PEDOMAN KESEKRETARIATAN

YAYASAN PENDIDIKAN DAN DAKWAH (YPD) BAITUS SHOFAA

Bismillahirromanirrahiim

BAB I

SEKRETARIAT

Agar seluruh administrasi yayasan dalam segala tingkatan (BPH hingga lembaga
dibawah naungan yayasan) dapat berjalan secara efektif dan efisien diperlukan sekretariat
yayasan atau kantor yayasan . Sekretariat yayasan berfungsi sebagai:

1. Pusat kendali aktifitas yayasan ;

2. Pusat komunikasi yayasan ;

3. Pusat kegiatan administrasi;

4. Wahana interaksi dengan masyarakat sekitar.

Dengan mengingat begitu urgennya sekretariat bagi yayasan , maka pengadaan sekretariat
YPD BAITUS SHOFAA hendaknya memperhatikan lokasi sekretariat, kebutuhan ruang bagi
terselenggaranya kegiatan yayasan dan tata ruang sekretariat.

Lokasi sekretariat hendaknya terletak pada tempat yang strategis dipandang dari segala segi
sehingga memperlancar komunikasi dengan anggota, dan interaksi yayasan dengan
masyarakat sekitar yang mampu menjamin ketenangan dan kesehatan sehingga
memungkinkan bagi fungsionaris (pengurus) yayasan dapat bekerja dan menunaikan
tugasnya di sekretariat.

Kebutuhan ruang bagi sekretariat YPD BAITUS SHOFAA pada prinsipnya disesuaikan
dengan kebutuhan setiap unit yayasan baik itu Pengurus yayasan, maupun lembaga dibawah
naungan Yayasan Baitus Shofaa. Paling tidak setiap sekretariat memiliki :

1. Ruang administrasi;
2. Ruang Sholat;
3. Ruang tamu;
4. Ruang musyawarah;
5. Ruang dapur.

Pengatuaran tata ruang dalam sekretariat hendaknya memperhatikan hubungan antar ruangan
yang satu dengan yang lain. Sehingga mampu menjamin kelancaran komunikasi antar bagian.

Dalam mengusahakan gedung/kantor sekretariat, sedapat mungkin sekretariat mempunyai

fungsi ganda yaitu di samping kantor yayasan juga berfungsi sebagai tempat tinggal/aktifitas
fungsionaris yayasan (Rumah dinas pengurus YPD BAITUS SHOFAA/ Markas pengurus
YPD BAITUS SHOFAA) sehingga semua fungsionaris YPD BAITUS SHOFAA dapat
menjalankan tugas yayasan setiap saat.

Sekretariat yayasan diharuskan memiliki papan pengenal yayasan atau papan nama
YPD BAITUS SHOFAA. Papan nama YPD BAITUS SHOFAA ini berfungsi sebagai
pengenal yayasan dan sebagai penunjuk atas keberadaan fungsionaris/pengurus YPD
BAITUS SHOFAA dalam melakukan aktifitas yayasan. Berikut bentuk Papan Nama YPD
BAITUS SHOFAA

Ukuran : panjang : lebar = 2 : 1 (disesuaikan)

Warna Dasar : Putih

Warna Tulisan : Hijau Hitam, Contoh :

SEKRETARIAT

‫مؤسسة التربية والدعوة بيت الصفاء االسالمى‬

Yayasan Pendidikan dan Dakwah
“ BAITUS SHOFAA AL ISLAMI “
Jl. Margahurip 01 / 01 Ciheulang, Ciparay Kab. Bandung  40381, TLP. (022) 85960950
 BAB II

ADMINISTRASI YPD BAITUS SHOFAA

A. Surat Menyurat

Administrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari pengolahan surat-
menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya.
Administrasi surat-menyurat bagi suatu organisasi/yayasan merupakan sesuatu yang penting
dan merupakan bagian tugas lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Administrasi
surat-menyurat (ketatausahaan) mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut :

1. Bersifat pelayanan;

2. Bersifat menetes ke seluruh bagian atau staf yayasan, dan;

3. Dilaksanakan semua pihak dalam yayasan.

Ciri yang pertama berarti bahwa ketatausahaan service work (pekerjaan pelayanan) berfungsi
memudahkan (facilitating function), dilakukan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan lain
agar dapat berjalan lebih efektif. Sebagai service work, ketatausahaan memberikan pelayanan
ke pelbagai bagian atau pengurus yayasan. Konsekuensinya, ia tidak berdiri sendiri, tetapi
senantiasa terkait dengan pekerjaan operatif atau fungsi substantif lainnya.

Administrasi berupa surat menyurat merupakan bentuk ketatausahaan yang diperlukan di

mana-mana, dan dilaksanakan dalam seluruh yayasan. Ketatausahaan dapat dijumpai pada
pucuk pimpinan tertinggi ( pengurus tertinggi yayasan) sampai pada satuan yayasan terendah
bentuk ini merupakan ciri khas dari administrasi surat menyurat yang kedua.

