PEDOMAN TERTIB ADMINISTRASI OSIS

A. KETENTUAN UMUM
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA
Darut Taqwa adalah serangkaian aturan mengenahi penyelenggaraan organisasi dengan
administrasi meliputi tertib kesekretariatan, atribut organisasi yang berlaku dan
dilaksanakan secara menyeluruh.
B. TUJUAN
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekoalh (OSIS) SMA
Darut Taqwa bertujuan sebagi berikut:
1.
Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksana
administrasi di semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA
Darut Taqwa.
2.
Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di
semua tingkatan pengurus Oranisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa.
3.
Menegakkan wibawa dan disiplin kepengurusan serta menumbuhkan keadaan dan
kegiatan berorganisasi di kalangan organisasi di SMA DARUT TAQWA pada umumnya dan
khususnya pada Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa.
C. SASARAN
Adapun sasarannya sebagai berikut :
1. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi dan berlaku di
semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekola (OSIS) SMA Darut Taqwa.
2.
Terpelihara nilai jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperoleh keutuhan,
persatuan dan kesatuan kepengurusan serta disiplin dan wibawa.
D. LANDASAN
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA
Darut Taqwa berlandaskan:
1.
Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) Organisasi Siswa Intra
Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa.
2. Keputusan rapat pengurus.
E. PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
a. Surat
1) Fungsi
Surat menurut pedoman penyelenggaraan adaministrasi ini adalah sarana komunikasi
timbal balik yang mengandung pesan resmi organisasi yang tertulis yang khusus di
perlukan untuk kepentingan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa.
2) Sistematika
Sistematika surat Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa adalah sebgai
berikut: :
Nomor surat ditulis Nomor
Lampiran surat ditulis Lampiran
Perihal surat, ditulis Perihal
Si alamat surat, Kepada Yth, Dst
Kata pembukaan surat, Assalamualaikum Wr. Wb.
Kalimat pengantar, Salam silatur rahmi. Dst
Maksud surat di sesuaikan dengan kebutuhan
Kata penutup Surat Wassalamualaikum Wr. Wb.
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Jabatan pengurus serta pejabat pembuat surat
3) Bentuk Surat
Bentuk surat Organisasi Siawa Intra Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa yang resmi kecuali
jenis surat khusus, di tulis dengan bentuk block style, yaitu seluruh bentuk surat yang
ketikannya dari kata pembukaan sampai kata penutup lurus kanan kiri. Sedangkan
tempat dan tanggal surat menjorok ke kanan.
4) Jenis Surat
Surat resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa dikelompokkan
menjadi dua jenis yaitu:

1.
Surat Umum, yaitu jenis surat biasa yang rutin di terbitkan sebagai sarana
komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi.
2.
Surat Khusus, yaitu jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi
produk normative organisasi dan landasan pijak organisasi.
5) Teknis pembuatan
1. Untuk pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus di copy atau salinannya
sebagai Fyle Arsip
2. Dalam pembuatan surat resmi yang harus diperhatikan adalah kode/sandi yang
terkandung pada nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi di tandai
dengan Garis Miring
3. Kode penulisan Nomor Surat
- Kode Nomor (Nomor Urut Surat Keluar)
- Kode Surat Organisasi ditulis dengan (OSIS SMADA)
Apabila terdapat Kepanitiaan Kegiatan maka sebelum kode harus ada kode kegiatan
ditambah kata (Pan. Kegiatan)
Kode Surat Keluar
C
= Kode Surat Keluar, berlaku ke Lembaga SMA Darut Taqwa Sengonagung
D
= Kode Surat Keluar, berlaku untuk surat apabila keluar dari Lembaga
SMA
Darut Taqwa Sengonagung
Kode bulan pembuatan surat, di tulis dengan angka romawi
- Kode Tahun Pembuatan Surat, di tulis dengan Angka
4. Perubahan Nomor Urut surat dilihat pada Tujuan Surat
5. Setiap surat keluar harus tinta warna hitam
6. Penandatanganan harus tinta warna hitam
7. Pembubuhan Stempel pada surat resmi diusahakan sedapat mungkin agar tertera
pada seperempat pembuat surat (Menutupi seperempat pembuat surat yang
bertandatangan)
8. Jenis tulisan yang di gunakan dalam pembuatan surat menggunakan Font Arial
b. Pembukuan
1) Buku Agenda Surat Keluar Masuk
1.1. Model Buku Surat Keluar
Nomor urut Pengeluaran surat
Nomor Surat
Alamat Tujuan
Tanggal Surat (Tanggal Pembuatan dan tanggal Penerimaan)
Perihal Surat
Keterangan
1.2. Model Buku Surat Masuk
Nomor Urut Surat masuk/ peneriamaan
Nomor Surat
Alamat surat / pengirim
Tanggal surat (Tanggal Pembuatan dan Tanggal Penerimaan )
Perihal surat
Keterangan
1.3. Fungsi Buku Agenda
Buku Agenda Berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis program kerja yang
terlaksana dan tidak terlaksana. Agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana
mestinya, maka perlu dipelihara dan di simpan secara baik setelah dipergunakan.
2) Buku Kas
2.1. Model Buku Kas
Dalam model Pembukuan buku kas terdapat babarapa kolom antara lain :
1. Nomor urut penerimaan
2. Tanggal
3. Sumber Kas
4. Jumlah yag di terima,
5. Nomor urut pengeluaran
6. Tanggal
7. Uraian pengeluaran kas
8. Jumlah yang di keluarkan
9. Keterangan
2.2. Teknis Buku Kas

