ADMINISTRASI DAN

KESEKRETARIATAN
Oleh
Ahmad Darussofi, S.Pd.
Test Konsentrasi
 Jika
01 saya katakan HAI
 Jawabnya HALO
 Jika saya tanya PAHAM
 Jawabnya YA IYA DONG, SECARA ANE GITU. LOE..!
 02 saya tanya BISA..?
Jika
 Jawabannya PASTI BISA...!
 Jika saya tanya NGANTUKK!!!
 03
Jawabannya (Berdirilah) lalu katakan OH TIDAK BISA...!

04
ADMINISTRASI
adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh
sekolompok orang secara bersama-sama untuk mencapai
tujuan

KESEKRETARIATAN
adalah keseluruhan rankaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran (surat menyurat) dan tugas dalam
rangka mencapai tujuan organisasi
 Administrasi dan Kesekretariatan
adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan
tugas bantuan lain dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian organisasi.
 Welcome!!

“ Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan

kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat dari
pada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya yang kau buat
“
Tugas dan Fungsi Sekretaris
1. Melakukan pengetikan (surat, laporan, proposal)
2. Menelepon dan menerima telepon,
3. Menerima tamu
4. Surat menyurat
5. Mengarsip dokumen
6. Menangani petty cash
7. Mengatur rumah tangga kantor
8. Penyusunan jadwal perjalanan
9. Penyusunan laporan
10. Penyelenggaraan rapat
11. Mempersiapkan resepsi/event
12. Pembuatan formulir
13. Kliping
14. Mengirim ucapan selamat dan berduka cita pada relasi
15. Me-redesign layout kantor
16. Mempersiapkan pidato atau presentasi pimpinan
Syarat Menjadi Sekretaris
• Sehat jasmani dan rohani
• Menguasai Microsoft office:
- Microsof word
- Microsof excel
- Microsof power point
- Microsof access
Manajemen Kesekretariatan
Kesekretariatan
01 dapat diartikan sebagai ke-
seluruhan rangkaian kegiatan penataan ter-
hadap pekerjaan perkantoran (surat- menyu-
rat) dan
02 tugas-tugas bantuan lainnya dalam
rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
03

04
Bentuk-bentuk Pola Penataan Administrasi
01 Merencanakan (Planning)

02 Menyusun (Aranging)

03 Menghimpun (Colecting)

04 Mencatat (Recording)

05 Mengolah (Procesing)

06 Mengendalikan (Controling)

07 Mengirim (Transfering)

08 Menyimpan (Filing)
 TUJUAN
Manajemen Administrasi Kesekretariatan

Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi kesegala pihak

01 baik internal maupun eksternal.

02 Mengamankan rahasia organisasi. 05

Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organ-

03 isasi yang berguna bagi kelancaraan, pelaksanaan, fungsi,
manajemen.
FUNGSI DASAR
Manajemen Administrasi Kesekretariatan

Mengadakan pencatatan atau recording se-

01 mua kegiatan manajemen.
Sebagai alat pelaksanaan pusat
02 ketatausahaan.
Pengendali informasi internal dan eksternal
03 organisasi

04 Sebagai alat komunikasi organisasi.

Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia

05 organisasi.

06 Sentral teknologi transfer informasi.

07 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

 01
Logo & Cap

Surat Menyurat 02
03

Dokumentasi
04

Proposal
05

Laporan
06

Timeline
07

Notulensi Rapat
08

SOP
RUANG LINGKUP
Manajemen Administrasi Kesekretariatan
SURAT MENYURAT

Arti Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain.
Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan,
dan sebagainya.

Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau

maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menim-
bulkan salah arti pada pihak penerima.
Surat Menyurat
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat
surat, yaitu :

1. Pendahuluan, Isi (Tubuh), dan Penutup.

2. Bahasa yang digunakan harus singkat, padat, dan jelas.
3. Harus memperhatikan keindahan, kerapian dan ketelitian
dalam membuat surat.
4. Harus mengikuti kaidah/aturan main organisasi tersebut.
(kop surat,stampel,model dll)
5. Ada yang bertanda tangan dan paling bagus apabila
dibubuhi stempel.
Jenis Berkas Surat
• Surat masuk dan surat keluar
• Surat masuk surat yang diterima dari pihak
luar organisasi
• Harus di arsipkan
• Buku kendali surat masuk
Surat Keluar
• Surat keluar terdiri dari surat khusus dan
surat umum
• Surat khusus adalah surat keputusan
yang dikeluarkan oleh ketua organisasi
• Surat umum terdiri dari surat eksternal
dan surat internal
Surat umum dibedakan menjadi:
• Surat permohonan
• Surat undangan
• Surat izin
• Surat penghargaan
• Surat tugas
• Surat rekomendasi
• Surat perjanjian dll
Surat Khusus
Setiap surat yang dikeluarkan oleh ketua
Organisasi memuat urutan-urutan sebagai berikut:
1. Memperhatikan
2. Menimbang
3. Mengingat
4. Memutuskan
5. Menetapkan
 FUNGSI SURAT

01 Sebagai alat komunikasi 04 Sebagai alat pengingat

02 Sebagai alat bukti tertulis 05 Sebagai duta organisasi

03 Sebagai bukti histoirs 06 Sebagai pedoman kerja

Bentuk Surat
Resmi Indonesia Baru
KOP SURAT / KEPALA SURAT

Kepala surat disusun dalam bentuk yang menarik, kepala

surat juga berfungsi sebagai alamat atau identitas pengirim
surat. Dalam kepala surat harus menyebutkan;

1. Nama Lembaga/Perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Nomor Telepon / FAX
4. Sms Center
5. Email/Gmail
6. Website.
TANGGAL SURAT

1. Penulisan tanggal, bulan dan tahun tidak boleh disingkat

2. Penulisan tanggal menggunakan angka
3. Penulisan bulan menggunakan huruf latih
4. Penulisan tahun menggunakan angka
5. Penulisan tanggal Hijriah di atas, dan penulisan tanggal
Masehi dibawah
6. Penulisan tanggal Hijriah agar digaris bawah
7. Dalam penulisan tidak perlu mencantumkan “H” untuk
Hijriah dan “M” untuk Masehi

Contoh:
23 Jumadal Ula 1432
24 April 2011
NOMOR SURAT

Penulisan Nomor jika disingkat ( No.: ) jika tidak disingkat

(Nomor )

Contoh
Nomor : 358.01/DN/IV/2011

358 : Nomor urut surat keluar

01 : Kode surat
DN : Singkatan DARUNNAJAH,
jika Darunnajah 3 berarti DN3, dst
IV : Bulan April
2011 : Tahun
LAMPIRAN SURAT

1. Jika penulisan “Nomor” surat tidak disingkat, berarti

tulisan lampiran juga tidak boleh disingkat
2. Penulisan : Lampiran: (jika disingkat menjadi Lamp.:)
3. Penulisan lampiran tidak diperlukan jika tidak ada
lampiran yang disertakan dalam surat
4. Penulisan jumlah dalam lampiran ditulis dengan huruf
latin
5. Huruf awal dengan huruf kapital, sedangkan kata lain
dengan huruf kecil

Contoh:
Lampiran: Dua lembar
Lampiran: Enam bundel (di atas tiga lembar ditulis bundel)
PERIHAL SURAT

1. Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara

singkat.Dengan membaca Hal/Perihal, secara cepat da-
pat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat
itu.
2. Penulisan Perihal ( Perihal:) atau jika disingkat menjadi
(Hal:)
3. Penulisan Perihal harus ringkas dan jelas
4. Huruf awal diawali dengan huruf kapital, sedangkan yang
lain dengan huruf kecil jika bukan merupakan suatu nama