Surat pada hakikatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk
tulisan yang kemudian menjadi bukti sejarah. Artinya surat merupakan jembatan pengertian
dan alat komunikasi bagi seorang dengan orang lain. Surat Juga merupakan potret sejarah
yang akan dibaca dari satu generasi kegenerasi berikunya. Dari satu masa ke masa lainnya.
Karena sifat yang demikian maka surat-surat disusun secara singkat dan padat, tetapi jelas
dan tegas. Bahasa yang dipakai harus mudah dimengerti sederhana dan teratur. Kertas yang

digunakan dalam melakukan surat menyurat resmi adalah kertas HVS warna putih ukuran F 4
dengan berat 70 gr. Bagi yayasan, surat berfungsi sebagai:

1. Alat komunikasi;
2. Dokumen yayasan;
3. Tanda bukti (alat pembuktian ).

1. Kepala Surat;

Ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kepala surat adalah :

a. Surat-surat yayasan ditulis di kertas putih berkop (berkepala);

b. Format Kop Surat Lembaga Kekaryaan dan Lembaga Khusus ditetapkan oleh
musyawarah lembaga;
 c. Nama Lembaga diletakan di baris pertama, selain itu nama institusi dibawah naungan
yayasan diletakkan di baris kedua setelah tulisan Yayasan Pendidikan
dan Dakwah (YPD);
d. Nama lembaga hanya diperkenankan satu baris. Sehingga penggunaan singkatan atau
akronim dapat diperkenankan
e. Panitia pelaksana kegiatan dapat menentukan format kop suratnya atas persetujuan
ketua struktur pimpinan, kecuali panitia pelaksanan Musyawarah dan Rapat Anggota.

Contoh Kop Surat YPD BAITUS SHOFAA Panitia Pelaksana Rapat Anggota

Keterangan :

1. (YAYASAN……) menggunakan huruf kapital berwarna hitam dengan jenis huruf

Times New Roman dan ukuran huruf 24;
2. (NAMA INSTITUSI/LEMBAGA…..) dengan huruf kapital hijau tua, dengan jenis
huruf Times New Roman dan ukuran huruf 24;
3. (Ijin Oprasional dll……………) menggunakan huruf kecil berwarna hitam
dengan jenis huruf Times New Roman dan ukuran huruf 18;
4. (Sekretariat :………) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, dengan jenis
huruf Times New Roman dan ukuran huruf 10;
5. (e-mail……………) menggunakan huruf kecil berwarna hitam, ukuran 10 cetak
miring;
6. Garis pembatas kop surat berwarna hitam dengan ukuran 4,5 pt (dua garis atas tipis,
bawah tebal) dan bentuk tulisan basmalah harus sesuai dengan kop PB berwarna
hitam;
7. Susunan kalimat kop surat Pengurus Harian, Lembaga Koordinasi, Lembaga
Kekaryaan dan Lembaga Khusus PH, seperti pada contoh kop surat Pengurus Besar
8. Susunan kalimat kop surat Pengurus institusi, Lembaga Koordinasi, Lembaga
Kekaryaan dan Lembaga Khusus ditingkat institusi seperti pada contoh kop surat
Pengurus Cabang
9. Susunan kalimat kop surat Pengurus institusi, Lembaga Kekaryaan dan Lembaga
Khusus seperti pada contoh kop surat Pengurus institusi
10. Jenis surat (kertas), F4 dengan margin:
 Top : 2,0 cm
 Buttom: 0 cm
 Left: 2,5 cm
 Right: 2,0 cm

Surat resmi YPD BAITUS SHOFAA terdiri dari ;

a. Surat Biasa ( Lampiran 2);
b. Surat Mandat/Tugas (Lampiran 3);
c. Surat Keterangan (Lampiran 4)
d. Surat Keputusan/Ketetapan (Lampiran 5).

2. Isi Surat

a. Surat Biasa

(1) Penomoran
a. Penomoran surat menggunakan satu buku registrasi surat keluar yang
dilakukan oleh Sekretaris struktur pimpinan, Lembaga Koordinasi, lembaga kekaryaan
dan khusus.

b. Nomor untuk surat yang ditujukan untuk intern YPD BAITUS SHOFAA menggunakan

kode A setelah nomor registrasi surat keluar (…/A/SEK/no urut bulan Hijriyah/tahun
Hijriyah);

c. Nomor untuk surat yang ditujukan kepada ekstern YPD BAITUS SHOFAA kode B

setelah nomor registrasi surat keluar (……./B/SEK/ nomor urut bulan

Hijriyah/ tahun Hijriyah);

d. Pengeluar surat baik interen maupun eksteren harus disingkat maksimal dalam 3 huruf
saja.

• Pengeluar Surat Ketua Yayasan: (……./B/KY/ nomor urut bulan

Hijriyah/ tahun Hijriyah)

• Pengeluar Sekretaris: (……./A/SEK/ nomor urut bulan

Hijriyah/ tahun Hijriyah)

• Pengeluar Ketua Seksi Hubungan Masyarakat: (……./B/SHM/

nomor urut bulan Hijriyah/ tahun Hijriyah)

• Pengeluar Ketua Seksi ……… : (……./A/KB…/ nomor urut bulan Hijriyah/ tahun
Hijriyah)

• Pengeluar Ketua/kepala Institusi ……….. : (……./B/Kep….(A/S/T/D) /

nomor urut bulan Hijriyah/ tahun Hijriyah)

e. Nomor surat keluar, surat mandat, surat keterangan semuanya urut menurut
waktu terbitnya, tidak sendiri sendiri, kecuali surat keputusan.

f. Lamp. diisi jika surat disertai lampiran;

g. Hal : menerangkan isi singkat surat;

h. Letak Nomor : Lamp: dan Hal: dalam surat lurus dengan sudut lancip sebelah kiri bawah
gambar/lambang YPD BAITUS SHOFAA

(2) Alamat surat (tujuan surat dikirim); (3) Kalimat pendahuluan

Kalimat pendahuluan seharusnya tidak lebih dari satu alinea, yang berisi ucapan syukur
kepada Allah SWT atas rahmat yang diberikannya dan pujian rasul dan keluarganya.