a. Segala penerimaan dana harus di catat di dalam buku kas bagian Kiri (Debet).
dan Pengeluaran dana di bagian kanan (Kredit), kelebihan atau kekurangan dalam
penjumlahan uang disebut saldo.
b. Dalam pelaporan keuangan OSIS, dibuat dalam bentuk neraca, juga
dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang untuk
kepentingan OSIS.
3) Buku Inventaris
3.1.Buku inventaris berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang milik
organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap
barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti
kepengurusan.
3.2.Model buku inventaris untuk semua tingkatan kepengurusan dibuat dengan 7 kolom
sebagai berikut:
Nomor urut barang
Nama barang
Tahun pembuatan
Merk
Jumlah
Keadaan
Keterangan
3.3. Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventaris adalah
sekretaris
4) Notulen
c. Stempel
Stempel organisasi
1) Bentuk stempel organisasi adalah berbentuk lingkaran.
2) Ukuran stempel resmi berdiameter 4 cm.
3) Tulisan stempel, stempel resmi berisi:
a)
Bagian Baris Atas bertuliskan OSIS dan Bagian tengah bertuliskan SMA DARUT
TAQWA Kemudian baris paling Bawah Bertuliskan PASURUAN dan ketiga tulisan
tersebut berada di Posisi Center.
b)
Tulisan Organisasi Siswa Intra Sekolah Meligkarar di sebelah atas stempel
organisasi
c) Tulisan Sengonagung Purwosari Melingkar di Sebelah Bawah stempel Organisasi
4) Sedangkan stempel untuk Kegiatan berbentuk persegi panjang dan Melingkar
d. Kepala Surat (KOP)
1)
Surat Resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Darut Taqwa, Semua Ditulis
di atas kertas ber-KOP ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
2) Kertas berukuran folio berat 70 gram adapun lebar KOP surat 3,5 cm
3) Kertas ber-KOP berisi :
Lambang Yayasan Di sebelah kiri atas dan Lambang OSIS di sebelah Kanan atas
Tulisan ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH pada baris paling atas
Tulisan (OSIS) pada baris kedua
Tulisan SMA DARUT TAQWA SENGONAGUNG pada baris ketiga
Tulisan PERIODE Pada Baris Ke Empat
Sedangkan untuk Alamat pada baris ke lima
4) Bentuk tulisan berwarna hitam
e. Kartu Tanda Anggota
1) Bagian Depan
Nomor
Nama
Tempat tanggal lahir
Alamat rumah
Tempat dan tanggal Pembuatan
Tanda tangan dan Nama terang pemegang KTA
Tanda tangan dan nama terang pembina
Stempel
2) Bagian Belakang
Kop dan Logo OSIS
Tulisan Tujuan Organisasi
Pas Foto 2X3
f. Jas
1) Warna jas


2)

Biru tua
Model jas
Jas berlengan panjang