posisi di sebelah
kanan

- Digantungkan dibawah selempang

77
 Contoh Gambar Selempang :

PB PW PD PK

KETENTUAN BENDERA
PELAJAR ISLAM INDONESIA (Pll)

I . Bendera Pelajar Islam Indonesia (PII) adalah salah satu tanda pengenal dan tanda kehormatan
organisasi PII yang berbentuk empat persegi panjang deng an perbandingan dua berbanding t iga
yang memuat lambang dan nama organisasi
2. Bendera PII terdiri dari
a. Lambang PII ditengah-tengah bendera dengan ukuran 1/6 dari luas bendera
b. Tulisan ‘PELAJAR ISLAM INDONESIA' di bawah lambang, tepat ditengah -tengah dengan
ketinggian huruf 1/10 dari lebar bendera.
3. Warna Bendera
a. Warna dasar bendera hijau
b. Warna lambang lengkap sesuai warn a aslinya
c. Warna tulisan putth dengan huruf ka pital.
4. Ukuran Bendera
a. Ukuran bendera resmi upacara/ acara organisasi adalah 90 cm x 135 cm untuk sel uruh
eselon PII
b. Ukuran bendera pendukung kegiatan resmi organisasi adalah 60 cm x 90 cm
c. Ukuran bendera mini untuk di atas meja adalah 15 cm x 22,5 cm
d. Masing-masing eselon pengurus dapat memiliki satu bendera pataka PII dengan ukuran 90
cm x 135 cm, dengan diberi rumbai-rumbai disisi sebelah luar dengan lambang dan tulisan
yang dibordir sesuai warna aslinya.
5. Penempatan

78
 a. Bendera PII dapat ditempatkan dengan meng gunakan tiang berukuran tiga kali lebar
bendera
b. Bendera PII dapat ditempelkan di dinding dengan posisi bendera terbentang lebar
c. Bendera PII ditempatkan di sebelah kiri podium b ila menggunakan podium atau panggung
(dilihat dari posisi orang yang berada di podi um atau di atas panggung), bersama bendera
merah putth di sebelah kanan podium atau panggung
d. Bendera PII ditempatkan di barisan yang paling kanan bila ditempatkan bersama -sama
dengan bendera badan otonom.

Contoh Gambar Bendera :

135 cm

90 cm

KETENTUAN DAN TATACARA

PEMBUATAN PAPAN NAMA PENGURUS
PELAJAR ISLAM INDONESIA (P II)

1 . Pendahuluan
Suatu organisasi kemasyarakat an formal wajib memiliki papan nama pen gurus sebagai tanda
yang menunjukkan keberadaan organisasi tersebut dalam su atu wilayah tertentu.
2. Dasar Pembuatan
Permendagri No. 8 Tahun 1986 tentan g Ruang Lingkup, Tatacara Pemberitahuan Kepada
Pemerintah Serta Papan Nama dan Lambang Ormas yang disesuaikan dengan kekhasan
organisasi.
3. Ketentuan Pembuatan Papan Nama PII
a. Bentuk papan nama empat persegi panjang
b. Dengan ukuran
1) Pengurus Besar 105 cm x 280 cm
2) Pengurus Wilayah 90 cm x 240 cm
3) Pengurus Daerah 75 cm x 200 cm
4) Pengurus Komisariat 60 cm x 160 cm
79
 5) Pengurus Perwakilan 75 cm x 200 cm
c. Isi Papan nama memuat lambang organisasi, nama organ isasi dan tingkatan kepengurusannya
serta alamat organisasi yang bersangkutan
d. Lebar dasar dan penempatan Lambang dan Tulisan:
1). Dasar Lambang ditempatkan 1/4 bagian dari panjang papan sebelah kiri
2). Dasar Tulisan PII ditempatkan 3/4 bagian dar i panjang papan sebelah kanan
e. Wama dasar
1). Wama dasar lambang hijau dengan warna lambang sesuai asl inya
2). Warna dasar tulisan putih dengan tulisan warna hitam.
f. Tatacara penulisan dan lambang:
1). Eselon dan nama organisasi dalam Bahasa Indonesia ditulis dengan huruf ka pital tebal
tanpa variasi
2). Nama organisasi dalam Bahasa Arab ditulis tengkap dengan tanda bacanya
3). Eselon dan nama organisasi dalam Bahasa lnggris ditul is tebal dengan tiap awal kata
huruf kapital
4). Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan tiap awal kata huruf kapital (nama gedung
nama jalan, nomor, desa/ kelurahan, kecamatan dan kab/ kodya)
5). Posisi semua tulisan diletakkan ditengah -tengah (centris)
6). Lambang PII digambar lengkap sesuai bentuk dan wama aslinya
g. Bahan Papan Nama
Dapat dibuat dari bahan plat besi/ logam, papan biasa atau polywood.
4. Pemasangan :
1). Ditempatkan di alamat sekretari at organisasi yang bersangkutan
2). Dapat menggunakan tiang yang dipancangkan, ditempel kan atau digantung pada tempat
yang mudah dilihat
3). Ketinggian batas bawah papan dari permuk aan tanah minimal 150 cm
4) Mengindahkan ketentuan yang berla ku di daerah setempat.