(4) Kalimat Isi

Kalimat isi surat hendaklah menggunakan bahasa yang lugas, jelas, sehingga tidak
menimbulkan salah persepsi dari teks yang tertulis. Kalimat isi merupakan uraian persoalan
pokok, harus:

a. Tidak berbelit-belit;

b. Singkat dan tidak terputus-putus;

c. Menggunakan kalimat-kalimat yang sopan dan wajar

(5) Kalimat penutup

Untuk kesopanan diperlukan adanya kalimat penutup seperti: Demikianlah harap maklum.
Atas perhatian Saudara/Bapak/Ibu kami haturkan terima kasih. Jazakumullah Ahsanal
Jazaa. Sekian dan terima kasih. Dsbnya.
(6) Tempat tanggal surat

Contoh:

Bandung, 05 Dzulkaidah 1425 H

17 Desember 2004 M

(7) Pengirim Surat

Nama lembaga pada pengirim surat maksimal terdiri dari tiga baris, dimana baris pertama
adalah YAYASAN PENDIDIKAN DAN DAKWAH, baris kedua dan ketiga adalah institusi
lembaga.

(8) Tanda Tangan

Penandatangan harus terdiri dari dua unsur saja yaitu unsur pengeluar surat dan unsur
pemberi legalitas surat. Rapat Anggota dan Musyawarah Lembaga harus ditanda tangani
seluruh pimpinan sidang. Surat yang dikeluarkan Ketua Umum harus ditandatangani oleh
Sekretaris sebagai pihak yang mengetahui (bukan pemberi legalitas). Tanda tangan
menggunakan tinta berwarna biru. Contoh :

YAYASAN PENDIDIKAN DAN DAKWAH (YPD) BAITUS SHOFAA

Stempel…

FAIZ AKBAR, S.Ab ………………………………..

KETUA SEKRETARIS
 YAYASAN PENDIDIKAN DAN DAKWAH (YPD) BAITUS SHOFAA

INSTANSI…………………

Stempel…

……………………….. …………………………..

KEPALA ……………………………

YAYASAN PENDIDIKAN DAN DAKWAH (YPD) BAITUS SHOFAA

SIDANG RAPAT

MARTADINATA

PIMPINAN RAPAT

TENTY NOVARI

PIMPINAN RAPAT

W MUZAKIR

PIMPINAN SIDANG

(9) Stempel surat

Pihak-pihak yang berhak mengeluarkan Stempel Surat adalah Struktur Pimpinan, Lembaga
Koordinasai, dan Majelis Syuro Yayasan serta panitia pelaksana. Bagi lembaga Koordinasi,
Lembaga Kekaryaan dan Panitia Pelaksana (selain kongres, Konferensi, dan Rapat Anggota)
dapat menentukannya sendiri atas persetujuan Ketua Umum Struktur pimpinan. Stempel
diletakkan/ dibubuhkan di tengah-tengah antara Ketua dan Sekretaris dan berbaris sejajar
dengan nama ketua dan nama sekretaris. Stempel diusahakan agar menyentuh Tanda tangan
ketua dan sekretaris atau mengenai tanda tangan sekretaris saja. Jika stempel menggunakan
tinta satu warna maka warnanya hijau tua. Jika warna stempel menggunakan warna multi
warna maka warna stempel warna hitam dan hijau tua. Stempel dianggap sah apabila
dibubuhkan dengan menggunakan stempel basah. Ukuran besar stempel sesuai dengan
kebijakan cabang masing-masing sebagaimana dibawah ini:

Stempel struktur pimpinan dan lembaga

Stempel panitia

PANITIA RAPAT ANGGOTA HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM KOMFAK

PERTANIAN INSTIPER CABANG YOGYAKARTA

(10) Tembusan Surat

Tembusan surat merupakan sebuah keterangan yang menunjukkan bahwa surat tersebut
dibuat rangkap. Rangkap ini terdiri dari surat asli yang dikirim sesuai dengan alamat dimana
surat itu ditujukan dan surat tembusan yang disampaikan kepada beberapa instansi atau pihak
yang terkait atas dibuatnya surat tersebut.

Apabila surat dari komisariat ditujukan kepada Pengurus Besar YPD BAITUS SHOFAA,
maka tembusan suratnya ditujukan kepada

1. Pengurus koordinator komisariat dimana komisariat berada (jika ada);

2. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA cabang dimana komisariat berada;

3. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Badko dimana cabang bergabung;

4. Arsip.

Apabila surat dibuat oleh Pengurus Komisariat dan ditujuakan untuk Pengurus Komisariat
dalam wilayah Cabang yang berbeda, namun tetap dalam satu Wilayah Koordinasi, maka
tembusan surat yang dibuat harus ditujukan kepada:

1. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Badan Koordinasi;

2. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Cabang dimana komisariat berada;

3. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Cabang di Komisariat yang dituju;

4. Arsip.

Apabila surat dibuat oleh Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Komisariat ditujukan Pengurus
YPD BAITUS SHOFAA Komisariat dalam wilayah Cabang dan Badko yang berbeda, maka
tembusan suratnya ditujukan kepada:

1. Pengurus koordinator komisariat dimana komisariat berada (jika ada);

2. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Cabang dimana Komisariat yang membuat bergabung;

3. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Cabang dimana Komisariat yang dituju;

