Klerikal_Akomodasi Perhotelan

Melaksanakan Prosedur Klerikal (KK07)

Dalam materi Kompetensi Kejuruan (KK07) Melaksanakan Prosedur Klerikal, ada 3 Kompetensi
dasar yang akan diperoleh siswa, yakni:

7.1 Memproses dokumen kantor

7.2 Membuat draft sederhana korespondensi

7.3 Mengelola sistem dokumen.

Materi ini menuntut siswa memiliki pendidikan Karakter Bangsa kreatif, jujur , mandiri, dan
tanggung jawab.

Perkembangan jaman menuntut orang melakukan pekerjaan dengan cepat, terutama

perkembangan dunia Informasi teknologi (TI) yang menawarkan segala kemudahan dengan 'one
klik' semua pekerjaan beres dan hubungan komunikasi jarak jauh dapat tersambung... Pernahkah
Anda melihat seseorang yg membawa smartphone/ipad/netbook yang notebene sangat membantu
pekerjaan mereka? bahkan saat ini kita semua mengakui without smartphone we're nothing'
artinya betapa kebutuhan dan ketergantungan akan TI untuk mempermudah pekerjaan membuat
kita terhipnotis dengan TI.

Hal diatas sangat membantu pekerjaan clerical yakni suatu pekerjaan yang mengarah pada
kemampuan di bidang ketrampilan tangan, misalnya sekretaris, notulen dan
keadministrasian.Sesungguhnya banyak yang salah menangkap bahwa pekerjaan clerical
gampang dan otodidak dapat dipelajari, pada kenyataan keahlian/skill itu didapat dari jam
terbang sesorang dan hasil praktek berkali-kali, sehingga bisa. Tidak hanya tulis menulis (apa
lagi tuntutan abad 21 adalah <em>paperless</em>), ada beberapa kompetensi/skill seorang
clericaal yang biasanya sering dicari perusahaan yakni:

1. Answering Telephones, A professional attitude and pleasant telephone voice are necessary.
The ability to operate a multiline telephone system is usually required in a clerical job.

2. Front Desk, Being able to greet customers in a friendly manner and keeping an accurate sign-
in log are desirable skills in those seeking clerical work.
3. Typing, A person must have typing experience and know Microsoft Word (for typing letters
and documents) and Excel (for typing into spreadsheets) or programs similar to be able to learn
the two mentioned quickly.

4. Scheduling Appointments, This requires knowledge of Microsoft Outlook and similar

scheduling programs. Clerical skills call for scheduling appointments, booking conference
rooms, setting up meetings and ordering lunches.

5. Travel Arrangements, The ability to surf the Internet for the best deals on travel arrangements
could be part of clerical work. Knowing how to book flights and make hotel and dinner
reservations is valuable.

6. Calculating, A person should be able to use a calculator or adding machine in case he is asked
to tally receipts or lists of numbers.

Read more: What Are Clerical Skills dapat dibuka web ini

Dimateri ini kita akan membahas bagaimana mengenal kata perkantoran dan administrasi,
pengenalanperalatan kantor.

KD 7.1 Memproses dokumen kantor

Dalam materi ini, perlu dikenalkan pengertian dari administrasi dan perkantoran.

Kata administrasi dari bahasa Latin yaitu Ad berarti intensif dan Ministrare berarti melayani,
membantu, memenuhi. Dalam bahsa Inggris administration yakni tata usaha. Sedangkan menurut
Kamus besar Bahasa Indonesia yakni usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara –cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pembinaan untuk mencapai tujuan: kegiatan yang berkaiatan dengan
penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Unsur-unsur administrasi:

1. Pengorganisasian,

2. Manajemen

3. Tata hubungan

4. Kepegawaian

5. Keuangan

6. Pembekalan

7. Tata Usaha
8. Perwakilan

Pengertian Perkantoran

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat
pengendalian kegiatan informasi.

Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan
serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas
manajemen.

Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, merumuskan penyederhanaan sistem

manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot- perabot kantor

3. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai
pimpinan.

Sarana dan prasarana kantor

Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan
suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.

Sarana prasarana tersebut mencakup 4 hal:

1. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama.

Contoh: meja kerja, meja receptionis, kursi, lemari, kabinet alat tulis, kabinet file dll.

2. Mesin kantor (office machines)

Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti
mesin-mesin kantor.

Contoh: komputer/laptop, mesin ketik,

3. Perlengkapan kantor (office supplies)

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda
tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis seper ti ker tas, tinta pensil,
pulpen dan lain- lain.

4. Hiasan kantor (office ornament)

Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah
suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di
dalam kantor.