Contoh Papan Nama :

280 cm

PENGURUS BESAR
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)
--dalam bahasa Arab--
(Central Board of Indonesian Muslim Student s’ Association) 105 cm

Sekretariat : Jl. Menteng Raya No. 58 Jakarta Pusat 10340

Telp. (021) 315352 Fax (021) 3153572

240 cm

80
 PENGURUS WILAYAH
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)
--dalam bahasa Arab--
(Regional Board of Indonesian Muslim Students ’ Association) 90 cm
SUMATERA SELATAN
Sekretariat : Jl. Radial Kompleks YPU Lt. II No. 301 24 Ilir
Palembang Telp. (0711) 369020

200 cm

PENGURUS DAERAH
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)
--dalam bahasa Arab-- 75 cm
(Sub Regional Board of Indonesian Muslim Students ’ Association)
MAKASSAR
Sekretariat : Jl. Gunung Lompobattang No. 246 Makassar

81
 160 cm

PENGURUS KOMISARIAT
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)
--dalam bahasa Arab--
(District Board of Indonesian Muslim Students ’ Association) 60 cm
WULUHAN
Sekretariat : Jl. Pahlawam No. 73 Dukudempok, Wuluhan,
Jember 68162 Telp. (0336) 61959

200 cm

PENGURUS PERWAKILAN
PELAJAR ISLAM INDONESIA (PII)
--dalam bahasa Arab--
(Representative Board of Indonesian Muslim Students ’ Association) 75 cm
REPUBLIK RAKYAT MESIR
Sekretariat : Hayy Swissry Building 83 B/24 10 th
District Nasr City Cairo

82
PENGERTIAN LAMBANG
PELAJAR ISLAM INDONESIA ( PII)

1. Lambang Pelajar Islam Indonesia ( PII) adalah tanda pengenal tetap yang mengkiaskan sifat,
keadaan, nilai dan norma yang dimiliki ol eh setiap kader PII sesuai dengan cita-cita PII.
Lambang PII ini diciptakan oleh Kanda Joesdi Ghozali sebagal perintis bangkitnya PII, dan
untuk pertama kalinya diperkenalkan pada ac ara Kongres Ke-3 PII pada tanggat 27-31 Maret
1950 di Bandung.
2. Bentuk Lambang PII terdiri dari
a. Bulan Bintang
b. Kubah Masjid
c. Empat Tingkat Bangunan
d. Tujuh teratak tangga
e. Buku, pena dan kitab
f. Lima kelopak bunga
g. Pita bertuliskan PII
h. Lingkaran segitiga
3. Pengertian Bentuk Lambang
a. Bulan Bintang berada di puncak lambang menunjukkan ketinggian Islam sebagai cita -cita
yang diperjuangkan PII
b. Qubah Masjid dengan lengkungan yang membusung melambangkan keagungan dan
kebesaran Islam sebagai ruh perjuangan PII
c. Empat tingkat bangunan m emberikan makna bahwa PII dalam membangun pendidikan dan
kebudayaan dengan landasan yang kokoh dan kuat . Angka empat merupakan tanggal
kebangkitan PII.
d. Tujuh teratak tangga menunjukkan bahwa PII dalam perjuangan mencapai tujuannya
disusun secara teratur, bertahap dan sistematis. Angka tujuh yang dikombinasikan dengan
angka empat merupakan tahun kebangkitan PII (1947)
e. Lima kelopak bunga menunjukkan bahwa PII dalam settap gerak dan langkahnya selalu
berpegang teguh pada prinsip -ptinsip Islam yang tercermin dalam rukun Islam yang lima .
Angka Lima menunjukkan bulan Mei, bulan kebangk itan PII.
f. Suku, pena dan kitab memberi makna bahwa PII mengajak kepada anggota untuk selalu
belajar, menguasai ilmu pengetahuan da n teknologi sesuai dengan petunjuk Allah SWT
dalam Al Quran.
g. Segitiga melingkari lambang menunjukkan bahwa segenap usaha PII mengarah pada satu
tujuan yaitu mengabdi dan diridhoi Allah SWT.
h. Pita betuliskan PII menunjukkan identitas PII sebagal organisasi yang dinamis .
4. Pengertian Wama Lambang
a. Warna hijau pada bentuk lambang PII menunjukkan kedamaian dalam gerak dan langkah
memperjuangkan dan menyebarkan ni lai-nilai Islam
b. Warna merah putih pada garis pita sebelah l uar menunjukkan jiwa dan komitmen PII
kepada bangsa dan negara Republik Indonesia sebagai wilayah dakwah
c. Warna biru pada lingkaran segi tiga menunjukkan keset iaan dan komitmen PII pada
pendidikan dan kebudayaan sebagai sasaran dakwah
d. Warna putih pada tubuh lambang menunjukkan kesucian misi dan eksi stensi yang diemban
PII
5. Kesimpulan Arti Lambang
83
 Kesempumaan pendidikan dan kebudayaan bagi segenap rakyat Indonesia dan ummat manusia.
6. Perbandingan Ukuran Lambang
Lambang PII dibuat dengan ukuran lebar berbanding tinggi adalah tiga berbanding empat.

BRIGADE PELAJAR ISLAM INDONESIA

BAB VI

PETUNJUK PENYELENGGARAAN
SERAGAM BRIGADE Pll

A. PENDAHULUAN

Dalam rangka mewujudkan keteraturan organisasi dan aparatnya, maka dipandang perlu
diselenggarakannya pakaian seragam. Pakaian seragam adalah merupakan salah satu variabel
pembinaan keteraturan anggota dalam berorganisasi dalam menunjang adanya ketertiban, kerapian,
dan kedisiplinan.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

a. Maksud petunjuk ini adalah untuk digunakan sebagai dasar dan pedoman dalam
penyelenggaraan pakaian seragam.
b. Tujuannya adalah untuk menciptakan keseragaman gerak dalam seluruh unsur Brigade
Pll.

C. DASAR
a. Anggaran Dasar Pasal 6 tentang Usaha Pll
b. Pedoman Dasar Bab V Pasal 5 tentang Usaha Brigade Pll.

D. PENGERTIAN
a. Pakaian seragam Brigade Pll adalah pakaian yang digunakan atau dikenakan oleh anggota
Korps Brigade Pll, yang bentuk corak, warna dan tata cara pakaiannya seragam, sesuai
dengan ketentuan yang dibuat oleh Koordinator Pusat Brigade Pll.
b. Pakaian seragam Brigade Pll menurut keperl uannya, dibagi dalam
1. Pakaian seragam khusus.
2. Pakaian seragam olah raga.
3. Pakaian seragam lapangan/latihan.
c. Pakaian seragam Brigade PII terdiri dari
1. Tutup kepala
2. Kerudung (Khusus Brigade Wati)
3. Baju
4. Celana panjang/rok
5. Kaos kaki
6. Ikat penggang

E. FUNGSI
Pakaian seragam Brigade Pll berfungsi sebagai sarana untuk:
a. Menumbuhkembangkan kesatuan beraktivitas.
b. Melatih/mendidik tentang kerapian, kesederhanaan keindahaan dan kesopanan
c. Menanamkan kepribadian muslim, amal bersama da n ukhuwah Islamiyah.
d. Menanamkan rasa displin.