4. Arsip

5. Dan lain sebagainya

Dengan demikian setiap surat tidak lagi membutuhkan legalisasi yang dikeluarkan oleh
instansi yang lebih tinggi (misalnya adanya kata mengetahui, dilegalisasi oleh, dll).

b. Surat Keputusan

Isi surat keputusan dibanding surat biasa terdapat persamaan yaitu tentang dimana surat
keputusan ditetapkan, tanggal ditetapkannya surat keputusan, nomor dan stempel surat.
Secara spesifik isi surat keputusan sebagai berikut:
(1). Nomor surat : …../KPTS/A/No. urut bl Hijriyah /Th Hijriyah; (2). Uraian singkat isi
surat keputusan;

(3). Instansi pengambil keputusan (PB, PC, PK,dll);

(4) Konsideran (latar belakang dikeluarkannya surat keputusan); (5) Landasan yuridis
dikeluarkannya surat keputusan;

(6). Landasan-landasan lainnya dari surat keputusan;

(7) Diktum (muatan surat keputusan)

Pada bagian akhir diktum diharuskan terdapat klausa “Surat Keputusan ini mulai berlaku
sejak ditetapkan dan akan ditinjau kembali jika terdapat kekeliruan di kemudian hari.” Surat
Keputusan Hanya bisadikeluarkan Oleh Ketuam Umum (PB< PC dan PK) saja. Sehingga
yang bertanda tangan adalah hanya Ketua Umumdan Sekretaris (Jendral atau Umum) saja.

3. Surat Mandat/Tugas

(1). Nomor surat keterangan sama dengan surat biasa, karenanya merupakan urutan dari surat
biasa;

(2). Surat mandat/tugas berisi penugasan atau mandat yang ditujukan pada seorang kader.

(3). Surat keterangan memuat identitas dan keperluan yang diberi mandat/tugas/keterangan,
(dalam rangka apa surat diberikan);

(4). Pemberi surat mandat/tugas kepada yang diberi mandat/tugas.

Catatan :

1. Nomor urut Bulan-bulan Hijriyah

1. Muharram 5. Jumadil Awal 9. Ramadhan

2. Shafar 6. Jumadil Akhir 10. Syawal
3. Rabi’ul Awal 7. Rajab 11. Dzulqo’idah
4. Rabi’ul Akhir 8. Sya’ban 12. Dzul Hijjah
3. 2. Bulan-bulan nomor surat ditulis denngan angka Arab, bukan angka

Romawi.

Amplop Surat

Ukuran amplop : 22 cm x 11 cm atau 25 cm x 35 cm

Jenis dan ukuran huruf : (pengurus…) menggunakan huruf kapital, ukuran 18 times new
roman bold. (fakultas…) menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, ukuran 18 times
new roman. (secretariat…) menggunakan huruf kecil, ukuran 12.

Warna Dasar : Putih atau Coklat

Contoh :

PENGURUS KOMISARIAT HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM Fakultas Ekonomi

Universitas Teknologi Yogyakarta Janturan UH 4/384 Rt 15/04 Yogyakarta 55281

PENGURUS KOMISARIAT HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

Fakultas Eksakta Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Dsn. Gatak no. 47 Rt 01/03 Kasihan Bantul Yogyakarta 55281

4. Sirkulasi Surat

a. Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari luar yang kemudian akan mulai perjalanannya
sampai dengan dimasukkannya surat ke file-file (arsip) yayasan. Surat yang baru diterima
diagendakan terlebih dahulu dilampiri kartu disposisi yang berbentuk :

SURAT DISPOSISI

Nomor Surat : Yang tercantum dalam surat

Tanggal Terima :

Asal Surat : Nama Penerima

Ditujukan : Bidang yang akan menangani surat

Catatan : Kebutuhan atas perlakuan surat

Kemudian surat yang baru masuk diterima diagendakan pada Agenda Surat

Masuk PB YPD BAITUS SHOFAA. Pada Agenda Surat Masuk dibuat kolom-kolom :

No Tgl terima Identifikasi surat masuk Asal surat Isi Petugas

Nomor Tanggal
1 15-12- 124/MA/12/1423 10-12-1423YPD BAITUS Pengutusananggota Arif
1423 SHOFAA
Cabangsemarang

a. Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak, pemikiran dan
maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar melalui sirkulasi sebagai berikut:
♦ Konsep surat terlebih dahulu harus dimintakan clearence kepada pengurus
yang berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan- perbedaan tentang isi dan reaksi
surat tersebut;

♦ Konsep yang telah mendapat clearence, kemudian diberikan nomor

verbal, yang terdapat pada agenda buku verbal.

Nomor Tanggal Isi Surat Tujuan Petug

as
25/KPTS/A/7/1423 12/7/1423 Susunan SC LK III Anggota SC LK Arif
III
26/SEK/7/1423 13/7/1423 Pemberitahuan LK III Cabang-cabang Rahma

YPD BAITUS
SHOFAA
27/SEK/7/1423 14/7/1423 Tugas cari informasi DPRD Nugroho

5. Surat Elektronik

Surat elektronik merupakan surat yang dibuat dengan media elektronik seperti internet, mesin
fax, dan pesan melalui telepon. Surat elektronik melalui internet harus memenuhi prosedur
dibawah ini:

1. Format surat seperti format biasa yang dikirmkan dalam bentuk PDF.

2. Surat tetap memuat tanda tangan yang berwenang walau tanpa stempel yayasan

3. Alamat e-mail pihak pengirim dan pihak yang dituju merupakan alamat

yang terdaftar dalam yayasan (ditetapkan melalui Surat Ketetapan dari Struktur
Kepemimpinan) sebagai alamat yang berwenang melakukan pengirIman surat via
internet.