KD 7.2 Membuat draft sederhana korespondensi

PENGERTIAN SURAT

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/ informasi yang disampaikan oleh
satu pihak kepada puhak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
kantor.

Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk

dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Fungsi Surat:

1. Sebagai alat komunikasi tertulis.

2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.

3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.

4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi

5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

7.2. 1 .Jenis korespondensi

Layout surat:

keterangan:

1. Kepala surat/ kop surat 9. Nama organisasi yg mengeluarkan surat

2. Nomor surat 10. Nama penanda tangan

3. Tanggal surat 11. Jabatan penanda tangan

4. Alamat yang dituju 12. Lampiran

5. Hal atau perihal 13. Tembusan

6. Salam pembuka 14. Inisial pengonsep dan pengetik surat

7. Isi surat

8. Salam penutup

Bagian-bagian surat :

1. Letter head adalah Kepala/kop surat, terdiri dari; Nama instansi, ditulis dengan huruf
kapital/huruf besar Alamat instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, Logo instansi
terletak paling atas.

Dimana kepala surat ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:

Ø Unsur Utama, Berupa: nama perusahaan, alamat, nomor telepon.

Ø Unsur Tambahan, Berupa: Logo atau simbol, bidang usaha.

2. Number of Letter adalah Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.

3. Enclosure adalah Lampiran yaitu Bertujuan untuk memberi tahu berapa banyak lampiran yang
dilampirkan.

Contoh : Lampiran : 2 berkas.

4. Subject adalah Hal yaitu berupa garis besar isi surat.

5. Date adalah Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Untuk
memberi informasi kapan surat tersebut ditulis, nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis
dengan angka.

Contoh :
• British style: dd/mm/yyyy :16 Agustus2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya bahasa
Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st,
2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

• American style: mm/dd/yyyy Oktober 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di
akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiriatas.

6. Inside Address adalah Alamat yang dituju (terletak di sebelah kanan surat pembaca)

Contoh :

Yth Dr.Hambali

Jalan sudirman IV.N0.55

Palembang

Sumatra Selatan

7. Salutation adalah Pembuka/salam pembuka yaitu salam hormat kepada penerima surat
(diakhiri tanda koma).

Contoh :

British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

American style : Dear Sir

8. Body of the letter adalah Isi surat

Terdapat isi surat yang ditulis. Yang memiliki paragraf pembuka surat, paragraf isi surat(inti
surat yang diinformasikan pada pembaca).

9. Complementary close adalah Penutup surat, berisi

- salam penutup : Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat
penulis.

- jabatan ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan,
keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
• Britsh style: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.

• American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

10. tanda tangan/nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

11. Carbon copy notation adalah tembusan surat yaitu : Untuk menginformasikan kepada
pembaca, bahwa surat tersebut yang ditulis dikirimkan juga kepada pihak yang perlu ikut
mengetahui isi surat yang ditulis.

12. Inisial

Mengetahui siapa yang pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan dapat dihubungi. Nama
pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan nama pengetik disingkat huruf kecil.

2. Bentuk Surat

1. Full Block style

Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Mempunyai
bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri,Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf
yang lainnya diberi spasi satu baris. Bentuk paragraph Full Block style sama dengan Block style.
Bedanya posisi tanggal pada Block style terletak di kanan atas. Sedangkan pada Full Block style
terletak di kiri atas. Jarak antara kepala surat dengan tanggal diberi spasi 2 baris. Antara tanggal
dengan perihal diberi spasi 2 baris.

2. Blok Style

Pada isi surat Block style bentuk lurus rata kanan kiri sama seperti bentuk paragraph pada
Full Block style, semua bagian surat diketik dari margin kiri. Tanggal surat terletak di kanan
atas, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian
kanan surat.

3. Semi block style

Pada Semi Block style, bentuk paragraph sama dengan bentuk Indented style. Semua bagian
surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima
ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

4. Bentuk surat lekuk (Indented style)

Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk/bergigi. Penulisan alamat tidak sejajar terletak di
sebelah kiri atas. Posisi tanda tangan terletak disebelah kanan.

5. Hanging style
 Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat
bentuk paragraph menyondong kebawah pada awal paragraphnya. Jarak spasi paragraph satu dan
seterusnya 5 ketukan. Tanda tangan terletak di sebelah kiri.

TUGAS ANDA:

1. Buatlah surat dalam bahasa Inggris untuk Confirmation letter, Contract of agreement, Official
Letter, Refusal letter dan Welcome letter sesuai dengan bentuk surat diatas. Bisa menggunakan
contoh dari hotel tempat Anda praktek industri. Jika membutuhkan kop surat silakan copy dari
Kop surat edotel Kenari Yogyakarta.

Ketik dan print out, kumpulkan dalam bentuk hardcopy.