84
F. UMUM
Kelengkapan seragam Brigade Pll terdiri dari a. Pakaian.
b. Badge lambang-lambang/pengenal.
c. Lencana dan asesoris.
G. PAKAIAN

1. Pakaian Seragam Brigadewati

Pakaian seragam Brigade-wati terdiri dari

1. Tutup kepala
2. Kerudung
3. Baju
4. Rok/celana
5. Kaos kaki
6. Sepatu
7. Ikat pinggang
8. Tanda-tanda pengenal

Pakaian Seragam Khusus

Umum
Pakaian seragam khusus dipakai untuk; upacara peringatan, resepsi dan tugas khusus.
Penggunaan seragam khusus dikoordinir oleh pimpinan eselon setempat.
Pakaian seragam khusus merupakan kehar -usan dan diatur dalam petunjuk penyelenggaran
ini dengan dengan maksud untuk menjamin keseragaman, keserasian, kepantasan dan
kepraktisan.

Pakaian Seragam Khusus terdiri dari:

1. Tutup kepala
1.1. Dibuat dari kain hitam.
1.2. Berbentuk peci.
1.3. Tinggi bagian depan 5.5 cm, sedangkan bagian belakang terbuka
melengkung dengan jarak 3 cm.
1.4. Pada bagian bawah peci diberi pita tanda eselon (sesuai denga n
eselon setingkat di Pll).
2. Kerudung
2.1. Dibuat dari kain berwarna biru muda.
2.2. Panjang dan lebar menutup dada.
2.3. Berbentuk segitiga.
3. Baju
3.1. Dibuat dari kain berwarna biru muda.

3.2. Berbentuk jas.

3.3. Berlengan panjang.
3.4. Memakai dua saku di bawah dengan bertutup dan berkancing serta saku di atas
tidak bertutup dan belakang.
3.5. Dipakai di luar rok.
4. Kaos Kaki
Panjang berwama putih polos.
5. Sepatu
5.1. Berbentuk tertutup dan dibuat dari kulit.
5.2. Berwama hitam.

85
 5.3. Berhak rendah (3-4 cm).
6. Rok
6.1. Dibuat dari kain berwarna putih.
6.2. Panjang sampai mata kaki.
6.3. Berresluiting dan berkancing di belakang
6.4. Berkantong disamping kanan dan kiri.

Pakaian Seragam Olahraga

Pakaian Seragam Olahraga terdiri dari:

1. Tutup kepala
1.1. Dibuat dari kain hitam.
1.2. Berbentuk topi lapangan .
1.3. Di bagian depan diberi gambar (bordir/cetak) lambang Brigade PII
2. Kerudung
2.1. Dibuat dari kain kaos.
2.2. Panjang dan lebar menutup dada.
2.3. Berbentuk segitiga.
3. Baju
3.1. Dibuat dari bahan kaos.
3.2. Berlengan panjang.
3.3. Diberi gambar (bordir/cetak) lambang Brigade PII di dada kiri
3.4. Dipakai di luar celana/training pack
4. Celana
4.1. Dibuat dari kain.
4.2. Model celana rok panjang
5. Kaos Kaki
Bebas..
6. Sepatu
5.1. Dibuat dari kulit.
5.2. Model sepatu kets/olahraga

Pakaian Seragam Latihan/Lapangan

Pakaian Seragam Olahraga terdiri dari:

1. Tutup kepala
1.1. Dibuat dari kain hitam.
1.2. Berbentuk topi rimba.
2. Kerudung
2.1. Dibuat dari kain berwarna hitam.
2.2. Panjang dan lebar menutup dada.
2.3. Berbentuk segitiga.
3. Baju
3.1. Dibuat dari bahan kaos.
3.2. Berlengan panjang.
3.3. Kerah dengan model dasi
3.4. Berlidah bahu
3.5. Mempunyai empat saku
3.6. Dikenakan diliau celana
4. Celana
86
 4.1. Dibuat dari kain berwarna hitam.
4.2. Berbetuk celana panjang
4.3. memakai saku dibagian belakang dengan memakai tutup dan kancing
4.4. Memakai dua saku diatas lutut dengan memakai tutup dan kancing
4.5. Memakai ikat pinggang yang dibu at dari kulit atau kain kanvas hitam dengan
lebar 3 cm.
4.6. Pada bagian ban celana dibuat tempat ikat pinggang kolongan)sebanyak lima
buah
4.7. Pada bagian depan celana memakai kancing besi, plastik dan retseleting.

5. Kaos Kaki
Ka os kaki panjang dan tebal berwarna hitam

6. Sepatu
6.1. Dibuat dari kulit/kain kanvas
6.2. Model sepatu lars
6.3. Berwarna hitam

II. Pakaian Seragam brigadewan

Pakaian seragam brigadewan terdiri dari:

1. Tutup kepala
2. Kerudung
3. Baju
4. Rok/Celana
5. Kaos kaki
6. Sepatu
7. Ikat pinggang
8. Tanda-tanda Pengenal

Pakaian Seragam Khusus

Umum
1.4. Pakaian seragam khusus dipakai untuk; upacara peringatan, resepsi dan tugas khusus
1.5. Penggunaan seragam khusus dikoordinir oleh pimpinan eselon setempat
1.6. Pakaian seragam khusus merupakan keharusan dan diatur dalam petunjuk penyelengaraan ini
dengan maksud untuk menjamin keseragaman, keserasian, kepantasan, dan kepraktisan.