Pengiriman surat dengan memakai mesin fax harus melalui prosedur:

1. Format surat sama dengan format yang biasa (lengkap dengan tanda tangan dan
stempel yayasan).

2. Nomor fax pihak pengirim dan pihak yang dituju merupakan alamat yang terdaftar
dalam yayasan (ditetapkan melalui Surat Ketetapan dari Struktur Kepemimpinan)
sebagai nomor yang berwenang.

3. Pihak pengirim harus mengirimkan dokumen aslinya kepada pihak yang

dituju setelah melakukan pengiriman surat melalui fax selambat-lambatnya

3 x 24 Jam.
Pengriman pesan melalui pelayanan pesan singkat (Short Messege Services)

harus melalui nomor telepon yang telah ditetapkan sebagai nomor telepon

yang berwenang nelakukan pengiriman pesan, baik dari pihak pengirim maupun pihak
penerima. Semua pesan yang dikirim maupun diterima harus dicatat

ulang dalam sebuah berita acara bulanan.

6. Buku Ekspedisi

Setelah surat telah diketik sesuai dengan jumlah yang dikehendaki, ditulis nomor, dan
diagendakan dan telah mendapat legalitas (tanda tangan Ketua, Sekretaris, dan stempel) maka
surat siap dikirim. Untuk pengiriman

surat ini diagendakan dalam Buku Ekspedisi dengan kolom-kolom.

Tanggal Kirim Tujuan Nomor surat Paraf Penerima Keterangan

12/7/1423 Anggota 25/KPTS/A/7/1423 Adi Langsung
SCAdi,Dian
Dian kirim
12/7/1423 Anggota SC 25/KPTS/A/7/1423 – Via email

Umar
14/7/1423 Cabang Palu 26/SEK/7/1423 – Via Pos

B. Dokumen Yayasan

Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa- peristiwa atau
kejadian-kejadian dan kemudian disimpan. Sedangkan Dokumentasi adalah segala upaya
untuk pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen-dokumen yayasan.
Bentuk-bentuk dokumen beserta aturannya adalah sebagai berikut:

♦ Surat-surat disusun menurut urutan nomor dan dijilid tiap periodenya.

♦ Laporan-laporan pertanggungjawaban tiap periode;

♦ Dokumen lainnya yang dijilid (kalau memungkinkan) terdiri dari

1. Kliping-kliping media tulis ataupun elektronik;

2. Naskah-naskah kepengurusan tiap periode;

3. Berita acara aktifitas kepengurusan;

4. Bukti-bukti keuangan yayasan;

5. Tulisan-tulisan penting;
♦ Gambar-gambar dan foto-foto; disusun berdasarkan waktu dengan mencantumkan
tanggal dan jenis kegiatan yang dilakukan pada foto.

Semua dokumen yayasan kecuali surat harus dibuat dan atau disusun dalam kertas ukuran
kwarto 70 gr. Benda-benda berharaga dan bernilai; disusun dengan aman dan rapi didalam
sekretariat kepengurusan dalam betuk media penyimpanan yang mudah disimpan dan mudah
diakses.

C. Penyimpanan/Pengarsipan

Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis. Pengarsipan yang
sempurna apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat
tertentu dan teratur rapi dan apabila diperlukan mudah dilacak kembali. Pengarsipan yang
baik sangat berguna dalam membantu kelancaran dan kerapihan yayasan.

Dokumen-dokumen yayasan YPD BAITUS SHOFAA pada prinsipnya harus disimpan di

sekretariat atau kantor. Sangatlah tidak dibenarkan dan dilarang apabila terjadi penyimpanan
surat-surat dan dokumen-dokumen yayasan di luar sekretariat atau kantor YPD BAITUS
SHOFAA, terutama jika penyimpanan dilakukan oleh individu-individu pengurus ataupun
bukan pengurus. Hal ini untuk mengurangi resiko kerusakan, kehilangan dan penyalah
gunaan dokumen yayasan YPD BAITUS SHOFAA. Sistem pengarsipan yang harus
dilakukan oleh YPD BAITUS SHOFAA adalah:

1. Chronological filling

2. Geographical filling

3. Subject filling

4. Numerical filling

5. Alphabetic filling

Artinya setiap dokumen-dokumen YPD BAITUS SHOFAA harus disusun sesuai dengan
periode kepengurusannya yang kemudian diikuti berdasarkan wilayahnya. Urutan
penyusunan berikutnya berdasarkan subjek atau bidang, kemudian diikuti oleh nomor surat
atau alphbet dokumen non surat. Pengarsipan secara elektornik harus dilakukan juga sehingga
semua dokumen terjaga kelestarian-nya dari waktu kewaktu. Namun format yang digunakan
adalah format yang tidak memungkinkan seseorang mengganti atau merubah isi dokumen
tersebut.