Contoh:
Perihal : Undangan seminar pendidikan
ALAMAT SURAT
1. Penulisan alamat harus jelas dan singkat
2. Alamat yang dituju diawali dengan (Yth.) atau (Yang terhormat)
3. Kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara, Sdr, digunakan di depan
nama orang. Kata sapaan itu tidak perlu digunakan jika diikuti
nama jabatan (Direktur, Kepala), bergelar akademik (Drs, Ir)
atau kepangkatan (Sersan)
4. Jika tidak tahu nama penerima surat, menggunakan jabatan
kantor, contoh: Direktur PT Suka Maju

Contoh:
Yth. Ir. Rangga Warsito (benar)
Jalan Ulujami Raya 86
Jakarta Selatan 12250
Yth. Bapak Rangga Warsito (benar)
Jalan Ulujami Raya 86
Jakarta Selatan 12250
Yth. Bapak. Ir. Rangga Warsito (salah),
Jalan Ulujami Raya 86
SALAM PEMBUKA SURAT

1. Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat

sebelum ia “berbicara” secara tertulis
2. Salam pembuka : Assalamu’alaikum Wr. Wb.,
3. Penulisan salam pembuka dengan tulisan latin dan italic
4. Jika penerima surat sudah jelas bukan non muslim,
salam pembuka menggunakan Dengan hormat,
ISI SURAT
 Pembukaan
Pembukaan surat berguna untuk pengantar isi surat

 Isi surat
Isi surat berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan,
ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan
kepada penerima surat

 Penutup surat
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai
kunci isi surat, umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap
semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya
ditulis secara singkat dan jelas.
SALAM PENUTUP SURAT

1. Salam penutup : Wassalamu’alaikum Wr. Wb.,

2. Penulisan salam pembuka dengan tulisan latin dan italic
3. Penulisan salam penutup menggunakan tulisan latin dan
italic
TANDA TANGAN SURAT

Tanda tangan surat setelah surat selesai di konsep dan

disahkan oleh pejabat dibawahnya
NAMA TERA NG
1. Nama terang adalah nama yang berhak untuk
menandatangi surat
2. Penulisan harus lengkap, mulai dari gelar dan ejaannya
3. Nama ditulis tebal/bold
JABATAN
1. Penulisan jabatan dibawah nama terang
2. Penulisan jabatan harus jelas
TEMBUSAN

1. Tembusan (c.c. = carbon copy) dibuat jika isi surat yang

dikirimkan kepada pihak yang sebenarnya dituju perlu
diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya
dengan surat tersebut
2. Tembusan disusun berdasarkan urutan tingkat jabatan
yang bersangkutan
3. Pada tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Yth,
atau Kepada Yth.
CAP / STAMPEL
1. Posisi stemple disebelah kiri nama
2. Penggunaan warna stempel atau cap menggunakan
tintawarna biru
Proposal Kegiatan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pemikiran
3. Nama Kegiatan
4. Tema ,Tujuan dan Manfaat
5. Landasan
6. Waktu dan Tempat
7. Sasaran dan Peserta
8. Jadwal Acara/Susunan Acara
9. Pembiayaan Rekapitulasi Anggaran
10. Penutup
11. Lampiran-lampiran
Laporan Kegiatan
• Pendahuluan
• Nama kegiatan
• Waktu dan tempat
• Peserta kegiatan/sasaran
• Narasumber
• Susunan acara
• Realisasi anggaran
• Hambatan dan rekomendasi
• Penutup
• Lampiran-lampiran
Ketentuan tambahan;
Ukuran kertas : A4 (8,27” x 11,69”)
Ketebalan kertas : 80 gr (concoredo)
Bentuk huruf : Times New Roman
Ukuran huruf : 12 – 13
Spasi antar paragraph : 6 pt
Warna tulisan : Hitam
Bentuk kop : Standar Darunnajah + Logo
Warna kop : Biru
Layout surat : Penulisan bismillah di atas kop
Atas : 1 cm setelah kop
Bawah : 2,5 cm
Kanan : 2,5 cm
Kiri : 3,2 cm
Thank you