Pakaian Seragam Khusus terdiri dari:

1 Tutup Kepala
1.1. Dibuat dari kain hitam.
1.2. Berbentuk peci
2. Baju
2.1. Terbuat dari kain drill halus berwarna biru muda
2.2 Model jas.
2.3. Memakai dua saku dimuka bawah dan bertutup serta berkancing.
2.4. Bagian bawah baju diluar celana.
2.6. Memakai lidah bahu dan berkancing besar.
2.7. Memakai baju dalam putihberlengan panjang dan berdasi biru tua.
3. Celana
87
 3.1. Terbuat dari kain drill berwarna biru tua.
3.2. Berbentuk celana panjang.
3.3. memakai dua saku disamping kiri dan kanan.
3.4. Mempunyai satu saku dibelakang kanan.
3.5. Memakai ikat pinggang yang dibuat dari kulit/kain kanvas berwarna hitam lebar 3
cm.
3.6. Pada bagian ban celana dibuat tempat ikat pinggang (kolongan) sebanyak lima
buah.
3.7. Dibagian depan memakai kancing dan retsleting.
4. Kaos Kaki
4.1. Dibuat dari kain katun
4.2. Berwarna putih polos
5. Kaos Tangan
5.1. Dibuat dari kain nylon.
5.2. Berwarna putih
6. Sepatu
6.1. Dibuat dari kulit
6.2. Berwarna hitam

Pakaian Seragam Olahraga

Pakaian Seragam Olahraga terdiri dari:
1 Tutup Kepala
1.1. Berbentuk topi lidah depa n (topi lapangan).
1.2. Dibuat dari kain berwarna hitam.
2. Baju
2.1. Berbentuk kaos
2.2 Didada kiri di cetak lambang Brigade PII.
3. Celana
3.1. Berbentuk training pack
3.2. Panjang sampai matakaki.
4. Kaos Kaki
4.1. Dibuat dari kain wol
4.2. pendek.
5. Sepatu
5.1. Dibuat dari kanvas/parasit.
5.2. Berbentuk sepatu kets.
5.3. Pendek.

Pakaian Seragam Latihan/Lapangan

1 Tutup Kepala
1.1. Dibuat dari kain hitam.
1.2. Berbentuk topi rimba.
2. Baju
2.1. Terbuat dari kain drill halus be rwarna hitam
2.2 Berbentuk kemeja lengan panjang.
2.3. Kerah baju model kerah dasi.
2.4. Memakai lidah baju.
2.5. Berkancing lima buah.
2.6. Memakai dua saku tempeldi bagian atas depan tutup saku dan berkancing.
2.7. Bagian bawah baju dimasukkan ke dalam celana.
3. Celana
3.1. Terbuat dari kain drill berwarna hitam.
88
 3.2. Berbentuk celana panjang.
3.3. memakai dua saku tempel tertutup dan berkancing dibelakang .
3.4. Mempunyai dua saku tempel tertutup dan berkancing di atas lutut
3.5. Memakai ikat pinggang yang dibuat dari kulit/kain kanvas berwarna hitam lebar 3
cm.
3.6. Pada bagian ban celana dibuat tempat ikat pinggang (kolongan) sebanyak lima
buah.
3.7. Memakai kancing dan retsleting di bagian depan.
3.8. Dibagian belakang ujung celana bertali atau d iberi elastik.
4. Kaos Kaki
4.1. kaos kaki panjang dari wool
4.2. Berwarna hitam polos
5. Sepatu
5.1. Dibuat dari kulit/kain kanvas
5.2. Berbentuk sepatu lars
5.3. Berwarna hitam .
catatan : Memakai ikat pinggang luar kopel rim dan dahrim.

Pakaian Seragam Tambahan

1. Jaket
1.1. Untuk waktu dingin atau dalam perjalanan dapat digunakan jaket.
1.2. Secara umum digunakan warna lain sebagai tanda pengenal untuk satu kesatuan.
1.3. Moddel lengan panjang.
1.4. Model kerah dapat ditentukan sendiri asal seragam tiap regu/kesatuan.
1.5. Panjang badan jaket melebihi ban pinggang celana
2. Rompi
Rompi Merupakan pakaian kerja kesatuan yang dalam penyelenggaraannya diatur
tersendiri.

III Tata Cara Pemakaian

a. Seorang calon anggota Brigade PII yang bel um dilantik/dikukuhkan, dengan
mengucapkan ikrar Brigade PII, hanya dibenarkan memakai pakain seragam tanpa
tutup kepala dan tanpa mengunakan tanda pengenal Brigade PII.
b. Seorang Brigade PII yang telah memenuhi syarat dan telah dilantik/dikukuhkan berhak
memakai pakaian seragam Brigade PII lengkap dengan tutup kepala serta tanda
pengenal Brigade PII sesusai dengan tingkatannya.
c. Pakaian seragam Brigde PII harus dikenakan oleh mereka yang berhak secara lengkap,
rapi bersih, dan benar, sesuai dengan ketentuan y ang berlaku lebih-lebih dimuka umum.
d. Pakaian seragam Brigade PII dikenakan hanya bilamana yang bersangkutan tugas atau
kegiatan organisasi.
e. Pada saat seorang anggota Brigade PII bertindak sebagai anggota organisasi atau
lembaga politik, yang sedang menjala nkan tugas atau kegiatan organisasi atau lembaga
politik tersebut, dilarang keras memakai seragam Brigade PII dan / atau tanda pengenal
Brigade PII
f. Pada saat seorang anggota Brigade PII bertindak sebagai anggota organisasi lain (diluar
PII), yang sedang melakukan tugas atau kegiatan organisasi tersebut, tidak dibenarkan
memakai pakaian seragam Brigade PII atau tanda pengenal Brigade PII.
g. Pada saat seorang anggota Brigade PII bertindsak sebagai anggota Brigade PII, dan
melaksanakan tugas dan kegiatan PII tidak dibenarkan memakai pakaian seragam dan
/atau tanda pengenal organisasi/badan lain diluar Brigade PII dan PII.