Semua arsip harus dilakukan penjilidan tiap periode kepengurusan. Berikan penjildan atau
pembatas warna putih untuk LPJ, hijua muda untuk Kumpulan surat masuk dan keluar dan
warna hijua tua untuk dokumen lainnya. Pengarsipan secara

elektornik dapat dengan wadah Compact Disc (untuk pengarsipan tiap periode), atau dalam
web (untuk pengarsipan dalam waktu lama). Pengarsipan dokumen secara elektronik harus
dijamin bahwa dokumen itu asli dan sama seperti bentuk fisiknya. Dengan demikian
orisinalitas dokumen dalam media elektronik benar benar diperhatikan.
 D. Tingkat Kerahasiaan

1. Rahasia Utama

Informasi atau dokumen hanya boleh diketahui oleh Ketua Umum PB YPD BAITUS
SHOFAA, Sekretrasi jendral PB YPD BAITUS SHOFAA, Bendahara Umum PB YPD
BAITUS SHOFAA, dan Koordinator MSO PB YPD BAITUS SHOFAA. Informasi atau
dokumen rahasia ini harus dimusnahkan segera setelah keempat pihak tersebut
mengetahuinya. Ke empat pihak tersebut dilarang menyebarluaskan informsai dan dokumen
tersebut kepada pihak lain seumur hidupnya.

2. Rahasia Utama Terbatas

Informasi atau dokumen hanya boleh diketahui oleh Ketua Umum Cabang, Sekretrasi Umum
Cabang, Bendahara Umum Cabang, Koordinator MSO Cabang dan Ketua Umum PB YPD
BAITUS SHOFAA, serta satu pihak yang bersangkutan (individu atau Pengurus Terkait)
Informasi atau dokumen rahasia ini harus dimusnahkan segera setelah kelima pihak
tersebut mengetahuinya. Kesemuanya dilarang menyebarluaskan
informsai dan dokumen tersebut kepada pihak lain seumur hidupnya.

3. Sangat Rahasia

Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Presidium dan Koordinator MSO.
Infomasi dan dokumen ini harus disimpan (baik itu milik PB atau cabang) oleh Sekretaris
jendral PB YPD BAITUS SHOFAA. Hanya dapat diturunkan satu tingkat dalam waktu
25 tahun kedepan. Begitu seterusnya dalam penurunan tingkat kerahasiaannya.

4. Rahasia

Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Pengurus dan MSO. Infomasi dan
dokumen ini harus disimpan (baik itu milik PB atau cabang) oleh Sekretaris jendral PB YPD
BAITUS SHOFAA. Hanya dapat diturunkan satu tingkat dalam waktu 25 tahun kedepan.
Begitu seterusnya dalam penurunan tingkat kerahasiaannya.

5. Terbatas

Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Pengurus Besar, MSO, Ketua
Cabang dan koordinator MSO cabang. Infomasi dan dokumen ini harus disimpan (baik itu
milik PB atau cabang) oleh Sekretaris jendral PB YPD BAITUS SHOFAA. Hanya dapat
diturunkan satu tingkat dalam waktu 25 tahun kedepan. Begitu seterusnya dalam penurunan
tingkat kerahasiaannya.

6. Terbuka

Informasi atau dokumen yang hanya boleh diketahui oleh Kader YPD BAITUS SHOFAA
saja. Hanya dapat diturunkan satu tingkat dalam waktu 25 tahun kedepan. Infomasi dan
dokumen ini harus disimpan oleh Sekretaris Jendral/Umum.

7. Publik
Informasi atau dokumen yang dapat diketahui oleh saja.

E. Administrasi Keanggotaan

Anggota YPD BAITUS SHOFAA merupakan sasaran kerja, pembinaan dan perkaderan
yayasan sehingga perlu ada administrasi yang rapi tentang anggota YPD BAITUS SHOFAA
yang kongkrit dan terarah. YPD BAITUS SHOFAA adalah yayasan kader sehingga YPD
BAITUS SHOFAA selalu menerima anggota baru, selanjutnya melalui proses/jenjang
perkaderan dan akhirnya melepaskan diri sebagai alumni YPD BAITUS SHOFAA.

Setiap anggota YPD BAITUS SHOFAA (baik itu anggota biasa ataupun anggota
kehormatan) berhak mendapat Kartu Anggota setelah melewati prosesi pelantikan anggota.
Pengurus Cabang merupakan pihak yang paling berhak mengeluarkan kartu keanggotaan
tersebut kepada anggota YPD BAITUS SHOFAA. Format kartu anggota yang digunakan
oleh pengurus cabang untuk anggotanya memakai format yang telah diputuskan dalam
Kongres YPD BAITUS SHOFAA. Semua anggota tersebut juga berhak untuk dicatat dalam
buku daftar anggota. Hal ini dilakukan pada tingkatan cabang. Buku daftar anggota memuat
kolom-kolom sebagai berikut.

No anggota Nama Tempat/tanggal Komisariat Masuk YPD

BAITUS SHOFAA
lahir Tahun
1555/YK/1416 Murni Ambon/27/04/1975 Kehutanan/ Semester ganjil

Instiper 1996
1556/YK/1417 Hasan Malang/02/03/1975 Tarbiyah/IAIN/ Semester genap
SUKA
1996

Setiap satu tahun sekali diadakan pendaftaran ulang (heregristasi) anggota YPD BAITUS
SHOFAA. Pendaftran ulang dilakukan dengan melakukan penggantian kartu anggota yang
lama menjadi kartu anggota yang baru yang dikeluarkan oleh pengurus cabang. Sedangkan
nomor anggota tetap sebagai nomor induk yang lama. Pelaksanaan heregristasi cukup
dilakukan dengan mengisi formulir permohonan pendaftaran ulang keanggotaan kepada
Penngurus Cabang. Pengurus Cabang kemudian melakukan penerbitan kartu anggota yang
baru dengan nomor anggota yang tetap atas nama anggota yang melakukan heregristasi.
Pendaftran ulang keanggotaan dilakukan agar jumlah anggota di tiap cabang dapat diketahui
secara pasti dari waktu-kewaktu. Sehingga naik turunnya keaktifan anggota dapat juga
terdeteksi dari waktu kewaktu.