89
 h. Untuk menjaga kehormatan dan nama baik Brigade PII dan PII, maka setiap anggota
Brigade PII, bertanggung jawab atas nama baik Brigade PII dan P II serta harus bersikap
dan bertindak sesuai dengan kepribadian muslim.
i. Pakaian seragam Brigade PII juga dipakai pada saat seiring anggota Brigade PII atau
nama Brigade PII mengikuti cara upacara atau kegiatan lainnya yang diselenggarakan
oleh pemerintahan atau organisasi lain yang sesuai dengan prinsip Islam dan tidak
bertentangan dengan khitah perjuangan PII.
j. Pakaian kerja /olahraga hendaknya diusahakan seragam bagi seluruh anggota kesatuan
dan dengan sepengetahuan dan persetujuan koordinator kesatuan.
k. Pakaian kerja atau olahraga tersebut hanya dipakai selama mengikuti kegiatan tersebut.
l. Kesatuan Brigade PII dan setiap anggota Brigade PII berkewajiban untuk saling
memperingatkan dan saling membetulkan cara pemakaian pakaian seragam Brigade PII
yang tidak sesuai dengan ketentuan dalam petunjuk penyelenggaraan ini, dengan cara
menegur yang bijaksana.

PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam petunjuk penyelenggaraan ini akan diatur kemudian oleh
Koordinator Pusat Brigade PII Koordinator Pusat Brigade PII.

Lampiran Atribut Dan Acecories

TANDA LOKASI DAN BADGE BRIGADE PII

8 cm

1,5 cm

7,5 cm

5 cm
90
Lokasi BRIGADE PII :
 Warna Dasar Hijau Muda
 Warna Tulisan Putih
 Garis Pinggir bagian dalam Putih
 Garis pinggir luar Hijau Muda

Badge BRIGADE PII :

 Keterangan Warna Gambar :
 Warna dasar merah
 Warna gambar bulan bintang, garis pinggir kuning
 Warna tulisan PII, Tulisan Brigade hijau
 Warna dasar tulisan Brigade kuning

Dipakai pada lengan kiri seragam lapangan/latihan

91
 TANDA LOKASI KEPENGURUSAN DAN BADGE DAE RAH

a. Koordinator Pusat

8 cm

1,5 cm

7 cm

6 cm

Lokasi Eselon
Warna Dasar Biru Laut
Warna Tulisan Biru tua
Warna garis bagian dalam Putih
Warna garis bagian luar Biru tua

Badge Lambang Organisasi

Warna sesuai dengan warna lambang PII

Dipakai pada lengan kanan seragam Lapangan/ Latihan

92
b. Koordinator Wilayah

8 cm

1,5 cm

6 cm

c. Koordinator Daerah

d. Koordinator Komisariat

Tanda Lokasi Daerah

 Warna dasar biru laut
 Warna tulisan biru tua
 Warna garis bagian dalam putih
 Warna garis bagian luar Biru tua

Badge lambang Daerah (Korwil,Korda, Korkom)

 Bentuk dan warna diserahkan pada masing -masing Korwil
 Lambang Daerah menunjukkan semangatjuang yang disesuaikan bentuk -bentuk kultur daerah
setempat.
Dipakai pada lengan kanan seragam lapangan/latihan

93
BADGE NAMA PERSONAL
15 cm

4 cm

 Warna dasar Hijau muda

 Warna tulisan dan garis pinggir hitam

Dipasang pada dada/ diatas saku kiri Seragam lapamgan/latihan.

Dibuat dari kain bordir

Warna dasar hitam

Warna tulisan dan garis pinggir hitam

Dipasang pada dada/diatas saku kiri Seragam Khusus

Dibuat dari plastik/tembaga

BENDERA
110 cm

90 cm

Warna dasar Biru

Gambar Lambang sesuai dengan lambang brigade PII
Warna tulisan eselon dan daerah kuning

94
LENCANA
2 cm

3,5 cm

Warna sesuai dengan warna lambang Brigade PII

Dipakai pada seragam khusus atau tanda pelantikan anggota, diatas saku dada kanan
Dibuatdari tembaga atau plastik

BAB VII

PEDOMAN ADMINISTRASI KORPS PII WATI

A. PENDAHULUAN

Bahwa guna terciptanya kerapihan dalam penyelenggaraan praktis administrasi dalam tubuh Korps
PII Wati, maka dipandang perlu diselenggarakan penyusunan PPA khusus BO Korps PII Wati.
Sehingga dalam tekhnis perujukannya lebih efektif, efisien dan mudah dipahami.

Dalam rangka tercapainya kerapihan dan profesionalisme dalam pengelolaan administrasi tersebut,
perlu adanya evolusi peran dan fungsi sekretaris sebagai motor dalam perjalanan roda organis asi B0
Korps PII Wati.

B. TUJUAN

o Terciptanya panduan buku pedoman administrasi BO Korps PII Wati

o Terbangunnya evolusi peran dan fungsi manajemen Korps PII Wati

C. SISTEMATIKA PPA BO KORPS PII WATI

o Visi sekretaris Korps PII Wati

o Pengelolaan Surat
o Penyelenggaraan Rapat
o Notulensi
95
o Protokoler
o Attribut dan lagu Korps PII Wati

96
 VlSI SEKRETARIS KORPS P11 WATI
By Istiqomah

I. PENDAHULUAN

Memasuki era reformasi bagi internal oraganisasi Pelajar Islam Indonesia (PII) dan sekaligus
era reformasi secara kebangsaan, maka PII sebagai sebuah organisasi yang secara makro merupakan
bagian dan masyarakat Indonesia harus mempersiapkan diri secara integral (internal dan eksternal).
Mampu menata masa depan dengan gemilang sesuai dengan tujuan dan target yang hendak dicapa.

. Keberhasilan sebuah organisasi dalam pencapaian tujuannya sebenarnya tak lepas

dan fungsi dan peran sekretaris didalamnya. Cakupan kerja yang meluas, dan bukan hanya
menangani pekerjaan administrasi dan klerikal yang rutin sa ja.

Dalam peranannya yang ideal, sekretaris diharapkan terlibat dalam hal yang menyangkut
kepemimpinan, perencanaan, koordinasi dan pengawasan serta aspek manajerial lainnya. Sehingga
tak terjebak dalam posisi Stigma death Jo, yang menjadikan perannya ter jebak dalam posisi yang
tetap.

Dalam konteks Badan Otonom, peran dan fungsi sekretaris justru semakin sempit saja.
Sehingga kesan dan asumsi yang terbangun adalah bahwa sekretais PII Wati baik dan eselon
komisariat sampai pusat hanya sebagai complement de ngan fungsinya sebagai alat administrator
dan kienikal saja.

Merujuk kepada asumsi tersebut diatas, maka seringkali rekrutmen sekretanis tidak
didasarkan kepada profesionalisme dan kualitas kader yang mapan. Rekruten cnderung bersifat
subyektif.

II. REVOLUSI PERAN SEKRETARIS KORPS PII WATI

Guna mempersiapkan BO PII Wati (sebagai sub khusus dan Badan Induk) dalam tatanan
adminsitrasi dan organisasi secara optimal, maka evolusi peran sekretaris Korps P II Wati
merupakan suatu keharusan (a must). Peran sekretaris pada intinya justru strategis dan signifikan
karena kelancaran aktiviatas berorganisasi di pengaruhi oleh efektifitas dan efesiensi kerja mereka.
Adapaun peran integral yang harus dimainkan sebagai berikut:

1. Sekretaris Sebagai Manajer

Sudah saatnya sekretaris menjadi jabatan manajenial terlebih, P II exist sebagai oragnisasi
masa yang task dan jobnya jauh lebih komplek di banding LSM yang hanya terfokus dalam satu
wacana kegiatan/issu. Sehingga peran menaje rial yang terkait dengan keterlibat an proses
perencanaan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan even organizer serta bagian aktivitas
menajerial lainnya menjadi suatu tuntutan dalam mensupport kelancaran berorganisasi baik dalam
aktiviatas internal maupun ckstcrnal. Selain itu sebagai orang keduadalam posisinya, maka seorang
sekretaris harus mampu mengelola manager/leader dan sekaligus leads the leader.

2. Sekretaris Sebagai Pusat Informasi

Selayaknya seorang sekretaris dijadikan “pusat informasi” ditubuh BO PII Wati.

97
Pertama, Sekretaris Korps PII Wati harus paham akan AD/ART, Khittah yang terkait dengan BO
PII Wati secara khusus dan kebijaksanaan BI secara umum. Paham mengenai sifat -sifat urusannya
sebagai sekretaris organisasi mampu merencanakan sendiri apa yang harus direncanakan, menyusun
struktur dan tata cara.

Kedua, Seorang sekretaris Korps PII Wati, harus memahami kebijaksanaan dan konsepsi program
kerja semua bidang baik dalam tubuh BO maupun Badan Induk.

Ketiga, harus mengetahui perkembangan eksternal dan berbagai issu yan g ada. Terlebih bagi Korps
P11 Wati tingkat pusat guna menfasilitasi kebutuhan informasi secara akurat dan terpercaya.

Keempat, dengan satu fungsinya sebagai pusat informasi, ideal seorang sekretaris dapat stand by
atau minimal frekuensi kehadirannya dise kretariat lebih banyak.

3. Sekretraris Sebagai Administrator

Pada umumnya fungsi dan tugas administrasi menjadi core task/rountine task. Seorang sekretaris
karena seluruh proses aktivitas tidak terrlepas dari unsur administrasi. Hal ini relevan dengan makna
administrasi yang dimaksud dalam PPA PII secara umum (lihat hal 2). Oleh karena itu mobilitas
seorang sekretaris sebagai administrator sangat dibutuhkan. Karena stabilitas proses aktivitas sangat
bergantung pada tatanan administrasi yang optimal.

98
 PENGELOLAAN SURAT

A. ARUS SURAT MASUK- SURAT KELUAR

1. Penerimaan Surat

Surat-surat yang diterima harus dikalisifikasikan berdasarkan sifatnya,

Pertama:
Internal : a. Korpus, Korwil, Korda, Korkom
b. Badan Induk
c. Brigade PII
Eksternal : a. Internal lain
b. Pemenintah setempat
c. Ormas

Kedua, bendasarkan jenisnya;

> Mandat
> Keputusan
> Undangan
> Dll.

Jika ada lampiran, gabungkanlah dengan suratnya menggunakan penj epit kertas atau sejenisnya.
Seandainya ada lampiran yang hilang, anda sebaiknya mencatat pada surat tersebut waktu itu juga.

Untuk memudahkan pengelolaan surat, buku agenda di bagi dalam beberapa lajur sbb:
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nomor Tanggal Terima Tgl Nomor Lamp Hal Keterangan Penerima
Urutan Terima dari surat Surat

Keterangan:
1. tempat mencatat nomor surat;
2. tempat mencatat tanggal penerimaan surat;
3. surat dan internal/eksternal
4. tanggal surat yang ditenima
5. nomor surat
6. lampiran surat
7. perihal surat tersebut
8. hal-hal yang dianggap perlu/penting
9. siapa yang pertama manerima surat tersebut.

2. Mensortir Surat

Dengan membuka surat tersebut, anda akan mampu menentukan kepentingan surat
tersebut sesuai peruntukannya;
1. Surat-surat yang harus segera diinformasik an ke ketua;
2. Surat-surat yang harus segera di informasikan ke Kabid tertentu, terkait dengan Kabid yang
mana serta surat turba;
3. Surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris sendiri, misalnya: SK, Mandat, dsbnya.