F. Inventarisasi Yayasan

1. Inventarisasi adalah upaya untuk mendata semua kekayaan yayasan;

2. Inventarisasi dilakukan pada benda permanen dan benda tidak permanen;

3. Benda permanen ialah kekayaan yang tidak habis dalam satu periode;

4. Benda tidak permanen adalah kekayaan yang habis dalam satu periode;
5. Inventarisasi yayasan dibukukan dalam daftar inventaris yang memuat tanggal
penerimaan, nama dan jumlah barang, pemakaian dan keterangan.

G. Alat komunikasi.

Segala jenis alat komunikasi manusia dapat dijadikan sebagai alat komunikasi dalam
keyayasanan YPD BAITUS SHOFAA dengan syarat alat itu memungkinkan untuk verifikasi
dan klarifikasi atas penyampaian dan penerimaan informasi. Sehingga informasi yang
diberikan atau diterima dapat dijadikan dasar atas aktifitas yayasan. Informasi yang diberikan
dalam pertukaran informasi harus ada identitas struktur penyampai informasi, dan identitas
individu penyampai informasi (nomor anggota, asal cabang, asal komisariat) serta waktu dan
lokasi informasi disampaikan.

H. Perpustakaan

Perpustakaan yang ideal bagi YPD BAITUS SHOFAA meliputi buku-buku atau dokumen
bentuk lainnya yang diperlukan oleh anggota dalam rangka peningkatan kualitas anggota
YPD BAITUS SHOFAA. Oleh karena itu perpustakaan YPD BAITUS SHOFAA berisi
koleksi buku-buku atau dokumen bentuk lainnya, seperti :

♦ Data dan informasi yang menunjang aktifitas yayasan;

♦ Jurnal-jurnal sosial kemsayarakatan;

♦ Media-media elektronik yang berisi liputan aktifitas YPD BAITUS SHOFAA;

♦ Media-media elektronik yang berisi sesuatu penting bagi aktifitas YPD BAITUS
SHOFAA;

♦ Buku buku atau media-media elektronik dalam topik kemahasiswaan, keyayasanan

dan ke-YPD BAITUS SHOFAA-an;

♦ Buku atau media elektronik dalam topik Ideologi, kemasyarakatan, kenegaraan,

politik, ekonomi, pendidikan dsbnya

Penyelenggaraan administrasi perpustakaan sebaiknya diserahkan kepada seorang

anggota pengurus/ lembaga yang bertanggungjawab secara khusus.

BAB VII KEPROTOKOLERAN

Keprotokoleran YPD BAITUS SHOFAA merupakan segala aktifitas yang berhubungan

dengan penyelenggaraan suatu prosedur acara (upacara) di dalam yayasan YPD BAITUS
SHOFAA. Agar sasaran suatu aktifitas dapat dicapai secara optimal diperlukan penanggung
jawab penyelenggara dan pembagian tugas di dalam penyelenggaraannya. Jika
penyelenggaraan suatu aktifitas tidak ada panitia penyelenggara/project officer, maka
pengelolaan, penataan, dan penyelenggaraannya dapat langsung di bawah tanggungjawab
Sekretaris. Namun demikian kesemuanya itu masih membutuhkan tambahan unsur
penyelenggara seperti pengantar acara, penerima tamu, pengatur perlengkapan, konsumsi,
kesenian, dan segala hal yang berhubungan dengan
keacaraan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam suatu upacara:

♦ Tempat/gedung (lay out, pengaturan kursi);

♦ Waktu acara

♦ Tamu/undangan (disediakan tempat khusus);

♦ Jenis acara;

♦ Pengantar acara;

♦ Susunan acara.

Khusus yang terakhir, jika ada kata sambutan, maka urutan pemberi sambutan adalah dari
instansi terendah kemudian menuju ke instansi yang lebih tinggi. Untuk lebih jelasnya,
berikut contoh susunan acara :

1. Pembukaan,

2. Pembacaan ayat suci Al Qur’an,

3. Himne YPD BAITUS SHOFAA dan Mars Hijau Hitam

4. Laporan Panitia

5. Sambutan-sambutan a. Tuan Rumah

b. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Komisariat Pertanian UNTAD;

c. Pengurus YPD BAITUS SHOFAA Cabang Palu;

d. Pengurus Besar YPD BAITUS SHOFAA.

6. Acara lainnya,

7. Doa

8. Penutup

Susunan acara diatas selalu diterapkan untuk memulai dan mengakhiri 2 ritual yayasan YPD
BAITUS SHOFAA. 2 (dua) ritual itu menjadi sebuah prosedur (formal) yaitu:

1. Pelantikan

Pelantikan merupakan sebuah protokoler yang digunakan untuk pengesahan pengurus dan
pengesahan keanggotaan. Pelantikan merupakan sebuah pengumuman legalitas yang didapat
oleh struktur atau anggota untuk memulai aktifitas dalam system yayasan dengan segala hak
dan kewajibannya. Pada pelantikan pengurus atau anggota elemen yang ada dalam acara
pelantikan, Petugas Pelantikan dan Pengurus atau anggota yang dilantik.
Acara pelantikan minimal terdiri dari Ikrar Janji Pengurus dan Pembacaan

Surat Keputusan atas susunan kepengurusan yang dikeluarkan oleh institusi kepemimpinan
yang lebih atas dari pengurus yang dilantik. Petugas pelantik dilakukan oleh struktur
kepemimpinan yang lebih tinggi dari Pengurus yang dilantik atau perwakilan forum yang
mengangkat pengurus. Pengurus yang dilantik minimal terdiri dari tiga orang dan satu
diantaranya adalah ketua kepengurusan.