99
Contoh felling surat masuk:
Dalam hal mi misalnya Korps:
Internal
> Surat masuk dari Korwil : menjadi 18 map sesuai jumlah
wilayahnya;
> Surat dan Badan Induk : satu map;
> Surat dan BO Brigade PII : satu map;
> Umum : untuk kategoni ini cukup membuat satu map.

Penjelasan Surat Keluar

Pencatatan surat keluar tidak berbeda jauh dengan surat masuk. Berikut ini contoh penulisan agenda
surat keluar:

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nomor Tanggal Terima Tgl Nomor Lamp Hal Pengirim Keterangan
Urutan Terima dari surat Surat

Arsipisasi

Komunikasi tertulis berupa koresponden, laporan, memo, naskah, formulir dan sebagainya
diperlukan lampiran setiap ha ri untuk beroperasinya sebuah kegiatan. Karena itu kepada semua
personil Korps PII Wati penting untuk mengetahui secara serempak dalam menyimpan surat,
laporan atau dokumen tertulis lainnya secara sistimatis.
Pengarsipan adalah pengklasifikasian, pengaturan dan penyimpanan catatan sedemikian rupa,
sehingga catatan tersebut dapat ditemukan dengan cepat, kap an saja diperlukan. Dengan demikian
setiap pengurus dapat mengarsipkan dan menemukan catatan, berkas dan lain -lain dengan mudah
dan efektif.
Pengarsipan tersebut perlu dibedakan beberapa pengertian benikut:
 Arsip : Catatan-catatan yang dapat memberikan keterangan-keterangan tentang
berbagai kejadian dan kegiatan organisasi.
 Dokumen : Segala objek yang berfungsi memberikan keterangan/bahan kuat.
 Doskit : Tempat untuk menyimpan sekumpulan ansip/dokumen yang mempunyai
pokok-pokok yang sama, perihal yang sama atau mengenai orang yang sama.
 Mengagenda: Mencatat surat -surat masuk dengan membenikan nomor agenda.
 Verbalis : Pembenian nomor surat keluar.

100
 PENYELENGGARAN RAPAT

Dalam setiap penyelenggaraan rapat, Sek retaris harus selalu siaga untuk mengatur segala sesuatu
yang diperlukan, baik rapat yang diselenggarakan di sekretariat maupun ditempat lain. Hal-hal yang
perlu dipersiapkan sekretais mulai dan menyusn agenda rapat, membuat dan mendistribusikan surat
undangan. Kontak person dan membuat laporan sebagai hasil rapat.
Merujuk kepada buku “sel prof’ jenis rapat dibagi menjadi dua yaitu rapat tidak resmi dan rapat
resmi.

A. Rapat tidak Resmi

Rapat tidak resmi adalah Rapat yang tidak memerlukan penyelenggaraan specta kuler/
kepanitiaan khusus. Dalam pelaksanaannya dapat dilakukan di sekretariat atau di tempat lain yang
memungkinkan. Dalam kegiatan PII, rapat yang dapat dikategorikan ke dalam rapat tidak resmi
adalah : BPH, Rapat Umum, Rapat persiapan kepanitiaan dan se jenisnya.
Namun demikian sekretaris tetap perlu menyiapkan sebaik -baiknya. Dalam rapat BPH,
sekretaris perlu menghubungi semua ketua bidang. Hal ini terkait dengan agenda yang akan
dibahas, selain itu konfirmasi kehadiran sangat penting.
Pada rapat tidak resmi prosedurnya tidak terikat oleh aturan -aturan seperti rapat resmi. Rapat -rapat
yang sifatnya tidak resmi ini di selenggarakan secara periodik atau sesuai kebutuhan untuk
mengadakan evaluasi-evaluasi kegiatan dan hal-hal lain yang perlu di koordinasikan dan di
sosialisasikan.

B. Rapat Resmi

Rapat Resmi dalam aktivitas PII yakni rapat yang bersifat nasional, pleno yang membutuhkan
kepanitiaan khusus dan sebagainya. Dalam rapat resmi berlu peraturan protokol yang akan
membantu kelancaran jalannya rapat.
Selanjutnya hal-hal tehnis yang perlu dipersiapkan:
(I). Akomodasi/Tempat
Ruangan untuk penyelenggaraan Rapat Resmi sngat menentukan kelanjutan jalannya rapat.
Aadalah menjadi tugas sekretaris untuk mempersiapkan dimana rapat akan di selenggarakan.
(2). Adminsitrasi.
Dalam hal mi yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut:
a. Membuat surat undangan rapat.
b. Menyusun acara dan daftar hadir peserta.
c. Mempcrsiapkan ATK.
d. Membuat catatan rapat (notulensi).

101
B. NOTULENSI

a. Pengertian Dasar Notulen

Menyusun notula adalah suatu proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil rapat atau
pertemuan. Pengertian notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau hasil
keputusan dalam rapat. Penyusunan notula dapat dilakukan se belum pada waktu dan sesudah rapat.
Menurut jenisnya; notula dibagi menjadi dua, yaitu harafiab dan kesimpulan.

(1). Notula harafiah

Notula harafiah adalah laporan mengenai sambungan pendapat oleh setiap peserta rapat.
Kegiatan notula harafiah hanya seked ar pencatatan saja, tidak lebih dan itu. Notula tidak
boleh/tidak berhak menafikan suatu bagian. Pada umum laporan harafiah dapat berbentuk
stenografi atau penulisan kembali hasil selama kaset atau dan gabungan keduanya.
(2). Notula Rangkuman/Kesimpulan.
Notula rangkuman adalah laponan resume tentang pembicaraan dalam rapat atau acara lainnya.
Notulis harus mampu menangkap point -point penting dalam setiap pembahasan/ yang
dikatakan oleh setiap peserta.

b. Hal-hal yang perlu diketabui notulis

(1). Pre-meeting
Notulis perlu mengetahui informasi/bahan yang akan di sajikan sekaligus mempelajani seluruh
materi tersebut beserta lampirannya.
(2). Whilst-Meeting
 Notulis perlu meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan dan agenda rapat.
 Notulis harus mampu paham benar mengenai target rapat tersebut.
 Notulis perlu meminta semua naskah yang terkait dengan rapat tersebut.
 Sebagai notulis dituntut agar pembuatan notula tersusun rapi, sementara jalannya
rapat/sidang berantakan, karenanya Notulis berhak menuntut pimp inan sidang/rapat untuk
menertibkannya.
 Notulis berhak duduk di samping pimpinan sidang/rapat.
 Notulis berhak meminta dirinya digantikan dalam pembicanaan yang berkepanjangan.
(3) Post-Meeting .
Meminta atau mengkompilasi kembali seluruh tulisan/ringkasan. Dalam hal ini untuk
menyeleksi, mengatur, merumuskan, memperbaiki sehingga menjadi sebuah laporan yang
bermutu.

c. Hubungan Sekretaris dengan Notulis

Dalam pelaksanaannya sekretanis dapat mendelegasikan seorang wakil sekretaris (jika ada
dalam kepengurusannya) untuk manjadi notulis. Karena bagaimanapun sekretaris merupakan salah
satu unsur BPH dan mesti ambil bagian dalam sebuah rapat/persidangan sehingga pendelegasian
tersebut dipandang perlu. Secara fungsi tugas sekretaris tetap bertanggung jawab atas keberhasilan
notula yang bermutu. Karena itu pada tahap post -meeting sekretaris perlu melakukan chek and
rechek dan sekaligus bekerja sama atas keberhasilan notulensi bermutu tersebut.

Contoh Notulensi
Jenis kegiatan / Rapat:
102
Tanggal :
Tempat :
Waktu :
Peserta : 1
2
3
4
5
6
Pembahasan :
Pimpinan Rapat :
Masalah yang dibicarakan dan keputusan rapat :
a.
b.
c.

Jakarta, 1419 H
1999 M

Mengetahut, Notulis,
Pimpinan Rapat

Tirta Murlina Rita Rosna

103
LAMBANG PII WATI

A. Pengertian Bentuk Lambang

 Bulan Bintang di puncak kubah, menunjukkan keagungan dan keluhuran Islam sebagai cita -cita
tertinggi Korps PII Wati.
 Rantai yang membentuk kubah masjid, menunjukkan Korps PII Wati sebagai bagian yang inte gral
dari PII dan ummat Islam serta ukhuwah Islamiyah yang kokoh yang senantiasa dibangun dan
mengiringi perjuangan Korps PII Wati. Berjumlah 31 menunjukkan tanggal kelahiran Korps PII
Wati.
 Bunga Teratai menunjukkan keindahan budi dan ketegaran dalam berj uang mengemban tugas suci
Korps PII Wati. Teratai mencakup tiga unsur yaitu tanah, air dan udara (akar di tanah, daun di air,
dan bunga di udara) menunjukkan bahwa Korps PII Wati dalam menjalankan misi dan fungsinya
dapat diterima diseluruh lapisan masyar akat, PII Wati harus mampu menjalankan 3 peran utama
dalam kehidupannya yaitu sebagai anak, istri dan ibu sebagai kader muslimah pemimpin yang
mampu membentuk generasi robby rodliya. Teratai merupakan lambang kebijaksanaan yang terdiri
dari mahkota dan kelopak bunga yang berjumlah 7 (tujuh) menunjukkan bulan ketujuh (bulan Juli),
sebagai bulan lahir Korps PII Wati.
 Kitab menunjukan landasan ideal Korps PII Wati yaitu Al -qur’an dan Al-Hadits sebagai pedoman
dalam melakukan aktifitas geraknya.
 6 lilitan tali dan 4 pena menunjukkan bahwa Korps PII Wati senantiasa mengajak anggotanya
untuk menjadi manusia pembelajar dan berbudaya yang selalu istiqomah terhadap prinsip -prinsip
Islam.
 Pita yang bergelombang menunjukkan bahwa Korps PII wati adalah organisasi yang d inamis dan
fleksibel. Tulisan “KORPS PII WATI” pada pita menunjukkan identitas organisasi.
 Bentuk dasar elips, menunjukkan bahwa Korps PII Wati siap membentuk generasi masa depan
yang paripurna.

B. Pengertian Warna Lambang

 Warna Biru pada bentuk dasar menunjukkan keluasan ilmu pengetahuan yang senantiasa
melingkupi setiap anggota Korps PII Wati dan menjadi bekal dalam memperjuangkan nilai -nilai
Islam di muka bumi.
 Warna Kuning pada bulan bintang menunjukkan kecemerlangan ide Korps PII Wati dalam
melakukan misi transformasi pendidikan dan kebudayaan yang sesuai dengan Islam.
 Warna Orange pada pena menunjukkan bahwa Korps PII Wati sebagai badan Otnom PII yang
dapat mengelola rumah tangganya sendiri secara mandiri dan kreatif.
 Warna Hijau pada kelopak bunga dan tali menunjukkan Korps PII Wati merupakan organisasi
yang hidup dan mampu membentuk generasi masa depan sebagai kader -kader muslimah pemimpin.
 Warna Merah Putih pada pita menunjukkan Korps PII Wati sebagai bagian dari Bangsa dan
negara Indonesia dan memiliki komitmen yang tinggi terhadap Bangsa Indonesia sebagai ruang
gerak dan wilayah dakwahnya.

C. Makna Lambang

Korps PII Wati

“Membentuk pelajar muslimah pemimpin yang mampu mengemban misi transformasi pendidikan dan
kebudayaan yang sesuai deng an Islam”.

104