2. Pembukaan dan Penutupan Acara

Setiap acara yang dilakukan oleh YPD BAITUS SHOFAA dapat diadakan suatu ritual yang
dinamakan Pembukaan dan Penutupan Acara. Pembukaan dan Penutupan Acara mempunyai
makna bahwa sebuah institusi dalam YPD BAITUS SHOFAA mempunyai sebuah kegiatan.
Sifat memperjelas pelaksana kegiatan inilah yang menjadi tujuan dalam sebuah Pembukaan
Acara. Pembuka dan penutup acara dapat dilakuakan oleh Ketua Panitia/ yang mewakili atau
Ketua Struktur Pemimpinan Pelaksana Acara/ yang mewakili atau Ketua Struktur
Pemimpinan yang lebih atas.

Lampiran 1

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

(Association Of Islamic University Students )

KOMFAK ADAB UIN SUNAN KALIJAGA

Sekretariat : wisma marakom, Jl. Tri Dharma No. 354 Baciro Yogyakarta 55225

Telp. 0274-565126. e-mail: maracomunity@yahoo.com

Nomor : 26/A/SEK/7/1423

Lamp : Pemberitahuan LK III

Hal : 1 lembar (sejajar) Kepada yang kami hormati:

Di

(2 spasi)

Assalamu’alaikum wr wb

(1 spasi)

(1 spasi)

(1 spasi)

(1 spasi)
Billahi taufiq wal hidayah

Wassalamu’alaikum wr wb

(2 spasi) (1 spasi)

Jakarta, 05 Dzulkaedah 1425 H

17 Desember 2005 M

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM KOMISARIAT FAKULTAS ADAB UIN SUNAN

KALIJAGA

(3 spasi)

ADE RAHMAN

KETUA UMUM

SULASMI

SEKRETARIS UMUM

Tembusan : 1.

Lampiran 2

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (Association Of Islamic University Students )

KOMFAK TEKHNIK UNY

Sekretariat : Padepokan YPD BAITUS SHOFAA, Jalan Komojoyo No. 16 B Yogyakarta

55281

E mail: YPD Baitus Shofaa-ftuny@yahoo.co.id

Surat Mandat/Tugas

Nomor: 27/SEK/7/1423

(2 spasi)

Nama : Nomor Anggota : Jabatan : Alamat : Keperluan : Keterangan :

(2 spasi)

(1 spasi

Bilahit tawfiq wal hidayah

(1 spasi)
Jakarta, 05 Dzulkaedah 1425 H

17 Desember 2005 M

(2 spasi)

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM KOMISARIAT FAKULTAS TEKHNIK

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

(3 spasi)

M. MASHUR ROMANSYAH

KETUA UMUM

SULASMI

SEKRETARIS UMUM

Lampiran 3

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (Association Of Islamic University Students )

CABANG YOGYAKARTA

Sekretariat : KarangKajen MG III/966 Jogjakarta Telp (0274) 6567900

Email : YPD Baitus Shofaajogja@hotmail.com, http//www.YPD Baitus Shofaa-

jogja.org

Surat Keterangan

Nomor: 28/A/SEK/7/1423

Assalamua’alaikum wr wb

(2 spasi)

Nama : No Identitas : Alamat : Tpt/ Tgl Lahir :

(2 spasi)

(1 spasi)

Bilahit tawfiq wal hidayah

Wassalamu’alaikum wr wb

(1 spasi)

Jakarta, 05 Dzulkaedah 1425 H

17 Desember 2005 M

(2 spasi)

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM CABANG YOGYAKARTA

(3 spasi)

THRES SANTYAKA M CHOZIN

KETUA UMUM SEKRETARIS UMUM

Lampiran 4

P E N G U R U S B E S A R HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (Association Of

Islamic University Students )

Sekretariat : Jl. Mesjid Baru No. 18 Pejaten Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan 12510

Telp. 021-7992750, SMS-Center 0815-84148020, Fax. 00 62 21 7900099 e-mail : pb-YPD

Baitus Shofaa@telkom.net , http://www.YPD Baitus Shofaanews.com

SURAT KEPUTUSAN Nomor : 29/ A/KPTS/ 7/1425

(1 spasi)

Tentang

(1 spasi)

SUSUNAN STRERING COMITEE LATIHAN KADER III

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

(2 spasi)

(1 spasi)

Menimbang :
Mengingat :

(1 spasi)

Memperhatikan :

(1 spasi)

Menetapkan :

(1 spasi) Memutuskan (1 spasi)

(1 spasi)

Billahit tawfiq wal hidayah

(2 spasi)

Ditetapkan di : J AKARTA

Pada tanggal : 05 Dzulkaedah 1425 H

17 Desember 2005 M

(2 spasi)

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM PENGURUS BESAR

(3 spasi)

DI Tetapkan dalam KONGRES YPD BAITUS SHOFAA Ke 27

CAHYO PAMUNGKAS M SYIFA AMIN WIDOGDO

KETUA UMUM SEKRETARIS JENDRAL

DI Tetapkan dalam KONGRES YPD BAITUS SHOFAA Ke 27